Forslag til håndtering af Socialforvaltningen strukturelle og økonomiske udfordringer (koncernanalysen)

Resumé

Socialudvalget får med denne sag i alt tre forslag fra forvaltningens koncernanalyse til godkendelse. Hertil kommer et udskudt forslag fra Overførselssagen 2023/2024 vedr. Københavns Autismehus. Udvalget blev senest orienteret om arbejdet med koncernanalysen den 15. maj 2024. Koncernanalysen skal føre til spare- og investeringsforslag for mindst 250 mio. kr. årligt, når alle forslag er fuldt indfaset. Det første investeringsforslag fra koncernanalysen blev vedtaget ifm. Overførelsessagen 2023-2024. I denne sag skal Socialudvalget tage stilling til yderligere to investeringsforslag og et effektiviseringsforslag. Den 14. august 2024 forventes yderligere to investeringsforslag og et effektiviseringsforslag at blive forelagt udvalget til godkendelse.  

Indstilling

Socialforvaltningen indstiller:

1. at Socialudvalget godkender, at investeringsforslag TV10 Centralisering af IT-driftsopgaver indgår i forhandlingerne om investeringspuljen ifm. forhandlingerne om Budget 2025, og at det anviste provenu anvendes til at dække interne udfordringer i Socialforvaltningen.
2. at Socialudvalget godkender, at investeringsforslag TV11 Reduktion af udgifter til madservice på botilbud indgår i forhandlingerne om investeringspuljen ifm. forhandlingerne om Budget 2025, og at det anviste provenu anvendes til at dække interne udfordringer i Socialforvaltningen, mens en mindre del indgår i provenuet for det tværgående investeringsforslag BC01 Fremtidens Indkøb (Budget 2024).
3. at Socialudvalget godkender effektiviseringsforslaget BU05 Konsolidering af køb af støttende indsatser på børneområdet, og at det anviste provenu anvendes til at dække interne udfordringer i Socialforvaltningen.
4. at Socialudvalget godkender, at investeringsforslaget HA01 Københavns Autismehus indgår i forhandlingerne om investeringspuljen ifm. forhandlingerne om Budget 2025, og at det anviste provenu anvendes til at dække interne udfordringer i Socialforvaltningen.

Problemstilling

Socialforvaltningen står aktuelt i en svær økonomisk situation pga. en betydelig udgiftsvækst, fordi der er flere borgere, der har brug for hjælp samtidig med, at deres behov er blevet mere komplekse. Dertil kommer stigende enhedspriser på købte botilbud. Alle landets kommuner oplever dette strukturelle pres på socialområdet, og forvaltningen har i mange år arbejdet med at imødegå det gennem interne besparelser og omprioriteringer samt faglige og økonomiske omstillinger, så flere har kunnet få hjælp, selvom budgettet ikke steg tilsvarende. Det gælder eksempelvis på børnehandicapområdet, hvor antallet af børn, der får hjælp af Socialforvaltningen, er mere end fordoblet i perioden 2019-2023 samtidig med, at budgettet er steget med 27 pct.

Den aktuelle økonomiske situation og udsigten til et fortsat udgiftspres betyder imidlertid, at forvaltningen har behov for at finde yderligere løsninger til faglig og økonomisk optimering af forvaltningens drift og indsatser. I 2023 og 2024 har forvaltningen både fået tilført en stor andel af forhandlingsrummet ved budgetforhandlingerne og fået dækket yderligere udfordringer fra kommunens pulje til uforudsete udgifter. Dette har ført til, at aftalepaterne bag overførselssagen 2023/2024 skrev følgende krav til Socialudvalget ind i aftaleteksten:

Parterne konstaterer, at det [bevilling af 20 mio. kr. til strukturelle udfordringer og 25 mio. kr. i internt lån] giver Socialudvalget rammer til budgetoverholdelse i 2024. Det forudsætter, at Socialudvalget med vedtagelse af OFS 23-24 forpligtes til at beslutte handleplaner, der dels sikrer et budget i balance i forbindelse med de tre regnskabsprognoser i 2024, og dels sikrer tiltag i 2025 med henblik på etablering af en langsigtet strukturel balance i udvalgets økonomi. (Overførselssagen 2023/2024, s. 24)

I forbindelse med første kvartalsprognose blev udvalget den 15. maj 2024 forelagt forvaltningshandleplaner for 2024. Med forslagene fra koncernanalysen skal den langsigtede strukturelle økonomiske balance sikres fra 2025 og frem. I denne sag forelægges tre mindre forslag med en samlet besparelse på 13,4 mio. kr. årligt fuldt indfaset. I august 2024 vil forvaltningen forelægge yderligere tre forslag som tilsammen forventes at bidrage med en yderligere besparelse på 60-70 mio. kr. ved fuld indfasning.

