Opfølgning på afbureaukratisering i Socialforvaltningen

Resumé

Socialudvalget får her en status på indsatsen ”Forslag til lettere løsninger” samt en orientering om arbejdet med ”Øget beslutningskompetence” i Borgercenter Børn og Unge og Borgercenter Voksne. Udvalget er tidligere orienteret om arbejdet i Borgercenter Handicap. Begge indsatser er igangsat under afbureaukratiseringsdagsordenen ”Det skal være lettere at lave godt socialt arbejde”. Socialudvalget havde sidst en temadrøftelse om afbureaukratisering den 16. november 2022 og en opfølgning på temadrøftelsen den 26. april 2023.

Indstilling

Socialforvaltningen indstiller, 

1. at Socialudvalget tager status på ”Forslag til lettere løsninger” til efterretning.
2. at Socialudvalget tager Borgercenter Børn og Unges og Borgercenter Voksnes arbejde med øget beslutningskompetence til efterretning.
3. at Socialudvalget tager til efterretning, at udvalget om et år modtager en ny status på forvaltningens arbejde med afbureaukratisering.

Problemstilling

Socialforvaltningen arbejder aktivt med at gøre det lettere at lave godt socialt arbejde, både internt i forvaltningen og i samarbejdet på tværs af forvaltningerne i Københavns Kommune. Det er forvaltningens vurdering, at afbureaukratisering er fast og bredt forankret i Socialforvaltningen, hvilket bl.a. ses i borgercentrenes arbejde med beslutningskompetencen på myndighedsområdet og i udbredelsen af ”Forslag til lettere løsninger”. At gøre det lettere at lave godt socialt arbejde handler ikke kun om forenkling af regler, men om at skabe motivation hos medarbejderne og sikre tid til kerneopgaven frem for administrativt bøvl, der ikke skaber værdi.

I indsatsen ”Forslag til lettere løsninger” arbejder forvaltningen på at forenkle og udvikle nye løsninger til administrative processer, der opleves unødvendigt tunge. Det kan være en vanskelig øvelse, hvilket bl.a. ses i forhold til arbejdsgangene for håndtering af borgernes og forvaltningens midler. Lovgivningen og Københavns Kommunes Kasse- og Regnskabsregulativ (godkendt af Borgerrepræsentationen)  fastsætter en række krav og retningslinjer for, hvordan  medarbejderne skal håndtere kommunens og borgernes penge, herunder sikre dokumentation for, at regler og retningslinjer overholdes. Disse krav skaber behovet for administrative rammer for arbejde i driften bl.a. i forhold til håndtering af beboerbank og firmadankort. Samtidig er disse krav med til at sikre borgernes retssikkerhed samt fx fjerne besvigelsesmistanke fra forvaltningens medarbejdere ved at dokumentere overholdelse af gældende lovgivning.  I Forslag til lettere løsninger forsøger forvaltningen at udvikle løsninger, der sikrer en rimelig afvejning af lette løsninger på den ene side og risiko for brud på lovgivning, politiske retningslinjer eller misbrug af midler på den anden.

  ”Forslag til lettere løsninger” startede i foråret 2023 med en pilot og blev i slutningen af 2023 udbredt, så alle i forvaltningen kan indmelde forslag vedr. administrativt tunge opgaver, som udfordrer i hverdagen

Med et ønske om at styrke servicekulturen, afbureaukratisere arbejdsgange og understøtte et godt arbejdsmiljø øgede Borgercenter Handicap i 2022/2023 antallet af paragraffer, hvor sagsbehandlere på myndighedsområdet har beslutningskompetence. Socialudvalget blev den 21. juni 2023 præsenteret for Borgercenter Handicaps erfaringer og bad her om at følge med i forvaltningens videre arbejde med at øge beslutningskompetencen på myndighedsområdet. Borgercenter Børn og Unge og Borgercenter Voksne har efterfølgende arbejdet med dette.

Socialudvalget får med denne sag en status på tværs af indsatser.

Løsning

Forslag til lettere løsninger

”Forslag til lettere løsninger” blev den 14. december 2023 udbredt med en bred lancering af en digital postkasse i Socialforvaltningen. Alle medarbejdere i forvaltningen kan dermed melde forslag ind til behandling. Der er ultimo april 2024 indsendt 27 forslag til lettere løsninger til postkassen (se bilag 1). Det er primært arbejdsgange og systemer, der meldes ind til forenkling i postkassen, hvilket illustrerer, at det ikke kun er regler, der fylder for driftens medarbejdere og ledere. En stor del af de indsendte forslag var kendte, før de blev meldt ind, og derfor arbejdes der allerede med konkrete løsningsforslag. Postkassen bekræfter således, at der i Socialforvaltningen generelt er et fokus på de processer, der bøvler for medarbejdere og ledere i driften.

