Drøftelse af nye sagsbehandlingsfrister

Resumé

Socialforvaltningen bør og skal have retvisende sagsbehandlingsfrister, så borgerne kan vide, hvilken sagsbehandlingstid de kan forvente i deres sag. Socialforvaltningen oplever i dag bl.a. en udfordring med at overholde de nuværende sagsbehandlingsfrister i sager om socialpædagogisk bistand mv. (servicelovens § 85), midlertidige botilbud og botilbud til længerevarende ophold (servicelovens §§ 107 og 108). Borgerrådgiveren har også i en konkret sag om socialpædagogisk bistand kritiseret, at den fastsatte sagsbehandlingsfrist på området ikke generelt kan overholdes og anbefalet forvaltningen at være opmærksom på eventuelle behov for, at fristen revideres.

Indstilling

Socialforvaltningen indstiller, 

1.  at Socialudvalget beslutter en af følgende modeller, som Socialforvaltningen skal arbejde videre med: 

Model 1: Socialudvalget forelægges en sag med forvaltningens konkrete forslag til nye sagsbehandlingsfrister på alle sagsområder, hvor der er udfordringer med at overholde de politisk fastsatte frister, og på sagsområder, hvor der mangler at blive fastsat en frist efter loven.

Eller

Model 2: Socialudvalget forelægges en sag med forvaltningens konkrete forslag til nye sagsbehandlingsfrister på sagsområder, hvor forvaltningen har de største udfordringer med at overholde de politisk fastsatte frister, og hvor forvaltningen finder det mest påkrævet, at fristerne justeres (servicelovens §§ 85, 107 og 108), samt på sagsområder, hvor der mangler at blive fastsat en frist efter loven.

Problemstilling

På socialområdet har Socialforvaltningen udfordringer med at overholde de politisk fastsatte sagsbehandlingsfrister i sager om socialpædagogisk bistand mv. (servicelovens § 85) og midlertidige botilbud og botilbud til længerevarende ophold (servicelovens §§ 107 og 108). Behovet for revision af fristerne er  størst på disse områder. De fastsatte frister for sager om socialpædagogisk bistand mv. blev godkendt af det daværende Socialudvalg i 2011, mens fristerne for midlertidige botilbud og botilbud til længerevarende ophold blev taget til efterretning af Socialudvalget helt tilbage i 2006, men også var gældende forud herfor.

Forvaltningen har dog også udfordringer med at overholde de politiske frister på andre sagsområder end de nævnte, bl.a. i sager om hjælp på børnehandicapområdet, mens der på yderligere sagsområder mangler at blive fastsat en frist i overensstemmelse med retssikkerhedsloven.

Borgerrådgiveren har i  foråret 2022 i forbindelse med en konkret sag om socialpædagogisk støtte (servicelovens § 85) i Psykiatrienheden i Borgercenter Voksne kritiseret, at den politisk fastsatte sagsbehandlingsfrist på området ikke generelt kan overholdes. Borgerrådgiveren har anbefalet forvaltningen at være opmærksom på eventuelle behov for, at den vedtagne frist revideres i forhold til den faktiske sagsbehandlingstid.

Efter retssikkerhedslovens § 3 skal kommunalbestyrelsen fastsætte generelle frister for, hvor lang tid der må gå fra modtagelsen af en ansøgning, til afgørelsen skal være truffet, hvis der ikke i loven er fastsat en frist på området. Formålet med retssikkerhedslovens krav er, at borgerne skal kunne vide, hvilket niveau de kan forvente mht. sagsbehandlingstiden. Ifølge vejledningen til retssikkerhedsloven bør sagsbehandlingsfristerne være realistiske, så de f.eks. svarer til den tid, der i praksis går med at behandle 80-90 % af sagstypen. Kommunalbestyrelsen er forpligtiget til at revidere fristerne, når det viser sig, at kommunen – eventuelt efter ændring af arbejdsrutiner og arbejdsgange – ikke over en vis periode kan leve op til overholdelsesprocenten. Dette har Folketingets Ombudsmand tidligere udtalt, og der kan efter omstændighederne være tale om lovbrud, jf. vejledningen og de oprindelige lovbemærkninger til retssikkerhedslovens § 3, hvis forvaltningen i større omfang i det daglige ikke lever op til de fastsatte frister, og hvis kommunen undlader at justere arbejdsrutiner og arbejdsgange eller at fastsætte en ny frist, som forvaltningen har realistiske muligheder for at overholde.

Løsning

De nuværende sagsbehandlingsfrister i sager om socialpædagogisk bistand mv. og botilbud (servicelovens §§ 85, 107 og 108) er seks uger. Til sammenligning er fristerne på disse områder i de øvrige 6-by kommuner otte til 14 uger, jf. bilag 3, med en oversigt over frister på udvalgte sagsområder sammenholdt med frister  i 6-byerne, sådan som de umiddelbart fremgår af deres hjemmesider.    

Der er et større udredningsarbejde forbundet med behandlingen af disse sager. En sag skal være tilstrækkelig oplyst, for at der kan træffes en korrekt afgørelse, så borgeren får den støtte, som borgeren har ret til og behov for. For at en sag er tilstrækkeligt oplyst, er der ofte et behov for indhentelse af oplysninger fra tredjeparter, navnlig fra læge eller hospital, krav om inddragelse af borgeren i sagen, f.eks. samtykke og partshøring, og koordinering med samarbejdspartnere, f.eks. kontakt til relevante botilbud mm.  Er der behov for at indhente lægeerklæringer fra hospital, almen praktiserende læge eller ambulant psykiatri er der alene på disse en gennemsnitlig ventetid på over seks uger, hvilket i praksis i mange tilfælde gør det umuligt at overholde en sagsbehandlingsfrist på seks uger.

