Implementeringsplaner for Ny Struktur

Se alle bilag

Implementeringsplaner for Ny Struktur

Økonomiudvalget

DAGSORDEN

for ordinært møde tirsdag den 11. oktober 2005

J.nr. ØU 440/2005

1. Implementeringsplaner for Ny Struktur

INDSTILLING

Økonomiforvaltningen indstiller:

at Økonomiudvalget tager de administrerende direktørers implementeringsplaner vedr. Ny Struktur til efterretning,

at Økonomiudvalget tager Økonomiforvaltningens status for implementering af tværgående opgaver i forbindelse med Ny Struktur til efterretning.

RESUME

Borgerrepræsentationen behandlede på møde torsdag d. 26. maj 2005 principindstilling om opgavefordelingen i forbindelse med Ny Struktur i Københavns Kommune.

På mødet i Borgerrepræsentationen d. 26. maj 2005 blev det besluttet, at de administrerende direktører udarbejder implementeringsplaner, der forelægges for Økonomiudvalget i løbet af oktober 2005, samt at den nærmere implementering fastlægges af de nye udvalg primo 2006.

De administrerende direktører har afleveret skriftlige implementeringsplaner til Økonomiforvaltningen, som er vedlagt indstillingen som bilag. I nærværende indstilling beskrives ligeledes fælles initiativer, som Økonomiforvaltningen har igangsat i et tværgående samarbejde i forbindelse med udarbejdelse af nyt budget, personaleoverførsler, IT-systemer og lokalerokader.

Økonomiforvaltningen anbefaler overfor Økonomiudvalget, at forvaltningernes implementeringsplaner tages til efterretning. Ligeledes anbefales det, at Økonomiforvaltningens status for implementering af løsning af tværgående opgaver omkring budgetter, personale, IT og lokaler tages til efterretning.

Forvaltningernes implementeringsplaner er udarbejdet med forbehold for, at Borgerrepræsentationen træffer beslutning om ændring af styrelsesvedtægten d. 13. oktober 2005 og at Borgerrepræsentationen træffer beslutning om ny bydelsinddeling d. 15. december 2005.

I forbindelse med Ny Struktur har forvaltningerne påpeget, at der er en række udgifter og ressourcetræk forbundet med bl.a. IT-systemer, flytning mv. Det er på nuværende tidspunkt ikke muligt at danne et endeligt overblik over størrelsen af udgifterne. Økonomiforvaltningen vil tage dette op i forbindelse med sagen om ombrydning af budget i november 2005.

SAGSBESKRIVELSE

Baggrund

Projekt "Ny Struktur" har som sit overordnede formål at etablere en ny politisk og administrativ struktur, der implementerer kommunalreformen og samtidig kan styrke:

· klarhed i ansvar og kompetence på politisk og administrativt niveau.

· overskuelighed og helhed set med bruger- /borgerperspektiv.

· effektivitet i opgaveløsningerne.

Det blev på mødet i Borgerrepræsentationen d. 26. maj 2005 besluttet, at de administrerende direktører udarbejder implementeringsplaner, der forelægges for Økonomiudvalget i løbet af oktober 2005, samt at den nærmere implementering fastlægges af de nye udvalg primo 2006.

Borgerrepræsentationen vedtog ligeledes den 26. maj 2006 indstilling om Personaletryghed i forbindelse med strukturreformen i Københavns Kommune (BR 304/05), som omhandler proces og principper for personaleoverførsel.

Økonomiforvaltningen anbefaler overfor Økonomiudvalget at tage implementeringsplanerne til efterretning.

Proces for etablering af nye forvaltninger

I forbindelse med processen for udarbejdelse af implementeringsplanerne er de administrerende direktører blevet bedt om at redegøre for initiativerne omkring etablering af nye forvaltninger og tilpasning af organisationen i forbindelse med Ny Struktur.

På mødet den 29. september 2005 i kredsen af administrerende direktører ønskede flere af de administrerende direktører at fremhæve en række væsentlige elementer i forbindelse med Økonomiudvalgets behandling af implementeringsplanerne. I det følgende gives en gennemgang af væsentlige elementer i implementeringsplaner for Miljø- og Teknikforvaltningen, Børne- og Ungdomsforvaltningen, Beskæftigelses- og Integrationsforvaltningen og Socialforvaltningen.

