Nyt koncept for Socialudvalgets ledelsesinformation

Resumé

Socialudvalget skal tage stilling til et nyt koncept for udvalgets ledelsesinformation. Baggrunden er, at det på udvalgsmødet den 13. december 2023 blev aftalt, at forvaltningen i løbet af 2024 skulle udarbejde en sag med forslag til opdatering af udvalgets hidtidige ledelsesinformationssag.

På den baggrund er vedlagte ”Nyt koncept for Socialforvaltningens Ledelsesinformation (SOF Ledelsesinformation)” udarbejdet.

Konceptet introducerer SOF Ledelsesinformation, som er en samlet ledelsesinformations-løsning for Socialforvaltningen. SOF Ledelsesinformation er et nyt format, der leverer styringsrelevant ledelsesinformation til medarbejdere, ledere, direktionen og det politiske niveau i en fælles løsning. Ledelsesinformationskonceptet samler ledelsesinformationen og tilbyder specielt udviklede rapporteringer til hvert niveau bygget på fælles vedtagne beregninger og ensartede opgørelser. Løsningen vil fremover sikre ensartethed i rapportering på tværs af Socialforvaltningens områder og et fælles vidensgrundlag for styring og drift.

Det nye SOF Ledelsesinformationskoncept er tilpasset den nye organisering i Socialforvaltningen: Ét SOF. Formålet er således at understøtte en sammenhængende forvaltning og en mere effektiv og på sigt automatiseret levering af ledelsesinformation.

Nærværende sag indeholder udkast til et nyt ledelsesinformationskoncept med eksempler på foreslåede indikatorer for Socialforvaltningens arbejde samt plan for indfasning af det nye koncept. 

Indstilling

Socialforvaltningen indstiller,

1. at Socialudvalget godkender forvaltningens forslag til et nyt koncept for Socialforvaltningens ledelsesinformation målrettet det politiske niveau.

Problemstilling

Socialudvalget modtager halvårligt en sag med ledelsesinformation for Socialforvaltningen. Tallene i sagen er ofte op til et halvt år gamle, og der har været tale om en manuel og administrativt tung proces for at fremstille dataoverblikkene. Derfor er der behov for at revidere det samlede produkt, så forvaltningen både kan levere mere aktuelle og på sigt hyppigere tal til udvalget. En øget hyppighed i levering af ledelsesinformation med mere aktuelle tal forudsætter en højere grad af automatisering i leveringen af ledelsesinformationen, og det kræver et kontinuerligt fokus på at øge datakvaliteten.

Løsning

Socialforvaltningen foreslår med denne sag et koncept for ledelsesinformation til det politiske niveau med nye muligheder for at komme tæt på løsningen af forvaltningens kerneopgaver, baseret på enkle datavisninger.

Konceptet er bygget op i fem kernetemaer, der hver består af de mest centrale nøgletal for temaet. Temaerne er tilpasset den nye organisering i Socialforvaltningen: Ét SOF. Formålet er således at styrke gennemsigtighed i forvaltningens arbejde på tværs af områder, og understøtte en sammenhængende forvaltning med en mere effektiv og på sigt automatiseret levering af ledelsesinformation. Konceptet og de enkelte temaer gennemgås i bilag 1.

Bilag 2 indeholder en mock-up visualisering af temasiderne i det foreslåede koncept. I bilag 3 gennemgås, hvordan indholdet i den nye sag er justeret i forhold til tidligere afrapporteringer.

De fem nye kernetemaer i SOF Ledelsesinformation er som følger:  

1. Borgersammensætning 

Tema 1 i den nye ledelsesinformation giver et demografisk overblik over Socialforvaltningens borgere, sammensætningen af forskellige målgrupper, deres støttebehov og udfordringer. Formålet med tema 1 er, at forvaltningen får mere systematisk indsigt i borgernes behov og forvaltningens ressourceanvendelse. Samtidig er tanken, at udviklingen af tema 1 bygger en teknisk bro mellem forskellige fagsystemer i Socialforvaltningen, der på sigt vil gøre det nemmere at følge borgernes forløb og overgange.

2. Indsatser og ydelser

Tema 2 giver overblikket over forvaltningens “produktion”, herunder hvor mange afgørelser forvaltningen træffer, og hvor mange igangværende ydelser og indsatser forvaltningen har. Formålet er her at kunne se tendenser i udviklingen af forvaltningens ressourceforbrug.

3. Service og sikker drift

Tema 3 vedrører kvaliteten af sagsbehandling og indsatser. Det er her, vi følger med i mål for forvaltningens service og sikker drift. Formålet med tema 3 er at kunne følge overholdelse af lovmæssige og driftsmæssige frister for sagsbehandling og kvalitetsindikatorer for forvaltningens service og tilbud.

4. Borgerens forløb

Tema 4 indeholder indikatorer for borgernes livsmestring. Temaet viser borgernes forløb i SOF samt bevægelser op og ned ad indsatstrappen. Den indsigt, der skabes under temaet, kan gøre forvaltningen klogere på, hvordan vi bedst muligt støtter borgerne til at opnå øget livsmestring, fx i form af uddannelse og beskæftigelse. Det er også i tema 4, at forvaltningen på sigt kan følge borgerne over tid og få værdifuld viden om effekter af indsatser over tid.

5. Socialforvaltningen som arbejdsplads

Tema 5 stiller skarpt på Socialforvaltningen som arbejdsplads, herunder sygefravær, personaleomsætning, rekruttering, vold og trusler. Formålet med tema 5 er at kunne følge udviklinger og tendenser i data på personaleområdet i Socialforvaltningen.

Det skal bemærkes, at forslaget ikke indeholder afrapportering på økonomidata i forvaltningen. Disse vil fortsat blive rapporteret særskilt til udvalget i de løbende budgetopfølgninger.

Udvikling af eksisterende datarapporteringsmodeller

Socialforvaltningen har siden 2023 været i gang med at implementere en ny dynamisk og fuldt automatiseret løsning til dataafrapportering. Den nye løsning vil, når den er fuldt indfaset, lette forvaltningens ressourceforbrug i forbindelse med afrapportering til ledelsesinformationssager.

Forvaltningen er fortsat i gang med at udvikle den underliggende datastruktur, som afrapporteringen bygger på. I dette arbejde prioriteres forvaltningens mest kritiske styringsdata højt, og mange af disse forventes klar til afrapportering til Socialudvalget i 2. kvartal af 2025, hvor udvalget vil modtage en sag med ledelsesinformationer for hele 2024. Første afrapportering indeholder tema 2, 3 og 5, med få undtagelser, hvilket i vid udstrækning indeholder de tal, som udvalget hidtil har modtaget i ledelsesinformationssagen.

Derefter forventer forvaltningen at kunne afrapportere kvartalsvist og løbende tilføje nøgletal inden for tema 1 og 4 i takt med, at data på disse områder bliver udviklet og dermed tilgængelige. Yderligere nøgletal, der kræver udviklingsressourcer og/eller dataudveksling, forventes opstartet i 2025, hvis det nye koncept for ledelsesinformation godkendes. Derudover vil der fortsat være en udviklingsopgave i takt med, at nye behov og ønsker fremsættes.

Økonomi

Sagen har ingen økonomiske konsekvenser.

Videre proces

Hvis Socialudvalget godkender indstillingen, vil forvaltningen vende tilbage med en afrapportering i andet kvartal 2025, som er baseret på det nye koncept for ledelsesinformation.

Mikkel Boje                      

          / Katja Prause