Familie- og Arbejdsmarkedsudvalget

 

DAGSORDEN

for ordinært møde onsdag den 2. november 2005

 

 

8.      Økonomiudvalgets høring om indstilling om borgernes indgang til Københavns Kommune (j.nr. ØU 397/2005) - ny struktur i Københavns Kommune fra 1. januar 2006 (Bilag)

 

FAU 587/2005  J.nr. 587/2005

 

 

INDSTILLING

 

Familie- og Arbejdsmarkedsforvaltningen indstiller,

 

at Familie- og Arbejdsmarkedsudvalget videresender høringssvar fra brugerorganisationer og samarbejdsudvalg sammen med resumeet af høringssvar til Økonomiforvaltningen.

 

Familie- og Arbejdsmarkedsforvaltningen indstiller endvidere,

 

at Familie- og Arbejdsmarkedsudvalget godkender Familie- og Arbejdsmarkedsforvaltningens redegørelse og anbefaling om

 

at der ikke kan overføres yderligere opgavetyper fra lokalcentre til borgerservicecentre

 

at der ikke i relation til de allerede overførte opgavetyper kan ske fuldstændig overførsel til borgerservicecentre

 

at Familie- og Arbejdsmarkedsudvalget videresender beslutningsprotokollen for udvalgspunktet sammen med redegørelsen til Økonomiforvaltningen som høringssvar.

 

Familie- og Arbejdsmarkedsudvalget indstiller desuden

 

at Familie- og Arbejdsmarkedsudvalget videresender beslutningsprotokollen for udvalgspunktet til Økonomiforvaltningen som høringssvar på Økonomiudvalgets indstilling om borgernes indgang til Københavns Kommune (j.nr. ØU 397/2005).

 

Økonomiudvalgets indstillingspunkter om forslag til organisering af Københavns Kommunes borgerbetjening er citeret under resumeet.

 

 

RESUME

 

Økonomiudvalget drøftede på mødet den 27. september 2005 forslag til organisering af borgerbetjeningen i Københavns Kommune. Økonomiudvalget besluttede på mødet at sende indstillingen til høring i de stående udvalg og Udvalget for Demokrati og Serviceudvikling. Høringsfristen er fastsat til den 1. november 2005. Høringen sker med henblik på, at fagudvalgenes høringssvar kan indgå i Økonomiudvalgets behandling af sagen den 22. november 2005 og Borgerrepræsentationens behandling af sagen den 15. december 2005. 

 

De stående udvalg og forvaltninger er desuden ansvarlige for at høre brugere inden for eget udvalgsområde. 

 

Det fremgår videre af Økonomiudvalgets beslutning den 27. september 2005 og høringsskrivelsen af 4. oktober 2005, jf. Bilag 1, at Familie- og Arbejdsmarkedsudvalget bedes redegøre for, dels om der kan overføres yderligere opgavetyper fra lokalcentre til borg erservicecentre, og dels om der i relation til de allerede overførte opgavetyper kan ske en fuldstændig overførsel. 

 

Til Økonomiudvalgets høringsskrivelse af 4. oktober 2005 er vedlagt følgende materiale, der er optrykt som Bilag 2 – 4 til nærværende udvalgsindstilling:

-         Indstilling om borgernes indgang til Københavns Kommune (Bilag 2)

-         Projektgruppens rapport om "Borgernes indgang til Københavns Kommune" (Bilag 3)

-         Beslutningsprotokol fra Økonomiudvalgets møde den 27. september 2005 vedrørende punkt 7 med j.nr. ØU 397/2005 (Bilag 4)

 

1. Høring af brugere på Familie- og Arbejdsmarkedsudvalgets område

Familie- og Arbejdsmarkedsudvalget har den 12. oktober 2005  (FAU 512/2005) godkendt, at Økonomiforvaltningen orienteres om, at udvalgets høringssvar først kan afgives den 3. november 2005. Baggrunden er behov for tid til den eksterne høring af brugerorganisationer og samarbejdsudvalg inden for udvalgets område samt Familie- og Arbejdsmarkedsudvalgets behandling af høringen på mødet den 2. november 2005. 

