Indstilling

Beskæftigelses- og Integrationsforvaltningen indstiller,

1. at Beskæftigelses- og Integrationsudvalget tager status på nedbringelse af sygefravær og status på opfølgning på trivselsundersøgelsen til efterretning.

Problemstilling

Udvalget havde på BIU-møde den 6. februar 2017 en temadrøftelse om sygefraværet i BIF. Her orienterede Beskæftigelses- og Integrationsforvaltningen (BIF) udvalget om det stigende sygefravær i BIF samt om, at forvaltningen ville ændre retningslinjerne for sygefraværssamtaler. BIU blev også orienteret om et pilotforsøg for sygemeldte medarbejdere ansat i Københavns Kommune, som ville få tilbudt en tidligere opfølgningsindsats end i den lovpligtige indsats "Fast Track".

På BIU-mødet d. 12. juni 2017 fremsatte BIU-medlem Susan Hedlund et forslag, der orienterede sig mod resultatet af Trivselsundersøgelsen 2017. Forslaget indebar, at forvaltningen overfor udvalget skulle følge op på arbejdet med opfølgningen på Trivselsundersøgelsen 2017.

Ved drøftelsen af svaret på medlemsforslaget i BIU den 28. august bad udvalget forvaltningen give en status på arbejdet med nedbringelse af sygefravær, personaleomsætning og opfølgning på trivselsundersøgelsen.

Løsning

1. Status på sygefraværet i BIF

BIFs samlede sygefravær i 2016 endte på 10,4 fraværsdagsværk, hvor målet for 2016 var 8,3 dage. Forvaltningen oplevede således en fortsat stigning i sygefraværet i særligt det lange fravær. Denne tendens er stoppet i 2017. Årsprognosen pr. 1. november 2017 indikerer således , at BIF vil ende på 8,5 fraværsdagsværk for 2017.

Prognosen viser, at faldet primært skyldes et fald i det lange sygefravær, som ser ud til at ville falde med 1,5 fraværsdagsværk, fra 5,2 til 3,7 fraværsdagsværk. Prognosen viser også, at det korte sygefravær vil falde med ca. 0,4 fraværsdagsværk. 

Sammenlignes sygefraværet i 2017 fra januar til og med oktober med samme periode sidste år, er der et fald i sygefraværet  på 7 ud af 9 centre. Et særligt stort fald ses i Center for Jobindsats (JKI) og i Københavns Erhvervshus (KEH), se bilag 1.

Nedenfor gennemgås kort de tiltag, som BIF har igangsat i 2017 for at nedbringe sygefraværet.

1.1 Status for implementering af de nye retningslinjer for sygefravær

HovedMED godkendte i august 2017 nye retningslinjer for sygefraværsamtaler i BIF. De nye retningslinjer skal understøtte, at der sker en tidligere dialog med medarbejderen ved fravær og understøtte, at der udvises omsorg for medarbejderen, og at medarbejderen så vidt muligt bevarer tilknytningen til arbejdspladsen og hurtigst muligt kommer tilbage på arbejde.

De nye retningslinjer betyder følgende:

• Tidligere afholdelse af omsorgs- og sygefraværssamtaler
• Mindre formalia og klarere rammer for dokumentation
• Fleksibel håndtering af forskellige sygefraværsforløb. 

Der holdes nu en omsorgssamtale efter 4 dages fravær, og der holdes en sygefraværssamtale efter 8 dages fravær eller 4 perioder inden for de seneste 52 uger. Der sondres mellem ukomplicerede og komplicerede sygefraværssamtaler, hvilket åbner mulighed for mere smidige og hurtigere indkaldelse og afholdelse af samtaler, og ikke mindst for at skabe mere tryghed for den enkelte ift. at blive kaldt til sygefraværsamtale. Endelig er der arbejdet med at tydeliggøre rammer for håndtering af dokumentation samt at beskrive de forskellige aktøreres roller og ansvar.