Teknik og Miljøforvaltningen

Etableringen af Teknik- og Miljøforvaltningen sker i 2 faser og gennemføres i overensstemmelse med beskrivelsen i implementeringsplanen. Bygge- og Teknikforvaltningens nuværende direktion suppleres med direktøren fra Miljøkontrollen og udgør Teknik- og Miljøforvaltningens direktion pr. 1. januar 2006. Der skal afsættes de fornødne personaleressourcer i de to forvaltninger frem til 1. januar 2006, bl.a. til deltagelse i fælles ledelsesseminar, således at sammenlægningen kan være på plads og fungere fra 1. januar 2006. Gennemførslen af implementeringsplanen vil være forbundet med en række etableringsomkostninger.

Børne- og Ungdomsforvaltningen

Børne- og Ungdomsforvaltningen vil i vidt omfang baseres på en decentral organisering ud fra nærhedsprincippet med en betydelig grad af decentralisering i opgaveudførelsen. Børne- og Ungdomsforvaltningens direktion kommer til at bestå af 4 medlemmer og centralforvaltning består af 9 liniefunktioner og 3 stabsfunktioner. Børne- og Ungdomsforvaltningen organiseres decentralt i 8 distrikter med forbehold for Borgerrepræsentationens beslutning om ny bydelsinddeling.

Beskæftigelses- og integrationsforvaltningen

Der arbejdes frem imod at etablere 3 jobcentre med gode fremmøde- og jobsøgningsfaciliteter, som senest fra 1. januar 2007 er fælles med staten/AF. Beskæftigelses- og integrationsindsatsen etableres med en række bydækkende kompetencecentre. Den tværgående integrationsindsats tilrettelægges i tæt samspil med den igangværende proces for revision af kommunens integrationspolitik. Beskæftigelses- og Integrationsforvaltningens direktion kommer til at bestå af 3 medlemmer. Etablering af en Beskæftigelses- og Integrationsforvaltning vil være forbundet med etableringsomkostninger.

Socialforvaltningen

I Socialforvaltningen etableres en direktion med en direktør og to vicedirektører, der hver især har overordnede tværgående opgaver samt konkret drifts- og ledelsesansvar for hver sin del af de decentrale serviceområder. Der oprettes en særlig enhed udenfor linieorganisationen, der skal varetage opgaver til styrkelse af kundeservice i forvaltningen med fokus på tilsyn, kvalitet og service i enkeltsager. Den centrale organisation etableres med mål- og rammestyrende kontorer med det ledelsesmæssige ansvar for et serviceområde og en del af den lokale organisation samt tværgående kontorer med administrative stabs- og støttefunktioner. Den lokale organisering af den udførende del af organisationen baseres på den eksisterende deling af opgaver i lokalcentre, handicapcentre og rådgivningscentre, dog således at antallet af centre tilpasses den nye kommunale distriktsinddeling.

Implementeringen af den nye Socialforvaltning forventes at indebære nødvendige engangsudgifter til bl.a. IT, lokaleflytninger, organisationsdannelse mv. svarende til ca. 15-20 mil. kr. Forvaltningen vil udarbejde konkret indstilling til Økonomiudvalget vedr. finansiering heraf.

Finansieringen af området for Daghøjskoler er ikke på plads fra 2007 og frem.

Overførslen af alkoholindsatsen sker uden de ekstra ressourcer, der ville have været nødvendige for at realisere intentionerne i den Alkoholpolitiske handleplan.

Det foreslås, at Økonomiudvalget tager den i Implementeringsplanen beskrevne drejebog for udmøntning af kommissoriet for styrkelsen af indsatsen på de sociale centre til efterretning, herunder at medarbejdersiden er repræsenteret i styregruppen samt at der i øvrigt satses på medarbejderinvolvering.

Status på implementering af tværgående opgaver i forbindelse med Ny Struktur

I det følgende beskrives de tværgående opgaver, som Økonomiforvaltningen har igangsat i forbindelse med Ny Struktur med udarbejdelse af nyt budget, personaleoverførsler, IT-systemer og lokalerokader jf. Økonomiforvaltningens beslutning ØU 298/2004 om etablering af tværgående projektorganisation med henblik på at implementere Ny Struktur.

Ombrydning af budget

I forbindelse med indførelsen af den nye struktur i 2006 skal der ske en ombrydning af budgettet, således at budgettet modsvarer den nye udvalgsstruktur.

Denne ombrydning er igangsat før sommerferien og falder i tre dele:

· en bloc overførsel af sammenhængende opgaveområder (f.eks. dagpasning).