 

Familie- og Arbejdsmarkedsforvaltningen har sendt Økonomiudvalgets indstilling til høring inden for Familie- og Arbejdsmarkedsudvalgets område den 28. september 2005 med høringsfrist til den 10. oktober 2005. Det er oplyst, at høringssvar, der modtages efter den 10. oktober 2005, oversendes direkte til  Økonomiforvaltningen.

 

Der er modtaget høringssvar fra 4 brugerorganisationer og 12 samarbejdsudvalg. I vedlagte Bilag 5 er der givet et kort resumé af høringssvarene.

 

Brugerorganisationerne peger på, at forslaget indebærer en væsentlig forbedring af servicen for borgerne, og helt sikkert også vil gavne borgere med særlige behov. Det er også noteret med tilfredshed, at de 4 handicapcentre fortsat vil eksistere.

 

Nogle af samarbejdsudvalgene peger på, at det fælles kontaktcenter kan være med til at forbedre telefonservicen for borgerne. Vedrørende borgerservicecentrene tegner der sig ikke noget entydigt billede, da der samtidig peges på en række opmærksomhedspunkter, f.eks. vigtigheden af samme kvalitetsmæssige standarder på betjenings- og serviceniveauer for alle borgerindgange, og risikoen for parallelle kompetencer og mange ansvars- og samarbejdsflader, når borgerne får flere indgange til kommunen. Der er desuden bekymring for, om der med etablering af 8 borgerservicecentre udover 8 lokalcentre kan sikres en bemanding med tilstrækkelig kvalificerede medarbejdere begge steder, ligesom der peges på den ledige kapacitetsudnyttelse vedrørende personaleressourcer i de nuværende servicecentre, og at kapacitetsudnyttelsen må indgå ved fordelingen af ressourcer. Der peges også på samlokalisering og forsøg med "torvemodellen".

 

I relation til beskæftigelsesindsatsen peges på, at antallet af jobcentre ikke bør overstige 4 af hensyn til ressourceanvendelse og uhensigtsmæssig spredning af kompetencer. 

 

2. Familie- og Arbejdsmarkedsforvaltningens redegørelse om opgaveområder i borgerservicecentrene

Familie- og Arbejdsmarkedsforvaltningen har som følge af Økonomiudvalgets beslutning af 27. september 2005 udarbejdet en redegørelse om forvaltningens opgaveområder i borgerservicecentrene. Redegørelsen fremgår af vedlagte Bilag 6.

 

Det fremgår af redegørelsen, at Familie- og Arbejdsmarkedsforvaltningen anbefaler, at der ikke udlægges flere opgavetyper eller hele opgaveområder til borgerservicecentrene. Der henvises i den forbindelse til, at det med selv kun 8 lokale centre i den kommende Socialforvaltning vil kunne være problematisk at sikre fagligt og ressourcemæssigt bæredygtige funktioner på serviceområderne. En yderligere opsplitning af områderne på flere decentrale borgerbetjeningsenheder vil derfor indebære en risiko for manglende faglig kompetenceudvikling af medarbejderne og en yderligere risiko for manglende ressourcemæssig bæredygtighed, hvilket vil indvirke på muligheden for at kunne yde en god og solid borgerbetjening i kommunen. 

 

3. Økonomiudvalgets forslag til organisering af borgerbetjening i Københavns Kommune  

Det fremgår af Økonomiudvalgets indstilling, at forslaget forventes at give flere københavnere én indgang til Københavns Kommune og på sigt én indgang til hele den offentlige sektor.

 

Økonomiudvalget indstiller specifikt følgende i resumeet i udvalgets indstilling:

 

at der etableres ét kontaktcenter – borgerne får ét telefonnummer til kommunen

 

at der etableres 8 borgerservicecentre – et i hvert distrikt

 

at borgerservicecentrene får tillagt de opgaver, der fremgår af opgavelisten i bilag 1, og at opgavelisten løbende kan udbygges efter godkendelse i Økonomiudvalget og i berørte fagudvalg

 

at styrelsesvedtægten for Københavns Kommune - med forbehold for indenrigs- og sundhedsministerens meddelelse af dispensation fra den kommunale styrelseslov - ændres som nærmere beskrevet i sagsfremstillingen med henblik på, at ansvaret for den øverste daglige ledelse af den del af kommunens administration, der varetages i Københavns Borgerservice, med virkning fra 1. september 2006 varetages af borgmesteren for det udvalg, som Københavns Borgerservice er henlagt under.

