Evaluering af støttede aktiviteter
Indstilling og beslutning
1. at Christianshavns Lokaludvalg drøfter aktiviteterne, som lokaludvalget har støttet i 2012.
Problemstilling
Arbejdsgruppen har endvidere drøftet gruppens og lokaludvalgets rolle i forhold til kontrollen med, at aktiviteterne lever op til de stillede betingelser.
Løsning
Formanden foreslår, at lokaludvalget drøfter oplægget fra Arbejdsgruppen for kultur, skole og fritid samt sekretariatets bemærkninger nedenfor.
Arbejdsgruppens drøftelse
Arbejdsgruppen om kultur, skole og fritid har drøftet de støttede aktiviteter. Drøftelsen er refereret nedenfor. Evalueringerne af de aktiviteter, der nævnes, er vedlagt som bilag.
Aktiviteter, der ikke fuldt ud lever op til de stillede betingelser
Den fremsendte evaluering af det støttede rafting projekt udmøntede sig i en diskussion, hvor arbejdsgruppen erkendte, at den støtte på 15.000 kr, vi sin tid anbefalede, for det første var mindre end det ansøgte beløb og desuden efter en grundig argumenteren frem og tilbage ikke var øremærket til bestemte formål. Det i evalueringen beskrevne træningsforløb kan vi derfor ikke med rette angribe som misbrug af støtten. Dertil kommer, at p.gr.a. utilstrækkeligt tilmeldte deltagere, har man heller ikke kunnet opnå den forventede støtte fra DGI. Arbejdsgruppen har desuden ved selvsyn konstateret, at raftingkluben i år har fået et stærkere lokalt engagement. Det forekommer derfor fornuftigt, at lokaludvalget har støttet deres satsning.
Den fremsendte evaluering af Panna Beach-arrangementet rummede den ikke uvæsentlige detalje, at arrangementet var flyttet væk fra Christianshavns Torv. En vigtig årsag til den positive behandling af ansøgningen var, at opvisningen i deres form for gadefodbold ville bidrage til livet på pladsen og være et tilløbsstykke for christianshavnerne. Denne afvigelse i intentionerne, set fra vores side, førte til en drøftelse om, hvorvidt lokaludvalgets støtte, 8.000 kr., skulle betales tilbage til lokaludvalget. I vores diskussion nuanceredes holdningen af, at vi rettede opmærksomheden på, at arrangementet faktisk fandt sted på Christianshavn, omend arrangøreren DGI på eget initiativ havde flyttet arrangementet til legepladsen på volden. Begrundelsen herfor, at der var brosten på torvet, anser vi nok for noget tynd. Men vi anerkender, at der blev skabt kontakt med en gruppe unge christianshavnere, som nu deltager i sporten, med en, formoder vi, gavnlig social effekt.
Som lokaludvalgets sekretær har bemærket i en mail til tovholderen ville det have været særdeles hensigtsmæssigt om en repræsentant for arbejdsgruppen eller lokaludvalget havde været til stede den pågældende dag for at give grønt respektive rødt lys for gruppens disposition med at flytte kampene til volden. Arbejdsgruppens flertal mener efter nøje vurdering, at der ikke er basis for sanktioner mod Panna Beach.
Kontrolfunktion
I denne forbindelse er vi blevet gjort opmærksom på Indre Bys praksis med at overvåge arrangementer støttet af puljemidler. Det kan her nævnes, at lokaludvalgets næstformand Asbjørn Kaasgaard som privatperson deltog i Refshalen Festival, og ved selvsyn kunne konstatere, at der vitterlig var rigtig mange deltagere til arrangementet, som evalueringen giver udtryk for. Tovholderen vil desuden snarest anmode Sofiebadet om en fribillet til en koncert for at vurdere stedets akustik og arrangementets succes.
Generelt må vi erkende, at arbejdsgruppens "kontrolfunktion" har haft karakter af stikprøver og
ud fra konkrete vurderinger af, at vi gerne har villet se, hvordan det foregik. Skal en konsekvent opfølgning af puljemiddelarrangementer finde sted, er det tovholderen for arbejdsgruppen af den opfattelse, at det vil være nødvendigt at trække på lokaludvalget som helhed.
