Resultat af evaluering af borgerrådgiverfunktionen i Københavns Kommune
Borgerrepræsentationen besluttede den 28. februar 2019 at borgerrådgiverfunktionen i Københavns Kommune skulle evalueres.
Advokatfirmaet Horten har med udgangspunkt i kommissoriet gennemført evalueringen og udarbejdet en evalueringsrapport (i det følgende rapporten). Rapporten indeholder de nedenfor opridsede konklusioner og anbefalinger.
Økonomiforvaltningen har på baggrund af rapporten udarbejdet et forslag til opdaterede vedtægter for borgerrådgiverfunktionen i Københavns Kommune (i det følgende vedtægterne) og forslag til opdateret kommissorium for Borgerrådgiverudvalget i Københavns Kommune (i det følgende kommissoriet).
Borgerrepræsentationen anmodes nu om at tage rapporten til efterretning samt at godkende forslag til opdateret vedtægt og kommissorium.
Indstilling
Økonomiforvaltningen indstiller, at Økonomiudvalget over for Borgerrepræsentationen anbefaler,
- at evalueringsrapporten fra Horten, jf. bilag 1, tages til efterretning,
- at opdaterede vedtægter for borgerrådgiverfunktionen i Københavns Kommune godkendes, jf. bilag 2,
- at opdateret kommissoriet for Borgerrådgiverudvalget godkendes, jf. bilag 3.
Problemstilling
Borgerrepræsentationen (BR) besluttede den 15. januar 2004 at etablere en borgerrådgiverfunktion (BRF) i Københavns Kommune. Det fremgår af Københavns Kommunes styrelsesvedtægt, at BRF bistår BR med dennes tilsyns- og kontrolfunktion i forhold til udvalg, borgmestre og forvaltninger samt varetager opgaver vedr. borgerrådgivning og borgervejledning. Derudover varetager BRF kommunens whistleblowerfunktion.
BRF har i 2014 og 2016 foretaget evalueringer af specifikke opgaver og områder, men der har ikke været en grundlæggende evaluering af funktionens organisering og de kompetencer, der er tillagt funktionen.
BR besluttede den 28. februar 2019 at der skulle gennemføres en evaluering af BRF i Københavns Kommune, jf. bilag 13.
Advokatfirmaet Horten har stået for gennemførelsen af evalueringen og har på den baggrund udarbejdet rapporten, jf. bilag 1. Se bilag 1 (side 16-18) for en nærmere gennemgang af evalueringsprocessen og metode.
Overordnet peger rapporten på følgende:
Der er stor tilfredshed med BRFs opgavevaretagelse, for så vidt angår borgersager, mens samarbejdet med forvaltningerne har klare udfordringer. Rapporten konkluderer desuden, at whistleblowerfunktionen er hensigtsmæssig placeret hos BRF.
Rapporten har på den baggrund overordnet følgende anbefalinger:
Der bør være mindre skriftlighed fra BRF og større fokus på uformel dialog. Der bør være større mulighed for hjælp med implementering af tiltag i forvaltningerne på baggrund af konstaterede fejl samt fokus på, at BRF ikke har kompetence vedr. opgaver, der henhører under Økonomiudvalget (ØU) eller de stående udvalg.
Rapporten har været i høring hos Borgerrådgiverudvalget, borgerrådgiveren samt Det Centrale Samarbejdsorgan (CSO) i overensstemmelse med kommissoriet.
Borgerrådgiverudvalget har i udvalgets høringssvar tilsluttet sig rapportens konklusioner, men efterlyser dog også konkrete værktøjer til det videre arbejde. Udvalget har i høringen meddelt, at udvalget ønsker at iværksætte en handlingsplan for at arbejde målrettet med rapporten.
Borgerrådgiveren har afgivet et høringssvar, hvori han i al væsentlighed tilslutter sig rapportens anbefalinger. Borgerrådgiveren har dog også kritikpunkter, både vedrørende processen for evalueringen, metodevalg samt vedr. nogle af rapportens konklusioner.