 

at P/O-kontorerne søges samlokaliseret med borgerservicecentrene

 

at der i de 8 borgerservicecentre udstationeres få medarbejdere fra ToldSkat København til at træffe afgørelser på skatteområdet

 

at de nye udvalg, som tiltræder i næste valgperiode, tager stilling til strukturen for de øvrige borgerbetjeningsenheder

 

at den IT-portal, som udvikles til kontaktcentret og Københavns Borgerservice, ligeledes anvendes af medarbejdere i forvaltningernes borgerbetjeningsenheder med henblik på, at borgere med særlige behov kan få løst flere sager ét sted og dermed få minimeret antallet af indgange

 

at procesplanen i nærværende indstilling følges

 

at der, under forudsætning af Borgerrepræsentationen's godkendelse af budgetaftalen for 2006, afsættes 1,7 mill. kr. i 2006 til ekstern konsulentbistand og projektledelse i forbindelse design, konceptudvikling og implementering af kontaktcenter fra den pulje på 8 mill. kr. som i f.m. budgetforliget 2006 er afsat til etablering af én telefonisk indgang til kommunen

 

at der, under forudsætning af Borgerrepræsentationen's godkendelse af budgetaftalen for 2006, afsættes 1,6 mill. kr. til ekstern konsulentbistand og projektledelse til analyse og design af IT-arkitektur og IT-løsninger i borgerbetjeningen fra den pulje på 5,5 mill. kr. som i f.m. med budgetforliget blev afsat til den digitale sagsbehandlerarbejdsplads i Borgerservice

 

at der, under forudsætning af Borgerrepræsentationen's godkendelse af budgetaftalen for 2006, afsættes 0,5 mill kr. i 2006 til ekstern konsulentbistand og projektledelse i forbindelse med udvikling af den IT-portal, som skal understøtte arbejdet i Københavns Borgerservice og i kontaktcentret fra den pulje på 5,5 mill. kr. som i f.m. med budgetforliget er afsat til den digitale sagsbehandlerarbejdsplads i Borgerservice

 

at der inden for Økonomiforvaltningens bevilling for 2006, Drift Funktion 6.51.1 afsættes 0,6 mill. kr. til designkoncept for kommunens fælles borgerindgange, herunder forslag til indretning af de steder, hvor P/O-kontorerne søges samlokaliseret med Københavns Borgerservice.

 

SAGSBESKRIVELSE

1. Høring af brugere på Familie- og Arbejdsmarkedsudvalgets område

Familie- og Arbejdsmarkedsforvaltningen har den 28. september 2005 sendt Økonomiudvalgets indstilling til høring i brugerorganisationer og i forvaltningens HSU og ASU`er på de områder, der primært retter sig mod administrativ borgerbetjening.

 

Høringsparterne har fået en samlet høringsskrivelse om Økonomiudvalgets indstillinger om henholdsvis borgerbetjeningen (ØU 397/2005) og ny bydelsinddeling (ØU 399/2005).

 

Høringssvar, der ikke kan nå at indgå i fagudvalgenes møde, skal videresendes til Økonomiforvaltningen med henblik på, at høringssvarene kan indgå i Økonomiudvalgets og Borgerrepræsentationens behandling af sagen. Økonomiforvaltningen hører København og Frederiksbergs Fællesrepræsentation (KFF) og kommunens kvarterråd.

 

Et resumé af de indkomne høringssvar fremgår af Bilag 5 (der er kun anført bemærkninger vedr. ØU 397/2005).

 

En oversigt over høringsparter og de indkomne høringssvar er desuden vedlagt som Bilag 7. Der er endvidere i Bilag 8 vedlagt de enkelte høringssvar.

