Ændring af udvalgte sagsbehandlingsfrister på handicapområdet

Indstilling

Socialforvaltningen indstiller,

1. at Socialudvalget godkender forvaltningens forslag til reviderede sagsbehandlingsfrister på udvalgte områder (jf. bilag 1).    

Problemstilling

I henhold til retssikkerhedsloven skal kommunalbestyrelsen fastsætte frister for, hvor lang tid der må gå, inden der skal være truffet en afgørelse. Ifølge vejledningen til retssikkerhedsloven skal sagsbehandlingsfristerne være realistiske. Dvs. at fristerne skal svare til den tid, der i praksis går med at behandle 80 til 90 pct. af den pågældende sagstype. Socialudvalget har kompetence til at fastsætte frister for behandling af ansøgninger om hjælp efter sociallovgivningen. Såfremt der skal tilføjes nye eller ændres sagsbehandlingsfrister, skal udvalget have disse til godkendelse efter at have været i høring hos relevante brugerråd. Borgercenter Handicap er vedvarende udfordret ift. at overholde sagsbehandlingsfristerne på bestemte paragraffer. Det drejer sig om områder, som kræver omfattende sagsoplysning, herunder indhentning af oplysninger fra tredjepart og partshøring. Udefrakommende faktorer er ofte skyld i, at sagsbehandlingsfristerne ikke overholdes.

Socialudvalget blev d. 13. december 2017 præsenteret for Borgercenter Handicaps udviklingsplan for hele myndighedsområdet (2017-0333073). Som et led i Udviklingsplanen anbefalede forvaltningen at ændre sagsbehandlingsfristerne på få særskilte paragraffer, som vedrører 585 ud af i alt 14.337 ansøgninger fra marts 2017 til marts 2018, svarende til 4 %. Udvalget godkendte, at forslaget til reviderede sagsbehandlingsfrister blev sendt i høring hos relevante høringsparter. Forslaget har været i skriftlig høring hos Handicaprådet, Centerrådet, Ældrerådet, Udsatterådet og Dialogforum. Høringssvarene er opsummeret i bilag 2 sammen med forvaltningens kommentarer og vedlagt i deres fulde længde i bilag 3.

På mødet d. 13. december 2017 bad udvalget om et notat, der beskriver, hvor hurtigt der kan skaffes lægelig dokumentation til behandling af ansøgninger om større forbrugsgoder samt et notat med sagsbehandlingsfristerne i andre kommuner. Notaterne er vedlagt som hhv. bilag 4 og bilag 5.

Løsning

Forvaltningen har gennemgået høringssvarene, som opsummeres herunder sammen med forvaltningens bemærkninger.

Gennemgående bemærkninger i høringssvarene

Formålet med at ændre fristerne for de udvalgte områder er at give borgerne et retvisende billede af de forventede, realistiske frister. Forvaltningen har gennemgået høringssvarene, som opsummeres herunder sammen med forvaltningens bemærkninger.

Gennemgående bemærkninger i høringssvarene

Flere høringsparter understreger vigtigheden af at have sagsbehandlingsfrister, der afspejler virkeligheden, så borgerne får et realistisk billede af, hvor lang tid de må vente på en afgørelse. Det kan være til stor frustration for borgere, når deres sag ikke behandles inden for fristen.  

Høringsparterne mener imidlertid ikke, at en forlængelse af de udvalgte sagsbehandlingsfrister er den rigtige måde at løse udfordringen på. Flere finder argumenterne for en forlængelse utilstrækkelige, da det fx ikke bør gå ud over borgeren, at forvaltningen ikke kan indhente lægelige dokumentationer hurtigere. Der opfordres bl.a. til, at forvaltningen analyserer procedurerne for sagsbehandling eller giver sagsbehandlerne reel mulighed for at afgøre sagerne hurtigere for at imødekomme udfordringen.

Det påpeges også, at der er tale om en gruppe af borgere, som har brug for hjælp til at leve deres daglige liv samt hjælp til at kunne deltage i fællesskaber. Flere finder forvaltningens forslag som værende urimelige over for borgerne og deres retsstilling, og særligt forslaget om 16 uger for store forbrugsgoder kritiseres.

