Analyse af ressortopdelingen i Københavns Kommune

Indstilling

Økonomiforvaltningen indstiller, at Økonomiudvalget over for Borgerrepræsentationen anbefaler,

1. at rapporten ”Analyse af ressortopdelingen i Københavns Kommune” samt tilhørende bilag, jf. bilag 1-10, tages til efterretning.

Problemstilling

Med Budget 2024 blev der afsat midler til, at et midlertidigt sekretariat i Økonomiforvaltningen med inddragelse af de øvrige forvaltninger, i løbet af 2024 gennemfører en analyse af ressortopdelingen i kommunen. Sekretariatets arbejdet er blevet ledet af eksterne sagkyndig, Niels Højberg, der er tidligere stadsdirektør for Aarhus Kommune, ledelsesekspert og rådgiver ved Kronprins Frederiks Center for Offentlig Ledelse på Aarhus Universitet.

Som ramme for arbejdet vedtog Borgerrepræsentationen den 21. september 2023 et kommissorium for ressortanalysen (se bilag 4). Med kommissoriet er der fastsat en række hensyn, som forslag til ressortændringer skal vurderes ud fra, herunder bl.a. effektiv og sammenhængende service for borgere og virksomheder, entydig opgaveplacering samt balance i opgavetyngden på tværs af de politiske udvalg. Med kommissoriet for analysen er der desuden udpeget en række konkrete opgaveområder, som ressortanalysen skal forholde sig til. Det drejer sig bl.a. om hjemmepleje- og sygeplejeområdet, beskæftigelsesansvar for udsatte borgere, klimadagsordenen samt børn og unges trivsel.

Analysen er foretaget med løbende inddragelse af den politiske styregruppe for arbejdet, som består af borgmestrene samt Alternativets gruppeforperson som repræsentant for partierne uden borgmesterpost. Kredsen af administrerende direktører har ligeledes løbende drøftet centrale aspekter af materialet. Derudover har der på medarbejderniveau været udpeget repræsentanter for hver forvaltning, der har fungeret som ressortsekretariatets kontaktpersoner til de respektive forvaltninger, og som har fulgt arbejdet.

I overensstemmelse med kommissoriet fik Økonomiudvalget i løbet af 2024 præsenteret status på arbejdet. Analysen er nu tilendebragt og afrapporteres med denne indstilling.

Løsning

Ressortsekretariatet har i løbet af 2024 indhentet inspiration fra andre byer, fået input fra en bred gruppe af repræsentanter fra kommunen og andre interessenter samt gennemført en høring for at få input fra kommunens forskellige råd og nævn mv. Ressortsekretariatet har bl.a. besøgt landets øvrige tre største byer med delt administrativ ledelse, været på studietur i Amsterdam Kommune samt fået ekstern bistand til at udarbejde et inspirationskatalog med internationale perspektiver. Herudover har ressortsekretariatet analyseret kommunens nuværende organisering, udvalgenes dagsordner, medlemsforslag og borgeres møde med Københavns Kommunes forvaltninger. Se bilag 3 og 5-10.

Analysens vigtigste pointer er opsummeret i hovedrapporten i bilag 1 (side 1 - 55). 

Forslag til konkrete ressortændringer

Ressortanalysen har identificeret en række mulige greb i forhold til ressortændringer. Ressortsekretariatet har i samarbejde med forvaltningerne kvalificeret disse greb, herunder præciseret afgrænsninger af opgaver og enheder samt opstillet fordele og ulemper ved eventuelle ressortflyt.

Der er i hovedrapporten udvalgt 13 områder af kommunens virke, der kan indgå ved en eventuel ændring af den nuværende organisering. For hvert område har de involverede forvaltninger udarbejdet en analyse af områdets nuværende organisering og en beskrivelse af et eller flere scenarier for mulige ressortændringer, som ressortsekretariatet har udpeget. Forvaltningerne har også haft mulighed for at beskrive alternative scenarier. Hver af de 13 områder er udfoldet i bilag 2.

I hovedrapporten er der yderligere udfoldet tre eksempler på en ny samlet forvaltningsstruktur, hvor de identificerede områder for mulige ressortflyt indgår på forskellig vis. Af hensyn til overskuelighed viser eksemplerne ændringer i forhold til den nuværende forvaltningsstruktur. Eksemplerne illustrerer, at ændringer af ressortfordelingen omfatter en afvejning og prioritering af de forskellige hensyn, som ligger til grund for arbejdet med ressortanalysen.

