Løbende revision 2024 og opfølgning på handleplaner 2023

Se alle bilag

Resumé

Revisionen har givet tre røde bemærkninger til alle forvaltninger vedr. manglende ledelsestilsyn med brugerautorisationer, manglende sikkerhedsvurdering af IT-systemer og fejl i afregning til Feriefonden samt en gul bemærkning til Socialforvaltningen og Børne- og Ungdomsforvaltningen vedr. manglende bilagsdokumentation.

Da revisionsrapporterne indeholder tre røde og en gul bemærkning, som omfatter Socialforvaltningen, forelægges udvalget handleplaner til alle fire bemærkninger i denne sag. Derudover orienteres Socialudvalget om status på de igangsatte handleplaner til revisionsberetning til regnskab 2023.

Indstilling

Socialforvaltningen indstiller:

at Socialudvalget tager de tre revisionsrapporter om den løbende revision for 2024, jf. bilag 1-3, til efterretning
at Socialudvalget godkender Socialforvaltningens handleplaner til de fire revisionsbemærkninger givet til Socialforvaltningen, jf. bilag 4
at Socialudvalget tager status på de igangsatte handleplaner til revisionsberetning 2023 til efterretning, jf. bilag 5

Problemstilling

Socialforvaltningen har sammen med de øvrige forvaltninger i december 2024 modtaget tre revisionsrapporter som led i revisors løbende revision. Den løbende revision består af tre revisionsrapporter:

Regnskabsføring, forretningsgange og interne kontroller 2024
Revision af generelle IT-kontroller 2024
Revision af løn- og personaleområdet 2024

Socialforvaltningen har modtaget revisionsbemærkninger i alle tre rapporter.

Løbende revision vedr. regnskabsføring, forretningsgange og interne kontroller 2024

Socialforvaltningen har igennem flere år modtaget en rød og kritisk bemærkning vedr. bilagshåndtering af firmadankort og udlæg. Revisionsbemærkningen er for 2024 ændret til en gul og væsentlig bemærkning. Revisionen har påset, at Socialforvaltningen har etableret en central stikprøvegennemgang af bilag som anført i handleplanen for 2023. Stikprøvegennemgangen er med til at sikre fyldestgørende og tilstrækkelig dokumentation for udbetalinger relateret til firmadankort og udlæg. Stikprøvekontrollen i 2024 har vist, at der stadig er mange fejl og mangler i forhold til:

manglende oplysning om formål og deltagere
mangler i forhold til tilstrækkelig dokumentation for de foretagne indkøb.

Revisionen vurderer, at den centralt forankrede stikprøvekontrol, der udføres af forvaltningens Complianceenhed, er en væsentlig styrkelse af kontrolmiljøet, hvor fejl og mangler i forhold til bilagsdokumentation løbende påtales og berigtiges. Revisionsbemærkningen ændres derfor i 2024 fra en kritisk bemærkning (rød) til en væsentlig bemærkning (gul).

Løbende revision af generelle IT-kontroller 2024

I forhold til de to røde bemærkninger vedr. manglende ledelsestilsyn med brugerautorisationer og manglende sikkerhedsvurdering af systemer er der tale om videreførelser fra den løbende revision 2023 og årsrevisionen 2023.

Revisionen bemærkede i 2023, at der for en række it-systemer ikke er udført ledelsestilsyn, som skal sikre, at de ansatte ikke har adgang til personoplysninger, hvor der ikke er et arbejdsbetinget behov.

Revisionen bemærkede desuden, at en række it-systemer ikke er sikkerhedsvurderet og ikke har en påkrævet ibrugtagningstilladelse, inden de er idriftsat.

Revisionen konstaterer, at revisionsbemærkningerne overordnet ikke er afsluttede. For begge bemærkninger gælder det, at handleplanerne er afhængige af den overordnede handleplan, som udarbejdes af KIT.

Løbende revision af løn- og personaleområdet 2023

Revisionen har konstateret, at der er fejl i grundlaget for det beløb, som Københavns Kommune har afregnet til Feriefonden i 2023. Afregning til Feriefonden sker for alt restferie fra den afsluttede ferieperiode. Det er værdien af ikke afholdt restferie der afregnes. For optjeningsåret 2021/22 er der samlet for Københavns Kommune afregnet 6 mio. kr. og for Socialforvaltningen udgjorde beløbet 1,5 mio. kr. Revisionens gennemgang af området har vist fejlagtige afregninger, der kan henføres til Koncernservice og fejlagtig administration i forvaltningerne. Væsentlige afregninger på medarbejderniveau kan typisk henføres til ikke-indberettet ferie, hvilket medfører en dobbeltudgift for kommunen eller fejl i håndteringen af ferie i forbindelse med fratrædelser, feriehindring mm., der kan medføre mistet ferie for medarbejderne.

Løsning

Socialforvaltningen har udarbejdet handleplaner til de fire revisionsbemærkninger, jf. bilag 4.

I forhold til handleplanen vedr. revisionens gule bemærkning til bilagskontrol vil Socialforvaltningen fortsætte arbejdet med den centralt forankrede stikprøvekontrol i 2025, og indtil resultaterne af kontrollen har nået et tilstrækkeligt højt og stabilt niveau. Resultaterne af stikprøvekontrollerne forelægges relevante medarbejdere og direktionen. Forvaltningen fortsætter også i 2025 udrulningen af app-løsningen, som understøtter korrekt bilagsdokumentation ved dankortkøb.

