Effektiviseringsstrategi 2013 og nedbringelse af administrationsudgifter med 500 mio. kr. i 2015

Effektiviseringsstrategien videreføres i 2013 og skal ses i sammenhæng med nedbringelse af administrationsudgifterne på 500 mio. kr. frem mod 2015.

Økonomiforvaltningen indstiller over for Økonomiudvalget,

1. at effektiviseringsstrategiens forvaltningsspecifikke effektiviseringer i 2013 på 200 mio. kr. fordeles mellem forvaltningerne og korrigeres for stigende profiler fra tidligere års effektiviseringer, jf. bilag 1
2. at initialinvesteringer knyttet til de tværgående effektiviseringer og forvaltningsspecifikke effektiviseringer på administrationsområdet finansieres af investeringspuljen i budget 2013, såfremt tilbagebetalingstiden er højst 6 år. Fristen for udarbejdelse af forslag er 1. april 2012
3. at Økonomiudvalget tager de konkrete initiativer til nedbringelse af administrationsudgifterne på 500 mio. kr. i 2015 til efterretning, herunder at såfremt ny styreform med fællesforvaltning ikke implementeres, vil det reducere effektiviseringspotentialet med 150 mio. kr.
4. at der for hver forvaltning fastsættes et måltal for administrative effektiviseringer på administrationskonto 6.45.51.1, på de områder, som ikke er omfattet af administrationsplanens tværgående tiltag, på 3 pct. i 2013, 7 pct. i 2014 og 10 pct. i 2015, svarende til hhv. 40 mio. kr., 92 mio. kr. og 132 mio. kr. jf. bilag 3 og 4, og at Økonomiforvaltningen i samarbejde med forvaltningerne udarbejder en analyse af områderne, som forvaltningerne kan lægge til grund for effektiviseringerne
5. at det samlede måltal i 2013-2015 for de forvaltningsspecifikke administrative effektiviseringer, som ikke er omfattet af administrationsplanens tværgående tiltag, ligger fast, men fordelingen mellem forvaltningerne genberegnes fra 2014, idet der tages højde for evt. interne eller eksterne opgaveflytninger og analyser af områderne
6. at administrative effektiviseringer på administrationskonto 6.45.51.1, som ikke er omfattet af administrationsplanens tværgående tiltag, kan indgå i forvaltningernes bidrag til effektiviseringstrategien og indgår i måltallet for reduktion af de administrative udgifter på 500 mio. kr. i 2015 samt
7. at der udarbejdes produktivitets- og enhedsprisanalyser på en række af kommunens serviceområder, jf. bilag 5 samt 2025 plan jf. budget 2012.

Med budget 2012 vedtog Borgerrepræsentationen at videreføre den flerårige effektiviseringsstrategi, som indebærer, at forvaltningerne skal udarbejde årlige effektiviseringsforslag på i alt 250 mio. kr. Herudover vedtog Borgerrepræsentationen, at der skal udarbejdes et beslutningsgrundlag for en samlet strategi for nedbringelse af administrationsudgifterne med 500 mio. kr. i 2015.

Københavns administrationsudgifter opgjort som udgifterne på IMs konto 6.45.51 Sekretariat og forvaltning er ca. 1.000 kr. højere pr. indbygger end gennemsnittet for de øvrige 6-byer, svarende til ca. 500 mio. kr. KREVI har i november 2011 offentliggjort en rapport om udviklingen i de administrative udgifter i kommunerne. KREVI's analyse er baseret på personaledata, hvilket vil sige antallet af administrativt ansatte medarbejdere opgjort på baggrund af bestemte stillingskategorier. Analysen viser, at Københavns Kommunes administrative udgifter pr. indbygger er på niveau med de øvrige 6 byer, men at andelen af administrative ansatte i forhold alle kommunens ansatte i København er 19,1 mens den i de øvrige 6-byer er 15,5.

Tabel 1 Kontoplansopgørelse vs. Personaleopgørelse, 2010 (2010 p/l)

Kilde: ”Kommunernes administrative ressourceforbrug – udviklingen 2006-2010”. KREVI, november 2011.
Egne beregninger på baggrund af Danmarks Statistik -Statistikbanken.dk.

Årsagen til at niveauet for administrative udgifter er lavere ved kontoplansopgørelsen er blandt andet, at de decentrale administrative medarbejdere ikke indgår i kontoplanopgørelsen, og at KREVI's opgørelse medtager administrativt personale fx. i jobcentrene, som ikke indgår på IM konto 6.45.51. Årsagen til at forskellen mellem København og de øvrige 6-byer er relativt mindre ved personaleopgørelsesmetoden er blandt andet, at KREVI har anvendt landsgennemsnitlige lønninger i deres beregning af udgiftsniveauet, hvor de reelle lønninger er højere for København. Københavns udgifter pr. indbygger jf. KREVI’s metode er således undervurderet.