Særligt indenfor HR- og miljøområdet er der det seneste år blevet udviklet flere nye løsninger, som skal gøre det lettere for lederne. Internt i Socialforvaltningen er processen for brandtilsyn bl.a. forenklet og professionaliseret. Fremadrettet gennemføres brand- og evakueringsøvelser hvert andet år frem for årligt, nu med systematisk bistand fra Hovedstadens Beredskab, så den enkelte leder ikke skal stå med ansvaret alene. Tilsvarende er opgaver vedr. miljøledelse forenklet på flere områder. I samarbejde med kommunens øvrige forvaltninger har Socialforvaltningen ligeledes arbejdet med at forenkle tværgående processer og regler. Bl.a. ved bedre systemunderstøttelse af lederne i gennemførelse af sygefraværssamtaler, hvor viden om og hjælp til processen fremadrettet er samlet ét sted. Onboarding af ledere er tilsvarende besluttet forenklet. Det samlede tidsforbrug på kommunens lederonboarding og Socialforvaltningens fælles lederonboarding reduceres fra samlet 28 timer og 18 minutter til samlet 5 timer og 54 minutter.   

Forvaltningen vurderer, at de indkomne forslag til lettere løsninger vidner om,  at der allerede arbejdes bredt med afbureaukratisering både internt i Socialforvaltningen og på tværs af Københavns Kommune.  I postkassen har forvaltningens medarbejdere mulighed for løbende at melde forslag til afbureaukratisering ind.  

Interessevaretagelse og national lovgivning der skaber de største udfordringer i hverdagen

Sideløbende med ”Forslag til lettere løsninger” arbejder forvaltningen og borgmesteren med interessevaretagelse i forhold til nationale regler, som skaber bureaukrati, og hvor der kan interessevaretages politisk i forhold til forenklinger. Udgangspunktet er den "onepager” over nationale regler, der skaber bureaukrati i det daglige arbejde med borgerne, som Socialudvalget fik i forbindelse med temadrøftelsen den 26. april 2023 (se bilag 2)  samt yderligere forslag til regelforenklinger, som er kommet ind via borgercentrene. 

Regeringen og KL har desuden aftalt at gennemføre 56 regelforenklinger. En række af disse er indenfor socialområdet, fx afskaffelse af årlig godkendelse af kvalitetsstandarder. Det er endnu uklart, hvordan og hvornår de enkelte regelforenklinger gennemføres, men forvaltningen vil løbende følge med i udviklingen og Socialudvalget vil blive orienteret om relevante tiltag.    

Den 2. maj 2024 blev der indgået en politisk rammeaftale om en langsigtet og bæredygtig udvikling på handicapområdet. Aftalen indeholder en række forenklingsinitiativer, herunder ift. magtanvendelsesreglerne, socialtilsynene, merudgiftsydelsen, visitation til hjælpemidler, genvurderinger og BPA-ordningen. Aftalen beskriver kun i meget begrænset omfang det konkrete indhold og omfang af initiativerne, og det er derfor ikke muligt på nuværende tidspunkt at vurdere betydningen i praksis.

Øget beslutningskompetence i Borgercenter Børn og Unge og Borgercenter Voksne

Beslutningskompetencen i størstedelen af afgørelsessagerne på myndighedsområdet i Borgercenter Børn og Unge og Borgercenter Voksne er allerede placeret hos børne- og ungerådgiverne/sagsbehandlerne. Med afsæt i Borgercenter Handicaps erfaringer med at øge beslutningskompetencen på en række børne- og voksenbestemmelser (se bilag 3) har Borgercenter Børn og Unge og Borgercenter Voksne undersøgt, om der er yderligere paragraffer, hvor beslutningskompetencen med fordel kan flyttes fra visitationsudvalgene til børne- og ungerådgiverne/sagsbehandlerne. 

Der er flere fordele ved at placere beslutningskompetencen hos rådgiver/sagsbehandler, men der er også nogle risici forbundet hermed, og det er vigtigt at understøtte medarbejderne fagligt og sikre ligebehandling af borgerne. Begge borgercentre gør dette ved systematisk sparring mellem kollegaer og ledere. Borgercenter Handicaps erfaringer med øget beslutningskompetence viste ved evaluering efter ca. et år, at øget beslutningskompetence ikke medførte et øget økonomisk merforbrug, men det kræver et tæt ledelsesmæssigt fokus på at sikre ensartet fagligt skøn på tværs af enheder og medarbejdere. Beslutningskompetencen for indsatser så som anbringelser og botilbud ligger  fortsat i visitationsudvalg i alle tre borgercentre. Dette er fagligt og udgiftsmæssigt tunge indsatser med færre sagsstammer og afgørelser tilknyttet. Fx udgør afgørelser truffet i visitationsudvalg i Borgercenter Voksne kun ca. fire procent af de samlede afgørelser på myndighedsområdet i borgercenteret. Det er altså de paragraffer med mange afgørelser tilknyttet, hvor der arbejdes med øget beslutningskompetence til rådgiver/sagsbehandler.    