Hensynene til sammenhængende service for borgere og virksomheder og hensynet til balance i arbejdsbyrden mellem de politiske udvalg vil ikke nødvendigvis være overensstemmende, og ændringer af ressortfordelingen må derfor bero på en vurdering af, hvilke hensyn der skal veje tungest. De forskellige fagområder er ofte indbyrdes forbundne, hvormed opgaveflyt, som tilgodeser bestemte sammenhænge, kan give nye snitflader og dermed stille nye krav til samarbejdet.

Der er ikke siden 2005 gennemført en større ændring i organiseringen af opgaver i Københavns Kommune. Se bilag 3 for tidslinje over større omorganiseringer og ressortflyt i Københavns Kommune siden 2005.

Anbefalinger

Udover konkrete forslag til ressortændringer er ambitionerne i rapporten at synliggøre muligheder for ændringer gennem styring og ledelse i Københavns Kommune, f.eks. ved at udvikle og styrke forudsætningerne for samarbejde samt ved i endnu højere grad at tage afsæt i borgerens perspektiv og udnytte de teknologiske muligheder.

I hovedrapporten præsenteres ressortanalysens fire hovedanbefalinger, som er de fire vigtigste pejlemærker i ressortanalysen for udviklingen af Københavns Kommunes opgaveløsning.

De 4 hovedanbefalinger er:

1. At der iværksættes en målrettet indsats for, at kommunens aktiviteter tilrettelægges på borgerens og virksomhedernes præmisser og ikke på systemets. Det vil indebære en yderligere styrkelse af tværgående borgerservice og erhvervsservice.
2. At der arbejdes med den politiske kultur med fokus på stærkere tværgående organisering og koordination af arbejdet med særligt politisk prioriterede områder.
3. At der arbejdes med udnyttelse af den teknologiske udvikling. Det bør ske for at kunne yde en bedre service til borgere og virksomheder, for at styrke byen som foregangssted for digital innovation og for at bidrage til løsninger vedrørende rekruttering af medarbejdere i fremtiden.
4. At der systematisk er fokus på at samordne forvaltningernes organisering for at understøtte det tværfaglige samarbejde, øge overskueligheden for borgerne og sikre et større lokalpolitisk ejerskab til kommunens aktiviteter og tilbud.

Inden for de ti prioriterede temaer i ressortanalysen oplistes herefter 25 anbefalinger til styring og ledelse, som er uafhængige af opgaveflyt. Anbefalingerne udspringer af analyserne af kommunens nuværende organisering og virke, gode eksempler og erfaringer fra andre byer samt internationale tendenser inden for byer, digitalisering og velfærd. Anbefalingerne er yderligere udfoldet i bilag 1.

Inddragelse af interessenter

Der har igennem processen for udarbejdelsen af ressortanalysen været stort fokus på inddragelse af interessenter.

Ressortsekretariatet har i løbet af 2024 afholdt over 120 møder med næsten 400 forskellige personer, herunder møder med borgerrådgiveren, forpersonerne for lokaludvalgene, ældrerådet, intern revisor samt repræsentanter for forskellige fagområder i kommunen og i andre byer.

Der har i foråret 2024 været afholdt en skriftlig høring af udvalgte råd, nævn og alle kommunens lokaludvalg. Høringsparterne er udvalgt efter dialog med forvaltningerne. Der er udarbejdet en hvidbog for høringen, jf. bilag 5.

Ressortsekretariatet har medvirket ved Københavnertopmødet i november 2024. Københavnertopmødet er en del af en større undersøgelse, der laves som et samarbejde mellem Tænketanken Mandag Morgen og Magtudredningen 2.0. Derudover har der været afholdt et seminar for medlemmerne af Borgerrepræsentationen, et opfølgende høringsmøde på den skriftlige høring for kommunens råd og nævn samt oplæg for flere af de politiske grupper på rådhuset.

Økonomi

Der er ikke med denne indstilling økonomiske konsekvenser. Såfremt der er ønske om at gennemføre en eller flere af de omtalte ressortændringer eller anbefalinger, vil økonomien forbundet hermed skulle kvalificeres yderligere.

Videre proces

Når rapporten er forelagt Økonomiudvalget og Borgerrepræsentationen, har ressortsekretariatet afsluttet den opgave, som er beskrevet i kommissoriet.