Orientering om erfaringer med lokale repræsentantskaber i lokaludvalg

 

Gruppeforpersonskredsen forelægges med denne orientering lokaludvalgenes erfaringer med lokale repræsentantskaber, som blev besluttet med tilpasningen af lokaludvalg på Borgerrepræsentationens møde d. 4. november 2021.

Det indstilles,

(Økonomiforvaltningen)

På møde d. 6. maj 2022 fik gruppeforpersonskredsen forelagt en orientering om Økonomiforvaltningens plan for implementering af beslutningen om nedsættelse af lokale repræsentantskaber, der skal godkende og evaluere lokaludvalgenes bydelsplaner. Kredsen besluttede i den forbindelse at få en erfaringsopsamling på arbejdet med repræsentantskaber på et møde primo 2024, som fremgår i løsningsafsnittet i denne orientering.

Erfaringerne har været indsamlet via en høring i perioden 13. december 2023 til 15. februar 2024, som alle 12 lokaludvalg har besvaret. Foruden lokale repræsentantskaber, omfattede høringen også lokaludvalgenes erfaringer med 3 øvrige justeringer, der blev foretaget med tilpasningen; afholdelse af valg til lokaludvalg, bydelsplanarbejdet og forvaltningssamarbejdet. En opsamling på disse erfaringer har været efterspurgt af lokaludvalgsforpersonskredsen, og kan læses i bilag 1 til orientering.

De 12 høringssvar er samlet i bilag 2. Det samlede administrationsgrundlag, inkl. Kommissorium for lokaludvalg, hvor lokaludvalgenes opgaver er nærmere beskrevet, er i bilag 3.

Om rammerne for nedsættelse og involvering af repræsentantskaber

I overensstemmelse med formålet med tilpasningen af lokaludvalg,skal repræsentantskabet ses som et værktøj for lokaludvalgene til at opnå en bredere repræsentation og dialog om, hvad der er væsentlig for den enkelte bydel at prioritere og arbejde med i bydelsplanen.

Rammerne for arbejdet med nedsættelse og involvering af lokale repræsentantskaber blev, efter ønske fra lokaludvalgene, beskrevet i så overordnede termer som muligt, for at skabe mest muligt manøvrerum for den lokale planlægning og ressourceforbrug. Den helt overordnede ramme er, at:

Herunder orienteres om lokaludvalgenes foreløbige erfaringer med lokale repræsentantskaber samt Økonomiforvaltningens bemærkninger.

Lokaludvalgenes erfaringer med lokale repræsentantskaber

Overordnet set mener de fleste lokaludvalg, at repræsentantskabsmodellen ikke har fungeret efter hensigten. Baseret på lokaludvalgenes høringssvar er der dog lidt delte meninger om, hvilke elementer af repræsentantskabet der har fungeret ift. at nå bredere ud og få involveret flere forskellige foreninger og københavnere i bydelsplanarbejdet.  

Vedr. repræsentantskabets rolle og mandat

Lokaludvalgene peger generelt på, at det er et svært format at arbejde med, og for nogle mangler der klarhed over, hvilket mandat repræsentantskabet har. Det er særligt rollen som godkender, der sættes spørgsmålstegn ved. Et lokaludvalg peger f.eks. på, at lokaludvalgets rolle og ejerskab er uklar, hvis der ikke er enighed mellem lokaludvalg og repræsentantskab om tematikker og prioriteringer i planen.

Det bemærkes, at lokaludvalgene er gået forskelligt til opgaven med at arrangere de afsluttende repræsentantskabsmøder, hvor bydelsplanerne har skulle godkendes. Møderne er afviklet i varierende former fra godkendelse ved afstemning til en præsentation og/eller fejring af bydelsplanen. De fleste lokaludvalg har afholdt min. et møde undervejs i arbejdet med bydelsplanen og frem mod selve godkendelsen.