I høringssvar modtaget i forbindelse med høringen af CSO er der tilslutning til rapportens konklusioner.
Høringsvarerne er vedlagt som bilag 6, 7 og 8. ØKFs bemærkninger til høringsvarerne er vedlagt som bilag 9.
Økonomiforvaltningen (ØKF) har udarbejdet forslag til opdaterede vedtægter samt opdateret kommissorium.
Opdateringerne er dels sket på baggrund af de konklusioner og anbefalinger som findes i rapporten og dels på baggrund af en gennemskrivning af vedtægter og kommissorium, som ØKF vurderede under alle omstændigheder burde gennemføres.
Løsning
De væsentligste ændringer i vedtægterne og kommissoriet er gennemgået nedenfor. For en mere præcis beskrivelse af ændringerne se bilag 4 (notat om ændringer i vedtægt og kommissorium) og 5 (paragrafnøgle til vedtægt for BRF).Ændringer i vedtægterne
1. En fuldstændig gennemskrivning, hvor vedtægterne er blevet kortere, rækkefølgen ændret og der er sket en sproglig opstramning.
2. Der er oprettet en præambel, hvor formålet med BRF og whistleblowerordningen er beskrevet.
3. Der er i vedtægterne indført en åremålsbegrænsning på 9 år (6+3) på ansættelse som borgerrådgiver, der gælder for borgerrådgivere ansat efter 1. januar 2020. Det skal hertil bemærkes, at et åremålstillæg fremover vil være en del af den samlede aflønning ved nybesættelse af stillingen.
4. Det er ikke længere et krav, at borgerrådgiveren skal være cand.jur. Der er i stedet indsat et krav om, at borgerrådgiveren skal besidde kvalifikationer vedr. offentlig sagsbehandling, forvaltning og administration samt gode skriftlige og mundtlige formidlingsevner.
5. BRF skal tilbyde konfliktmægling i relevant omfang. I det omfang der finder konfliktmægling sted, skal der etableres klare rammer for mæglingen.
6. Mulighed for inspektion er præciseret, således det er tydeliggjort, at inspektion sker som led i sagsoplysningen. I de gældende vedtægter er der både mulighed for at foretage inspektion og som led i sagsoplysningen at besigtige lokaler. Dette er forenklet, således at der nu er mulighed for at foretage inspektion som led i sagsoplysningen.
7. Det er tydeliggjort, at det er en væsentlig opgave for BRF at medvirke til forbedringer, komme med forslag til læring, foreslå hvordan forvaltningerne konkret kan forbedre og optimere sagsbehandling og at BRF skal bistå forvaltningerne ved implementering af nye procedurer.
8. Kapitlet om whistleblowerfunktionen er væsentligt forenklet.
9. Der er på baggrund af forslag fra borgerrådgiveren indført en bestemmelse i vedtægterne om muligheden for at klage over BRF.
Ændringer i kommissoriet
10. Kommissoriet er revideret og det er i den forbindelse præciseret, at Borgerrådgiverudvalget skal forholde sig aktivt til den måde BRF udmønter sin virksomhed på, bl.a. ved at påse, at BRF varetager forpligtigelsen til at vejlede forvaltningerne.
11. Det er tilføjet, at Borgerrådgiverudvalget skal have fokus på at BRF varetager sine opgaver i overensstemmelse med de kompetencer, der er tillagt funktionen i vedtægterne.
Høring
Udkast til opdaterede vedtægter samt kommissorium har forud for behandlingen i Gruppeformandskredsen været i høring hos borgerrådgiveren og Borgerrådgiverudvalget.
Borgerrådgiverudvalget undrer sig i høringssvaret især over, at ØKF har foreslået opdateringer af vedtægterne, udover hvad der er anbefalet i rapporten, herunder at kravet om at borgerrådgivere skal have en kandidatgrad i jura ikke er videreført.