 

2. Familie- og Arbejdsmarkedsforvaltningens redegørelse om opgaveområder i borgerservicecentrene

Der henvises til redegørelsen, der er vedlagt som Bilag 6 til denne udvalgsindstilling.

 

I redegørelsen er der taget udgangspunkt i temamødet om borgerservice den 7. juni 2005, hvor der var politisk flertal for at arbejde videre med den "smalle model" for borgerservicecentrene.

 

Der er desuden taget udgangspunkt i de overordnede principper, der er lagt til grund for placering af opgaver i borgerservicecentrene  i dag samt i den kortlægning, som projektgruppen om kommunens borgerbetjening har anmodet forvaltningerne om at gennemføre for samtlige administrative borgerbetjeningsopgaver. Der henvises til Bilag 1 i Økonomiudvalgets indstilling og til uddybningen  nedenfor i punkt 2.1. og 2.2.

 

2.1. Overordnede principper for opgavefordelingen mellem borgerservicecentrene og fagforvaltningernes decentrale borgerbetjeningsenheder

Principperne for opgaveudlægningen i borgerservicecentrerne i dag er:

·        Opgaverne skal være sammenhængende og tage udgangspunkt i borgernes livssituationer

·        Opgaverne skal være karakteriseret ved mange borgerhenvendelser

·        Opgaverne skal være it-understøttede – enten ved den Elektroniske Selvbetjening eller gennem et internt it-støttesystem, som anvendes af servicemedarbejderne

·        Opgaverne skal kunne ekspederes indenfor et rimeligt tidsrum

·        Opgaveløsningen må ikke forudsætte en kompliceret sagsbehandling

·        Opgaveløsningen må ikke omfatte myndighedsafgørelser der forudsætter udøvelse af væsentlige skøn

·        De tilbageblivende opgaver i fagforvaltningen skal udgøre en sammenhæng og være bæredygtige

De borgerbetjeningsfunktioner, som i Økonomiudvalgets indstilling foreslås, at borgerservicecentrene skal kunne tilbyde borgerne, er:

·        Information f.eks. om lovgivning og procedure

·        Træffe myndighedsafgørelser på stedet i ukomplicerede sager

·        Rådgivning, herunder straksberegning er i forbindelse med ansøgning om tilskud

·        Vejviserfunktion f.eks. til at finde rundt i klagesystemet og kommunens beslutningsprocesser

·        Tage imod forslag, ideer og klager fra borgerne

·        Hjælp til den elektroniske selvbetjening, så borgerne kan bestille nye sygesikringskort, skattekort, melde flytning, skrive børn op til institutioner, søge om boligstøtte m.m.

·        Undervisning og uddannelse i brug af digitale løsninger

·        Tidsbestilling til sagsbehandling i kommunen eller til ekstern myndighed

·        Kassefunktion

2.2. Kortlægning af administrative borgerbetjeningsopgaver

I rapporten om "Borgernes indgang til Københavns Kommune" opdeles borgere, som kontakter Københavns Kommune, i 2 grupper:

·        Borgere, der har særlige behov for kommunal service, fx pga. et handicap, en psykisk sygdom eller et misbrug, og 

·        Bredere grupper af borgere, der har mere almene behov, og typisk henvender sig ad hoc, eller i forbindelse med en livssituation.

 

Familie- og Arbejdsmarkedsforvaltningen varetager i dag opgaver, der retter sig mod begge grupper af borgere. Det samme vil gælde for den ny Socialforvaltning fra 1. januar 2006, da serviceydelser som f.eks. boligstøtte og børnetilskud hører under Socialudvalget.

 

For så vidt angår den række af opgaver, der er rettet mod de udsatte befolkningsgrupper, eksempelvis handicappede, psykisk syge, misbrugere etc., vedrører henvendelserne ofte specielle livssituationer, hvor der er behov for en længerevarende kontakt og særlig social indsats. Disse opgaver er derfor ikke egnede som opgaver, der kan løses i borgerservicecentrene.

