Forslag til nye sagsbehandlingsfrister

Resumé

Socialforvaltningens sagsbehandlingsfrister skal give borgerne viden om, hvilken sagsbehandlingstid de kan forvente i deres sag. Forvaltningen har på flere sagsområder udfordringer med at overholde de nuværende sagsbehandlingsfrister. Socialudvalget besluttede på udvalgsmødet den 7. december 2022, at udvalget skal forelægges en sag med forvaltningens konkrete forslag til nye sagsbehandlingsfrister på disse sagsområder samt områder, hvor der mangler at blive fastsat en frist. Forslaget til nye sagsbehandlingsfrister vil efter udvalgsbehandlingen blive sendt i ekstern høring hos relevante brugerråd.

Indstilling

Socialforvaltningen indstiller,

at Socialudvalget godkender, at forvaltningens forslag til nye sagsbehandlingsfrister, jf. tabel 1 og 2, sendes i høring hos relevante brugerråd og Borgerrådgiveren.

Problemstilling

Efter retssikkerhedslovens § 3, stk. 2, skal kommunalbestyrelsen fastsætte generelle frister for, hvor lang tid der må gå fra modtagelsen af en ansøgning, til afgørelsen skal være truffet, hvis der ikke i loven er fastsat en frist på området. Formålet med retssikkerhedslovens krav er, at borgerne skal kunne vide, hvilket niveau de kan forvente mht. sagsbehandlingstiden. Sagsbehandlingsfristerne bør være realistiske, så de f.eks. svarer til den tid, der i praksis går med at behandle 80-90 % af sagstypen.

Sagsbehandlingsfrister som ikke er retvisende og ikke kan overholdes kan medføre, at borgere flere gange får besked om, at der er forlænget sagsbehandlingstid i deres sag. Det kan give borgerne en dårlig oplevelse af forvaltningens service og afstedkomme klager. Medarbejderne bruger i dag tid på at følge op i sager og informere borgere om, at sagsfristen ikke kan overholdes. En forlængelse af fristerne, så de afspejler den tid, som sagsbehandlingen reelt tager, vil dermed både give en bedre forventningsafstemning og service over for borgerne og frigive tid i sagsbehandlingen.

På møde den 7. december 2022 blev Socialudvalget præsenteret for en sag om forvaltningens sagsbehandlingsfrister og udfordringer med at overholde fristerne. Baggrunden for behovet for nye frister er, at det på flere områder er vanskeligt at færdigbehandle sagerne inden for de fastsatte frister, mens der på andre områder mangler at blive fastsat en frist. I sagen blev beskrevet det større udredningsarbejde, der er forbundet med sager om socialpædagogisk bistand mv. og botilbud (servicelovens §§ 85,107 og 108), som f.eks. ventetid på lægelige oplysninger, samtidig med at der ses en stigning i antallet af ansøgninger om socialpædagogisk bistand og i antallet af komplicerede sager i særligt Borgercenter Voksne. Socialudvalget besluttede på mødet, at forvaltningen skulle arbejde videre med en model (model 1), hvor udvalget forelægges en sag med forvaltningens konkrete forslag til nye sagsbehandlingsfrister på alle sagsområder, hvor der er udfordringer med at overholde de nuværende frister, eller mangler at blive fastsat en frist efter retssikkerhedsloven.

Løsning

Forvaltningen har udarbejdet forslag til mere retvisende sagsbehandlingsfrister i sager om midlertidige og længevarende botilbud (servicelovens §§ 107 og 108) og socialpædagogisk bistand mv. (servicelovens § 85) og for en række andre konkrete sagsområder. Forvaltningen har også udarbejdet forslag til nye frister, der kan indføres på områder, hvor der mangler at blive fastsat en frist efter retssikkerhedsloven. Forvaltningens forslag til nye og reviderede sagsbehandlingsfrister fremgår i tabel 1 og 2 nedenfor.

De foreslåede reviderede frister giver borgerne et mere realistisk billede af, hvornår de reelt kan forvente svar på deres ansøgning, jf. formålet i retssikkerhedsloven. Dermed bidrager de reviderede frister til en bedre forventningsafstemning mellem forvaltningen og borgerne, ligesom borgerne i mindre omfang end i dag vil opleve at få en eller flere beskeder om forlænget sagsbehandlingstid. Reduktionen af denne sagsgang vil også spare tid hos sagsbehandlerne. Det kan hertil bemærkes, at hjælpen til en borger skal tilrettelægges ud fra en samlet vurdering af borgerens situation, og at forvaltningen derfor skal behandle ansøgninger om hjælp bredt og ikke altid kun i forhold til den konkrete form for hjælp, som borgeren har søgt om.

De foreslåede sagsbehandlingsfrister er udtryk for den tid, der går fra en ansøgning er modtaget til afgørelsen er truffet. Grundet udfordringer med forsyningsforpligtelsen kan der f.eks. på botilbudsområdet gå længere tid til afgørelsen effektueres, og borgeren modtager den bevilgede ydelse.

