Ulovligt fravær

Se alle bilag

Udvalget skal tage stilling til Deloittes undersøgelse af ulovligt fravær (øv-dage) samt forslag til opfølgning herpå.

Indstilling og beslutning

Børne- og Ungdomsforvaltningen indstiller til Børne- og Ungdomsudvalget,

at resultatet af Deloittes undersøgelse om ulovligt fravær tages til efterretning
at opfølgning på undersøgelsens resultater sker gennem ledelsesstrengen i forvaltningen, således at alle dagtilbudsledere er vidende om, at afholdelse af ulovligt fravær er en uacceptabel kultur, som ikke er forenelig med Københavns Kommunes personalepolitik, og at det kan have ansættelsesmæssige konsekvenser for de ledere, der fortsat praktiserer det ulovlige fravær
at handlingsplan for styrkelse af arbejdsmiljø og arbejdskultur, herunder nedbringelse af sygefravær tages til efterretning

Problemstilling

Den 19.6.2013 besluttede Borgerrepræsentationen at give Børne- og Ungdomsforvaltningen i opdrag at iværksætte en undersøgelse af, hvorvidt ulovligt fravær findes i kommunens daginstitutioner, se bilag 1 Tidligere politisk behandling.

Deloitte har derfor i perioden uge 40 til uge 44 gennemført undersøgelse af, hvorvidt medarbejdere har holdt ulovligt fravær efter aftale med deres leder. Udarbejdelsen af undersøgelsen er sket i samarbejde med de faglige organisationer LFS og BUPL. Deloittes rapport om undersøgelsen fremgår af bilag 2.

Sideløbende opfordrede daværende borgmester Anne Vang til, at man som medarbejder orienterer ledelsen, hvis man får kendskab til praktisering af ulovligt fravær, eller at man benytter sig af kommunens whistleblowerordning.

Løsning

1. Resultater af undersøgelsen
Deloitte har designet den undersøgelsestilgang, som de har fundet bedst egnet til at afdække forekomsten af ulovligt fravær (survey-undersøgelse). Undersøgelsen var tilrettelagt for samtlige ansatte i såvel kommunale som selvejende institutioner. Ikke alle ansatte har e-mail adresser, og det blev derfor besluttet, at Deloitte producerede bruger-id til alle i målgruppen. Disse blev distribueret med post til den enkelte institution i lukkede kuverter. Herefter blev alle ledere via forvaltningens ugepakke pålagt at videregive brevene og kraftigt opfordre alle til at medvirke.

Hovedresultatet af undersøgelsen er, at ganske få har angivet at have afholdt ulovligt fravær. Det kan ikke afvises, at det sporadisk sker, at der bliver afholdt ulovligt fravær. Det er imidlertid så få, så man ikke med undersøgelsen har belæg for at konstatere, at der er en fast og udbredt praksis med afholdelse af ulovligt fravær.

Videre har der ikke været henvendelser til whistleblowerordningen vedrørende ulovligt fravær, ligesom der ikke har været nogen indberetninger til ledelsesniveauet.

Undersøgelsen har spurgt til omfanget af ulovligt fravær inden for to perioder:

Periode A. Fra oktober 2012 og frem til ultimo maj 2013, hvor medierne rettede opmærksomhed mod ulovligt fravær
Periode B. Fra juni 2013 og frem til oktober 2013, hvor undersøgelsen om ulovligt fravær blev igangsat.

Ud af 11.397 ansatte har i alt 4.198 medarbejdere besvaret undersøgelsen, hvilket svarer til en svarprocent på 37 pct. Besvarelserne fordeler sig nogenlunde jævnt på alle faggrupper og geografiske områder. Således har rigtig mange medarbejdere i de københavnske institutioner deltaget i undersøgelsen, om end forvaltningen gerne havde set, at der var endnu flere, der havde deltaget i undersøgelsen. Den manglende mulighed for direkte kontakt til respondenterne har imidlertid vanskeliggjort dette. Mulighederne for opfølgende tilskyndelse til deltagelse har af samme grund været begrænset til ugepakken, ledelseskæden og direktionens dialogmøder med hhv. klyngeledere og selvejende ledere. Opfordringen har således været givet ad flere omgange og kanaler, såvel som fristen for deltagelse blev forlænget med en uge for eventuelt at kunne tilskynde flere til at deltage.

Undersøgelsens besvarelser viser en begrænset forekomst af ulovligt fravær, hvor hhv. 0,8 % (periode A) og 0,7 % (periode B) af respondenterne tilkendegiver selv at have afholdt ulovlige fraværsdage.

