Sikker økonomistyring og øget kvalitet i sagsbehandlingen

Socialforvaltningen og Økonomiforvaltningen indstiller overfor Socialudvalget og Økonomiudvalget,

1.                  at handleplanen for sikker økonomistyring og øget kvalitet i sagsbehandlingen i Socialforvaltningen drøftes, jf. bilag 1-3,

2.                  at Deloittes og Intern Revisions bemærkninger til handleplanen tages til efterretning, jf. bilag 4,

3.                  at Socialforvaltningen forelægger en status for implementering af handleplanen, inklusive Deloitte og Intern Revisions vurdering heraf, for Socialudvalget og Økonomiudvalget i december 2011.

Socialforvaltningen indstiller herudover overfor Socialudvalget,

Økonomiudvalget har på mødet den 16. august 2011 godkendt, at Socialforvaltningen i samarbejde med Økonomiforvaltningen og revisionen fremlægger handlingsplan for økonomistyringen i Socialforvaltningen for Socialudvalget og Økonomiudvalget i september 2011.

Beslutningen er truffet på baggrund af, at Intern Revision og Deloitte har haft en række bemærkninger til økonomistyringen i Socialforvaltningen. Det drejer sig blandt andet om nedenstående problemstillinger:

• Fejl i sagsbehandlingen på handicapområdet (Servicelovens §§ 41, 42 og 100) og vedrørende enkeltydelser (Aktivlovens §§ 81-85), som forventes at medføre krav om tilbagebetaling af statsrefusion.
• Fejl i takstberegning, hjemtagning af refusion og manglende gennemgang af personsager på kvindekrisecentre og herberger (Servicelovens §§ 109 og 110).
• Uregelmæssigheder i økonomistyringen i 18+-enheden.

Deloitte bemærker, at Socialforvaltningen har iværksat en række tiltag for at forbedre kvaliteten af afgørelserne, og at fejlandelen som følge heraf forventes faldende fra ultimo 2011 og frem, givet at indsatsen fastholdes.

Socialudvalget har i april 2011 godkendt en handleplan for bedre sagsbehandling i 2011-12, som indebærer investeringer i initiativer, der skal sikre genopretning af ældre afgørelser (løbende bevillinger), sikker og effektiv drift fremadrettet (tilfredsstillende kvalitet i nye bevillinger), overholdelse af sagsbehandlingsfrister (bunkeafvikling) samt bedre forventningsafstemning med borgerne (færre ubegrundede ansøgninger).

Socialforvaltningen har siden 2008 taget en række initiativer til at styrke økonomistyringen – de væsentligste fremgår af bilag 1.

Socialforvaltningen har endvidere udarbejdet en økonomisk strategiplan for Socialforvaltningen, 2010-2013. Heri er formuleret Socialforvaltningens vision for udviklingen af økonomistyringen, ”MEST MULIG EFFEKT PR KRONE”, og angivet 3 strategiske og 5 andre overordnede, langsigtede mål, som skal forfølges i både udviklingsprojekter og den daglige opgaveløsning på hele økonomiområdet. Strategien giver en række konkrete eksempler på allerede igangværende, planlagte og potentielle tiltag, der skal sikre udviklingen af økonomistyringen i den ønskede retning, og illustrerer, hvordan disse supplerer og understøtter hinanden.

Handleplanen for sikker økonomistyring og øget kvalitet i sagsbehandlingen i Socialforvaltningen er bygget op over de to overskrifter Kvalitet i sagsbehandling og Sikker økonomistyring. Under disse overskrifter er angivet de konkrete initiativer som Socialforvaltningen har iværksat, eller planlagt at iværksætte.

I forhold til Kvalitet i sagsbehandlingen er initiativerne indordnet under følgende underoverskrifter:

1. Genopretning af ældre afgørelser
2. Sikker og effektiv drift (herunder ledelsestilsyn)
3. Bunkeafvikling
4. Klar besked. Bedre forventningsafstemning med borgerne

I forhold til Sikker økonomistyring er initiativerne indordnet under følgende underoverskrifter:

1. Bedre understøttelse af decentrale ledere (lederpakke, bedre ledelsesrum, IT-understøttelse, kultur/roller og ansvar)
2. Systematisk controlling
3. Kvalitet i registreringen
4. Standardisering af praksis og processer på tværs
5. Meningsfulde aktiviteter i aktivitetsstyring (herunder tidssvarende kontoplan)

Implementeringen af de enkelte initiativer i handleplanen er planlagt med henblik på, at initiativer, der adresserer realøkonomiske risici, prioriteres højest. Det drejer sig bl.a. om initiativer vedrørende genopretning og forebyggelse af fejl i sagsbehandlingen på refusionsbelagte områder, kvalitetssikring af takstberegninger på botilbud og arbejdsgange vedrørende refusionshjemtagelse mv.

Handleplanen er drøftet med Deloitte og Intern Revision, der vurderer, at handleplanen adresserer samtlige af de problemstillinger, som er påpeget af Deloitte i løbet af 2011 i direktionsnotater af 28. marts 2011 og 16. August 2011. Samt af Intern Revision i rapporter af 24. november 2009 om økonomistyring i Socialforvaltningen og af 2. september 2011 om 18+ enheden. Se i øvrigt bemærkninger til handleplanen i bilag 4.

For handleplanens initiativer er der opsat konkrete delmål, hvor dette er vurderet særlig relevant. Delmålene lægges til grund for bl.a. Deloittes og Intern Revisions opfølgning på handleplanen forud for udvalgsmøderne i Socialudvalget og Økonomiudvalget i december (jf. indstillingens 4. at). For enkelte tiltag inden for fokusområdet Kvalitet i sagsbehandlingen (genopretning af ældre afgørelser) er det endvidere aftalt, at Deloitte til brug for opfølgningen i december 2011 udtager stikprøver af de genoprettede sager med henblik på at vurdere kvaliteten.

Indstillingen har i sig selv ingen økonomiske konsekvenser.

Denne indstilling behandles i Socialudvalget den 21. september 2011 og i Økonomiudvalget den 27. september 2011.

Under forudsætning af Socialudvalgets og Økonomiudvalgets godkendelse, vil fremdriften i implementeringen af handleplanen blive vurderet af Deloitte og Intern Revision i november 2011. Dette med henblik på en samlet forelæggelse af status for implementering, inklusive Deloitte og Intern Revisions bemærkninger, for Socialudvalget den 7. december 2011 og for Økonomiudvalget den 13. december 2011.

Herefter vil Socialforvaltningen i 2012 forelægge en månedlig status for implementering af handleplanen for Socialudvalget.

Økonomiudvalgets beslutning den 27. september 2011

Lynge Skovgaard, Deloitte, Kurt Wagner, Intern Revision og Anette Laigaard, Socialforvaltningen deltog under punktets behandling.

1. at-punkt blev drøftet, 2. at-punkt blev taget til efterretning og 3. at-punkt blev godkendt.