 

For de bredere grupper af borgere, der er borgerservicecentrenes "kernekunder", skelnes der i forhold til de administrative borgerbetjeningsopgaver mellem bredden og dybden i opgaverne, hvor:

·        Bredden angiver antallet af opgaver/delopgaver, og 

·        Dybden angiver niveauet i sagen, dvs. om der er tale om:

1.      Information om generelle forhold, udlevering af materialer, blanketter mv., hjælp til udfyldelse af og modtagelse af blanketter, vejledning om procedurer, praksis mv.

2.      Regelstyret sagsbehandling. Myndighedsafgørelser uden væsentlige skøn

3.      Skønsbaseret sagsbehandling. Myndighedsafgørelser med væsentlige skøn

 

Som led i sit arbejde har den nedsatte projektgruppe vedrørende kommunens borgerbetjening anmodet forvaltningerne om at kortlægge og kategorisere samtlige administrative borgerbetjeningsopgaver i Københavns Kommune.

 

Familie- og Arbejdsmarkedsforvaltningen har peget på følgende områder, hvor borgerservicecentrene kan træffe myndighedsafgørelser uden væsentlige skøn (opgaveniveau 2 i dybden):

·        Boligsikring

·        Boligydelse

·        Ordinært og ekstra børnetilskud

·        Børnefamilieydelse

·        Barsels- og børnepasningsorlov

·        Attestation af feriekort

·        Pladsanvisning, økonomisk friplads og privat børnepasning

 

De nævnte opgaveområder og opgavedybden svarer til de områder, som borgerservicecentrene varetager i dag på  Familie- og Arbejdsmarkedsforvaltningens vegne. Ændringen vil være, at myndighedsafgørelser fra den 1. september 2006 - hvis Indenrigs- og Sundhedsministeriet meddeler dispensation fra styrelsesvedtægten – skal træffes af medarbejdere ansat under Økonomiforvaltningen, og ikke længere af fagforvaltningens medarbejdere.  

 

Herudover kan borgerservicecentrene yde information og vejledning (opgaveniveau 1 i dybden) på samtlige Familie- og Arbejdsmarkedsforvaltningens  opgaveområder.

 

Det skal bemærkes, at pladsanvisning, økonomisk friplads og privat børnepasning fra 1. januar 2006 hører under Børne- og Ungdomsudvalget. Det fremgår af Økonomiudvalgets indstilling, at Uddannelses- og Ungdomsforvaltningen fortsat ønsker opgaverne placeret centralt. Ifølge indstillingen fremgår det også, at opgaverne på længere sigt  forventes placeret lokalt, og at Borgerrepræsentationen i forbindelse med etableringen af de 4 servicecentre besluttede på sigt at udlægge pladsanvisningen. 

 

De øvrige opgaveområder hører fra 1. januar 2006 under Socialudvalget. Opgaveområderne indeholder opgavetyper, der vedrører information og vejledning samt afgørelser uden væsentligt skøn og afgørelser med væsentlige skøn, dvs. alle 3 dybder af opgaveniveauer.

 

Opgaveområderne retter sig ikke kun mod de bredere grupper af borgere, men også til:

·        borgere med særlige behov, som i den nye struktur fra 1. januar 2006 skal betjenes af Socialforvaltningen

·        arbejdssøgende borgere, hvor der skal iværksættes en aktiveringsindsats, herunder kontanthjælpsmodtagere, og desuden modtagere af syge- og barselsdagpenge, som i den nye struktur fra 1. januar 2006 skal betjenes af Beskæftigelses- og Integrationsforvaltningen

 

3. Økonomiudvalgets forslag til organisering af borgerbetjening i Københavns Kommune  

Det fremgår af Økonomiudvalgets indstilling, at der foreslås etableret et fælles kontaktcenter for hele kommunen med ét telefonnummer. Borgerne ringer til kontaktcentret og kan her få information og vejledning, få tilsendt blanketter, informationsmateriale m.m., få hjælp til den elektroniske selvbetjening, få løst lette ekspeditionssager uden sagsbehandling og blive stillet om til rette medarbejder i kommunen

 

Herudover foreslås det, at der etableres 8 borgerservicecentre med flere opgaver end i dag. Som udgangspunkt opretholdes de nuværende 4 borgerservicecentre og de 4 nye borgerservicecentre søges samlokaliseret med Sundhedsforvaltningens Pensions- og Omsorgskontoer (P/O-kontorer).

