Indsats for nedbringelse af ventelisten for lokalplaner

Indstilling

Teknik- og Miljøforvaltningen indstiller, at Teknik- og Miljøudvalget godkender,

1. at tiltag A i indsats for nedbringelse af ventelisten for lokalplaner igangsættes.
2. at tiltag B i indsats for nedbringelse af ventelisten for lokalplaner forelægges til politisk behandling i 2025.
3. at tiltag C om midlertidig tilførsel af ressourcer, indkøb af ekstern bistand og digital understøttelse igangsættes, såfremt Borgerrepræsentationen afsætter finansiering i kommende budgetaftale.
4. at medlemsforslag om at nedbringe ventetid for nye lokalplaner stillet af Enhedslisten, jf. Teknik- og Miljøudvalget den 30. september 2024 hermed er håndteret (bilag 4).

Problemstilling

Teknik- og Miljøudvalget vedtog den 30. september 2024 et medlemsforslag, som pålagde Teknik- og Miljøforvaltningen at lave en handleplan for, hvordan ventetiden for igangsættelse af nye lokalplaner kan nedbringes (bilag 4). Handleplanen skal fremlægge minimum to modeller, der inkluderer servicemål samt finansiering. Herudover skal der ses på politiske beslutningers betydning (bilag 6) samt konsekvenserne for det politiske arbejdspres i udvalget.

Løsning

Pr. 1. december 2024 er der 31 sager på venteliste. Den gennemsnitlige tid på venteliste for sager opstartet i 2024 er på ca. 9 måneder, enkelte sager kan i yderste konsekvens risikere at vente op til 1½-2 år. §14-sager skal sættes i gang med det samme. Forvaltningen vurderer, at en venteliste på 5-10 sager og en gennemsnitlig ventetid på op til 6 måneder er et optimalt niveau i forhold til at sikre udnyttelse af ressourcer.

En gennemgang af sager fra de seneste 6 år viser, at afslutningen af sager har været under normalen i 2021-2023, hvilket har medført en stigning i antallet af sager på ventelisten. Forvaltningen vurderer, at nedgangen i afslutning af sager i 2021-23 skyldes en kombination af øget usikkerhed i byggeriet i perioden og en generel forøgelse af kompleksiteten af sagerne (bilag 3). Disse faktorer har medført væsentligt forlængede sagsbehandlingstider. Herudover har det været medvirkende, at forvaltningen har afgivet fem permanente årsværk fra 2019-2021 som konsekvens af effektiviseringsbusinesscase fra 2017 for digitalisering af forvaltningens lokalplanportal. Udviklingen af lokalplanportalen var sværere end forudsat i businesscasen, og portalen gik først i drift ultimo 2023. Det har været svært at dokumentere en isoleret effektivisering fra portalen, der svarer til fem årsværk.

Der blev afsat ekstra midler, 2,1 mio. årligt i 2024 til 2027 (inden for Teknik- og Miljøudvalgets eget råderum) til at nedbringe ventelisten for lokalplaner. Da der blev søgt om disse midler i 2023, forventedes det at kunne nedbringe ventelisten på baggrund af en lav tilgang af nye sager i 2022. I 2023 har tilgangen af nye lokalplananmodninger imidlertid været over gennemsnittet, hvorfor forvaltningen ikke længere vurderer, at de ekstra midler er tilstrækkelige til at kunne nedbringe ventelisten til et rimeligt niveau.

Forvaltningen har udarbejdet en indsats bestående af tre tiltag (A, B og C), som kan vedtages uafhængigt af hinanden og dermed sammensættes til forskellige modeller som efterspurgt i medlemsforslaget.

Indsatsen

Forvaltningen foreslår at arbejde med en ”indsats” i stedet for en ”handleplan” for at minimere antallet af planer og politikker (jf. Vores København, TMU den 29. januar 2024).

Indsatsen er opdelt i tre tiltag. Tiltag A indeholder permanente effektiviseringstiltag, som forvaltningen umiddelbart kan implementere. Tiltag B indeholder permanente effektiviseringstiltag, som kræver yderligere politisk behandling. Det vil sige, at hvis denne indstilling godkendes, vil forvaltningen vende tilbage med nye indstillinger til endelig beslutning og implementering af Tiltag B. Tiltag C indeholder tiltag, der kræver midlertidig finansiering. Den samlede indsats vil afvikle den midlertidige ophobning af sager på ventelisten, så ophobningen ikke kommer til at medføre uhensigtsmæssigt lange ventetider i flere år.

