Første afrapportering på ledelsestilsyn med myndighedsindsatsen i Borgercenter Børn og Unge
Indstilling
Socialforvaltningen indstiller,
- at Socialudvalget tager første afrapportering om resultatet af ledelsestilsynet med myndighedsindsatsen i Borgercenter Børn og Unge til efterretning.
Problemstilling
Borgerrådgiveren kom i maj 2017 med en rapport, der viste, at der ikke var den fornødne kvalitet i de 77 anbringelsessager fra Borgercenter Børn og Unge, som han havde undersøgt. Forinden havde Socialforvaltningen selv screenet sagerne og på den baggrund iværksat en handleplan for styrket myndighedsindsats i Borgercenter Børn og Unge. Socialudvalget blev den 16. august 2017 orienteret om en proces for udvidelse af handleplanen og tiltag, der ville blive iværksat her og nu. Socialudvalget godkendte samtidig, at forvaltningen søgte om at indgå i et forløb med Socialstyrelsens Task Force.
Et af de tiltag, der blev iværksat, var et nyt og udvidet koncept for ledelsestilsyn med myndighedsindsatsen i Borgercenter Børn og Unge (se bilag 1 for en uddybende beskrivelse).
I ledelsestilsynet ser flere led på de sager, der er udtaget til gennemgang. Første runde af ledelsestilsynet blev gennemført i perioden september til november 2017. Sagerne, der er udtrukket til ledelsestilsynet, dækker både anbringelser og forebyggende indsatser og adskiller sig dermed fra Borgerrådgiverens undersøgelse, hvor der kun indgik sager om anbringelser. Baggrunden for dette er, at forvaltningen har ønsket et bredt dækkende ledelsestilsyn af arbejdet, der udføres i Borgercenter Børn og Unge, og ikke kun et fokus på anbringelserne, der udgør en mindre del af sagerne. Der er samlet set ca. 4.000 børnesager i Borgercenter Børn og Unge.
Resultatet fra områdechefer og områdejuristernes gennemgang af sager fungerer som baseline.
Løsning
Ledelsestilsynet bekræfter, at der er væsentlige udfordringer med kvaliteten af myndighedsindsatsen i Borgercenter Børn og Unge. Det er f.eks. udarbejdet handleplan forud for opstart af foranstaltning, herunder anbringelse i 53 % af sagerne, med henholdsvis handleplan i 33 % af anbringelsessagerne og 72 % i forebyggende foranstaltningssager. Desuden er der kun indhentet samtykke til indhentelse af oplysninger til den børnefaglige undersøgelse i 17 % af sagerne. Endelig er det kun i 44 % af sagerne, at forældrene er inddraget i udarbejdelsen af handleplanens mål.
Ledelsestilsynet viser dog også, at 94 % af alle underretninger screenes inden for 24 timer, som loven foreskriver. Desuden er der i 94 % af sagerne en god beskrivelse af formålet med handleplanen og selve indsatsen. Endvidere viser ledelsestilsynet, at der i 79 % af sagerne afholdes børnesamtaler, når der i forbindelse med en opfølgning på forebyggende foranstaltning træffes nye afgørelser i en sag.
Erfaringerne fra de øvrige kommuner, der har indgået i et Task Force forløb, er, at det er et langt sejt træk at forbedre fejlprocenterne i sagerne og at det sjældent lykkes at forbedre dem mærkbart på de to år, som et Task Force forløb tager. De fleste kommuner har haft en fejlprocent på mellem 80 og 95 % ved opstarten af et Task Force forløb, men det er de færreste, der har formået at få fejlprocenten ned under 60 % ved afslutningen af forløbet. Socialforvaltningen forventer derfor at den iværksatte indsats vil være en langvarig og vedholdende proces.
Se desuden bilag 2 for en mere omfattende oversigt over resultaterne af ledelsestilsynets første runde.
Generelt er det vigtigt, at der skabes den fornødne forandring ud fra erfaringerne fra de enkelte ledelsestilsyn. Samtlige controllere, der har deltaget i ledelsestilsynets sagsgennemgang, deler derfor erfaringer med hinanden for at sikre læring i forhold til sagsarbejdet. Endvidere er der igangsat forskellige lokale tiltag i Borgercenter Børn og Unge, f.eks. ”Den omvendte formidlingskonference”, hvor LokalMED er med til at formulere spørgsmål og temaer, som medarbejderne skal arbejde med.