· opgørelse og deling af udgifter til sekretariater og tværgående administration i forvaltningerne.

· opgørelse og fordeling af finansposter.

På nuværende tidspunkt er den del af det samlede budget opgjort, som vedrører opgaver, som kan overføres en bloc til en ny forvaltning. Herudover, har forvaltningerne opgjort de udgifter, der vedrører sekretariat og øvrig tværgående administration.

Der udestår på nuværende tidspunkt fire forhold i opgørelserne:

· en endelig fordeling af udgifterne til administration og sekretariater.

· indarbejdelse af effekterne af Borg errepræsentationens vedtagelse af budget 2006 (budgetaftaler mv.).

· ændringer, der måtte følge af Borgerrepræsentationens beslutninger ved den endelige vedtagelse af styrelsesvedtægten.

· enkelte tekniske udeståender vedr. fordeling af huslejeudgifter og IT.

De samlede udgifter i den endelige ombrydning vil svare til forvaltningernes samlede udgifter i det vedtagne budget for 2006. Det betyder, at ombrydningen af budgettet er et nul-sum spil. Enkelte af de nye forvaltninger har rejst spørgsmålet om mulighed for tilførsel af ekstra midler til implementering af de nye forvaltninger. Økonomiforvaltningen vil adressere dette spørgsmål i indstillingen om ombrydningen af budgettet, bl.a. på baggrund af yderligere dialog med forvaltningerne om dette.

Økonomiforvaltningen vil fremlægge en samlet indstilling til Borgerrepræsentationen om ombrydning af budgettet. Indstillingen vil blive færdiggjort umiddelbart efter Borgerrepræsentationens beslutning om styrelsesvedtægten og planlægges forelagt for Borgerrepræsentationen d. 24. november 2005.

I opgørelsen indgår ikke effekterne af udgiftsændringer i forbindelse med kommunalreformen. Disse vil blive forelagt Borgerrepræsentationen særskilt, bl.a. i forbindelse med budget 2007.

Personale

Processen for overførsel af personale er foregået i en tværgående projektgruppe vedr. personale, bestående af personalecheferne i forvaltningerne.

For at sikre trygheden blandt de ansatte traf Borgerrepræsentationen den 26. maj 2005 beslutning (BR 304/05) om en række tiltag, herunder

· at alle medarbejdere, der er varigt ansat den 31. december 2005, er sikret fortsat ansættelse i kommunen, når den nye struktur træder i kraft ved årsskiftet.

· at der i videst muligt omfang tages hensyn til en medarbejders ønsker, hvis der opstår usikkerhed om den pågældendes fremtidige placering.

· at den enkelte medarbejder, der berøres af strukturreformen, er garanteret, at den pågældende bevarer sin løn inkl. aftalte lønstigninger til overenskomstperiodens udløb 31. marts 2008 (dog ikke ved ændringer i beskæftigelsesgraden og for arbejdstidsbestemte tillæg).

· at der etableres midlertidige samarbejdsudvalg, som inddrages i beslutningerne om den fremtidige konkrete organisering af forvaltningerne.

· beslutningen er fulgt op med en orienteringsskrivelse til medarbejderne og forvaltningerne om denne.

I den videre proces er nedsat en arbejdsgruppe med deltagelse af alle forvaltninger og fire repræsentanter for organisationerne, hvor forvaltningerne har mulighed for at drøfte og afklare problemstillinger inden for personaleområde.

Der er nedsat midlertidige samarbejdsudvalg i de berørte forvaltninger og udarbejdet anbefalinger vedr. besættelse af visse ledige stillinger, vedr. overførsel af flex, afspadsering og ferie og vedr. udarbejdelse af tillæg til ansættelsesbreve/ansættelsesbreve mv.

Endvidere er der udarbejdet følgende informationsplan for tværgående informationer på personaleområdet:

· alle medarbejdere – såvel direkte berørte som øvrige - skal informeres bedst muligt.

· den enkelte forvaltning er ansvarlig for informationen i forhold til sine medarbejdere.

- alle medarbejdere i en forvaltning orienteres så vidt muligt samtidig om fremtidigt forvaltningstilhørsforhold.

- alle ansættelsesbreve/tillæg til ansættelsesbreve udsendes samtidig.

· tværgående information sker som udgangspunkt på KKnet (under "Personaleinformation" på struktursiden). Herudover tages i det konkrete tilfælde stilling til, om andre tiltag skal iværksættes.

