Status på handleplan for børnehandicap

Se alle bilag

Socialudvalget skal tage status for arbejdet med handleplan på børnehandicapområdet til efterretning og godkende, at forvaltningen gennemfører en organisationsanalyse i Handicapcenter København ud fra et justeret kommissorium.

Indstilling og beslutning

Socialforvaltningen indstiller overfor Socialudvalget,

at Socialudvalget tager status for handleplan på børnehandicapområdet samt videre tiltag til efterretning
at Socialudvalget godkender gennemførelse af organisationsanalyse af Handicapcenter København ud fra forvaltningens reviderede kommissorium.

Problemstilling

Børnehandicapområdet i Københavns Kommune var i begyndelsen af 2013 udsat for en omfattende kritik fra forældre til børn med handicap. Forældrene var kritiske overfor, hvad de oplevede som et øget dokumentationskrav, usammenhængende sagsbehandling og uhensigtsmæssig kommunikation. Samtidig udtalte Arbejdstilsynet kritik af arbejdsmiljøet i én af Handicapcenter Københavns enheder.

Som opfølgning herpå vedtog Socialudvalget den 22. april 2013 en handleplan med en række tiltag til forbedring af servicen på området og til forbedring af arbejdsmiljøet. Socialforvaltningen har siden implementeret og videreudviklet planen. Det er forvaltningens opfattelse, at handleplanen er i fremdrift, og der er opnået en række vigtige resultater som følge heraf.

Socialudvalget er jævnligt blevet orienteret om status for handleplanen. Senest den 4. december 2013.

Løsning

Handleplanen

Handleplanen består af 15 oprindelige aktiviteter. Derudover er der tilføjet yderligere 9 aktiviteter, der har vist sig behov for, som processen er skredet frem, herunder på baggrund af dialogen med Forældrerådet. Overordnet har handleplanen fokus på at:

Styrke kvaliteten i sagsbehandlingen
Styrke forældresamarbejdet
Forbedre arbejdsmiljøet

Som nævnt ovenfor er handleplanen i fremdrift. Hovedfokus ligger fortsat på at styrke kvaliteten i sagsbehandlingen. Det er blandt andet blevet besluttet at arbejde med koordinerende sagsbehandlere for de børn, der både har en sag i handicapcenterets børnefamilieenhed og i øvrige enheder i handicapcenteret. Der er etableret et samarbejde med forældrene i regi af et forældreråd og gennemført en række aktiviteter ved temamøder og workshops. Endvidere er der arbejdet med den skriftlige og mundtlige kommunikation og med konkrete initiativer til forbedring af arbejdsmiljøet.

For en status på alle initiativer i handleplanen henvises til bilag 1.

Vedlagte bilag er endvidere sendt til Ministeriet for Børn, Ligestilling, Integration og Sociale forhold som en opfølgende status på børnehandicapområdet i København. Ministeriet udbad sig denne status den 29. januar 2014.

Fremadrettet fokus

Forvaltningen vil fortsætte med at have et massivt fokus på handleplanens enkelte spor, herunder på at styrke kvaliteten i sagsbehandlingen.

Som led heri vil forvaltningen i den kommende periode særligt have fokus på følgende 3 områder:

1. Yderligere styrkelse af kommunikationen med forældrene, herunder styrkelse af den digitale kommunikation

2. Gennemførelse af en organisationsanalyse

3. Fortsat fokus på at begrænse krav til dokumentation.

Ad 1: Yderligere styrkelse af kommunikationen med forældrene, herunder styrkelse af den digitale kommunikation

Forvaltningen vil i den kommende periode sætte særligt fokus på forvaltningens kommunikation med borgere herunder særligt nye borgere, der har behov for et overblik over ansøgningsprocesser mv.

I forlængelse heraf foreslår forvaltningen, at der sker en styrkelse af Handicapcenter Københavns digitale kommunikation. Som led heri ønskes helt konkret, at der sker en gennemgribende tilpasning af centrets hjemmeside. Således skal hjemmesiden tage udgangspunkt i borgernes behov og præsentere nødvendige informationer og forskellige muligheder for støtte til forældrene og barnet eller den unge med handicap.

Til finansiering af omlægningen af centrets hjemmeside vil forvaltningen søge midler i den forestående overførselssag, alternativt i budget 2015.