Det er vigtigt at understrege, at anbringelsessagerne til ledelsestilsynet er fra perioden marts til august 2017 og dermed fra før indførelsen af anbringelsesudvalg i alle børnefamilieenheder pr. 1. september 2017. De foreløbige erfaringer med anbringelsesudvalgene er, at områdejuristerne her bidrager til vigtige forbedringer i sagsarbejdet og gennem dialog understøtter den læring, der er nødvendig for forbedringer.
I det følgende beskrives de områder, som forvaltningen vil sætte særlig fokus på i den kommende tid, da ledelsestilsynet har vist, at der er særlige udfordringer på disse områder.
Sikkerhedsplaner
Nogle af de problemstillinger, som ledelsestilsynet (tillige med Borgerrådgiveren og den eksterne evaluering af arbejdet hermed) har afdækket, knytter sig til sikkerhedsplanerne. Forvaltningen har derfor allerede iværksat en række tiltag for at styrke kvaliteten af sikkerhedsplansarbejdet, herunder afholdt jura workshops for alle sikkerhedsplansmedarbejdere og deres afdelingsledere for at styrke deres viden og kompetencer på området. Desuden er forvaltningen ved at færdiggøre en guideline, som sætter rammerne for sikkerhedsplansarbejdet i Borgercenter Børn og unge – herunder hvem målgruppen er, hvor længe et sikkerhedsplansforløb varer og hvilke kompetencer der ligger hhv. hos forvaltningen og andre myndigheder.
Sikkerhedsplanerne er udvalgt som et særligt fokus for ledelsestilsynet, og der er gennemgået to sikkerhedsplanssager fra hver børnefamilieenhed. Der er i nogle af de gennemgåede sager set uklarheder i indholdet af de enkelte sikkerhedsplaner og om målgruppen. Forvaltningen overvejer aktuelt om man – udover ovenstående tiltag – skal gennemgå samtlige sikkerhedsplaner.
Anbringelsessager
Anbringelsesområdet er et andet fokus for ledelsestilsynet, og der har indgået et forholdsmæssigt stort antal sager. Det er også her, der ses flest fejl. De fejl der ses i anbringelsessagerne er af samme type, som borgerrådgiveren omtalte i sin rapport fra maj 2017. Som nævnt er de gennemgåede sager fra før indførelsen af anbringelsesudvalgene og flere af forvaltningens øvrige tiltag på området.
De mest alvorlige fejl, som ledelsestilsynet har afdækket, knytter sig til manglende afgørelser om anbringelse i fem sager, manglende fastsættelse af rammerne for samvær, manglende partshøring af forældre i forbindelse med afgørelse om anbringelse og mangel på dokumenteret samtykke fra forældrene.
Forvaltningen har som nævnt indført anbringelsesudvalg i alle børnefamilieenheder. Alle anbringelsessager kommer forbi udvalget to gange, inden der træffes afgørelse om anbringelse. Både områdechefen og områdejuristen er faste medlemmer af anbringelsesudvalget. Erfaringerne fra de første møder i anbringelsesudvalgene er gode og det er forvaltningens forventning, at anbringelsesudvalgene på sigt vil medføre en større kvalitet i anbringelsessagerne, som bør kunne ses i de kommende afrapporteringer af ledelsestilsynet.
Inddragelse af børn og forældre
Ledelsestilsynet har også vist, at der er udfordringer med at få inddraget børnene og deres forældre i tilstrækkeligt omfang. De inddrages f.eks. ikke altid i de børnefaglige undersøgelser og handleplaner eller også sker det meget sent i processen.
Inddragelse af børn og deres familier har været et tredje fokus for ledelsestilsynet, og resultaterne tyder på, at der er udfordringer med at inddrage børn og forældre i den mere formelle del af processen i forhold til de enkelte sagstrin. Forvaltningen forventer, at den juridiske kompetenceudvikling af både sagsbehandlere og ledere på sigt vil skabe en bedre forståelse af, hvornår og hvordan børn og deres forældre skal inddrages i de enkelte sagstrin.