Løsning

Forvaltningen har nu afsluttet tre analyser, der er omsat til effektiviserings- og investeringsforslag.

Det fremgik af sagen den 15. maj 2024 om status på koncernanalysen, at udvalget ville blive forelagt investeringsforslag vedr. Markedsafdækning ved køb af botilbudspladser med denne sag. Forslaget er dog blevet udskudt til august 2024, hvor også forslagene Administrative effektiviseringer og organisering og Styrket screeningsindsats ved mellemkommunal refusion forelægges. Med den sag ventes anvist et større, samlet provenu, som kan bidrage til at skabe økonomisk balance i 2025. 

Desuden fremgik det, at udvalget i juni 2024 ville få forelagt forslag til besparelser på uvisiterede tilbud. Dette forslag afventer yderligere afklaring og forelægges derfor ikke i denne sammenhæng.

Det bemærkes yderligere, at forslaget vedr. Færre udgifter til madservice i sagen fra 15. maj 2024 blev fremlagt som et effektiviseringsforslag, men det er siden blevet klart, at der er et investeringsbehov, hvis det skal sikres, at hele besparelsen implementeres efter hensigten, jf. nedenfor.

Investeringsforslag

Der udestår endelig afklaring med Økonomiforvaltningen ift. muligheden for at få bevilget investeringsmidler til nedenstående forslag. Afhængigt af udfaldet kan det blive nødvendigt at omskrive dele af forslagene til effektiviseringsforslag. Dette søges afklaret inden udvalgsdrøftelsen. 

Centralisering af IT-driftsopgaver (bilag 1). Forslaget indeholder administrative besparelser ved centralisering af it-driftsopgaver vedr. autorisationer og systemejerskaber samt kontrol med Microsoft licenser og PC-udgifter. Forvaltningen forventer, at en samling af opgaverne vil kunne optimere og strømline processer i og rundt om brugerstyringssystemet på autorisations-området og imødegå de stadig højere krav, der stilles til compliance for it-systemer. Forslaget betyder, at der vil være en større fysisk afsted mellem medarbejdere og autorisationsopgaver, men forvaltningen vurderer, at dette opvejes af, at det centrale team er dedikeret til it-driftsopgaver, og derfor altid vil være tilgængelige inden for almindelig arbejdstid, og vil have lav sårbarhed ift. sygdom mv. Forslaget indeholder en besparelse på 4,3 mio. kr. i 2025 og 5,4 mio. kr. årligt fuldt indfaset. Besparelsen findes ved at reducere ressourceforbruget til opgaverne med autorisationer og systemejerskaber samt færre udgifter til ubrugte pc’er og nedgradering af Microsoft licenser.

Reduktion i udgifter til madservice på botilbud (bilag 2). Forslaget indeholder en investering i styrket indkøberadfærd på området for madservice. Den styrkede indkøbsadfærd indebærer, at de tilbud, der i dag bruger private leverandører, skifter til Københavns Madservice, der kan levere måltider til en lavere pris. På de tilbud, hvor der produceres mad på stedet, ændres indkøbsmønstret. Det bemærkes, at det ikke vil være nødvendigt at ændre indkøbsadfærd på alle forvaltningens tilbud, da ca. en tredjedel af tilbuddene i dag producerer mad inden for – eller tæt på – det niveau, der aktuelt opkræves i servicekontrakterne. De nævnte tiltag kan realisere en besparelse på 8,6 mio. kr. årligt. Heraf vedrører 170 t.kr. provenu som følge af skift af leverandør til Københavns Madservice. Dette provenu indgår som en del af provenuet i den tværgående investeringscase BC01 Fremtidens Indkøb (Budget 2024).   

Da en del af tilbuddenes udgifter til området i dag er finansieret af aktivitetsbudgettet, foreslås det, at 2,8 mio. kr. af provenuet tilbageføres til de berørte tilbud. Samlet set vil forslaget således tilvejebringe en besparelse på 2,9 mio. kr. i 2025 og 5,8 mio. kr. fuldt indfaset i 2026. Den samlede besparelse, der kan henføres til koncernanalysen, dvs. ekskl. den del af provenuet, der vedrører Fremtidens Indkøb, udgør således 2,8 mio. kr. i 2025 og 5,6 mio. kr. fra 2026 og frem.