Processerne gør det vanskeligt for forvaltningen at behandle sagerne inden for de fastsætte frister, der er fastsat for mere end 10 år siden, jf. ovenfor. Herudover kan ikke retvisende frister og manglende overholdelse af dem medføre, at frister må udsættes flere gange, ligesom borgerne  kan opleve forvaltningens service som dårlig og afføde reelle, men unødige formalitetsklager, hvilket kan medføre at borgeren bruger tid og kræfter på dette, ligesom forvaltningens ressourcer kan belastes unødigt. Således kan en ændring af fristerne også ses som en del af en afbureaukratiseringsindsats, da medarbejderne oplever ekstra sagsgange forbundet med de nuværende frister, fordi der f.eks. skal sendes fristudskydelsesbreve til borgerne.

Særligt i Borgercenter Voksne ses  en stigning i antallet af ansøgninger om socialpædagogisk bistand og en udvikling i kompleksitet og omfang af støttebehovet hos borgerne, som har medført en generel stigning i antallet af de komplicerede sager, som indebærer et stort udredningsarbejde. I Borgercenter Voksne tager indsatsen altid udgangspunkt i den enkelte borgers situation, og i hvordan den rehabiliterende støtte og indsats bedst muligt tilrettelægges. Afsættet er derfor borgernes ønsker og drømme for fremtiden. Borgerne skal ofte motiveres til at indgå i udredningen, og der skal for nogle borgere laves opsøgende arbejde. Det er ikke ualmindeligt, at borgere udebliver fra møder som følge af deres sociale og psykiske situation. Borgerinddragelse og koordinering med andre aktører, herunder regionen, er opgaver, som i Borgercenter Voksne i stigende grad fylder i udredningen, men som også er afgørende for at kunne sikre, at støtten matcher den enkelte borgers behov. I Borgercenter Handicaps målgruppe er borgere (eller borgers værge) typisk mere aktive i egen sag.  

Socialudvalget skal derfor drøfte, hvilken model Socialforvaltningen skal arbejde videre med. At ændre sagsbehandlingsfristerne vil ikke betyde, at sagsbehandlingstiden bliver længere, men vil alene give borgerne et mere realistisk billede af sagsbehandlingstiden, når de henvender sig om hjælp.  

Model 1: Socialudvalget forelægges en sag med forvaltningens konkrete forslag til nye sagsbehandlingsfrister på alle sagsområder, hvor der er udfordringer med at overholde de politisk fastsatte frister, og på sagsområder, hvor der mangler at blive fastsat en frist efter loven.

Model 2: Socialudvalget forelægges en sag med forvaltningens konkrete forslag til nye sagsbehandlingsfrister på sagsområder, hvor forvaltningen har de største udfordringer med at overholde de politisk fastsatte frister, og hvor forvaltningen finder det mest påkrævet, at fristerne justeres (servicelovens §§ 85, 107 og 108), samt på sagsområder, hvor der mangler at blive fastsat en frist efter loven.

Bilag 1 indeholder en uddybende beskrivelse af sager om socialpædagogisk bistand og botilbud og bilag 2 en oversigt over områder med politiske frister i forvaltningen.

Det er et opmærksomhedspunkt, at selvom der med Budget 2023 afsættes midler til lavere sagsstammer, kan dette ikke forventes at løse den samlede udfordring med at efterleve de nuværende frister, da formålet med lavere sagsstammer også er at sikre fastholdelse af medarbejdere via lettelse af arbejdspresset. En opnormering af årsværk vil dermed understøtte en bedre inddragelse af borgeren og forbedrede arbejdsvilkår for medarbejderne,  men vil ikke kunne nedbringe sagstiden i sager, hvor den forlængede sagsbehandlingstid skyldes ventetid på oplysninger til sagen fra tredjeparter, f.eks. lægelige oplysninger.

Økonomi

Indstillingen har ingen økonomiske konsekvenser.

Videre proces

På baggrund af Socialudvalgets beslutning, vil Socialforvaltningen udarbejde en sag til Socialudvalget som indeholder forvaltningens konkrete forslag til nye sagsbehandlingsfrister. Den sædvanlige procedure er, at Socialudvalget indledningsvist præsenteres for udkast til forslag til nye frister, som kan sendes i høring hos relevante brugerråd. Når fristerne har været i høring hos relevante brugerråd, forelægges forslag til nye sagsbehandlingsfrister for Socialudvalget til stillingtagen.

Mikkel Boje

                / Eva Stokbro Jensen, Anders Møller Jakobsen og Mette Boskov Vedsmand

Der var afstemning om, hvilken model Socialforvaltningen skal arbejde videre med.

For model 1 stemte: Ø, V, A

For model 2 stemte: C

Model 1 blev vedtaget med 6 stemmer for og 2 stemmer imod. Ingen udlod at stemme.

Socialudvalget besluttede herved, at Socialforvaltningen skal arbejde videre med model 1.

Vicedirektør Mette Boskov Vedsmand, vicedirektør Anders Møller Jakobsen og kontorchef Eva Stokbro Jensen deltog under punktets behandling.