Indstilling til Økonomiudvalget (ØU) om igangsættelse af Vagtplan (VP) udbud
Indstilling til Økonomiudvalget (ØU) om igangsættelse af Vagtplan (VP) udbud
Økonomiudvalget
DAGSORDEN
for ordinært møde tirsdag den 7. februar 2006
J.nr. ØU 41/2006
9. Indstilling til Økonomiudvalget (ØU) om igangsættelse af Vagtplan (VP) udbud
INDSTILLING
Økonomiforvaltningen indstiller, at Økonomiudvalget anbefaler, at Borgerrepræsentationen
tiltræder:
·
At projektet
vedrørende udbud af Vagtplan gennemføres som anført i sagsbeskrivelsen
·
At Økonomiudvalget
i september forelægges en indstilling omkring valg af leverandør, når resultatet
af udbuddet foreligger. Indstillingen vil indeholde en håndtering af de
økonomiske konsekvenser som følge af udbuddet og den efterfølgende drift
·
At udgifterne til
projektet på 5,38 mill. kr. i 2006 til 2007 samt de efterfølgende
driftsudgifter finansieres via betalingsmodellen for Lønsystemet, og tilbagebetales
i forbindelse med opkrævningen for lønanvisningen til udvalgene for 2007 og
frem.
·
At der til
opstart af projektet i 2006 gives en tillægsbevilling på 3,89 mill. kr. (2006
p/l) til Økonomiudvalgets bevilling. Økonomiforvaltningen drift (funktion
6.51.1) med dækning på Økonomiudvalgets bevilling, finansposter (funktion
08.05.5 - kassen). Pengene tilbageføres til kassen i perioden 2007 – 2012i
forbindelse med udvalgenes betaling for forvaltningernes anvendelse af lønsystemet.
RESUME
Da Kommunens eksisterende vedligeholdelsesaftale med Accenture på
Vagtplansystemet udløber d. 19. december 2006, skal der gennemføres et projekt,
der sikrer indgåelse af en ny vedligeholdelsesaftale. Der etableres et projekt
i Økonomiforvaltningen, der resulterer i, at Økonomiudvalget ultimo september
forelægges en indstilling om indgåelse af en ny aftale.
I forlængelse af udbudsprojektet gennemføres en analyse af, hvilke
gevinster der vil være ved at udskifte det eksisterende system med et mere
tidssvarende vagtplanlægningssystem
SAGSBESKRIVELSE
Baggrund for projekt
Københavns Kommunes indgik i 1993 en aftale med Andersen Consulting
(siden Accenture) om udvikling og implementering af et tidsregistrerings- og
vagtplanlægningssystem i Kommunen. Systemet er siden 1993 blevet videreudviklet
og vedligeholdt af Accenture, som også vandt vedligeholdelsesaftalen senest
systemet var i EU-udbud i 2001.
Systemet indeholder to overordnede dele. Den ene del omhandler
indberetning af samtlige ansattes arbejdstidsbestemte tillæg, samt alle ferie-
og fraværsindberetninger. Den anden del omhandler en vagtplanlægningsdel, hvor
institutionerne kan planlægge vagter for personale med skiftende arbejdstider.
Dette har især været anvendt i SUF og FAF, der har en del personale i disse
arbejdsgrupper ansat.
Vagtplansystemet er
et meget kritisk system, da der indspilles ca. 30.000 arbejdstidsbestemte
tillæg og ferie- og fraværsindberetninger pr. måned direkte ind i lønsystemet. Disse indberetninger foretages dagligt af ca.
3000 vagtplanlæggere, løn- og personalemedarbejdere, sekretærer mv. Dette gør
vagtplansystemet til et af de mest anvendte systemer i Kommunen.
Som følge af ovenstående er et operationelt og vedligeholdt vagtplansystem
en af forudsætningerne for korrekte lønudbetalinger i Kommunen. Derfor er det
meget væsentligt, at Kommunen har en aftale med en ekstern leverandør om
løbende vedligeholdelse og udvikling af systemet.
Da den eksisterende aftale med Accenture udløber d. 19. december 2006,
skal det sikres, at der gennemføres et projekt som resulterer i en ny aftale.
Som følge af, at systemet er et MVS- system (mainframe) af ældre dato,
og dermed dels forholdsvis dyrt i drift og ikke særligt brugervenligt, skal det
også undersøges, om der vil være fordele for Kommunen i på sigt at udskifte det
eksisterende system med et system af nyere dato.
Formål med projektet
Formålet med projektet er således først og fremmest, at sikre indgåelse
af en ny vedligeholdelsesaftale med en ekstern leverandør når den nuværende
aftale med Accenture udløber ultimo 2006. I forlængelse heraf afdækkes
mulighederne og potentialet for en udskiftning af det nuværende system til et
mere tidssvarende.
Mål
a) At der indgås en aftale med en leverandør om
vedligeholdelse af systemet, og at der med denne aftale opnås den størst mulige
kvalitet og driftssikkerhed, med en option på effektivisering af det nuværende
system, såfremt dette vil være muligt.
b) At aftalen indebærer en reduktion af
Kommunens udgifter i forhold til den eksisterende aftale.
c) At der gennemføres en egentlig analyse af,
hvilke gevinster der vil være ved at udskifte det eksisterende system med et
mere tidssvarende vagtplanlægningssystem, samt en beskrivelse af, hvilket
projekt og organisering, der skal til for at gennemføre et udbud af selve systemet.