En tredjedel af lokaludvalgene nævner, at de allerede afholder en åben inddragelsesproces med lokale københavnere ifm. udarbejdelsen af bydelsplanerne. Det betyder bl.a., at involveringen af repræsentantskabet derfor opleves som et bureaukratisk lag med en ekstra eller parallel inddragelse- og godkendelsesproces. Størstedelen af lokaludvalgene så helst, at der skete en tilpasning af repræsentantskabets rolle, så det f.eks. fik karakter af en følgegruppe, der kan idégenere og inspirere lokaludvalget undervejs i dets arbejde med bydelsplanen og efter godkendelsen.

Flere lokaludvalg nævner, at opdraget med et årligt evalueringsmøde, hvor repræsentantskabet får en status på arbejdet med bydelsplanen, giver god mening. Lokaludvalgenes har dog på tidspunktet for høringen ikke gjort sig konkrete erfaringer med evalueringsmøderne.

Vedr. rekruttering til og fra repræsentantskabet

En tredjedel af lokaludvalgene nævner, at det har været svært at rekruttere medlemmer til repræsentantskabet. Det er f.eks. vanskeligt at adskille kommunikationen til foreningslivet om repræsentantskabet fra kommunikationen om opstilling til det netop afholdte valg af foreningsrepræsentanter, idet de 2 kommunikationsindsatser er rettet mod stort set samme målgruppe. Der peges også på, at det kan være en udfordring i det hele taget, at repræsentantskabets medlemmer skal repræsentere en forening for at kunne deltage, og derved baserer sig på samme type repræsentation som lokaludvalgsmedlemmerne, hvis intentionen er at øge diversiteten og involvere flere ’almindelige’ københavnere uden nærmere foreningstilknytning.

En mindre andel af lokaludvalgene mener, at repræsentantskabet er et fint supplement til de andre metoder, som lokaludvalgene benytter til at få input og skabe lokalt ejerskab og legitimitet til bydelsplanerne. Enkelte mener, at repræsentantskabet har bidraget til nye kontakter og netværk i bydelen, og flere lokaludvalg peger på, at repræsentantskabet kan benyttes som et netværk for rekruttering til arbejdsgrupper, underudvalg og suppleantpladser.

Økonomiforvaltningens bemærkninger

På baggrund af lokaludvalgenes tilbagemeldinger, er det Økonomiforvaltningens vurdering, at det har været en vanskelig opgave at nedsætte og involvere lokale repræsentantskaber i lokaludvalgenes arbejde med bydelsplanen.

Det gælder særligt ift. at lægge et hensigtsmæssigt snit mellem lokaludvalgenes og repræsentantskabernes ansvar for og ejerskab til bydelsplanen ift. en godkendelsesproces. Og, afledt heraf, tilrettelæggelsenaf omfang, form og vægtning af repræsentantskabets involvering i bydelsplanens tilblivelse. Herunder ift. arbejdet og vægtningen af den øvrige københavnerinddragelse i bydelsplanarbejdet.

Tid og ressourcer har været begrænset

Helt overordnet er det vigtigt at have for øje, at beslutningen om tilpasning af lokaludvalg blev truffet ca. 3 måneder før, der skulle afvikles valg til lokaludvalg. Lokaludvalgene havde indtil da samarbejdet intensivt med Økonomiforvaltningen om input til tilpasningen. Arbejdet gled over i et større implementeringsarbejde med bl.a. nyt digitalt valgsystem, et fremrykket bydelsplanarbejde, samt udformning af lokale formater for nedsættelse og involvering af de nye lokale repræsentantskaber.

Det er Økonomiforvaltningens vurdering, at der, på trods af den fleksible og justerbare ramme, genereltikke har været tilstrækkeligt tid og ressourcer i lokaludvalgene til at tilrettelægge, afvikle og kommunikere ud om en model for repræsentantskabet efter hensigten. Det er derfor også forvaltningens vurdering, at lokaludvalgene vil kunne folde potentialet med repræsentantskaberne langt bedre ud, næste gang der skal laves bydelsplaner.

På tværs af lokaludvalgene er der gode erfaringer med forskellige elementer af og forsøg med repræsentantskabskonceptet, som der kan trækkes på og arbejdes videre med. Økonomiforvaltningen vil derfor, udarbejde et format, der trækker på disse erfaringer. Lokaludvalgene vil kunne benytte eller lade sig inspirere af dette ifm.rekruttering og nedsættelse af nye repræsentantskaber i 2026. Formatet vil adressere og give forslag til, hvordan forskellige udfordringer kan imødekommes vedr. f.eks. rekruttering, ressourcetræk/samtænkning ift. den øvrige københavnerinddragelse, involverings- og godkendelsesproces samt potentialer ift. det videre samarbejde med repræsentantskabet efter bydelsplanernes godkendelse.