ØKF bemærker hertil, at evalueringen har været en anledning til en tiltrængt gennemskrivning af vedtægterne. Vedtægterne har båret præg af, at være blevet ændret flere gange siden vedtagelsen i 2004, men uden en egentlig gennemskrivning, hvilket har medført gentagelser, et ikke-stringent sprogbrug og at rækkefølgen af bestemmelserne har været uhensigtsmæssig.
Borgerrådgiveren har i lighed med Borgerrådgiverudvalget haft bemærkninger vedr. fjernelse af uddannelseskravet. Derudover har borgerrådgiveren også haft indvendinger mod længden af åremålsperioden, som borgerrådgiveren mener bør være 10 år. ØKFs forslag er i alt 9 år (6+3).
Høringssvarerne er vedlagt i deres helhed i bilag 10 og 11. ØKFs bemærkninger hertil er gennemgået i bilag 12.
Kredsen af administrerende direktører (7-dir)
Vedtægterne og kommissoriet har været behandlet i kredsen af administrerende direktører (7-dir.) i november 2019. Behandlingen gav ikke anledninger til bemærkninger.
Gruppeformandskredsen
Gruppeformandskredsen blev forelagt opfølgningen på evalueringen på deres møde den 22. november 2019. Protokollen fra behandlingen er vedlagt som bilag 14.
På Gruppeformandskredsens møde blev Økonomiforvaltningen pålagt at udarbejde et notat om reglerne for åremålsansættelse og anvendelsen af denne ansættelsesform i Københavns Kommune frem mod sagens behandling i Økonomiudvalget. Notatet er vedhæftet som bilag 15.
Økonomi
Udgifterne til evalueringen beløber sig til ca. kr. 1.135.000 (ekskl. moms) og er afholdt inden for ØKFs egen ramme.
Videre proces
Indstillingen behandles på BR den 12. december 2019. Såfremt indstillingen godkendes træder de foreslåede ændringer af vedtægter og kommissorium i kraft den 1. januar 2020.
Mads Grønvall / Søren Tegen Pedersen
Beslutning
Økonomiudvalgets beslutning i mødet den 03. december 2019
Enhedslisten og Det Konservative Folkeparti fremsatte følgende ændringsforslag (ÆF1) om tilføjelse til indstillingens 2. at-punkt:
", dog således, at der fortsat stilles krav om en uddannelse som cand.jur."
Det Konservative Folkeparti fremsatte følgende ændringsforslag (ÆF2) om tilføjelse til indstillingens 2. at-punkt:
", dog således, at ansættelsesformen ikke ændres, så borgerrådgiveren fortsat er ansat på vilkår ligesom intern revisor, der på tilsvarende vis har en uafhængig kontrolfunktion."
Det af Enhedslisten og Det Konservative Folkeparti fremsatte ændringsforslag (ÆF1) blev godkendt med 11 stemmer mod 1. 1 medlem undlod at stemme.
For stemte: A, Ø, B, F, C og O.
Imod stemte: V.
Undlod at stemme: Å.
Det af Det Konservative Folkeparti fremsatte ændringsforslag (ÆF2) blev godkendt med 11 stemmer mod 1. 1 medlem undlod at stemme.
For stemte: A, Ø, B, F, C og O.
Imod stemte: V.
Undlod at stemme: Å.
Den således ændrede indstilling blev anbefalet over for Borgerrepræsentationen uden afstemning.
Socialdemokratiet, Radikale Venstre og Det Konservative Folkeparti afgav følgende protokolbemærkning:
"Idet mange af borgerklagerne til Borgerrådgiveren drejer sig om manglende eller meget sene svar fra forvaltningerne, er vi ikke enige i, at der skal være mindre skriftliges. Tværtimod skal borgerne have et skriftligt svar. Vi finder, at det er god borgerservice at give korte og præcise svar og ikke lange afhandlinger, der får karakter af responsa."
Venstre afgav følgende protokolbemærkning:
" Venstre er ikke i tvivl om, at også kandidater med andre relevante samfundsfaglige uddannelser vil kunne bestride hvervet som borgerrådgiver - måske endda med større musikalitet end jurister."