Med tiltag A, B og C vil ventelisten nedbringes til et optimalt niveau i løbet af 3 år, såfremt der afsættes midler i budget 2026. Samlet set vurderer forvaltningen, at de permanente tiltag A og B vil give en øget kapacitet så ventelisten kan nedbringes til et optimalt niveau i løbet af ca. 6 år, dvs. i 2030, hvis tiltag C ikke vedtages.

Vurderingerne er baseret på gennemsnit af nye og afsluttede sager over en periode på 6 år. Med en forholdsvis lille sagsmængde og en stor variation i kompleksitet i de enkelte sager, må der forventes væsentlige udsving i både tilgang og afslutning af sager fra kvartal til kvartal. Nedskrivningen af ventelisten forudsætter en gennemsnitlig tilgang på ca. 28 sager af gennemsnitlig kompleksitet om året, hvilket svarer til tilgangen de seneste 6 år (se bilag 3).

Teknik- og Miljøudvalget vil blive orienteret om status hvert halve år. Udvalget vil blive orienteret første gang i september 2025 og vil i løbet af 2025 blive forelagt tiltag, der kræver yderligere politisk behandling.

Indsatsens tiltag er skitseret nedenfor og beskrevet nærmere i bilag 2.

A: Permanente effektiviseringstiltag som forvaltningen umiddelbart kan implementere

Forvaltningen vil optimere brugen af ressourcer internt og foreslår en række tiltag, som umiddelbart kan implementeres. Der frigives ressourcer til at udarbejde lokalplaner ved at byggesagsområdet samles i Byggeri, Parkering og Myndighed, da lokalplanlæggerne i Klima og Byudvikling ikke længere skal bruge ressourcer på byggesager og dispensationer. Det vil frigive ressourcer svarende til op til seks årsværk til at udarbejde lokalplaner. Forvaltningen har påbegyndt arbejdet på dette tiltag.

Forvaltningen vil gennemgå og forenkle processer og vejledninger for afklaringsfasen for lokalplaner. Dette vil give en mere effektiv sagsbehandling og sikre en hurtigere on-boarding af nye medarbejdere. Herudover vil forvaltningen udarbejde enklere startredegørelser samt arbejde med prioriteret afklaring af kritiske udfordringer. Disse tiltag vil blive igangsat, hvis tiltag A godkendes.

B: Permanente effektiviseringstiltag der kræver yderligere politisk behandling
Forvaltningen foreslår en række tiltag, der vil optimere brugen af ressourcer, men som kræver yderligere politisk behandling.

Forvaltningen foreslår at delegere flere sager til forvaltningen og at begrænse antallet af bilag til indstillinger til lokalplansager.

Forvaltningen foreslår desuden at revidere de gældende servicemål, så de i højere grad understøtter den samlede fremdrift og nedbringelse af ventelisten, fremfor et fast servicemål i uger for den enkelte sag.  

Hvis tiltag B godkendes, vil disse blive forelagt til politisk behandling i 2025.

C: Tiltag der kræver finansiering
Forvaltningen foreslår at tilføre midlertidige ressourcer til årsværk til øget produktion af lokalplaner (tiltag C1 – 9 mio. i alt) og indkøb af ekstern bistand til delopgaver (tiltag C2 - 1 mio. i alt) i to år. Herudover foreslås det at afsætte midler til øget digital understøttelse (tiltag C3 - 0,5 mio. i alt). Disse tiltag kræver finansiering ved kommende budgetforhandlinger.

Finansiering

Implementering af den samlede indsats (tiltag A, B og C) kræver, at der midlertidigt afsættes i alt ca. 10,5 mio. over to år til finansiering af implementering af indsatsen til kommende budgetforhandlinger. Indsatsen vil afvikle den midlertidige ophobning af sager, så ophobningen ikke kommer til at medføre uhensigtsmæssigt lange ventetider i flere år.

