Sådan fakturerer du, hvis du ikke har et indkøbsordrenummer
Har du ikke et indkøbsordrenummer, skal du i stedet bruge et brugerID, som du får oplyst ved bestillingen. Har du ikke et brugerID, så kontakt den person, der har bestilt varerne eller tjenesteydelsen og bed om brugerID på den, som skal behandle e-fakturaen.
Spørgsmål og svar om fakturering med brugerID.
Vis alle
Hvorfor skal jeg skrive brugerID på en e-faktura?
Et brugerID henviser entydigt til den person i Københavns Kommune, der skal behandle fakturaen.
Hvordan sætter jeg brugerID på e-fakturaer til Københavns Kommune?
Du taster brugerID i ét af disse felter i dit økonomisystem (de kan hedde noget forskelligt afhængigt af hvilket økonomisystem, du bruger):
• ID
• Navn
Bemærk, at der kun skal stå det pågældende brugerID i feltet – intet andet – for eksempel NN99. E-fakturaen bliver afvist, hvis der står ’Hans Hansen: NN99’ eller ’BrugerID: NN99’ i feltet.
Hvis du er i tvivl om, hvor disse felter er placeret i dit økonomisystem, kan du kontakte din support eller leverandøren af dit økonomisystem. Du skal oplyse din leverandør/udvikler om, at brugerID skal skrives i ét af følgende tre felter i OIOUBL standarden (xpaths):
Invoice/AccountingCustomerParty/Party/Contact/ID
Invoice/AccountingCustomerParty/Party/Contact/Name
Invoice/AccountingCustomerParty/Party/Contact/ElectronicMail
Hvornår kan jeg anvende brugeridenten POGR?
Du kan anvende kombinationen brugerID ’POGR’ + EAN-nummer, hvis du har aftalt det med den enhed i Københavns Kommune, som har bestilt varer eller tjenesteydelser hos dig. POGR er en fælles postkasse for e-fakturaer, som nogle af kommunens institutioner anvender.
Hvorfor kan jeg ikke bruge det samme brugerID hver gang, jeg sender en e-faktura til Københavns Kommune?
Det skyldes, at e-fakturaen skal gå til den person eller gruppe, som skal godkende den. BrugerID kan variere fra gang til gang. Derfor kan du ikke bruge samme brugerID på alle fakturaer.
Det er vigtigt, at du beder om både EAN-nummer og brugerID, når du modtager en bestilling fra Københavns Kommune.
Skal jeg sætte brugerID på e-fakturaer, når ansatte i Københavns Kommune handler med kundekort?
Ja. Du skal som leverandør sikre dig, at det korrekte brugerID er tilknyttet hvert eneste kundekort. Din e-faktura bliver afvist, hvis der ikke er det korrekte brugerID på, når vi modtager den.
Skal jeg sætte brugerID på, hvis jeg sender e-fakturaer gennem et grænsesnitsystem?
Nej. Nogle leverandører benytter såkaldte ’grænsesnitsystemer’, som indeholder ydelser direkte rettet til borgerne. Her er e-fakturaen allerede godkendt i systemet, og derfor er der ikke behov for brugerID på e-fakturaer fra disse systemer. I Københavns Kommune anvender vi følgende grænsesnitsystemer:
• Optikerafregningssystemet
• Apotekerafregningssystemet
• DoCas – Digital aftenskole
• Rateanvisningssystemet
• KMD Booking
• Tandlægeafregning CKD (alternativt navn: tandlægeafregningssystemet)
• Udbudsportalen
Hvis din e-faktura bliver afvist, kan det skyldes, at du har sendt den uden om grænsesnitsystemerne. E-fakturaer, der sendes uden om grænsesnitsystemerne, skal indeholde brugerID.
Skal jeg som optiker, apoteker eller tandlæge sætte brugerID på e-fakturaer?
Nej, hvis du sender dine e-fakturaer via grænsesnitsystemerne.
Ja, hvis du sender dine e-fakturaer uden om grænsesnitsystemerne
Dokumenter
Kontakt
Serviceindgang Finans
Borups Allé 177