Initiativer til forbedring af kvaliteten af Min Plan

Resumé

Denne sag handler om Beskæftigelses- og Integrationsforvaltningens forslag til, hvordan kvaliteten af Min Plan forbedres.

Beskæftigelses- og Integrationsforvaltningen modtog ved revisionen for 2017 en revisionsbemærkning på området "Min Plan", jf. udvalgsbehandlingen af revisionsberetningen       d. 27. august. Bemærkningen dækker både over formelle og indholdsmæssige mangler i kvaliteten i arbejdet med Min Plan. På samme møde blev udvalget orienteret om, at udvalget på mødet den 24. september 2018 ville få forvaltningens forslag til kvalitetsforbedrende initiativer forelagt. Initiativer som fremlægges med denne indstilling omfatter faglig ledelse, ledelsesinformation om publicering/fremsendelse af Min Plan, kompetenceudvikling og gennemgang af arbejdsgange. Initiativerne vil indgå i forvaltningens endelige handleplan for forbedring af kvaliteten af Min Plan.

Indstilling

Beskæftigelses- og Integrationsforvaltningen indstiller,

1. at Beskæftigelses- og Integrationsudvalget drøfter forvaltningens initiativer til forbedring af kvaliteten af Min Plan
2. at Beskæftigelses- og Integrationsudvalget godkender forvaltningens initiativer til forbedring af kvaliteten af Min Plan

Problemstilling

Generelt om Min Plan

Min Plan er et lovpligtigt og centralt digitalt værktøj i sagsbehandlingen på beskæftigelsesområdet.  Min Plan er også borgerens overblik over planlagte forløb, aftaler og overordnede mål, og Min Plan er tilgængelig for borgeren på Jobnet. Min Plan understøtter dermed at borgerne inddrages og får mulighed for at tage ejerskab over sin egen sag. Min Plan er derfor et centralt redskab i udmøntnin-gen af Beskæftigelses- og Integrationsudvalgets nye vision.

Min Plan består af flere plantyper, som er tilpasset de forskellige målgrupper. Reglerne om anvendelse og udarbejdelse af Min Plan fremgår blandt andet af Lov om en aktiv beskæftigelses-indsats. Min Plan udarbejdes i samarbejde med borgeren. Formålet med Min Plan er at skabe et samlet overblik over:

• målet for borgerens beskæftigelsesindsats,
• beskrivelsen af indsatsen til borgeren, 
• beskrivelsen af borgerens udvikling hen mod at blive helt eller delvist selvforsørgende og
• at skabe en klar dialog med borgeren om forventninger og krav til borgeren.  

Det er vigtigt både for samarbejdet med borgeren og for progressionen i indsatsen til borgeren, at det er klart og tydeligt for borgeren, hvilket tilbud borgeren skal deltage i, hvornår og hvorfor.  Dette understreges af, at udarbejdelse af Min Plan har karakter af at være en garantiforskrift. Det betyder, at kommunen ikke kan træffe en gyldig afgørelse om sanktionering ved borgerens udebli-velse fra et tilbud, hvis forvaltningen ikke har udarbejdet eller opdateret Min Plan og publiceret/ sendt planen til borgeren inden iværksættelsen af tilbuddet. 

I tilfælde af uenighed om indholdet af Min Plan kan borgeren alene klage over en afgørelse om et konkret beskæftigelsestilbud, men ikke over indholdet af Min Plan i sig selv. Klagen har ikke opsættende virkning. Det vil sige, at borgeren er forpligtiget til at følge tilbuddet, indtil en afgørelse fra Ankestyrelsen eventuelt giver borgeren medhold i, at tilbuddet ikke er rimeligt.

Der henvises til bilag 1 og 2 for illustrative eksempler på "Min Plan" for en dagpengemodtager set fra jobcentrets IT system Fasit og fra borgerens "Min Side" på jobnet. For yderligere oplysning kan forvaltningen henvise til Styrelsen for Arbejdsmarked og Rekrutterings e-learning om Min Plan for dagpengemodtagere:

https://star.23video.com/video/18804299/e-laering-om-min-plan-for-dagpengemodtagere

Revisionsbemærkning

Ved revisionen for 2017 modtog forvaltningen en revisionsbemærkning på Min Plan, jf. udvalgsbehandlingen af revisionsberetningen d. 27. august. Når revisionen konstaterer, hvad de ud fra en revisionsmæssige betragtning vurderer som væsentlige fejl eller mangler afgiver revisionen en revisionsbemærkning herom. Revisor konstaterede ud fra et revisionsmæssigt synspunkt væsentlige fejl og mangler i kvaliteten i anvendelsen af Min Plan på følgende områder: kontanthjælp, uddannelseshjælp, integration, forsikrede ledige, revalidering, ledighedsydelse, jobafklaring, ressourceforløb og sygedagpenge.