Øget beslutningskompetence på myndighedsområdet i Borgercenter Børn og Unge

Som led i implementeringen af Barnets lov og afbureaukratiseringsdagsordenen arbejder Borgercenter Børn og Unge på yderligere at styrke egenkompetencen hos børne- og ungerådgiverne. Siden medio 2023 er handlerummet og beslutningskompetencen for børne- og ungerådgivere blevet udvidet og beslutninger på flere paragraffer flyttet fra visitationsudvalg til rådgivere eller faglige medstyrende teams. Det er besluttet at  give øget egenkompetence  til:

• De tidligt forebyggende indsatser under §30 i Barnets lov.
• Udvalgte forebyggende indsatser under §32, nr. 3 og 5  i Barnets lov, herunder kontaktperson og  familiebehandling i børnefamilieenhedernes egne familiehuse. 

Derudover er der enkelte paragraffer, hvor beslutningskompetencen er organiseret med variation på tværs i de fem børnefamilieenheder, herunder bl.a. offentligt transport til og fra skole efter § 26 i Folkeskoleloven.

Øget beslutningskompetence på myndighedsområdet i Borgercenter Voksne

Beslutningskompetencen på langt de fleste afgørelser, der træffes på myndighedsområdet i Borgercenter Voksne ligger hos sagsbehandlerne. Borgercenter Voksne arbejder nu med at øge beslutningskompetencen for sagsbehandlerne inden for yderligere tre bestemmelser: 

• Ved afgørelser om dag- og døgnbehandling af personer med stof- og alkoholmisbrug (serviceloven § 101 og sundhedsloven §141) vil Borgercenter Voksne igangsætte et forsøg i Rusmiddelbehandling København. Til en start lægges kompetencen til visitering til intern dagbehandling hos sagsbehandlerne. Forsøgsordningen er igangsat primo marts 2024. På baggrund af erfaringerne fra forsøgsordningen er det planen, at visitationskompetencen til hele dagbehandlingsområdet (både intern og ekstern) og derefter til døgnbehandling lægges hos behandlerne.
• Borgercenter Voksne har placeret beslutningskompetencen ved afgørelser under den nye bostøtteparagraf i serviceloven §85a, målrettet borgere i hjemløshed eller i risiko for hjemløshed, hos sagsbehandler.

Bilag 4 og 5 beskriver henholdsvis Borgercenter Børn og Unges og Borgercenter Voksnes arbejde med at øge beslutningskompetencen på myndighedsområdet, samt placeringen af beslutningskompetencen på de forskellige bestemmelser. Borgercentrene træffer afgørelser efter forskellige bestemmelser, hvorfor det ikke nødvendigvis er de samme paragraffer, der fremgår i de tre bilag.  

Økonomi

Der er ingen økonomiske konsekvenser forbundet med sagen.

Videre proces

Forvaltningen fortsætter sit fokus på at gøre det lettere at lave godt socialt arbejde. Både i forhold til national interessevaretagelse, internt i forvaltningens daglige arbejde og i samarbejdet  på tværs af Københavns Kommune. Socialudvalget vil blive orienteret om relevante tiltag på området og om et år modtage en ny status på arbejdet med afbureaukratisering, herunder arbejdet med beslutningskompetence på de paragraffer hvor der endnu er udeståender. 

Mikkel Boje

/ Charlotte Danfred Ibsen, Anders Møller Jakobsen, Mette Boskov Vedsmand og Tine Kock Nielsen

Socialborgmesteren fremsatte et ændringsforslag til indstillingens 3. at-punkt:

"3. at Socialudvalget tager til efterretning, at udvalget om et halvt år modtager en ny status på forvaltningens arbejde med afbureaukratisering."

Ændringsforslaget blev vedtaget uden afstemning.

Den således opdaterede indstilling blev derefter taget til efterretning.

Socialudvalget afgav følgende protokolbemærkning:

”Partierne ser gerne, at forvaltningen overvejer om beslutningskompetence i sager om ungestøtte efter barnets lov §§ 113-118 kan placeres hos barnets børne-og ungerådgiver. ”

Vicedirektør Anders Møller Jakobsen, vicedirektør Mette Boskov Vedsmand, borgercenterchef Charlotte Danfred Ibsen og kontorchef Tine Kock Nielsen deltog under punktets behandling.