Bemærkninger fra sekretariatet
Procedure
Når sekretariatet udbetaler støtte til en aktivitet, sker det på baggrund af regnskabet og evalueringen af aktiviteten, som ansøgeren har sendt til sekretariatet. Sekretariatet vurderer i hvilken grad regnskabet afviger fra budgettet samt i hvilken grad aktiviteten som beskrevet i evalueringen afviger fra beskrivelsen i puljeansøgningen og fra det, som lokaludvalget har besluttet at støtte. Sekretariatet har pligt til at foretage stikprøvekontrol af, at kommunens midler anvendes i overenstemmelse med reglerne. Så det sker, at sekretariatet beder ansøgeren om at indsende bilag som doukumentation for regnskabet.
Hvis aktiviteten, der har været holdt, afviger i en sådan grad, at aktiviteten har fået en anden karakter, end hvad lokaludvalget besluttede at støtte, drøfter sekretariatet sagen med lokaludvalgets formandsskab og tovholderen for den arbejdsgruppe, som har forbehandlet puljeansøgningen. Dette, for at få deres syn på, hvorvidt der er grundlag for at udbetale støtten.
I vurderingen indgår ikke, om aktiviteten har været en succes. Populært sagt tager lokaludvalget altid en chance, når man giver støtte til en aktivitet. Lokaludvalget kan komme ud for at måtte lægge navn til aktiviteter, som ikke forløb som hverken ansøgeren eller lokaludvalget havde forudset. Det mener sekretariatet, at der skal være plads til, da langt fra alle ansøgere har en professionel baggrund. Hovedsagen er, at ansøgeren har afholdt aktiviteten i overensstemmelse med de stillede betingelser.
De konkrete sager
Rafting Club Copenhagen fik 15.000 kr. i støtte til projektet "Rafting - en idræt for alle". Tilsagnet om støtte besluttede lokaludvalget i mødet den 25. april 2012. Evalueringen viser, at ansøgeren har igangsat og fortsat aktiviteten. Grundlaget for udbetalingen af støtten var således i orden.
DGI Storkøbenhavn fik 8.000 kr. til arrangementet Panna Beach. Tilsagnet om støtte besluttede lokaludvalget i mødet den 25. april 2012. Evalueringen viser, at arrangementet blev afholdt i overenstemmelse med ansøgningen og lokaludvalgets beslutning - bortset fra, at man havde flyttet arrangementet fra Christianshavns Torv til Christianshavns Vold. Ansøgeren burde inden arrangementets afholdelse have orienteret sekretariatet om flytningen. Sekretariatet udbetalte ikke desto mindre støtten. Vurderingen var, at arrangementets karakter ikke var ændret væsentligt som følge flytningen.
Kontrolfunktion
Sekretariatet har som ovenfor nævnt pligten til at kontrollere, at kommunens midler anvendes i overensstemmelse med reglerne og herunder også i overenstemmelse med lokaludvalgets beslutninger. Lokaludvalget har ikke en sådan pligt til kontrol. Lokaludvalgets kontrol sker ved en stillingtagen til det årlige regnskab for anvendelsen af lokaludvalgets puljemidler, samt til sekretariatets redegørelse til Økonomiforvaltningen om, hvordan sekeretariatets pligt til stikprøvekontrol er blevet udført.
Derudover har kommunens revision en kontrolfunktion.
Overværelse af aktiviteter
Indre By Lokaludvalg har en aftale om at overvære aktiviteter, man støtter. Lokaludvalget overholder ikke aftalen konsekvent, men det sker jævnligt, at medlemmerne i lokaludvalgsmødet aftaler, hvem der går til hvilke aktiviteter. Dette nævnes i referatet fra lokaludvalgsmødet.
Som regel er det medlemmer af lokaludvalgets arbejdsgruppe "Puljegruppen", som overværer aktiviteterne, men også andre lokaludvalgsmedlemmer melder sig.
Sekretariatet har omtalt Indre By Lokaludvalgs aftale for tovholderen for Arbejdsgruppen om kultur, skole og fritid som et eksempel på, hvordan lokaludvalget kan få føling med anvendelsen af lokaludvalgets midler. Derudover kan det have en netværksskabende funktion. Hensigten er ikke, at lokaludvalget med sin tilstedeværelse skal udøve kontrol. Men hvis lokaludvalgets medlemmer oplever, at en aktivitet ikke lever op til de stillede betingelser, bør sekretariatet underrettes, så sekretariatet kan drøfte det med ansøgeren.