 

Ifølge Økonomiudvalgets indstilling lægges flere opgaver ud til borgerservice fra forvaltningerne, jf. Bilag 1 i Økonomiudvalgets indstilling.

 

Det fremgår af rapporten om "Borgernes indgang til Københavns Kommune", at opgaver fra staten og regionen fremover skal løses i kommunale borgerservicecentre, herunder blandt andet skat, pas og kørekort.

 

På Familie- og Arbejdsmarkedsudvalgets område lægges  informations- og vejledningsopgaver vedrørende administrativ borgerbetjening ud til borgerservicecentrene på samtlige Familie- og Arbejdsmarkedsforvaltningens områder. I dag varetager borgerservicecentrene kun opgaven på de specifikke opgaveområder, der er henlagt til borgerservicecentrene på udvalgets område.

 

For så vidt angår myndighedsafgørelser henvises til Familie- og Arbejdsmarkedsforvaltningens redegørelse i Bilag 6. Som det fremgår heraf bibeholdes opgavetyper og opgavedybde på samme niveau, som gælder i dag for borgerservicecentrenes varetagelse af o pgaver på Familie- og Arbejdsmarkedsudvalgets område.

 

Der i Økonomiudvalgets indstilling af 27. september 2005 omkring Socialforvaltningens decentrale borgerbetjeningsenheder anført et forventet antal på 9 lokale centre, 4 handicapcentre og 4 rådgivningscentre samt for Beskæftigelses- og Integrationsforvaltningens område anført 4 jobcentre.

 

Det skal bemærkes, at den nærmere tilrettelæggelse af forvaltningernes egne decentrale enheder, herunder det endelige antal decentrale enheder, indgår i de administrerende direktørers implementeringsplaner, som er fremlagt særskilt for Økonomiudvalget, og som de nye udvalg skal tage stilling til primo 2006. De nævnte tal i Økonomiudvalgets indstilling er således ikke udtryk for endelige tal, f.eks. arbejdes der i Socialforvaltningens implementeringsplan med 8-9 lokale centre og i Beskæftigelses- og Integrationsforvaltningens implementeringsplan arbejdes med 3 jobcentre.

 

MILJØVURDERING

Sagstypen er ikke omfattet af Familie- og Arbejdsmarkedsforvaltningens positivliste over sager, der skal miljøvurderes.

 

ØKONOMI

Ingen

 

ANDRE KONSEKVENSER

Ingen

 

HØRING

Økonomiudvalgets indstilling om borgernes indgang til Københavns Kommune (ØU397/2005) og projektgruppens rapport om "Borgernes indgang til Københavns Kommune" har været sendt til høring hos brugerorganisationer og samarbejdsudvalg, der primært retter sig mod administrativ borgerbetjening. Der henvises til oversigten i Bilag 7.

 

BILAG

Bilag 1: Økonomiudvalgets høring af 4. oktober 2005 til stående udvalg m.fl. om ny bydelsinddeling og borgernes indgang til Københavns Kommune 

Bilag 2: Økonomiudvalgets indstilling om borgernes indgang til Københavns Kommune (j.nr. ØU 397/2005)

Bilag 3: Projektgruppens rapport om "Borgernes  indgang til Københavns Kommune" af september 2005

Bilag 4: Beslutningsprotokol fra økonomiudvalgsmøde den 27. september 2005 vedrørende punkt 7 med j.nr. ØU 397/2005

Bilag 5: Skematisk resumé vedrørende indkomne svar fra høringsparter

Bilag 6: Familie- og Arbejdsmarkedsforvaltningens redegørelse af 24. oktober 2005 om opgaveområder i borgerservicecentre

Bilag 7: Oversigt over høringsparter og indkomne høringssvar

Bilag 8: Samtlige indkomne høringssvar

 

 

 

 

Grethe Munk

                                                               /

                          Carsten Stæhr Nielsen