Egen drift-plan for 2016

Se alle bilag

Indstilling og beslutning

Borgerrådgiveren indstiller til Borgerrådgiverudvalget,

at udvalget drøfter den foreslåede plan for Borgerrådgiverens egen drift-undersøgelser, herunder kommer med eventuelle forslag og ønsker med henblik på Borgerrådgiverens endelige fastlæggelse af planen.

Problemstilling

Borgerrådgiveren forelægger forslag til egen drift-plan for 2016 til drøftelse.

Borgerrådgiveren skal i samråd med Borgerrådgiverudvalget fastlægge en plan for inspektioner og generelle undersøgelser i 2016. Kompetencen følger af vedtægt for Borgerrådgiveren §§ 12-13:

”§ 12. Borgerrådgiveren kan af egen drift optage en konkret sag til undersøgelse, når der må formodes at foreligge et principielt aspekt, eller såfremt der efter de foreliggende oplysninger må antages at være tale om grove eller væsentlige fejl.

Stk. 2. Borgerrådgiveren kan af egen drift gennemføre generelle undersøgelser af udvalgte forvaltningsområder efter samråd med Borgerrådgiverudvalget.

§ 13. Borgerrådgiveren kan foretage inspektioner af institutioner, virksomheder samt tjenestesteder, der hører under Borgerrepræsentationens virksomhed.”

Løsning

Borgerrådgiveren har løbende forsøgt at udvikle sin tilsynsfunktion, hvilket bl.a. har medført, at der nu lægges større vægt på at udvælge områder og finde løsninger i dialog med forvaltningerne. Denne udvikling søges videreført med planen for 2016. Dialogen understøttes af en mere formel procedure, hvis forholdene nødvendiggør dette.

Som i tidligere år har Borgerrådgiveren på baggrund af udvalgets ønske anmodet forvaltningerne om forslag til, hvad der er hensigtsmæssigt at undersøge og inspicere. De indkomne svar er vedlagt som bilag.

Forslagene spænder vidt lige fra overordnede og tværgående udfordringer af stor relevans for kommunens mulighed for at levere god borgerservice på en rationel måde til anmodning om input til løsning af konkrete interne udfordringer på enhedsniveau. Borgerrådgiveren har her haft fokus på førstnævnte kategori, og vil for så vidt angår mere konkrete dagligdags udfordringer søge disse løst via tilbud til forvaltningerne om konsultativ bistand.

Når Økonomiforvaltningen f.eks. efterspørger en bred undersøgelse af kommunens journaliseringspraksis ved anvendelse af det elektroniske sags- og dokumenthåndteringssystem eDoc 4, er det efter Borgerrådgiverens vurdering udtryk for, at der både eksisterer et stort behov for afdækning af dette og en overordnet problemerkendelse hos den pågældende forvaltning, der dermed lever op til sit tværgående ansvar for kommunen som sådan, jf. kommunestyrelsesloven § 18, stk. 2. En sådan undersøgelse er derfor indarbejdet i planen.

Det kan supplerende nævnes, at enkelte dele af kommunen har oplyst, at de ikke kan pege på særlige indsatsområder (herunder den enhed, der håndterer den kvantitativt største del af borgerkontakten). Borgerrådgiveren har forståelse for, at visse enheder foretrækker at yde deres service uden Borgerrådgiverens indblanding, men en sådan præference gør det vanskeligt at imødekomme udvalgets ønske om at fokusere på den oplevede borgerservice og Borgerrådgiverens tilsynsfunktion. Derfor indeholder planen også undersøgelser på disse områder idet omfang Borgerrådgiveren har fundet behov for det.

Processen med indkaldelse af forslag er også værdifuld, fordi forvaltningerne dermed får mulighed for at tematisere de udfordringer af retlig karakter, som de oplever som særligt presserende. Uanset at en anmodning om juridisk sparring ikke altid er velegnet som undersøgelsestema, så er behovet reelt, og Borgerrådgiveren forsøger at imødekomme dette, navnlig via konsultativ bistand i det omfang ressourcerne slår til.

Forslag til plan for undersøgelser og inspektioner af egen drift er derfor udtryk for en prioritering af temaer, der dels egner sig til at afdække via egen drift-kompetencen og dels ikke mere hensigtsmæssigt kan finde en løsning inden for rammerne af gældende ret på anden og mindre ressourcetung vis.

Borgerrådgiverudvalgets overordnede tema for 2016 er ”Den oplevede borgerservice og sagsbehandlingen i Handicapcenter København og sammenspillet mellem Børne- og Ungdomsforvaltningen og Socialforvaltningen i børnesager”.

Vedlagte forslag til udvalgets drøftelse bygger således på udvalgets tidligere tilkendegivelser, indkomne forslag fra forvaltningerne samt Borgerrådgiverens opsamlede erfaringer og vurdering af behov med udgangspunkt i tilsynsforpligtelsen.

I planen er der anført uddybende noter til de enkelte undersøgelser og inspektioner.