Processen med fordeling af personale i de nye forvaltninger er gået i gang. Det sker på grundlag af de principper, som Borgerrepræsentationen har besluttet, hvor den afgivende forvaltning foretager fordelingen af sine medarbejdere. For overheadpersonalet vil der i videst muligt omfang blive taget hensyn til den enkeltes ønsker. Det er målet, at fordelingen af medarbejdere er færdiggjort med udgangen af oktober 2005, og personalet får herefter meddelelse om, hvilken forvaltning de fremover vil arbejde i, med forbehold for den endelige politiske beslutning om opgavefordelingen. Situationen vedr. fordelingen af medarbejdere drøftes løbende i såvel Personalechefkreds som arbejdsgruppen vedrørende personale.

Personalegruppen under Ny Struktur har udarbejdet en tidsplan godkendt af de administrerende direktører.

Arbejdet med at finde fælles løsningsmodeller på IT-området er foregået i en tværgående arbejdsgruppe (IT-kompetencegruppen) bestående af IT-cheferne fra forvaltningerne eller et af dem udpeget medlem.

På beskæftigelsesområdet deltager Familie- og Arbejdsmarkedsforvaltningen sammen med KL og Arbejdsmarkedsstyrelsen om en fælles IT-strategi for beskæftigelsesområdet. Strategien er netop blevet offentliggjort.

De IT-mæssige konsekvenser som følge af beslutningen om Ny Struktur for Københavns Kommune med virkning fra den 1. januar 2006 giver meget kort tid til analyse, planlægning og implementering. IT-kompetencegruppen har udarbejdet en fase- og tidsplan samt et statusnotat pr. september 2005, som har været forelagt kredsen af administrerende direktører.

Løsning af IT-opgaven er i høj grad afhængig af organiseringen i forvaltningerne, flytning af medarbejdere, afhængigheder mellem systemer og fordelingen af lokaler. Derfor har planlægningen indtil nu været vanskeliggjort, da disse forhold ikke er endeligt på plads. Den konkrete udmøntning i forhold til f.eks. organisatorisk placering af medarbejdere har essentiel betydning for realiseringen i relation til analyser og kortlægning i forbindelse med håndteringen af f.eks. løn, e-Doc og AD/Exchange. Fokus på de tværgående IT-systemer og deres indbyrdes sammenhænge er blevet skærpet.

Der er en entydig tilbagemelding fra forvaltningerne, at tidsperspektivet er for kort til at implementere en fuld IT-mæssig dækning på tilsvarende niveau som i dag. Det bliver derfor et væsentligt element i implementeringsprocessen, at forvaltningerne samt de systemansvarlige kan definere systemernes kernefunktionalitet, og at ressourcerne fokuseres på denne del af opgaveløsningen efter en vedtaget prioritering.

Lokaler

I forbindelse med implementeringen af kommunalreformen og strukturreformen i Københavns Kommune, er der foretaget en kortlægning af kommunens samlede portefølje af administrationsbygninger og deres anvendelse. Ønsker og behov i forhold til lokaleanvendelse i fagforvaltningerne i fremtiden er blevet kortlagt.

På den baggrund skal der udarbejdes et forslag til fremtidig lokalisering af de centraladministrative medarbejdere i kommunens nye forvaltninger. Forslaget til lokaleplan forelægges Økonomiudvalget og Borgerrepræsentationen i efteråret 2005.

Københavns Ejendomme har udarbejdet et forslag til fordeling af lokaler på Rådhuset, herunder lokaler til medlemmerne af Borgerrepræsentationen. Endvidere er igangsat en kortlægning af lokaler til den decentrale borgerbetjening.

Økonomi

Høring

Andre konsekvenser

BILAG

· Bilag 1 Økonomiforvaltningens nye opgaver Implementeringsplan 2005/2006

· Bilag 2 Implementeringsplan 2005/2006 Kultur- og Fritidsforvaltningens nye opgaver

· Bilag 3 Organiseringen af Børne- og Ungdomsforvaltningen

· Bilag 4 Sundhedsforvaltningens implementeringsplan

· Bilag 5 Socialforvaltningens Implementeringsplan

· Bilag 6 Implementeringsplan for etablering af ny Teknik- og Miljøforvaltning

· Bilag 7 Implementeringsplan for Beskæftigelses- og Integrationsforvaltningen

· Bilag 8 Tidsplan for implementering af tværgående opgaver i Ny struktur 2005