Revisionsrapport - Indkøb af bygningsvedligehold i Københavns Ejendomme og Indkøb

Med denne sag forelægges Økonomiudvalget en revisionsrapport af kontrolmiljøet for indkøb af bygningsvedligehold i Københavns Ejendomme og Indkøb. Der gives med rapporten to røde bemærkninger vedrørende efterlevelse af regler og retningslinjer for indkøb og regnskabsmæssig dokumentation i forbindelse med fakturagodkendelse. Der gives en desuden en gul bemærkning vedrørende funktionsadskillelse ved disponeringen. 

Københavns Ejendomme og Indkøb har udarbejdet en handleplan som opfølgning på bemærkningerne. Handleplanen er fuldt eksekveret ved udgangen af 2021.

Økonomiforvaltningen indstiller over for Økonomiudvalget,

Intern Revision har undersøgt, hvorvidt Københavns Ejendomme og Indkøb har etableret et tilstrækkeligt kontrolmiljø for indkøb af bygningsvedligehold til at imødegå væsentlige risici for tilsigtede og utilsigtede fejl, herunder besvigelser. Intern Revision konkluderer helt overordnet, at Københavns Ejendomme og Indkøb har sikret, at der er udarbejdet hensigtsmæssige forretningsgange for indkøb af bygningsvedligehold. Der er dog konstateret enkelte områder, hvor der mangler beskrevne forretningsgange, ligesom en stikprøve af 66 fakturaer har vist, at de allerede beskrevne forretningsgange ikke efterleves fuldt ud, og i flere tilfælde kan de udførte kontroller ikke dokumenteres. Der gives med rapporten to røde bemærkninger (prioritet 1) og én gul bemærkning (prioritet 2).

Intern Revision peger i alt på tre områder, hvor der er behov for forbedring. Disse gennemgås i det nedenstående.

Regler og retningslinjer for indkøb (rød bemærkning)

Intern Revision henstiller til, at Københavns Ejendomme og Indkøb skal sikre, at indkøbsreglerne efterleves, og at de rammeaftaler, der anvendes, er gyldige. Derudover skal der etableres nye aftaler, så en større del af indkøbene er aftaledækket. Intern Revision vurderer, at overholdelse af reglerne for indkøb bl.a. medvirker til at reducere risikoen for besvigelser i forbindelse med indkøb af bygningsvedligehold, og at køb uden for rammeaftaler medfører en øget risiko, da disse indkøb typisk er personafhængige og vilkårene aftales direkte mellem den enkelte medarbejder og leverandøren. På baggrund af henstillingerne anbefaler revisionen at udarbejde et ledelsestilsyn rettet mod aftalecompliance.

Funktionsadskillelse i forbindelse med disponeringen (gul bemærkning)

For det andet henstiller Intern Revision til, at Københavns Ejendomme og Indkøb sikrer, at ledelsesgodkendelsen over de besluttede beløbsgrænser ved indkøbstidspunktet udføres i overensstemmelse med retningslinjerne, og efterfølgende kan dokumenteres. I 6 ud af de 66 stikprøver kan ledelsesgodkendelsen af disponeringen ikke dokumenteres, hvorfor det ikke kan kontrolleres, om godkendelsen har fundet sted. På den baggrund anbefalede Intern Revision, at ledelseskontrollen systemunderstøttes, så det bliver en elektronisk forebyggende kontrol.

Regnskabsmæssig dokumentation i forbindelse med fakturagodkendelsen (rød bemærkning)

For det tredje henstiller Intern Revision til, at Københavns Ejendomme og Indkøb efterlever reglerne for god bogføringsskik. Herved vil fakturaerne indeholde tilstrækkelig udspecificeret dokumentation for den modtagne ydelse, så 2. godkenderen har adgang til fyldestgørende regnskabsmateriale som baggrund for godkendelsen.

Ved gennemgangen af stikprøven på 66 fakturaer har revisionen fundet ét tilfælde, hvor der er forudbetalt 5 mio. kr. til en leverandør for arbejde, der på tidspunktet for betaling ikke var udført. Ledelsen i Københavns Ejendomme og Indkøb har efterfølgende indhentet dokumentation for at arbejdet er udført. Herudover er der tre fakturaer, hvor revisionen vurderer, at dokumentationen er mangelfuld. Københavns Ejendomme og Indkøb har efterfølgende fremskaffet den manglende dokumentation fra leverandøren. En redegørelse for status på de fire fakturaer fremgår af bilag 3.

Yderligere 34 fakturaer havde ikke den nødvendige dokumentation vedhæftet fakturaen, men Københavns Ejendomme og Indkøb har gemt dokumentationen i øvrige fagsystemer og i mails. 

Alle observationer fremgår af rapporten, som er vedlagt som bilag 1.

Københavns Ejendomme og Indkøb er enig i de beskrevne observationer, problematikker og risici, og har på den baggrund udarbejdet en handleplan, der fremgår af revisionsrapporten, og er vedlagt som bilag 2.

Handleplanen adresser de tre områder Intern Revision peger på med følgende tiltag:

I forlængelse heraf etableres et skærpet ledelsestilsyn rettet mod at kontrollere, at dokumentationen i forbindelse med fakturagodkendelsen er i overensstemmelse med god bogføringsskik.

Indstillingen har ingen økonomiske konsekvenser.

Københavns Ejendomme og Indkøb vil i løbet af 2021 implementere de nævnte aktiviteter i handleplanen. Alle aktiviteter forventes at være implementeret ved udgangen af 2021.

Søren Hartmann Hede                          /Mads Grønvall

Dagsordenspunkt 5: Revisionsrapport - Indkøb af bygningsvedligehold i Københavns Ejendomme og Indkøb (2021-0023118)

Økonomiudvalgets beslutning i mødet den 23. februar 2021

Revisor Bryndis Simonardottir fra Deloitte samt chef for Intern Revision, Jesper Andersen, var til stede under behandlingen af dagsordenspunktet af hensyn til sagens oplysning.

Indstillingens 1.at-punkt blev taget til efterretning uden afstemning.

Indstillingens 2.at-punkt blev godkendt uden afstemning.