Generelt om ledelsestilsynet
Baseline for ledelsestilsynet er som nævnt resultatet af områdechefers og områdejuristers gennemgang. Årsagen er, at der skal indgå et repræsentativt antal sager i baseline, og at de efterfølgende controllere ser på et mindre udsnit af de sager, der er udtaget. Ledelsestilsynet viser forskelle på de enkelte controlleres vurderinger af de samme sager. Det skyldes til dels, at der også er et skønsmæssigt råderum i de spørgsmål, der indgår i ledelsestilsynet. Det kan dog ikke forklare hele forskellen, og forvaltningen vil dykke mere ned i resultaterne og bruge dem i det læringsforløb, der igangsættes nu på baggrund af ledelsestilsynet.
Det er væsentligt for forvaltningen, at ledelsestilsynet har et læringsperspektiv, hvor der sættes fokus på årsagerne til fejl. De samlede læringspunkter, som controllerne har fundet, vil blive inddraget i den efterfølgende opfølgning på ledelsestilsynet – herunder i den juridiske kompetenceudvikling af områdechefer, afdelingsleder og koordinatorer, som iværksættes i 1. halvår 2018.
Igangværende tiltag
Det tager tid at lave en så omfattende kvalitetsforbedring, som forvaltningen er i gang med. Forvaltningen er i gang med en proces, der skal føre til en udvidelse af den eksisterende handleplan for styrket myndighedsindsats jf. den procesplan som Socialudvalget godkendte den 16. august 2017. Den udvidede handleplan forventes at være klar i maj/juni 2018, når forvaltningen har modtaget resultatet af Task Forcens analysefase jf. nedenstående.
Sideløbende er forvaltningen i gang med initiativer fra den nuværende handleplan, herunder juridisk kompetenceudvikling af områdechefer, afdelingsledere og koordinatorer, som gennemføres i 1. halvår 2018. Medarbejderne har også været i gang med relevant kompetenceudvikling og pr. 1. juli 2017 er der indført faglige kvalitetsstandarder og arbejdsgangsbeskrivelser for sagsbehandlingen i Borgercenter Børn og Unge. Derudover er der pr. 1. august 2017 områdejurister i alle seks børnefamilieenheder, hvor der pr. 1. september 2017 også er etableret anbringelsesudvalg med deltagelse af områdechef og områdejurist.
Som led i kvalitetsforbedringsarbejdet er Socialstyrelsens Task Force på børneområdet i gang med at analysere forvaltningens myndighedsindsats på børneområdet. Aktuelt er Ankestyrelsen ved at lave en sagsmåling af 20 af forvaltningens børnesager, hvoraf VISO ser på 10 af dem ud fra et socialfagligt perspektiv. Derudover afholdes der i januar 2018 en temadag, hvor forvaltningen skal lave en selvevaluering inden for to temaer; 1) Politik, ledelse og tidlig indsats og 2) Myndighedsarbejdet. Derudover har Task Forcen modtaget en række beskrivelser af, hvordan forvaltningens myndighedsarbejde er tilrettelagt og relevante politikker på området. Resultatet af Task Forcens analyse forventes at være klar i maj 2018, hvorefter Socialudvalget skal tage stilling til, om forvaltningen skal indgå i den næste fase af et Task Force-forløb, som har fokus på udvikling. Dette forløb varer halvandet år.
Økonomi
Indstillingen har ingen økonomiske konsekvenser.
Videre proces
I april 2018 vil Socialudvalget få forelagt næste afrapportering for ledelsestilsynet med myndighedsindsatsen i Borgercenter Børn og Unge. Derefter forventer forvaltningen at vende tilbage med en indstilling i juni 2018, når Task Forcens analyseresultat foreligger og forvaltningens egen udvidede handleplan for styrket myndighedsindsats er klar. Den næste fase af Task Force-forløbet skal godkendes af Socialudvalget.
Nina Eg Hansen
/ Eva Stokbro Jensen
Beslutning
Kontorchef Eva Stokbro Jensen deltog under mødet.
Indstillingen blev taget til efterretning.