I udarbejdelsen af den nye vejledning om retningslinjer og håndtering af sygefravær i BIF har der været en tæt dialog med HovedMED. Vejledningen har derfor løbende i 1. halvår været drøftet på flere HovedMED-møder. Der har været fokus på at gøre vejledningen mere informativ og brugervenlig, og medarbejderrepræsentanter fra HovedMED har endvidere deltaget i skriveprocessen.

Sygefraværssite på BIFs intra er revideret og gjort mere brugervenlig i forbindelse med, at det nye vejledningsmateriale er blevet lagt på intra. 

Retningslinjerne er trådt i kraft mandag den 2. oktober 2017.  

HovedMED har ønsket, at retningslinjerne i første omgang kører som et forsøg i ½ år, og evalueringen forventes at ligge klar ultimo 1. halvår 2018. Evalueringen gennemføres i tæt dialog med HovedMED.

På nuværende tidspunkt kan vi ikke (entydigt) vurdere effekten af den nye vejledning om retningslinjer og håndtering af sygefravær i BIF. Den faldende tendens i sygefraværet indikerer dog, at det vedvarende store fokus på sygefravær både hos ledere og medarbejdere har haft både en forebyggende effekt og også en direkte effekt på antal sygedage.

Faldet i sygefraværet kan også skyldes, at der i 2016 og 2017 ikke har været større personalereduktioner, hvor en stor del af de opsagte medarbejdere har været sygemeldt i opsigelsesperioden og dermed har kunnet påvirke tallene.

1.2 Serviceeftersynet om langtidssygefraværet i BIF

Det blev endvidere vurderet, at der var et særligt behov for at reducere det stigende langtidssygefravær i BIF. Derfor blev det i marts 2017 besluttet at igangsætte et serviceeftersyn af håndteringen af de lange sygefraværssager, se bilag 2.

Formålet med serviceeftersynet var at få kortlagt og analyseret centrenes håndtering af langtidssygefraværsforløb, og herunder få identificeret, om der var noget optimeringspotentiale i håndteringen af langtidssygfraværsforløb samt om håndteringen var med til at fastholde medarbejderne i arbejde.

Serviceeftersynet viste, at der var en stor spredning på længden af de lange sygefraværssager, og at vi kunne blive bedre til at overholde formalia i sagerne.

Serviceeftersynet viste endvidere, at der var et reduktionspotentiale ift. sagernes varighed. Hvis  gennemsnittet af de 5 længste sager kunne bringes ned på gennemsnittet for de 16 undersøgte sager, ville sagernes varighed kunne reduceres med op til 45 % . Hertil bemærkes, at  sygefraværsforløb er meget forskellige. Forvaltningens vurdering er dog, at en del af potentialet vil kunne realiseres.

Ifølge serviceeftersynets anbefalinger bør forvaltningen arbejde med "synlig skift" og "nye øjne"samt sikre højere tempo og mere processtyring i de lange forløb for at reducere varigheden i forløbene. Endvidere peges der på, at tættere ledelse og samarbejde samt fælles viden og værktøjer understøtter fastholdelsen og skaber progression i forløbet.

HR og Service er i gang med at udarbejde forslag til konkrete initiativer til at implementere rapportens anbefalinger.

Der arbejdes blandt andet med, hvordan der sikres det gode flow, så centrene får holdt samtaler iht. vejledningens rammer samt får fulgt op på samtalernes "formalia". Planer for tilbagevenden vurderes også, fx ift. om "restitutionstid" skal indsættes som en del af planen og være med til at sikre, at medarbejderen bevarer sin tilknytning til arbejdspladsen. Endvidere arbejdes der med at få afklaret fælles normer for håndtering af langtidssygefraværssager i BIF.

Arbejdet sker i tæt dialog med centrene, Koncernservice og Centralforvaltningen i det nyetablerede personaleadministrative netværk. BIF-ledelsen og HovedMED vil også blive inddraget i arbejdet.

1.3 Øvrige tiltag på at nedbringe sygefraværet

Beskæftigelses- og Integrationsudvalget blev i februar orienteret om, at BIF ville arbejde videre med et pilotprojeket om tidligere "fast track" for sygemeldte medarbejdere, der bor i Københavns Kommune (som forventes sygemeldt i over 8 uger).