Der var primært tale om følgende fejl:

• Manglende opdatering af Min Plan forud for tilbud
• Manglende rettidighed i publicering af Min Plan forud for tilbud
• Manglende eller mangelfuldt beskæftigelsesmål i Min Plan
• Manglende begrundelse for aktivitetsparat/ match
• Min Plan indeholder forældede og uaktuelle oplysninger

Den manglende kvalitet af Min Plan har ikke konsekvenser for udbetalingen af ydelsen til borgeren eller direkte betydning for, om borgeren får en beskæftigelsesindsats. Borgeren får fx udbetalt sin ydelse uanset om forvaltningen har publiceret Min Plan rettidigt eller ej. Borgeren kan i nogle tilfælde få udbetalt ydelse, hvor borgeren ellers ville være blevet sanktioneret, hvis forvaltningen havde anvendt Min Plan korrekt. Tilsvarende får borgeren et beskæftigelsestilbud, uanset om der fx fremgår uaktuelle oplysninger i Min Plan.

Den manglende kvalitet af Min Plan - særligt i forhold til manglende opdatering, manglende eller mangelfuldt beskæftigelsesmål samt forældede eller uaktuelle oplysninger - kan påvirke opfølgningen og progressionen i sagen. Det betyder, at borgerens mulighed for så hurtigt som muligt at opnå hel eller delvis tilknytning til arbejdsmarkedet tilsvarende kan blive påvirket. Fx vil uklarhed om målet med indsatsen og en manglende tilstrækkelig opfølgning på indsatsen i forhold til målet kunne betyde, at borgerens forløb bliver længere end nødvendigt.

For kommunen kan den manglende kvalitet påvirke samarbejdet med borgerne, hvis der er uklarhed om mål, forventninger og krav. Herudover kan den manglende kvalitet - særligt i forhold til manglende rettidig publicering af Min Plan forud for tilbud - have økonomiske konsekvenser i form af manglende sanktionering af borgere ved udeblivelse fra tilbud.

Løsning

Nedenfor beskrives Beskæftigelses- og Integrationsforvaltningens nuværende kvalitetsforbedrende initiativer. Endvidere beskrives hvilke initiativer, forvaltningen vurderer, er nødvendige at igangsætte for at forbedre kvaliteten af Min Plan. Ved vurderingen af initiativerne har forvaltningen vægtet initiativer højt, som sikrer at borgeren modtager korrekt ydelse og indsats.  

Nuværende initiativer

Forvaltningen iværksatte allerede i efteråret 2017 initiativer til at forbedre rettidigheden og kvaliteten af Min Plan. Disse har dog ikke virket så længe, at de kunne påvirke revisionsresultatet for 2017. Forvaltningen nedsatte blandt andet en arbejdsgruppe, som har drøftet regler, kvalitetsstandard, best practice mv. Arbejdsgruppen har på baggrund af drøftelsen opdateret arbejdsgangen og udarbejdet en vejledning til understøtning af anvendelsen af Min Plan. Vejledningen indeholder en beskrivelse af de gode eksempler på Min Plan for de enkelte målgrupper. Forvaltningen udarbejdede herudover undervisningsmateriale til brug for generel kompetenceudvikling af medarbejderne.

Det ligger helt fast, at en borger ikke kan sanktioneres for udeblivelse fra et tilbud, hvis forvaltnin-gen ikke har opdateret og publiceret/sendt Min Plan til borgeren inden tilbuddet. For at sikre at der ikke sker sanktionering af borgere i disse situationer, kontrollerer forvaltningen også borgerens Min Plan inden partshøring og eventuel sanktionering af en borger.   

Forvaltningen følger løbende op på omfanget af tilfælde, hvor der ikke kan ske partshøring/ sanktionering på grund af manglende rettidighed i forhold til Min Plan. Formålet er at minimere antallet af disse fejl.

