Status for arbejdet med Københavns Kommunes Indkøbspolitik for 2023-2026

Med vedtagelsen af Københavns Kommunes indkøbspolitik blev det besluttet, at Økonomiudvalget skal orienteres årligt om arbejdet med indkøbspolitikken. Status for 2023 viser, at der arbejdes aktivt med indkøbspolitikken på tværs af kommunen, men at der samtidigt er indsatsområder, der endnu ikke er indfriet. Status viser desuden, at det er svært at finde balance mellem at opnå effektiviseringer og samtidig leve op til indkøbspolitikkens andre værdier. 

Økonomiforvaltningen indstiller over for Økonomiudvalget,

Ved vedtagelsen af Københavns Kommunes indkøbspolitik for 2023-2026 fremgik det, at Økonomiudvalget årligt vil blive orienteret om arbejdet med indkøbspolitikken.

Indkøbspolitikken sætter den overordnede ramme for hele kommunens arbejde med indkøbsområdet og implementeres af alle forvaltninger, enheder, institutioner, medarbejdere og indkøbskategorier. Indkøbskategorierne er ansvarlige for kommunens tværgående udbud samt realisering af indkøbseffektiviseringer. Indkøbskategorier organiseres på tværs af forvaltninger med én forvaltning som kategoriejer. Eksempler på indkøbskategorier er fødevarer, varekøb til sundhedsområdet, vej og park samt konsulentydelser.

Økonomiforvaltningen har været i dialog med forvaltninger og indkøbskategorier om status på arbejdet med indkøbspolitikken. Tabel 1 nedenfor viser en overordnet status på arbejdet med de fem værdier i indkøbspolitikken. Af bilag 1 fremgår en mere detaljeret status for arbejdet med hver enkelt af de 30 indsatsområder.

Tabel 1: Status på arbejdet med indkøbspolitikken 2023

Det fremgik med vedtagelsen af indkøbspolitikken, at der er mulighed for at fastsætte nye mål for politikken i løbet af perioden. Økonomiforvaltningen vurderer på baggrund af dialogen med forvaltningerne og indkøbskategorierne, at der ikke pt. skal sættes nye mål. Det skyldes, at flere af indsatsområderne i politikken fortsat mangler at blive indfriet, særligt ift. værdierne partnerskaber og innovation samt reduceret klimaaftryk fra indkøb.  

Afvejning af indkøbsværdier og opfyldelse af effektiviseringsmåltal
Effektiviseringscasen Fremtidens Indkøb bidrager med den bagvedliggende organisering af Københavns Kommunes indkøbsorganisation og adresserer flere af indsatsområderne under værdien ”Effektiv indkøbsorganisation”. Implementeringen af Fremtidens Indkøb understøtter dermed implementeringen af indkøbspolitikken.

På tværs af forvaltninger og indkøbskategorier fylder det i arbejdet med indkøbspolitikken, at opnå en balance mellem at indkøbet skal bidrage til at opnå de samlede effektiviseringsmåltal og samtidig bidrage til de øvrige værdier.

De seneste års udvikling af indkøbsområdet har betydet, at indkøbsorganisationen er organiseret til og fokuseret på at finde effektiviseringer og dermed frigive ressourcer til den øvrige drift. Måltallet fra investeringscasen Fremtidens Indkøb er 40 millioner kr. årligt frem mod 2029.

I mange udbud er der derfor hovedsageligt fokus på effektiviseringer, imens der samtidigt stilles flest muligt krav til bæredygtighed, klimaaftryk, innovation mm. Der foretages altså en konkret afvejning af markedets modenhed, samt kommunens indkøbsværdier og effektiviseringsmåltal i hvert udbud. Det har indflydelse på arbejdet med alle værdierne og særligt værdien reduceret klimaaftryk.

En anden udfordring, der fylder i indkøbsorganisationen, er rekruttering og fastholdelse af medarbejdere til udbuds- og kontraktstyring. Med implementeringen af Fremtidens Indkøb, er der derfor etableret et særskilt spor vedrørende mobilisering.

Særligt fokus i 2023
Ved vedtagelsen af indkøbspolitikken var der særligt politisk fokus på hhv. miljømærker, klimaaftryk fra kommunens indkøb, innovation og offentlig-private partnerskaber. Derfor har Økonomiforvaltningen indhentet viden fra forvaltningerne om innovation og partnerskaber til baggrund for en kommende sag til Økonomiudvalget. Økonomiudvalget forelægges ultimo 2024 en sag om, hvorledes Københavns Kommune kan styrke arbejdet med partnerskaber og innovation i kommunens indkøb.