Effektiviseringsstrategi 2013

Effektiviseringsstrategien består af forvaltningsspecifikke effektiviseringer på 200 mio. kr. og tværgående effektiviseringer på 50 mio. kr.  

Fordelingen af de forvaltningsspecifikke effektiviseringer på 200 mio. kr. sker på baggrund af forvaltningernes andel af serviceudgifterne i budget 2012, korrigeret for ustyrbare områder, koncernenheder samt tværgående puljer. Den konkrete fordeling ses i bilag 1. Stigende profiler fra tidligere år modregnes i forvaltningernes andel af de 200 mio. kr.

De tværgående effektiviseringer omfatter to eller flere forvaltninger og kan omfatte effektiviseringer på serviceområderne og administration. Alle forvaltninger og koncernenheder kan indgår i effektiviseringerne. Fordelingen afhænger af det konkrete forslag.

Til at understøtte implementeringen af effektiviseringsforslagene har Borgerrepræsentationen vedtaget at videreføre en investerings- og anlægspulje på henholdsvis 10 mio. kr. i drift og 40 mio. kr. i anlæg. De tværgående og de forvaltningsspecifikke effektiviseringsforslag kan få finansieret initialinvesteringer fra investeringspuljen, såfremt tilbagebetalingstiden er højst seks år. For de forvaltningsspecifikke effektiviseringsforslag gælder dog, at de skal omfatte administrative effektiviseringer på IM konto 6.45.51.1. Fristen for at søge om investeringsmidler er 1. april 2012 for såvel de tværgående som de forvaltningsspecifikke effektiviseringer. Økonomiforvaltningen vil frem mod juniindstillingen vurdere behovet for en eventuel forhøjelse af investeringspuljen.

Administrative effektiviseringer

Økonomudvalget præsenteres i juni 2012 for et samlet beslutningsoplæg for nedbringelse af administrationsudgifterne med 500 mio. kr. i 2015. Administration defineres som funktion 6.45.51.1 Sekretariat og forvaltninger og måles i forhold til regnskab 2010. I regnskab 2015 skal udgifterne på 6.45.51.1 således i faste priser være 500 mio. kr. mindre, end i regnskab 2010. 

Nedbringelse af de administrative udgifter vil omfatte en række konkrete initiativer på de administrative områder:

• Administrationsplanen - effektivisering af de administrative støttefunktioner: Administrationsplanen har særlig fokus på effektiviseringer på de administrative støttefunktioner, herunder løn og personaleadministration, personalejura og driftsdelen af HR-udvikling, regnskab, IT styring, indkøb og ejendomme/Facility Management, jf.bilag 4.
• Effektivisering af øvrig administration – myndighedsudøvelse, faglige opgaver og sekretariatsbetjening og administrative støttefunktioner, der ikke er omfattet af administrationsplanens tværgående tiltag. Der fastsættes et måltal for hver forvaltning for reduktion af udgifterne på administrationskonto 6.45.51.1 på de områder, som ikke er omfattet af administrationsplanens tværgående tiltag med hhv. 3 pct. i 2013, 7 pct. i 2014 og 10 pct. i 2015 svarende til ca. 40 mio. kr. i 2013 stigende til ca. 132 mio. kr. i 2015 jf. bilag 3. Økonomiforvaltningen udarbejder i samarbejde med forvaltningerne en analyse af områderne, som forvaltningerne kan lægge til grund for deres administrative effektiviseringer, såfremt de ønsker det. Det samlede måltal ligger fast i årene, men fordelingen mellem forvaltningerne genberegnes årligt fra 2014, idet der tages højde for evt. interne eller eksterne opgaveflytninger og analyser af områderne.
• Effektiviseringsstrategien. De forvaltningsspecifikke og tværgående effektiviseringer kan omfatte administrationsområdet, herunder myndighedsudøvelse, sekretariatsbetjening og faglige opgaver og administrative støttefunktioner, som ikke er omfattet er administrationsplanen.  
•  Den fællesoffentlige og den kommunale digitaliseringsstrategi. Potentialet på den borgerrettede del i Københavns Kommune er ca. 100 mio. kr. ved digitalisering og tværgående organisering af borgerbetjeningen. En del af disse effektiviseringer vil omfatte administrationsområdet.
• Ny styreform? Indførelse af ny styreform vil indeholde et effektiviseringspotentiale, også på administrationsområdet, jf. bilag 7. Regeringens lovprogram offentliggøres medio/ultimo november 2012.
• Særlige KK-aktiviteter på administrationsområdet. Aktiviteterne udgør ca. 100 mio. kr. på administrationsområdet.
• Reduktion af styringskrav til institutionerne. En reduktion af styringskrav til institutionerne vil reducere administrationsudgifterne.

