Opfølgning på systemunderstøttelse til anonymisering af jobansøgninger i Københavns Kommune

Indstilling

Økonomiforvaltningen indstiller over for Økonomiudvalget,

1. at status på markedsudviklingen ift. at understøtte anonymisering af jobansøgere i Københavns Kommune tages til efterretning, jf. bilag 1 og 2,
2. at beskrivelse af indsatser til at styrke biasbevidsthed i rekruttering tages til efterretning, jf. bilag 3.

Problemstilling

I forbindelse med besvarelsen af et medlemsforslag om anonymisering af jobansøgere, som blev forelagt Økonomiudvalget (ØU) den 19. august 2021, afdækkede Økonomiforvaltningen (ØKF) i november 2021 første gang markedet for systemtekniske løsninger, der kan understøtte anonym rekruttering, hvor ansøgernes stamdata (køn, alder og etnicitet) sløres for ansættelsesudvalget.

ØKF har siden gennemført markedsafdækninger i hhv. 2022 og senest i 2023, hvor det også blev tilkendegivet over for ØU, at der ville blive givet en fornyet status på markedsudviklingen i 2024 og på anonymiseringsforsøget i Aarhus Kommune.

ØU afgav i den forbindelse en protokolbemærkning om, at ØKF skulle give et overblik over mulige alternativer til systemtekniske løsninger, der kan imødegå bias i et ansættelsesudvalg, samt om disse tiltag kræver finansiering at implementere.

Herudover har Københavns Kommunes (KK) nuværende leverandør Talentech udviklet en anonymiseringsfunktion i rekrutteringssystemet Talent Recruiter, som ØKF har testet, og som også beskrives i sagen.

Løsning

ØKF har ultimo 2024 gennemført en markedsafdækning med fokus på rekrutteringssystemernes muligheder for anonym rekruttering. Det er ikke afdækket, om systemerne er tilstrækkeligt robuste og efterlever KK’s øvrige krav til et rekrutteringssystem.

I markedsafdækningen indgår otte rekrutteringssystemer, som understøtter anonym rekruttering, jf. bilag 1.

For de otte systemer kan sammenfattes følgende:

• Tre danske systemer (Talent Recruiter, Signatur og HR-ON) har mange og store kunder og tilbyder anonymiseret kandidatoversigt og spørgsmålsbaseret anonymisering.
• To svenske systemer (Varbi og Teamtailor) har mange og store kunder og tilbyder yderligere anonymiseringsfunktioner ved hjælp af bl.a. AI udover anonymiseret kandidatoversigt og spørgsmålsbaseret anonymisering.
• Tre mere specialiserede danske systemer (DiVERS, Caseflow og Recruitio) har færre og mindre kunder og et særligt fokus på anonymiseringsfunktioner, herunder også ved hjælp af bl.a. AI.

Alle otte systemer har danske kunder og kan fungere på dansk.

Afdækningen omfatter tre systemer, som ikke tidligere har indgået (Teamtailor, HR-ON og Talent Recruiter). Samtidig er to systemer udgået af afdækningen, idet TribePad nu fokuserer på engelsksprogede kunder, og Talent Attract ikke udvikles mere.

Det er ØKF’s vurdering, at markedet for rekrutteringssystemer, som understøtter anonym rekruttering, løbende udvikler sig, og at flere leverandører har udviklet deres anonymiseringsfunktioner siden markedsafdækningen i 2023. Det er dog fortsat vanskeligt for ØKF at dokumentere anvendeligheden af funktionerne i praksis, idet ØKF kun har kendskab til ganske få virksomheder, der har afprøvet funktionerne og endnu færre, der har evalueret forsøg hermed.

Det bemærkes, at der er en række praktiske og juridiske opmærksomhedspunkter ifm. systemunderstøttet anonym rekruttering i KK. Det er således vigtigt:

1. at man udformer spørgsmål, som i tilstrækkelig grad afdækker ansøgernes kvalifikationer,
2. at ansøgerne oplyses om, at de vurderes på denne baggrund,
3. at det afklares, hvordan CV anvendes i vurderingen
4. at der i sidste ende ikke træffes automatiske beslutninger, hvor fx AI udvælger ansøgere til samtale.

ØKF vurderer umiddelbart, at størstedelen af de systemtekniske løsninger på markedet kan anvendes inden for de juridiske rammer, idet dette dog vil skulle afklares nærmere, hvis der skal ske konkret afprøvning heraf i KK.