Der er i hele indkøbsorganisationen fokus på at udvikle medarbejdernes kompetencer hvad angår bæredygtighed via Københavns Kommunes interne uddannelse i bæredygtige indkøb. Uddannelsen, som også udbydes fremadrettet, giver kompetencer, der kan bringes i spil i udbud og indkøb.

Desuden har Økonomiforvaltningen afdækket muligheder i udbudsreglerne, for at tilrettelægge udbud, så de kan understøtte socialøkonomiske virksomheders deltagelse i kommunens udbud. Der bliver udbredt viden internt i kommunen, som kan betyde, at flere enkeltstående udbud kan tilrettelægges med denne virksomhedstype for øje. Økonomiforvaltningen gør dog opmærksom på, at mulighederne ikke kan tages i anvendelse i samtlige udbud.

Udvalgte initiativer frem mod budget 2025 og frem mod næste status på indkøbspolitikken
Indkøbs- og forbrugshierarki
For at konkretisere arbejdet med politikkens målsætninger om miljømæssig bæredygtighed og reduceret klimaaftryk, vil Økonomiforvaltningen i samarbejde med indkøbsorganisationen, etablere et indkøbs- og forbrugshierarki for kommunens indkøb inden næste års status til Økonomiudvalget. Indkøbs- og forbrugshierarkiet kan ligne det, der fremgår af Kommunernes Landsforenings (KL) fælleskommunale indkøbsstrategi 2024-2030.  Hierarkiet har til formål at guide til at gentænke indkøb, inden de foretages og tage stilling til alternativer til at købe nyt. Hierarkiet kan ligne nedenstående figur.

Figur 1: Eksempel på indkøbs- og forbrugshierarki

Note: Hierarkiet er inspireret af KL’s illustration af et indkøbs- og forbrugshierarki 
fra KL’s fælleskommunale indkøbsstrategi 2024-2030. 

Social dumping og ID-kort på byggepladser
Københavns Kommune har siden 2011 sat ind mod social dumping med krav om fair løn- og arbejdsvilkår for medarbejdere, der løser opgaver for kommunen. Økonomiudvalget godkendte i juni 2024 at videreføre indsatsen mod social dumping med 6,5 mio. kr. årligt frem til 2028.

Som led i indsatsen mod social dumping på byggepladser, har KK igangsat et arbejde med ID-kort, så både hovedleverandører og kommunens indsatsteam kan få overblik over medarbejdere og underleverandører i hele leverandørkæden. Der er udviklet et IT-system til registrering af medarbejdere og leverandører på kommunens byggepladser samt to sociale klausuler til Københavns Kommunes kontrakter.

Bevillingen udløber i 2024 og der ikke taget stilling til bevillingsudløbet. Der udarbejdes et budgetnotat til forhandlingerne om Budget 2025. Projektet kan ikke videreføres i sin nuværende form, hvis bevillingen ikke forlænges.

Orientering om status på skærpede miljøkrav til leverandørkøretøjer
Borgerrepræsentationen besluttede i 2019, at Københavns Kommune skal stille skærpede miljøkrav til leverandørkøretøjer og øge brugen af grønne køretøjer. Økonomiudvalget forelægges årligt en orientering om indkøbsaftaler med krav om grøn leverandørtransport. Af bilag 2 fremgår det, at der er indgået kontrakter med grønne leverandørkøretøjer i 10 nye udbud i 2023. Merudgifterne ved at stille krav om grønne leverandørkøretøjer er delvist finansieret af klimapuljen. Det forventes, at der kan stilles krav om grønne køretøjer i 22 udbud i 2024.

Orientering om status på arbejdet med miljømærkede indkøb
Økonomiudvalget orienteres årligt om arbejdet med miljømærkede indkøb. Af bilag 3 fremgår det, at der i 2023 blev der afholdt markedsdialoger på indkøbsområderne kontorartikler og håndværkerydelser (gulve og maling). Der arbejdes desuden på at forbedre datagrundlaget med henblik på at kunne opgøre miljømærkede indkøb med større sikkerhed.

Sagen har ikke økonomiske konsekvenser.

Økonomiudvalget vil blive forelagt næste status i 2025.

Økonomiforvaltningen sikrer, at der er synergi mellem ambitionerne i Indkøbspolitikken 2023-2026 og andre relevante strategier og politikker i Københavns Kommuner. Det gælder for eksempel Erhvervsstrategi 2024, som blev vedtaget i april 2024 og den kommende Klimaplan 2035.

Økonomiudvalgets beslutning i mødet den 27. august 2024

Indstillingen blev taget til efterretning uden afstemning.