Den lille forekomst af medarbejdere, der bekræfter at have afholdt ulovligt fravær er bredt fordelt på kommunens institutioner. Tilkendegivelserne om afholdt ulovligt fravær peger således ikke på, at der skulle være bestemte institutioner eller klynger, hvor ulovligt fravær er praksis. Svarene peger på helt sporadiske og enkeltstående tilfælde af medarbejdere, der svarer "ja" til, at de har afholdt ulovligt fravær. Sammenholdt med den store andel af ansatte, der ikke har deltaget, kan det ikke udelukkes, at der er institutioner, hvor det kan forekomme, at der afholdes ulovligt fravær. Med det foreliggende datamateriale er der imidlertid ikke belæg for, at det er en udbredt eller gængs praksis i kommunens dagtilbud. Deloitte angiver følgende om undersøgelsens resultater:

”I og med at stikprøven er meget stor, er det også forventningen, at undersøgelsen vil have en høj validitet, uanset at det ikke er alle, der har svaret. Det er imidlertid vanskeligt at skønne over årsagerne til, at enkeltrespondenter ikke har besvaret undersøgelsen, ligesom der kan herske usikkerhed om, hvorvidt folk har besvaret undersøgelsen ærligt. I det omfang, undersøgelsen har haft til formål at give alle mulighed for at komme til orde, ifald de havde konkrete oplysninger om ulovligt fravær, må dette formål siges at være opfyldt.”

Tilkendegivelserne om afholdt ulovligt fravær fordeler sig over såvel kommunale som selvejende dagtilbud.

Resultaternes fordeling:

	Periode A	Periode B
Antal personer som selv har afholdt ulovligt fravær	34 (0,8 %)	29 (0,7 %)
Antal afholdte ulovligt fravær i alt	91	55
Antal personer med kendskab til ulovligt fravær i egen institution	86 (2 %)	89 (2,1 %)

I alt 709 kommentarer er blevet afgivet i tilknytning til medarbejdernes besvarelser af spørgeskemaet. Langt de fleste tilkendegiver i kommentarerne, at de ikke kender til ulovligt fravær, og mange finder det direkte stødende at skulle forholde sig til ulovligt fravær. Få medarbejdere angiver, at de synes, at det er i orden at tage sig en ekstra fridag engang imellem. Kommentarerne fremgår af bilag 3.

En nærmere analyse af kommentarerne fra dem, der tilkendegiver at have afholdt ulovligt fravær, viser, at der blandt disse må være en del, der fejlagtigt har svaret ja, idet nogle af dem efterfølgende har svaret, at de aldrig har hørt om de såkaldte "øv-dage", at de finder de såkaldte "øv-dage" meget forkert, at arbejdspladsen ikke billiger de såkaldte "øv-dage" og slår hårdt ned på dem etc.

2. Opfølgning på undersøgelsens resultater

I forlængelse af undersøgelsens resultater har forvaltningen i fællesskab med LFS og BUPL besluttet at lave en handleplan, der fremadrettet har til formål at forhindre ulovligt fravær med lederens samtykke, se bilag 4. Børne- og Ungdomsforvaltningen og de faglige organisationer er enige om i fællesskab at tage eksplicit afstand fra den ulovlige praksis. De faglige organisationer stiller sig til rådighed i forhold til at tage imod og videreformidle indberetninger om ulovligt fravær, herunder videreformidle navne på konkrete institutioner. Kommunens whistleblowerordning er en anden mulighed for at kunne tilkendegive mistanke om misbrug af kommunens midler ved afholdelse af ulovligt fravær – igen med navngivelse af institutioner, så problemet kan håndteres i de konkrete tilfælde, hvor de forekommer. Forvaltningen vil igennem ledelsesstrengen igen tydeliggøre, at en praksis med ulovligt fravær er uacceptabel og uforenelig med personalepolitikken i Københavns Kommune, dvs., at der mellem direktion og områdechef samt mellem områdechef og ledere vil være en dialog om det uacceptable i ulovligt fravær, og om at det ikke er noget, forvaltningen vil tolerere fremover. Det vil blive tydeliggjort, at det vil kunne have ansættelsesmæssige konsekvenser for de dagtilbudsledere, der fortsat måtte tillade en sådan praksis, hvis der konstateres yderligere ulovligt fravær.

Opfølgningen bliver desuden integreret i de enkelte institutioners ledelse og MED-udvalgets øvrige arbejde med institutionernes trivsel og sygefravær, således at der vil være en fortsat bevågenhed i forhold til problematikken.