Endelig bliver der gjort opmærksom på, at det fra et borgerperspektiv kan være svært at forstå, hvorfor sagsbehandlingsfristerne igen skal forlænges. Flere høringsparter er ligeledes bekymrede for, at det ikke er sidste gang, de vil blive præsenteret for et sådan forslag. 

Socialforvaltningens bemærkninger til høringssvarene

Forvaltningen noterer sig, at der generelt er forståelse for forvaltningens udfordring samt formålet med at ændre sagsbehandlingsfristerne – at give borgerne et realistisk billede af, hvor hurtigt de kan forvente at få behandlet deres ansøgning. Forvaltningen noterer sig samtidig argumenterne for, hvorfor en forlængelse af sagsbehandlingsfrister ikke er en rimelig løsning. 

Forvaltningen er meget enig i bemærkningerne om, at der er tale om en gruppe af borgere, som kan være dybt afhængig af hjælp både for at klare det praktiske i hverdagen og også for at kunne deltage i aktiviteter og lignende.

Værdien af en hurtig sagsbehandling er et vigtigt fokusområde i forvaltningen, som løbende har fokus på at lette og effektivisere sagsbehandlingen, fx at der ikke indhentes unødig dokumentation. Forvaltningen arbejder løbende med løsningsforslag, der kan afkorte sagsbehandlingsfristerne. På baggrund af høringssvarene har forvaltningen uddybet argumenterne for forlængelse af fristen på større forbrugsgoder jf. bilag 1.

Forvaltningen vurderer fortsat, at det vil være hensigtsmæssig at forlænge sagsbehandlingsfristerne på de udvalgte områder, så der er overensstemmelse mellem fristerne og den reelle sagsbehandlingstid. På baggrund af høringssvarene anbefaler forvaltningen imidlertid, at den foreslåede sagsbehandlingsfrist på 16 uger for større forbrugsgoder kun gælder nyansøgninger, mens sagsbehandlingsfristen for genansøgninger fortsat vil være 8 uger.    

Med undtagelse af større forbrugsgoder (§ 113), adskiller forvaltningens forslag om ændrede frister sig ikke væsentligt fra sagsbehandlingsfristerne i de øvrige 6-by kommuner (jf. bilag 5). 

Samlet set fastholder forvaltningen forslagene til ændrede sagsbehandlingsfrister på de få udvalgte områder svarende til 4 % af sagerne, jf. nedenstående tabel. Vedlagt som bilag 6 er udviklingen i ansøgninger for nedenstående områder. Ændringerne vedrører en mindre andel af Borgercentrets samlede sagsmængde, og der er særskilte årsager til behovet for ændringer (jf. bilag 1).

Tabel 1.  Nuværende frister og forvaltningens forslag til nye

Data er trukket d. 11. april 2018 og viser perioden fra 1. april 2017 til 31. marts 2018. Skemaet vedrører 585 ansøgninger ud af 14.337 ansøgninger i samme periode.

Tabel 2. Aktuelle sagsbehandlingsfrister for afgjorte sager

Data trukket d. 5. april 2018.

På Handicaprådets opfordring vil der være ekstra fokus på rådgivning og vejledning af borgere samt midlertidige løsninger i ventetiden, såfremt forvaltningens forslag til ændring af sagsbehandlingsfristerne godkendes.

Økonomi

Indstillingen har ingen økonomiske konsekvenser.

Videre proces

Hvis Socialudvalget godkender forvaltningens forslag til ændrede sagsbehandlingsfrister, vil forvaltningen implementere dem snarest muligt, herunder sørge for den nødvendige IT-understøttelse ift. at registrere og måle på de nye sagsbehandlingsfrister. Fristerne vil blive offentliggjort på kommunens hjemmeside, og forvaltningen vil orientere høringsparterne.

Nina Eg Hansen

                                            / Eva Stokbro Jensen