Efterfølgende er der udarbejdet en business case om obligatorisk tidlig opfølgningsindsats (fast track) for medarbejdere, som forventes sygemeldt i over 8 uger fra Københavns Kommunes arbejdspladser. I forslaget indgår en fremrykket og intensiv indsats med ekstra samtaler og ekstra tilbud om hjælp til den sygemeldte for at fastholde tilknytning til arbejdspladsen. Business casen  har været drøftet i Effektiviseringskredsen på møder den 21. juni og den 25. oktober. Forslaget er nu blevet sendt til en velfærdsøkonomisk vurdering hos Økonomiforvaltningen.

2. Status på opfølgningen på Trivselsundersøgelsen 2017

BIU bad, som tidligere informeret på mødet d. 29. august, om en status på opfølgningen på Trivselsundersøgelsen 2017 (TU17).

BIU er i oktober 2017 blevet fremlagt forvaltningens handleplaner på center- og forvaltningsniveau. Der sker løbende opfølgning på handleplanerne i centre og afdelinger.

I TU17 var resultatet på temaet ”indflydelse” på 4,1 i BIF og 4,8 i KK med en difference på 0,7 point.Som følge af drøftelsen af opfølgningen på TU17 i HovedMED, blev det aftalt, at der opstilles et samlet måltal for BIF for temaet "indflydelse", hvor målet er, at temaet ”indflydelse” i BIF kommer på niveau med resten af kommunen inden for de næste to trivselsmålinger (dvs. i 2021). Alt andet lige betyder det, at BIF skal forbedre resultatet for indflydelse med mindst 0,35 point ved næste  trivselsundersøgelse i 2019. Derudover er det vedtaget, at der skal være et fælles fokus på temaerne ”indflydelse” og ”samarbejde” på tværs af opfølgningsarbejdet i BIF.

I centrenes handleplaner skal der tilsvarende arbejdes med indflydelse og samarbejde, blandt andet i forhold til at synliggøre beslutningsprocesser, tydeliggøre organer i forvaltningen, der inviterer til samarbejde, involvering og indflydelse samt at kommunikere klart omkring opgavers rammer, indhold og bidrag til kerneopgaven.

Eksempler på opfølgningsarbejdet:

• Center for Kompetence og Brobygning (CKB) har i deres handleplan for opfølgningen på TU17 haft fokus på at styrke medarbejderinvolveringen i MED-arbejdet, at udarbejde en synlig indflydelseskultur gennem nye MED-initiativer og at synliggøre beslutningsprocesser. Derudover har lederne i centret haft særligt fokus på at støtte en feedbackkultur. For at undersøge effekten af de igangsatte initiativer, er der i CKB udført den første mini-trivselsundersøgelse i september 2017. Det samlede resultat i centret viser fremgang på samtlige spørgsmål. Det er planlagt at gennemføre mini-trivselsundersøgelser fremadrettet.

• Center for Beskæftigelse, Sprog og Integration (CBSI) har også arbejdet med at øge den oplevede indflydelse. Centret har udarbejdet en folder, der sætter indflydelse i en politisk, forvaltnings-, center- og dagligdagsramme. Folderen er udarbejdet i samarbejde med medarbejdere i CBSI og igangsat af CenterMED. Folderen er én af tre, der er udarbejdet for at oplyse og skabe dialog omkring temaerne "indflydelse", "nul-tolerence" og "sygefravær" i CBSI

• CF MED besluttede at afholde et temamøde om indflydelse og samarbejde for alle medarbejdere i Centralforvaltningen som inspiration til opfølgning på temaet i de enkelte kontorer. Mødet blev afholdt d. 26. oktober, og der blev holdt et oplæg om, hvordan medarbejderne kan få indflydelse i arbejdet.

2.1 Den årlige arbejdsmiljødrøftelse

Den årlige arbejdsmiljødrøftelse af både psykisk og fysisk arbejdsmiljø er på nuværende tidspunkt i gang ude i centrene. I drøftelsen indgår temaer fra TU17 – herunder indflydelse og samarbejde. Det er besluttet i HovedMED d. 30. august 2017, at disse temaer sammen med sygefravær, skal indgå i arbejdsmiljøarbejdet fremover.