Ad 2: Gennemførelse af organisationsanalyse

Socialudvalget vedtog den 4. december 2013 et kommissorium for en organisationsanalyse af Handicapcentret (vedlagt som bilag 2).

Forvaltningen ønsker, at det udarbejdede kommissorium tilpasses, som det fremgår af vedlagte bilag 3. Hovedændringerne er:

Mål for analysen er kvalificeret
Analysen omfatter en baseline for arbejdet og resultaterne. Resultaterne af analysen skal måles op mod denne baseline.
Det forventede udbytte af organisationsanalysen er præciseret, herunder hvilke konkrete implementeringsaktiviteter, der skal igangsættes i de enkelte enheder.
Analysen foretages med støtte fra et eksternt konsulenthus for at sikre, at der kommer et eksternt blik på Handicapcenter København samt for at sikre, at analysen gennemføres hurtigst muligt.

Med henblik på at fremme organisationsanalysen tidsmæssigt har forvaltningen igangsat et miniudbud med henblik på ekstern konsulentbistand. Udgiften til organisationsanalysen afholdes indenfor forvaltningens eksisterende budgetramme og ved kompenserende besparelser på forvaltningens udgifter til centralforvaltningen, organisationsudvikling og HR støtte.

Ad 3: Fortsat fokus på at begrænse krav til dokumentation

Forvaltningen vil fortsat have fokus på at begrænse kravene til dokumentation i sagsbehandlingen og har på den baggrund igangsat en række tiltag. Forvaltningen arbejder løbende på at identificere sagsområder, hvor mængden af dokumentation fra borgere og en eventuel tredjepart kan mindskes. Forvaltningen ser på, hvorvidt omlægningen kan ske eksempelvis gennem en omlægning af de interne sagsgange, ved genanvendelse af tidligere dokumentation eller ved en ændret lovgivning med mulighed for mere objektiv sagsbehandling.

Forvaltningen har i foråret 2013 henvendt sig til Ministeriet for Børn, Ligestilling, Integration og Sociale Forhold med en opfordring til at afdække og tilpasse lovgivningen på handicapområdet. Ministeriet har efterfølgende svaret forvaltningen, at ministeriet vil overveje, hvorvidt reglerne kan indrettes på en mere hensigtsmæssig måde. Socialforvaltningen har ikke siden hørt videre fra ministeriet og har på den baggrund rykket ministeriet for en gennemgang af reglerne. Den seneste henvendelse til ministeriet er vedlagt som bilag 4.

Forvaltningen henvendte sig i efteråret 2013 til Ankestyrelsen med en anmodning om en vejledende udtalelse i forbindelse med forståelsen af reglerne på handicapområdet. Ankestyrelsens svar præciserer blot, at spørgsmål om merudgifter på handicapområdet beror på en konkret vurdering. Svaret giver derved ikke forvaltningen hjælp i forhold til, hvordan den enkelte sagsbehandler skal administrere lovgivningens ordlyd om dokumentation. Henvendelsen og svar fra Ankestyrelsen er vedlagt som bilag 5.

Socialforvaltningen har på baggrund af den rejste kritik fra forældre til børn med handicap bedt revisions- og konsulentvirksomheden Deloitte om en gennemgang af dokumentationskravene på området. Formålet med gennemgangen har været at få en vurdering af, hvorvidt retningslinjer og krav internt i forvaltningen er for restriktive og detaljerede samt hvorledes, det er muligt at forenkle dokumentationskravene og samtidig overholde kravene i regnskabsbekendtgørelsen. Deloittes analyse konkluderer, at forvaltningen indhenter de nødvendige oplysninger i forhold til at foretage en vurdering af borgernes forventede udgifter og peger således ikke på områder, hvor Socialforvaltningen selv kan mindske dokumentation. Deloittes analyse er vedlagt denne indstilling som bilag 6.

Økonomi

Oplæg til styrkelse af den digitale kommunikation herunder hjemmeside vil indgår i overførselssagen, alternativt i budget 2015.

Brug af ekstern konsulentstøtte til organisationsanalysen afholdes indenfor forvaltningens eksisterende budgetramme til centralforvaltningen under organisationsudvikling og HR støtte, funktionsnummer: 6.45.51.1.