Hvad kan der arbejdes videre med

Økonomiforvaltningen ser f.eks. muligheder i, at lokaludvalgene målretter rekrutteringen til de foreninger/foreningsområder, der ikke blev repræsenteret ifm. udpegning til nye lokaludvalg; at der kan laves temaopdelte repræsentantskabsmøder, og at de fleste møder tænkes sammen med indsatser for den øvrige københavnerinddragelse mv.

Der kan ligeledes arbejdes med at gøre godkendelsesprocessen til et konstruktivt redskab, der understøtter, at så mange som muligt i bydelen har været involveret i og oplever medejerskab til bydelsplanen. Lokaludvalgene skal således ikke opleve, at enkeltinteresser/stemmer dominerer og besværliggør godkendelsen. Processen bør afvikles, så bydelsplanen kvalificeres bedst mulig med bydelens samlede behov, ønsker og prioriteringer via dialog og f.eks. flertalsafgørelser, som lokaludvalgene kender det fra egne møder.

Hvis der er politisk interesse for en justering af repræsentantskabsmodellen, ser Økonomiforvaltningen, med afsæt i lokaludvalgenes pointer, muligheder i, at kravet om foreningstilknytning i repræsentantskabet afskaffes. Kravet kan erstattes af et krav om,atlokaludvalgene inviterer bredt blandt alle bydelens beboere og efterfølgende sammensætter repræsentantskabet ud fra en stratificeret lodtrækning med parametre som alder, uddannelse og køn. Så sammensætningen så vidt muligt stemmer overens med bydelens befolkningssammensætning. Således vil repræsentantskabet også kunne erstatte noget af den øvrige københavnerinddragelse, der laves ifm. udarbejdelse af bydelsplanen og i stedet være et supplement til den foreningsrepræsentation, som lokaludvalgenei forvejen består af. Økonomiforvaltningen vil kunne hjælpe lokaludvalgene med denne opgave, som forvaltningen har erfaring med fra arbejdet med nedsættelse af Kommunens Københavnerting og -samlinger. Det er forvaltningens vurdering, at denne justerede repræsentantskabsmodel vil imødegå, at konstruktionen opleves at være et fordyrende, bureaukratisk led.

Det understreges, at det, med den nuværende ramme, fortsat vil være op til det enkelte lokaludvalg, hvordan nedsættelsen og involveringen af repræsentantskabet ift. godkendelse og evaluering af bydelsplanerne tilrettelægges på den mest hensigtsmæssige måde for den enkelte bydel og lokaludvalg.

Sagen har ingen økonomiske konsekvenser.

Gruppeforpersonskredsen tager orienteringen til efterretning.

Erfaringerne med lokale repræsentantskaber vil indgå i Økonomiforvaltningens udarbejdelse af forslag til en hensigtsmæssig proces og model, som lokaludvalgene kan benytte eller lade sig inspirere af til nedsættelse og involvering af nye repræsentantskaber til bydelsplanarbejdet i 2026-27 efter konstituering af nye lokaludvalg foråret 2026.

Erfaringerne med de øvrige tilpasninger, som fremgår i bilag 1, vil indgå i planlægningen af valg og modtagelse af nye lokaludvalg. Derudover vil de blive anvendt i Økonomiforvaltningens evaluering i efteråret 2024 af de samarbejdsaftaler om lokaludvalg, der blev indgået med de 6 fagforvaltningerne og 7 udvalgte kontorer i Økonomiforvaltningen ultimo 2021/primo 2022.

 

 

Gruppeforpersonskredsens beslutning i mødet fredag den 31. maj 2024

 

Anja Englev Olsen (Borgerrepræsentationens Sekretariat) var til stede under behandling af dagsordenspunktet af hensyn til sagens oplysning.

Gruppeforpersonskredsen tog orienteringen til efterretning.