Svar på udvalgshenvisning af BR-medlemsforslag om Københavns Kommune på sociale medier

Økonomiforvaltningen indstiller, at Økonomiudvalget godkender

1. at Københavns Kommune i konkrete projekter anvender de sociale medier til formidling m.v. på linje med øvrige kommunikationskanaler samt at forvaltningerne i forbindelse med tilrettelæggelsen af brugen af sociale medier inddrager de rammer og betingelser herfor som KL samt IT- og Telestyrelsen har udarbejdet,
2. at medlemsforslaget hermed er håndteret.

På BR-mødet den 3. juni 2010 stillede Det Radikale Venstre og Socialistisk Folkeparti medlemsforslag om at undersøge muligheden for, og i givet fald udarbejde forslag til politisk behandling, om, at Københavns Kommune bliver repræsenteret på sociale medier, fx Facebook, herunder teknisk løsning, økonomi og finansiering.

Ændringsforslag af Taner Yilmaz (A) om henvisning af forslaget til Økonomiforvaltningen blev godkendt med 35 stemmer (se bilag 1), og argumenterede bl.a. for at Økonomiforvaltningen skal inddrage Kommunernes Landsforening (KL) i problemstillingen, fordi der er flere kommuner som København, der ikke har en politik for brug af sociale medier. Økonomiforvaltningen skal opfordre Kommunernes Landsforening til at udforme fælles rammer og betingelser for kommunernes kommunikation via de sociale medier.

Økonomiforvaltningens kommunikationsafdeling monitorerer mediebilledet tæt. Mediekanaler og -forbrug har i de sidste år været i hastig forandring – ikke mindst hvad angår sociale medier. Vi kan konstatere, at den opmærksomhed der var omkring sociale medier for bare et år siden, ikke er den samme i dag. Fra at være revolutionerende nyt, er tendensen nu, at sociale medier er en kommunikationskanal på linje med andre kanaler.

Københavns Kommune har ligesom størstedelen af landets øvrige kommuner, ikke en politik direkte i relation til brug af sociale medier. Der ligger altså ikke noget i vejen for, at forvaltningerne benytter de sociale medier, og der findes i forvaltningerne viden om og erfaring med sociale medier.

Fælles retningslinjer

KL udgav i 2009 rapporten ”Kommunalbestyrelsens samspil med borgerne” om dialog med borgerne via de sociale medier. KL anbefaler kommunerne at blive bedre til at benytte sociale medier og skabe mulighed for dialog på egen hjemmeside. KL kommer ikke med mere konkrete anbefalinger i rapporten.

Jf. ændringsforlaget har Økonomiforvaltningen haft dialog med KL og blandt andet deltaget og holdt oplæg på KL-konferencer om sociale medier. På konferencerne blev det klart, at der på tværs af landets kommuner er et behov for svar på fælles udfordringer og begrænsninger i forhold til nye medier, som kommunerne står overfor. De fælles udfordringer for kommuner i brugen af sociale medier vedrører blandt andet:

·    Forvaltningsloven

·    God forvaltningsskik

·    Personfølsomme oplysninger

·    Beskyttelse af medarbejdernes privatliv og -sfære

·    Ansattes ytringsfrihed

·    Håndtering af trusler mod medarbejdere

I et efterfølgende brev (se bilag 2) til KL opfordrer adm. dir. Claus Juhl KL til at udforme fælles konkrete rammer og retningslinjer for ovenstående fælles problemstillinger. Af KL svar (se bilag 3) fremgår det, at KL fortsat gerne vil skabe rum for kommunal erfaringsudveksling og diskussion af de juridiske udfordringer, og at KL sammen med IT- og Telestyrelsen var ved at udarbejde et inspirationsmagasin om digital borgerdialog. Økonomiforvaltningen har afventet offentliggørelsen af inspirationsmagasinet, som udkom i august 2011 samt white paper fra KL ”Fire kommuner på Facebook”, som udkom i november 2011 (se bilag 4 og 5).

Økonomiforvaltningen deler grundlæggende forslagsstillernes motivation og mener, at københavnerne skal have mulighed for dialog med og indflydelse på Københavns Kommune via nettet og de sociale medier. Der er dog væsentlige udforinger og risici, som varierer markant fra sag til sag og fra forvaltning til forvaltning. Det er bl.a. en udfordring at håndtere, at dialogen er fri og åben døgnet rundt, at aktiviteten er størst efter normal arbejdstid, at brugerne forventer hurtige svar og svar på alt. Københavns Kommunes ’Bliv Hørt’ portal er et eksempel på en digital platform, hvor borgere kan afgive høringssvar og læse andres høringssvar. Platformen er ejet og drevet af Københavns Kommune. Høringssvarene vedrørende Faste Batteri viste, at dialog på elektroniske medier kan føre til en mere frigjort og voldsom debat end i eksempelvis læserbreve eller på borgermøder.

Håndteringen af sociale medier bør således ses som en kommunikationsmæssig parallel til pressehåndtering, borgermøder etc. Forvaltningernes kommunikationsafdelinger kan ligesom ved brug af andre kommunikationskanaler, rådgive om muligheder, udfordringer og risici med udgangspunkt i konkrete projekter og situationer. NetTV fra Borgerrepræsentationens møder, chatfunktion fra Borgerservice, Facebook kommentarfunktion på kommunes resultatsite (www.kk.dk/etbedrekbh) og politikernes Facebookprofiler er alle eksempler på digital borgerinddragelse fra Købehavns Kommune.

Økonomiforvaltningen anbefaler således, at sociale medier opfattes som en kommunikationskanal tilsvarende andre kommunikationskanaler, og at brugen af sociale medier ligger inden for de eksisterende rammer: ”Citizen.2012, Service- og kanalstrategi for Københavns Kommune 2010 – 2012” og gældende kommunikations- og webretningslinjer. Økonomiforvaltningens kommunikationsafdeling stiller sig til rådighed i evt. kommunikationsmæssige tvivlspørgsmål.

KL og IT- og Telestyrelsens inspirationsmagasin ”Digital borgerdialog – inspiration og cases om bedre offentlig dialog på nettet” og white paper fra KL ”Fire kommuner på Facebook – erfaringer fra pilotprojekt gennemført medio 2011 med Aalborg, Frederiksberg, Kolding og Gladsaxe Kommune” (se bilag 4 og 5) belyser emnet yderligere, det samme gør konkrete guidelines, som findes i vedlagte bilag ”Danske kommuner på Facebook” (se bilag 6).

Økonomiudvalgets beslutning den 10. januar 2012

Der blev stemt om indstillingen.

For stemte 6 medlemmer: A, C og V

Imod stemte 1 medlem: O

3 medlemmer undlod at stemme: F og Ø

Indstillingen blev dermed godkendt.

Carl Christian Ebbesen (O) afgav følgende protokolbemærkning: "Dansk Folkeparti mener ikke, at Facebook er et egnet medie til kommunikation mellem borger og kommunen.”