Vurdering af Talent Recruiters anonymiseringsfunktion

Talentech, som udbyder KK’s rekrutteringssystem Talent Recruiter, har ultimo 2023 udviklet muligheden for en anonymiseret kandidatoversigt. ØKF har gennemført en vurdering af funktionen ud fra brugertest i ØKF og Beskæftigelses- og Integrationsforvaltningen (BIF) samt erfaringer fra Staten. Den fulde vurdering fremgår af bilag 2.

ØKF og BIF vurderer, at funktionen ikke altid garanterer anonymisering af kandidater, da der er risiko for, at kandidaters navne og vedlagte dokumenter kan fremfindes i systemet. Derudover kan systemet være funktionelt udfordrende at anvende i praksis.

ØKF arbejder videre med at opbygge kendskab til anonymiseringsfunktionen og håndtere identificerede udfordringer og vil løbende vurdere, hvornår eventuel yderligere afprøvning af funktionen kan ske.

Dertil er der behov for at opbygge kompetencer ift. at håndtere det systemtekniske i anonymiseringsfunktionen og ift. at identificere kvalifikationsafdækkende spørgsmål på forskellige arbejdsområder, som sikrer, at ansættelsesudvalgene kan vurdere kandidaternes kompetencer og udpege de bedst egnede kandidater til samtale.

ØKF vil udveksle erfaringer med Økonomistyrelsen, som planlægger at udvikle, teste og evaluere et koncept for anonym rekruttering i Talent Recruiter i løbet af 2025.

Erfaring med anonym rekruttering på danske arbejdspladser

ØKF vurderer, at det fortsat kun er få danske arbejdspladser, der har erfaring med systemunderstøttet anonym rekruttering. Af disse anvender flere kun delvis systemunderstøttelse suppleret med manuelle tiltag som fx manuel sløring af CV. Kun meget få arbejdspladser har gennemført en systematisk evaluering af deres forsøg.

Aarhus Kommune startede i 2022 et to-årigt forsøg med systemunderstøttet anonym rekruttering, men løb ind i systemtekniske udfordringer. Den anonymiserede kandidatoversigt i rekrutteringssystemet Emply fungerede ikke efter hensigten, og det oplevedes flere gange, at ansøgernes navne eller mailadresser dukkede op i systemet. Ansøgernes svar måtte derfor overføres til et excelark, som blev anonymiseret manuelt og efterfølgende sendt til ansættelsesudvalget.

Det blev klart for Aarhus Kommune, at evalueringsarbejdet ville blive besværliggjort af, at der ikke spørges til køn, alder eller etnicitet, og at det uden disse data ville blive svært at lave en valid evaluering. Disse udfordringer samt en række administrative besparelser betød, at Aarhus Kommune stoppede forsøget ved udgangen af 2023, og at der ikke er gennemført en evaluering.

Alternativer til systemtekniske løsninger

Som alternativ til systemtekniske løsninger kan der arbejdes med at styrke ligebehandling og øge biasbevidsthed i flere faser i rekrutteringen, jf. bilag 3.

KK har allerede flere indsatser, der understøtter dette:

• Der er udarbejdet oplysnings- og uddannelsesmateriale om biasbevidst rekruttering målrettet alle ansættelsesudvalg i KK,
• Materiale om biasbevidst ledelse,
• En biasbevidst guide til rekruttering af topledere,
• En vejledning i inkluderende kommunikation og sprogbrug.

ØKF vurderer, at relevante alternativer til systemtekniske løsninger vil være at understøtte og supplere KK’s eksisterende arbejde med biasbevidst rekruttering.

Følgende yderligere tiltag er planlagt til igangsættelse:

1. Undersøge muligheder for bedre integrering af KK’s e-læring om biasbevidst rekruttering i KK’s Talent Recruiter.
2. Udvide KK’s eksisterende materiale vedr. biasbevidst rekruttering af topledere til at understøtte rekruttering på alle niveauer.
3. Integrering af vejledning i biasbevidst rekruttering i KK’s chatbot “Karla”.

Indsatserne kræver ikke særskilt økonomi og er nærmere beskrevet i bilag 3.

Økonomi

Der er ingen økonomiske konsekvenser forbundet med opfølgningen på markedsudviklingen.

Videre proces