Ovenstående faglige initiativer blev fulgt op af et målrettet risikobaseret ledelsestilsyn på rettidig opdatering og publicering samt kvaliteten af Min Plan. Resultatet af ledelsestilsynet viser en udvikling i positiv retning særligt i forhold til rettidighed. Forvaltningen fortsætter den tætte opfølgning via det risikobaserede ledelsestilsyn både lokalt og centralt. I forbindelse med ledelsestilsynet vil der fulgt op på udviklingen i kvaliteten, herunder vil der løbende blive foretage en vurdering af, hvorvidt forvaltningen skal justere på den kvalitetsforbedrende indsats og/eller ledelsestilsynet.  

Nye initiativer

Faglig ledelse

Hvis kvaliteten i arbejdet med Min Plan skal forbedres, er der behov for fokus på det individuelle læringsperspektiv via en tæt faglig ledelse og faglig sparring på medarbejder niveau. Den enkelte medarbejder skal således have mulighed for tæt faglig sparring og understøttes i sin faglige udvikling. 

Forvaltningen vil derfor igangsætte et initiativ, hvor ledelsen sammen med den enkelte medarbej-der drøfter konkrete planer udarbejdet af medarbejderen. Fokus i drøftelsen er det individuelle læringsperspektiv, hvor medarbejderen understøttes og anerkendes i sin faglige udvikling. Som en del af initiativet vil der indledningsvis være en dialog med ledelsen og eventuelle fagkoordina-torer med henblik på at sikre en fælles tilgang til målet for den faglig udvikling og et ensartet kvalitetsniveau på tværs af centrene. 

Ledelsen får samtidig mulighed for løbende at sikre videndeling på tværs og for at adressere generelle og/ eller tværgående udfordringer i centret. 

Der er tale om et omfattende initiativ, som i sagens natur både tager tid og er ressourcekrævende. Men det er forvaltningens vurdering, at implementering af dette initiativ vil sikre en langsigtet løsning, idet der over tid vil opnås den ønskede faglige udvikling og et solidt kvalitetsniveau i arbejdet med Min Plan.

Publicering/ fremsendelse af Min Plan

Ved publicering af Min Plan bliver planen tilgængelig for borgeren på Jobnet. Dagpengemodtagere, kontanthjælpsmodtagere og åbenlyst uddannelsesparate har pligt til at kvittere for Min Plan på Jobnet. Øvrige målgrupper skal have Min Plan udleveret eller tilsendt.

Publicering/ fremsendelse af Min Plan sker via IT systemet Fasit, hvor medarbejderen kan vælge mellem forskellige funktioner alt efter om planen skal publiceres og udskrives eller sendes. For at sikre at Min Plan altid publiceres eller sendes korrekt og rettidigt vil forvaltningen undersøge mulighederne for at få tilstrækkelig målrettet ledelsesinformation om ikke publicerede planer. Det vil give ledelsen et mere optimalt grundlag at handle på fremfor den nuværende situation, som forudsætter omfattende manuelle opslag på sagsniveau. 

Kompetenceudvikling

Forvaltningen vil undersøge muligheden for at tilpasse undervisning og kurser i forvaltningen, så der sikres målrettet fokus på udfordringerne i anvendelsen af Min Plan. Det gælder fx kurser i Fasit og BIF-uddannelsen.  

Arbejdsgange

Tilsvarende vil forvaltningen gennemgå arbejdsgange for at tydeliggøre kravet om begrundelse for matchvurderingen af en borger som aktivitetsparat, herunder hvor begrundelsen mest hensigtsmæssigt skal journaliseres.

Økonomi

Indstillingen har ikke økonomiske konsekvenser

Videre proces

Under forudsætning af Beskæftigelses- og Integrationsudvalgets godkendelse af de beskrevne initiativer, udarbejder forvaltningen en endelig handleplan for forbedring af kvaliteten i Min Plan, hvori initiativerne indgår. Handleplanen sendes til Intern Revision, ekstern revisor og Økonomi-udvalget.

 

Michael Baunsgaard Schreiber / Jeppe Bøgh Andersen

Indstillingens 1. at-punkt blev drøftet.

Indstillingens 2. at-punkt blev godkendt uden afstemning