Alternativ model

Såfremt der ikke afsættes finansiering til tiltag C, kan det besluttes at gennemføre tiltag A og B. Forvaltningen vurderer, at tiltag A og B vil give kapacitet til at nedbringe ventelisten til et passende niveau i løbet af 2030, hvilket er tre år længere, end hvis alle tiltag i indsatsen igangsættes. Se bilag 3.

Konsekvenser for det politiske arbejdspres i Teknik- og Miljøudvalget

Indsatsen vil føre til en øget produktion af lokalplaner, hvilket vil medføre flere lokalplaner til politisk behandling. Det vil øge arbejdspresset i Teknik- og Miljøudvalget. Øget delegation samt færre startredegørelser og bilag vil delvist afhjælpe dette øgede arbejdspres.

Fremtidigt niveau

Der vil med udgangen af 2027 være bevillingsudløb på ca. tre årsværk på midlertidig bevilling. Med de foreslåede permanente effektiviseringer (tiltag A og B) vurderer forvaltningen dog, at den faste normering formentlig vil kunne håndtere den løbende sagsmængde såfremt antal eller kompleksitet af sagerne ikke øges. Dette er indregnet i vurderingen af afskrivningstid i den alternative model, der løber indtil 2030.

Hvis den gennemsnitlige tilgang af sager eller kompleksiteten ændres ift. gennemsnittet for de seneste 6 år, kan det være nødvendigt at tilpasse den faste normering. Forvaltningen vil analysere de historiske data for lokalplaner for fremadrettet at kvalificere vurderingen af kompleksiteten og ressourcetrækket af den enkelte sag yderligere og vil undersøge muligheden for at bruge en budgetanalyse til at vurdere, hvilken normering der er passende ift. den løbende tilgang af sager.

Politisk handlerum

Teknik- og Miljøudvalget kan beslutte at forvaltningen skal arbejde videre med følgende tiltag:

• Afvise lokalplaner, hvor der ikke er lokalplanpligt

  Forvaltningen accepterer mange lokalplananmodninger, hvor der ikke er lokalplanpligt. Det vil sige, at der ikke er pligt til at udarbejde en lokalplan, hvis den gældende lokalplan er i overensstemmelse med gældende kommuneplanramme. Det er fx muliggørelse af en café eller anvendelsesændring fra erhverv til bolig/hotel i et byudviklingsområde. Det vil betyde, at bygherre ikke kan realisere sit ønske og kun kan realisere et projekt inden for gældende lokalplan. I øjeblikket er der ikke lokalplanpligt for omkring 40 % af sagerne på ventelisten. Forvaltningen vurderer, at dette vil være en væsentlig serviceforringelse og vil forringe byudviklingen. 

   

• Reducere kvalitetskrav i lokalplaner

  Lokalplaner består af mange elementer, fx udformning af facader, bevaring af træer mv. Hvert af disse udgør en kvalitet. Det er muligt at reducere kvalitetskravene for på den måde at kunne udarbejde lokalplaner hurtigere. Tiltaget kan ikke anbefales af forvaltningen, da kravene skaber en væsentlig kvalitet i byen og vurderes ikke at have stor effekt på ventelisten, da dette arbejde er en mindre del af afklaringsfasen, der fylder relativt lidt af den samlede planproces (bilag 5).

   

• Finansiering af lokalplaner på baggrund af medlemsforslag
  De seneste fire år er der årligt vedtaget i gennemsnit to medlemsforslag om udarbejdelse af lokalplaner. Udvalget kan beslutte, at der skal medfølge finansiering, så medlemsforslag ikke belaster ventelisten. Begrænsning af politisk bestilte §14-lokalplaner vil have samme effekt. I de seneste 7 år er der årligt vedtaget i gennemsnit to §14 forbud.

Det forudsætter ændringsforslag om at henvise finansiering af tiltag C i indsatsen til Budget 2026, hvis der ønskes udarbejdet budgetnotat, da Teknik- og Miljøforvaltningen ikke af sig selv udarbejder dette på baggrund af indstillingen.

Økonomi

Implementering af indsatsen forudsætter finansiering til kommende budgetforhandlinger.

Videre proces

Når Teknik- og Miljøudvalget har godkendt indsatsen, vil der halvårligt blive orienteret om status på servicemål i februar og september. Der vil i 2025 være politisk behandling af nye servicemål, færre bilag og øget delegation.

Søren Wille

                     / Karsten Biering Nielsen