Ovenstående konkrete initiativer forventes at kunne nedbringe de administrative udgifter frem mod 2015 i størrelsesordenen 424-675 mio. kr., jf. bilag 6. Eksempelvis forventes effektiviseringer på de administrative støttefunktioner at nedbringe administrationsudgifterne med mellem 175 og 239 mio. kr. Såfremt ny styreform med fællesforvaltning(enhedsforvaltning) ikke implementeres, vil det reducere det samlede effektiviseringspotentiale med ca. 150 mio. kr. Nedbringelsen af de administrative udgifter er drøftet med CSO på mødet den 3. nov. 2011

Ændringer i kommunernes kontoplan for administration
En del Administrationsplanens tværgående administrative effektiviseringer vil omfatte effektiviseringer på andre konti end 6.45.51.1. En foreløbig vurdering er i størrelsesordenen ca. 100 mio. kr. Det omfatter effektiviseringer af decentralt placeret administrativt personale, som konteringsmæssigt optræder på de øvrige driftskonti. Der er i dag på administrationsområdet uensartet konteringspraksis kommunerne imellem og betydelige forskelle i kommunernes organisering. Også internt i kommunerne er der forskelle på, hvordan administration konteres.  

Økonomiaftalen mellem KL og regeringen fra 2012 indebærer, at der skal følges op på udviklingen i de administrative udgifter både i enkeltkommuner og for kommunerne under ét, og at der i den forbindelse skal igangsættes et arbejde, som evt. kan føre til en omlægning af den kommunale kontoplan. KL har igangsat et projekt, hvor KK deltager, som skal se på mulighederne for at modernisere Administrationkontoen(hovedkonto 6), herunder placering af decentralt og centralt placeret administrationsudgifter. Det er derfor muligt, at der frem mod 2015 vil ske justeringer i, hvad der skal konteres på Hovedkonto 6, herunder kontering af decentral og central administration.

Nedbringelse af administrationsudgifterne og effektiviseringsstrategien 2013

Nedbringelsen af de administrative udgifter med 500 mio. kr. frem mod 2015 skal ses i sammenhæng med effektiviseringsstrategien. Således vil en del af de administrative effektiviseringer både tælle med i forvaltningernes bidrag til effektiviseringsstrategien, i de forvaltningsspecifikke måltal på administration og i det overordnede måltal på 500 mio. kr.

1. Administrative effektiviseringer på IMs konto 6.45.51.1, som ikke er omfattet administrationsplanens tværgående tiltag, kan indgå i forvaltningernes bidrag til effektiviseringsstrategien og indgår i måltallet for reduktion af de administrative udgifter på 500 mio. kr. i 2015. 

2. Administrative effektiviseringer som følge af digitaliseringsstrategien tæller også med i det forvaltningsspecifikke måltal for reduktion af administrative udgifter.

Produktivitets- og enhedsprisanalyser på kommunens serviceområder

På baggrund af budgetaftalen for 2012 igangsætter Økonomiforvaltningen i efteråret 2011 i samarbejde med de øvrige forvaltninger og med ekstern bistand en række enhedspris- og produktivitetsanalyser på kommunens serviceområder jf. bilag 5, ligesom der udarbejdes en 2025-plan, der skal vurdere kommunens økonomi frem mod 2025. Analyserne kan indgå arbejdet med såvel effektiviseringsstrategien som de administrative effektiviseringer.   

De forvaltningsspecifikke effektiviseringsforslag indgår i udvalgenes budgetbidrag og forelægges sammen med de tværgående effektiviseringsforslag Økonomiudvalget i Juniindstillingen.

Økonomiforvaltningen udarbejder frem mod sommeren 2012 en samlet strategi for nedbringelse af de administrative udgifter med 500 mio. kr. Økonomiudvalget forelægges en status for produktivitets- og enhedsprisanalyser på kommunens serviceområder, 2025 planen og administrationsplanen på budgetseminaret primo februar.

Økonomiudvalgets beslutning den 29. november 2011.

Indstillingen blev tilbagevist til Økonomiforvaltningen med henblik på forelæggelse af endelig udgave af indstillingen på Økonomiudvalgets møde den 1. februar 2012.