I forhold til handleplanen vedr. revisionens to røde bemærkninger på it-området vedr. manglende ledelsestilsyn med brugerautorisationer og manglende sikkerhedsvurdering af systemer, så er Socialforvaltningens andel af handleplanerne afsluttet, og det videre arbejde skal håndteres af KIT.

I forhold til handleplanen vedr. revisionens røde bemærkning om fejl i afregning til Feriefonden har Socialforvaltningen igangsat en pilot med opfølgning på restferie, hvor der sendes mails direkte til medarbejdere med restferie. Der udsendes i alt tre mails i løbet af efteråret med fokus på at sikre registrering samt planlagt afholdelse af restferie inden ferieafholdelsesperiodens udløb 31. december. Derudover vil Socialforvaltningen holde workshop med Koncernservice med henblik på at udarbejde en handleplan med løsningsforslag, som skal sikre korrekt håndtering af ferie. Løsningerne vil efterfølgende blive implementeret i Socialforvaltningen.

Status på handleplaner til revisionsberetning 2023

Socialudvalget godkendte på møde den 23. august 2024 Socialforvaltningens handleplaner til revisionsberetning for regnskab 2023. I revisionsberetningen for regnskab 2023 modtog Socialforvaltningen syv revisionsbemærkninger:

Revisionsbemærkninger, som er afsluttet:

Balancen – handleplanen er afsluttet
Takstberegning efter servicelovens §§109 og 110 – handleplanen er afsluttet
Beboermidler – handleplanen er afsluttet

Socialforvaltningen har udarbejdet en opfølgning på handleplanerne, jf. bilag 5. Handleplanerne er afsluttede.

Revisionsbemærkninger, som fortsætter eller videreføres til den løbende revision 2024:

Bilagskontrol – revisionsbemærkning er videreført til den løbende revision 2024
Ibrugtagningstilladelser på it-systemer – revisionsbemærkning er videreført til den løbende revision 2024
Brugerstyring/informationssikkerhed (ledelsestilsyn med brugerautorisationer) – revisionsbemærkning er videreført til den løbende revision 2024
Egenbetaling – afsluttes endeligt i 2025

Revisionsbemærkningerne vedr. bilagskontrol, ibrugtagningstilladelser på it-systemer og ledelsestilsyn med brugerautorisationer er videreført til den løbende revision 2024, og forvaltningen har udarbejdet nye handleplaner, jf. bilag 4. Det betyder, at der for disse revisionsbemærkninger ikke er en opfølgning på handleplanerne til revisionsberetningen for regnskab 2023.

Særlige tiltag i Socialforvaltningen vedr. beboermidler og dankort

I forhold til beboermidler har Socialforvaltningen opdateret retningslinjerne for administration af beboermidler, så det er tydeligt, at det er borgeren eller dennes værge, der i udgangspunktet har ansvaret for borgerens økonomi.

I tilbuddenes løbende arbejde med at ajourføre og oprette nye administrationsaftaler vil tilbudslederne sikre, at økonomiansvaret bliver præciseret overfor borger eller værge. Forvaltningen arbejder på, at der bliver udarbejdet klare aftaler om fordeling af ansvar omkring administrationen af borgernes penge, så det af administrationsaftalerne tydeligt fremgår, hvad forvaltningen hjælper borgeren med, og hvad borgeren selv eller dennes pårørende/værge har ansvaret for ift. borgerens penge. Det bliver herunder også vurderet, om borgere med kontantkasser fortsat har behov herfor, eller om kontantkasser kan erstattes af andre løsninger, fx beboerbank.

Som en del af opfølgningskonceptet vil der blive fulgt op på de administrationsaftaler, hvor det konstateres, at forvaltningens tilbud ikke overholder forretningsgangen, ligesom der vil blive rettet op på evt. differencer i beboernes kontantkasser.

I forhold til firmadankort er status ultimo 2024, at dankortappen er implementeret på i alt 17 tilbud. Det betyder, at i alt ca. 190 medarbejdere nu har adgang til en mere systemunderstøttet måde at håndtere dokumentation for varekøb med firmadankort. Socialforvaltningen planlægger at implementere løsningen til medarbejdere med firmadankort på de resterende 115 udførende enheder i løbet af 2025, og det er forventningen, at langt størstedelen af medarbejderne kan tage løsningen i brug i første halvår.

Medarbejdere, der har fået adgang til appen, er helt overvejende meget positive over for den nye digitale løsning. Den gennemgående feedback er, at tidsforbruget hos medarbejdere med dankort er minimeret betragteligt, idet løsningen er markant nemmere at anvende end den tidligere manuelle løsning, samt at løsningen er lige ved hånden, hvilket gør det nemmere at huske på at indsende dokumentation straks efter købet.

Den kvartalsvise stikprøvegennemgang af firmadankorttransaktioner viser, at dankort-appen er med til at sikre en højere compliance i forhold til at vedlægge dokumentation samt anføre formål og deltagerkreds sammenlignet med dankorttransaktioner uden brug af dankort-appen.

Politisk handlerum

Revisionsprocessen i Københavns Kommune stiller krav om, at handleplaner, der er udarbejdet til bemærkninger i den løbende revision, skal godkendes af de enkelte fagudvalg, før de kan forelægges for Økonomiudvalget. De udarbejdede handleplaner er udarbejdet i samarbejde med de ansvarlige for området – og i dialog med Intern Revision – og er med til at sikre, at områderne, hvor revisionen har givet bemærkninger, fremover håndteres forsvarligt. Det betyder, at der er et begrænset handlerum for Socialudvalget til at ændre i disse.