Foreningsportalen – booking for foreninger og aftenskoler

Der ligger en række videovejledninger til Foreningsportalen på youtube.

Nogle funktioner kan mangle i andre browsere samt på mobiltelefoner og tablets.

Kun jeres foreningsansvarlige har adgang til alle funktioner i Foreningsportalen. Opret de relevante personer under Foreningsansvarlige.

Foreningsansvarlige oprettes under menupunktet "Foreningsansvarlige", som findes ved at vælge "Kommunen" i hovedmenuen og herunder "Ansvarlige".

Det er vigtigt, at I sørger for at oplysningerne i Foreningsportalen er opdaterede – især:

• Foreningens mailadresse, som er den primære kontaktmail til foreningen

Under Foreningens grunddata skal alle foreningens aktivitetsgrupper knyttes til foreningen. Det kan fx være Svømning og vandsport, Gymnastik og Mødevirksomhed. Husk at trykke Gem til sidst.

Til hvert hold knyttes en eller flere af foreningens aktivitetsgrupper.

Der kan kun søges faciliteter, der passer med holdets aktivitetsgruppe(r). Er holdets aktivitetsgruppe fx Svømning og vandsport, så vil der kun komme faciliteter frem, hvor det er muligt at svømme eller dyrke andre former for vandsport.

I opdaterer foreningens grunddata under menupunktet "Foreningens grunddata", som findes ved at vælge "Kommunen" i hovedmenuen og herunder "Foreningen".

I skal oprette hold for at kunne søge om tider:
Vælg Hold, klik på +, udfyld felterne, og tryk Gem.
Under Deltagere skriver I det antal (i den pågældende aldersgruppe), som I forventer, at der kommer pr. undervisningsgang.

I opretter hold under menupunktet "Hold", som findes ved at vælge "Kommunen" i hovedmenuen og herunder "Foreningen".

Når I er logget ind i Foreningsportalen, ses de åbne ansøgningsrunder på forsiden under overskriften ”Emner til behandling”.

Søg tider

• Klik ved den relevante ansøgningsrunde på forsiden af Foreningsportalen.
• Vælg Hold.
  (I menuen under Sted kan I se, hvor holdets aktivitet kan udøves).
• Felter markeret med * skal udfyldes – resten udfyldes efter behov. Tryk Søg.
• Tilgængelige datoer kan ses ved at klikke på procentsatsen ud for faciliteten.
• Klik på Vælg facilitet ud for den ønskede facilitet/aktivitet.
  (I kan ansøge om flere faciliteter – samme tidsrum og ugedag – til samme hold på én gang ved at vælge alle de pågældende faciliteter).
• Klik på Send ansøgning, og bekræft ved at trykke Send.
• Når bookingteamet har behandlet jeres ansøgning, modtager I en mail med tilsagn eller afslag.
  Vigtigt: En ansøgt tid er ikke godkendt, før man har modtaget en bekræftelsesmail, og tiden står med status 'tildelt' i Foreningsportalen. Ansøgte resttider behandles af bookingteamet inden for normal kontortid i hverdage, og der kan derfor ikke forventes svar om aftenen samt i weekender.

Andet

Enkeltstående tider kan søges ved at vælge Enkelt under Type.

Hvis I søger efter en tid, så kan I på resultat-siden klikke på den pågældende facilitet for at se eventuel information om faciliteten.

• Vælg: Kommunen >Tider & faciliteter > Facilitetsansøgninger

Så vises en liste med de 50 ansøgninger/bookinger, der senest er ændret.
Klik på et bookingnummer for at se oplysninger om den enkelte booking - fx om der er utilgængelige eller aflyste datoer.

Alle jeres ansøgninger/bookinger kan også blive vist:

• Klik på de tre prikker øverst til højre, og vælg Ansøgt eller Tildelt tid under Status. Klik derefter på Søg.
• Filtrer søgeresultatet yderlige efter behov.
• I kan få et udtræk af ansøgningerne/bookingerne ved at klikke på regnearkssymbolet i øverste højre hjørne og derefter på Hent fil.

Vælg: Kommunen > Tider & faciliteter > Belægningskalender
Klik på de tre prikker øverst til højre, og vælg jer selv i menuen Foreninger.
I kan filtrere yderligere efter behov.

Vælg Facilitetsansøgninger, det relevante bookingnummer og fanen Datoer.

Nogle datoer kan være markerede som utilgængelige. Grunden til dette kan være at faciliteten er lukket eller booket til anden side.

Flere datoer kan blive aflyst – fx hvis en skolefacilitet skal benyttes til skolebrug (jf. Folkeoplysningsbekendtgørelsen, § 10), eller hvis faciliteten skal renoveres.

Inden den første dato af en booking har fundet sted, kan I aflyse hele bookingen:

• Vælg Kommunen > Tider & faciliteter > Facilitetsansøgninger
  • Hvis ikke ansøgningen er med på den viste oversigt, så klik på de tre prikker øverst til højre, og vælg Tildelt tid under Status. Klik derefter på Søg.
• Hold musen hen over de tre vandrette streger yderst til højre for bookingen, og vælg Aflys fremtidige.

Hvis bookingen er startet, er det muligt at aflyse alle fremtidige datoer:

• Vælg Kommunen > Tider & faciliteter > Facilitetsansøgninger
  • Hvis ikke ansøgningen er med på den viste oversigt, så klik på de tre prikker øverst til højre, og vælg Tildelt tid under Status. Klik derefter på Søg.
• Klik på det relevante bookingnummer (BKN) og derefter på fanen Datoer. Klik på boksen øverst til venstre (lige ved siden af kolonnen Dato), hvorved alle fremtidige datoer markeres. Klik herefter på Aflys nederst på siden.

• Vælg: Kommunen >Tider & faciliteter > Facilitetsansøgninger
• Klik på de tre prikker øverst til højre, og vælg 'Tildelt tid' under 'Status'.
  Klik 'Søg'.
• Find, og klik på det relevante bookingnummer.
• Klik på 'Datoer'
• Marker de relevante datoer, og klik på 'Aflys'.

• Vælg: Kommunen >Tider & faciliteter > Facilitetsansøgninger
• Klik på de tre prikker øverst til højre, og vælg 'Tildelt tid' under 'Status'.
  Klik 'Søg'.
• Find det relevante bookingnummer.
• Helt ude til højre under 'Handling' vælges 'Split'.
• Klik på 'Opdeling af tiden'.
• Indtast de ønskede tider, og vælg aktivitet.
• Klik på 'Gem ændringer og luk'.