Forvaltningen har revideret retningslinjerne for den systematiske arbejdsmiljøindsats, således at der de år, hvor der ikke gennemføres trivselsundersøgelse, indgår en drøftelse af det psykiske arbejdsmiljø. Dermed bliver der nu årligt fulgt op på både fysisk og psykisk arbejdsmiljø, og der kan gøres status og eventuelt justeres på handleplaner fra TU17.

2.2 Sammenlignelige personaleomsætningstal

BIU bad på mødet den 28. august om sammenlignelige personaleomsætningstal for andre kommuners beskæftigelsesforvaltninger. Det er ikke muligt at trække disse tal i de tilgængelige databaser eller indhente dem systematisk ensartet. Det skyldes, at kommunernes forvaltninger er forskelligt organiseret, og at der ikke er ens opgørelsespraksis i kommunerne vedrørende personaleomsætningen.

Forvaltningen har derfor kontaktet 6-byerne direkte og modtaget deres egne tal for personaleomsætningen, der på bedst mulig vis omfatter beskæftigelsesområdet. Bemærk dog, at de fleste kommuner ikke har en beskæftigelsesorganisering, der ligner vores, så sammenligningen skal tages med et vist forbehold – f.eks. er data fra Esbjerg for deres jobcenter, mens andre af 6-byernes tal er inklusiv medarbejdere på f.eks. socialområdet.

Tabel 1. Personaleomsætningen i BIF og 6-byerne, beskæftigelsesområdet  

Enhed	Personaleomsætning
BIF (København)	23,1 % (2016) 16,7 % (juni16-juni17)
Aarhus	15,3 %
Esbjerg	10,9 %
Odense	14,6 %
Randers	17,8 %

Note: Der er ikke tal for Aalborg. For Aarhus, Odense og Randers vises personaleomsætningen for 2016 (januar 2016 til januar 2017). For Esbjerg vises personaleomsætningen i perioden fra juni 2016 til juni 2017. BIF vises for begge perioder. 2016 tal for BIF er justeret ift. tidligere omsætningstal på 23,8 %, som fremgik af indstillingen på BIU møde 28.8.2017, pga. ny opdateret opgørelse.  

I den ovenstående tabel er personaleomsætningen i BIF beregnet som antallet af afgange i perioden divideret med antallet af ansatte ved starten af perioden. Opgørelsen inkluderer kun eksterne afgange, så interne flytninger er således ikke en del af beregningen. Tallet inkluderer månedslønnet personale, eksklusive vikarer og ekstraordinært ansatte, men er inklusive midlertidigt ansatte. Sidstnævnte har dog ingen betydning for det samlede tal.

De andre kommuner kan som nævnt have andre opgørelsesmetoder end den ovenfor beskrevne. Der skal således tages forbehold for sammenligneligheden af tallene.

Personaleomsætningen i BIF i 2016 fremstår i ovenstående tabel med sine 23,1 % som værende forholdsvis høj, sammenlignet med de andre kommuner. I perioden juni 16 til juni 17 er den faldet til 16,7 %. Personaleomsætningen ser også ud til at blive væsentligt lavere i 2017 end i 2016, da omsætningen i perioden fra januar 2017 til oktober 2017 kun er på 11,4 %.

Økonomi

Indstillingen har ingen økonomiske konsekvenser.

Videre proces

 Der arbejdes videre med de nævnte tiltag behandlet i indstillingen.

 

 

Bjarne Winge / Vibeke Østergaard

 

 

 

 

Indstillingen blev taget til efterretning.

Et enigt udvalg afgav følgende protokolbemærkning:

”A, B, C, SF, U, V og Ø opfordrer forvaltningen til at tage drøftelserne løbende i MED-udvalget og sikre, at sygefraværspolitikken følges af ledelsen efter hensigten. Målet skal være at få medarbejderne tilbage i arbejde på deres respektive arbejdspladser, og IKKE kun at nedbringe at sygefraværet.”.