Forvaltningen arbejder kontinuerligt på at styrke arbejdsgange, beskrivelsen af dem, samt registreringspraksis i fagsystemer. Der kan bl.a. på den baggrund blive behov for at præsentere Socialudvalget for flere forslag til reviderede og nye sagsbehandlingsfrister på andre områder, hvis det over tid viser sig, at sagsbehandlingsfristen på et område ikke kan overholdes, at sagsstammerne ændrer sig væsentligt, at der kommer mere valide data om sagsbehandlingstiden i forvaltningens fagsystemer, at der indføres ny lovgivning mv.

En uddybende begrundelse for de foreslåede sagsbehandlingsfrister findes i bilag 1. I bilag 2 er en oversigt med data over de faktiske sagsbehandlingstider i dag. I bilag 3 er en oversigt over sagsbehandlingsfristerne på samme sagsområder i 6-byerne, sådan som de umiddelbart er offentliggjort og fremsøgt på deres hjemmesider. Forvaltningens koncerndirektion vil løbende følge med i fristoverholdelsen på de frister, som Socialudvalget endeligt beslutter.

Tabel 1 Forslag til reviderede frister

Type hjælp	Gældende sagsbehandlingsfrist	Forslag til ny sagsbehandlingsfrist	Gennemsnitlig sagsbehandlingstid, jan-maj 2023*
Socialpædagogisk bistand mv. (servicelovens § 85)	6 uger	10 uger	9 uger
Midlertidige botilbud og botilbud til længerevarende ophold (servicelovens §§ 107 og 108)	6 uger. Der er mulighed for akutoptagelse i særlige tilfælde	12 uger. Der er mulighed for akutoptagelse i særlige tilfælde	§ 107: 12,3 uger § 108: 12,7 uger
Pasning af nærtstående med handicap eller alvorlig sygdom (servicelovens § 118)	Omgående/Hurtigst muligt. Det gælder især de sager, hvor behandlingen ikke kan udsættes, uden formålet forspildes	4 uger. Sagen behandles hurtigere, hvis behandlingen af sagen ikke kan udsættes, uden formålet forspildes	4,5 uger
Praktisk hjælp og personlig pleje på børnehandicapområdet (servicelovens § 44, jf. § 83)	8 uger	12 uger	Ingen data (der skelnes ikke ml. de forskellige § 44 sager i fagsystemet)
Hjemviste klagesager fra Ankestyrelsen på alle lovområder, hvor der er fastsat en politisk frist efter retssikkerhedsloven	For hjemviste sager efter serviceloven gælder samme frist, som i øvrigt er fastsat for det pågældende sagsområde, jf. retssikkerhedslovens § 3 a. For andre lovområder end serviceloven er fristen 4 uger	Følger samme frist som i øvrigt er fastsat for det pågældende sagsområde efter retssikkerhedsloven	Ingen valid data (datakvaliteten er ikke god nok pt.)

Tabel 2 Forslag til frister, hvor der ikke i dag er en frist

Type hjælp	Forslag til sagsbehandlingsfrist	Gennemsnitlig sagsbehandlingstid, jan-maj 2023*
Botilbud til længerevarende ophold målrettet unge under 35 år (servicelovens § 108 a)	12 uger. Der er mulighed for akutoptagelse i særlige tilfælde	Ingen data (der er ingen afgørelser efter § 108 a)
Anvisning af midlertidigt husly til husvilde (servicelovens § 80)	2 dage. Ved akut behov behandles ansøgningen straks	2,5 dage
Tidligt forebyggende indsatser (servicelovens §§ 82 a og b)	2 uger	§ 82 a: 2,7 uger § 82 b: 2 uger
Midlertidigt ophold til kvinder, som har været udsat for vold m.m. (kvindekrisecentre) (servicelovens § 109)	1 dag	Ingen data (der er selvhenvenderprincip og det er lederen, der træffer afgørelse om optagelse umiddelbart efter borgers henvendelse)
Dækning af udgifter til husleje og lign. til fængslede pensionister (§ 45 i lov om højeste, mellemste, forhøjet almindelig og almindelig førtidspension/§ 46 i lov om social pension)	4 uger	§ 45: 3,4 uger § 46: 3,3 uger
Socialt frikort (lov om forsøg med socialt frikort)	4 uger	3,8 uger

*) Der tages forbehold for manglende validitet i data på grund af mulige fejlregistreringer af start- og sluttidspunkter i fagsystem.

Økonomi

Indstillingen har ingen økonomiske konsekvenser.

Videre proces

Hvis Socialudvalget godkender forvaltningens forslag til nye sagsbehandlingsfrister, sendes de i høring i de relevante brugerråd (Handicaprådet, Udsatterådet, Dialogforum og Brugerrådet for den sociale hjemmepleje) og Borgerrådgiveren. Når fristerne har været i høring, forelægges forslag til nye frister for Socialudvalget til endelig godkendelse.

Forvaltningen vender tilbage til udvalget, hvis det viser sig, at der er andre områder, hvor sagsbehandlingsfristerne over tid ikke er retvisende.

Mikkel Boje

/Eva Stokbro Jensen, Anders Møller Jakobsen og Mette Boskov Vedsmand

Beslutning

Beslutning

Indstillingen blev godkendt.

Vicedirektør Anders Møller Jakobsen, Vicedirektør Mette Boskov Vedsmand og Kontorchef Eva Stokbro Jensen fra Socialforvaltningen deltog under punktets behandling.