Forvaltningen forventer at vende tilbage med et lignende forslag vedr. mad på børne- og ungehjem.

Effektiviseringsforslag

Konsolidering af køb af støttende indsatser på børneområdet (bilag 3). Med forslaget reduceres udgifterne til eksterne køb af familiebehandling og kontaktperson gennem styrket indkøbsadfærd, hvilket primært består i at købe hos de leverandører, der kan levere til en lavere gennemsnitlig timepris og undlade at anvende leverandører med de højeste timepriser. Forslaget indeholder en besparelse på 0,7 mio. kr. i 2024 og 2,4 mio. kr. fuldt indfaset.

Udskudt forslag fra Overførselssagen 2023/2024

HA01 Københavns Autismehus. Med forslaget investeres i etableringen af Københavns Autismehus, der skal skabe en samlet base for peer-fællesskaber samt forebyggende og tværfaglige indsatser for børn, unge og voksne med handicap, herunder særligt autisme. Forslaget medfører en samlet besparelse på 1,8 mio. kr. fuldt indfaset. Da forslaget er udskudt fra overførselssagen 2023/2024 og ikke udarbejdet i forbindelse med koncernanalysen, indgår forslagets provenu heller ikke i det samlede provenu for koncernanalysen.

Behandling i HovedMED

HovedMED behandler sagen på møde 14. juni 2024. Direktionen giver en mundtlig tilbagemelding fra drøftelsen på udvalgsmødet.

Økonomi

Ovenstående forslag fra koncernanalysen tilvejebringer en samlet besparelse på 9,5 mio. kr. i 2025 og 13,4 mio. kr. fuldt indfaset (tallet dækker over, at der foreslås tilbageført i alt 2,8 mio. kr. til driften, hvorfor det faktiske tilvejebragte provenu udgør 16,2 mio. kr.). Dermed har Koncernanalysen indtil videre anvist forslag til 24,0 mio. kr. fuldt indfaset, svarende til 10 pct. af det samlede mål for Koncernanalysen på 250 mio. kr. 

Hertil kommer et provenu på 1,8 mio. kr. fuldt indfaset fra det udskudte forslag vedr. Københavns Autismehus.

Politisk handlerum

Socialudvalget har mulighed for at forkaste de forslag, forvaltningen fremlægger med denne sag. Det er dog forvaltningens vurdering, at det er nødvendigt at finde besparelser på omkring 250 mio. kr. årligt fuldt indfaset for at imødegå det stigende udgiftspres på Socialområdet. Med denne sag fremlægges besparelser på 13,4 mio. kr. årligt fuldt indfaset (ekskl. provenu vedr. Fremtidens Indkøb), hvilket vil bringe det samlede provenu fra koncernanalysen op på 24,0 mio. kr. årligt fuldt indfaset. Hvis besparelserne vedtages, vil det tilvejebragte provenu bidrage til at styrke Socialforvaltningens økonomiske situation i 2025 og frem og således nedbringe risikoen for, at der bliver behov for at iværksætte spareinitiativer på et senere tidspunkt.

Videre proces

Hvis Socialudvalget godkender investeringsforslagene TV10 Centralisering af IT-driftsopgaver, TV11 Reduktion af udgifter til madservice på botilbud og HA01 Københavns Autismehus, vil disse indgå i forhandlingerne om Budget 2025.

Hvis Socialudvalget godkender effektiviseringsforslaget BU05 Konsolidering af køb af støttende indsatser på børneområdet, vil forvaltningen påbegynde implementeringen mhp., at forslaget kan få effekt fra 1. januar 2025.

Socialudvalget ventes at få forelagt de næste forslag til beslutning 14. august 2024. Det drejer sig om forslagene Administrative effektiviseringer og organisering, Materiale til brug for markedsafdækning af køb af botilbudspladser og Styrket screeningsindsats ved mellemkommunal refusion.

På baggrund af udvalgets beslutninger samt aftalen om Budget 2025 vender forvaltningen tilbage til udvalget med en sag vedr. disponeringen af det tilvejebragte provenu samt evt. yderligere forslag, der skal sikre økonomisk balance i 2025.

Mikkel Boje

                                               / Anders Johannes Kristensen

Indstillingen blev godkendt.

Kontorchef Anders Johannes Kristensen deltog under punktets behandling.