På denne måde forventes det, at dette fokus leder til, at praktisering af ulovligt fravær ophører.

3. Handlingsplan for styrkelse af arbejdsmiljø og arbejdskultur, herunder nedbringelse af sygefravær
I forlængelse af opdraget om at iværksætte en undersøgelse om ulovligt fravær ønskede BR en handlingsplan for styrkelse af arbejdsmiljø og arbejdskultur, herunder nedbringelse af sygefravær. I bilag 7 findes en nærmere beskrivelse af handlingsplanen.

I forhold til arbejdet med styrkelse af arbejdsmiljø og arbejdskultur i hele BUF og på de enkelte arbejdspladser spiller samarbejdssystemet en central rolle. BUF har hidtil arbejdet med et tostrenget samarbejdssystem organiseret omkring samarbejdsudvalg og arbejdsmiljøudvalg. Fremadrettet er denne indsats blevet styrket gennem en ny MED-aftale (som træder i kraft pr. 1. januar 2014), der binder de to strenge sammen. Den kommende MED-organisation vil være et centralt forum for arbejdet med arbejdspladsernes arbejdsmiljø, trivsel og sygefravær. Alle MED-udvalg og TRIOer (tillidsrepræsentanter, arbejdsmiljørepræsentanter og ledere) vil blive understøttet af en fem dages MED-uddannelse, hvor arbejdsmiljø, trivsel og arbejdet med sygefravær får central placering.

Hoved-MED fastlægger strategi for forvaltningens arbejdsmiljøarbejde, og dette sker på baggrund af forvaltningens trivselsmåling og den årlige arbejdsmiljødrøftelse. Her bliver der taget stilling til trivselsdata, arbejdsskader og påbud fra Arbejdstilsynet mv., så der bliver taget hånd om de vigtigste problemstillinger, og det sikres, at ressourcer til forebyggelse udnyttes bedst muligt. Alle arbejdspladser har i 2013 drøftet deres trivselsmålingsresultater og opdateret deres handlingsplaner (APV). Endvidere har 62 TRIOer igennem de seneste 2 år arbejdet med at forbedre arbejdsmiljøet og nedbringe sygefraværet gennem deltagelse i et projekt kaldet ”Pionerprojeket”. Erfaringerne fra projektet vil i 2014 integreres i den kommende MED-uddannelse. Her vil projektets redskaber og metoder præsenteres og danne inspiration til TRIOernes og MED-udvalgenes arbejde.

For at nedbringe sygefraværet i BUF (se ovennævnte bilag 7), er der særligt fokus på at styrke den ledelsesmæssige opfølgning og support omkring sygefravær. Alle ledere arbejder med lokale sygefraværsmåltal, der fastsættes gennem dialog og forhandling mellem leder og leders nærmeste leder. De følger kvartalsvis op på sygefraværsmåltallene gennem dialogmøder om sygefraværsudvikling og det fremadrettede arbejde med at nedbringe sygefraværet. Der ydes løbende support til lederne i form af kurser inden for håndtering af og opfølgning på sygefravær. Derudover er der i 2013 igangsat 27 sygefraværstask-force forløb, hvoraf de 22 vedrører institutioner. Lederne på de deltagende arbejdspladser får her ledelsesmæssig støtte til at nedbringe sygefraværet, og der igangsætte yderligere sygefraværs-taskforce forløb, de steder hvor der er behov for det. Indsatsen er en del af en større KK task-force indsats, hvor midlerne er afsat i budgettet. Ydermere vil forvaltningens sygefraværspolitik justeres, så den understøtter den samlede sygefraværsindsats i BUF.

I forhold til institutioner med et uforklarligt højt sygefravær (se bilag 5, hvor oversigt over klyngers sygefravær er på side 35-40) har BUF yderligere denne indsats:

Institutionerne får skærpet kravene til deres sygefraværsmåltal.
Den personalejuridiske bistand styrkes, så lederne er bedre til at håndtere medarbejdere med længerevarende sygefravær.

I forhold til medarbejderomsætning har forvaltningen analyseret sammenhænge mellem sygefravær og medarbejderomsætning, og analysen viser, at der ikke er en stærk sammenhæng mellem institutioners sygefravær og deres medarbejderomsætning (se bilag 6). Medarbejderomsætningen vil fremadrettet indgå som én af de variabler, der bliver anvendt i arbejdet med at forbedre trivslen, og være en del af ledelsesinformationen på alle niveauer i organisationen.