Resultatet af denne analyse skal sammenholdes med det forslag til effektivisering
af det nuværende system leverandøren eventuelt vil kunne tilbyde.
Strategi
Indgåelsen af en ny aftale vedrørende vedligeholdelse af Vagtplan kan enten
gennemføres ved en omlægning af den eksisterende Vagtplan kontrakt til Kommunens
IT-rammeaftaler med Accenture, Cap Gemini eller CSC, eller der kan gennemføres
et egentligt udbud af ydelsen.
Økonomiforvaltningen
har overvejet, hvorvidt der kan indgås en aftale med Accenture under de
eksisterende rammeaftaler, således at et udbud af vedligeholdelsesaftalen kunne
undgås. Dette ville i givet fald betyde, at systemet vil blive vedligeholdt
frem til 30. september 2008.
Imidlertid er der en
række forhold, der peger på, at dette ikke vil være fordelagtigt for Kommunen.
Bl.a. vil Kommunen ikke selv kunne vælge længden af en kontrakt. Endvidere er
det tvivlsomt om Accenture ønsker at binde sig til en forlængelse under de
vilkår, der er skitseret i rammeaftalerne. Økonomiforvaltningen har også forelagt
spørgsmålet for advokatfirmaet Bender von Haller Dragsted, som vurderer, at det
ikke vil være hensigtsmæssigt at benytte rammeaftalen (bilag d).
Økonomiforvaltningen
vil derfor foretage et udbud af vedligeholdelsesaftalen, og igangsætte
udarbejdelsen af udbudsmaterialet. Dermed følges alternativ b i tidsplanen
(bilag a).
I forlængelse af udbuddet
vil der blive gennemført dels en markedsanalyse af nye systemer på området, som
kunne anvendes i Kommunen, samt en analyse af arbejdsgange i forvaltningerne.
Analysen skal danne baggrund for en udarbejdelse af en plan for optimeringen af
Vagtsystemet med hensyn til drift og vedligeholdelse samt forvaltningernes
anvendelse og styringsmæssige udnyttelse af systemet.
Personaleressourcer og organisering
Lønkontraktsekretariatet i Økonomiforvaltningens 11. kontor forestår
projektledelsen af udbuddet, samt den efterfølgende implementering.
Selve udbudsdelen vil blive bemandet med en ekstern konsulent som
projektleder, ekstern juridisk bestand, 2 nye medarbejdere i 11. kontor, samt
medarbejdere fra den faste stab. Der skal således afsættes ressourcer til
indstationering af 1 ekstern projektleder i forbindelse med opgaven for
forlængelse af vedligeholdelsesaftalen, ligesom der afsættes ressourcer til den
nødvendige eksterne juridiske bistand og dokumentation i forbindelse med
udarbejdelse af udbudsmateriale. Den efterfølgende analysefase vil blive
bemandet med 2 nye medarbejdere i 11. kontor.
I forbindelse med outsourcingen af Løn- og Pensionsanvisningen (LPA) i
2003 til Accenture overgik systemansvaret for Vagtplansystemet til
Økonomiforvaltningens 11. kontor. Oprindeligt blev dette varetaget af i Løn- og
Pensionsanvisningen, og systemansvaret omhandlede løbende opfølgning,
leverandørstyring, ændringshåndtering, kontakt til forvaltningerne, håndtering
af samarbejdsorganisation mv. I forbindelse med indgåelsen af
Lønanvisningsaftalen blev ressourcerne i LPA overdraget til den eksterne
leverandør.
11. kontor har efterfølgende i lyset af fejlsituationen ved Accentures
lønsystem alene fokuseret på at holde den eksisterende Vagtplanaftale kørende.
Det har ikke været muligt at servicere forvaltningerne, etablere en
samarbejdsorganisation, håndtere større ændringsønsker mm. I forbindelse med
det kommende udbud og indgåelsen af en ny Vagtplanaftale er der behov for at
genoptage opfølgningsaktiviteterne i fuldt omfang. Det er derfor nødvendigt at
tilføre 2 årsværk til Økonomiforvaltningens lønkontraktsekretariat for at kunne
foretage den nødvendige løbende opfølgning, leverandørstyring,
ændringshåndtering samt kontakt til forvaltningerne.
Økonomiforvaltningen vil i forbindelse med indstillingen til ØU og BR
om valg af leverandør til den fremtidige vedligeholdelse m.v. af
Vagtpla
nsystemet beskrive kravene til Kommunens driftsorganisering, ressourcer
mv.
Herudover tilføres
Økonomiforvaltningens lønkontraktsekretariat 1 årsværk, samt en
projektsekretær, begge tidsbegrænset til 1. december 2007, men med mulighed for
forlængelse såfremt resultatet af analyse peger på nødvendigheden af dette. Disse
årsværk skal tilføres lønkontraktsekretariatet til udarbejdelse af
kravspecifikation, dokumentation mv. i forbindelse med udbuddet af
vedligeholdelse af systemet samt den efterfølgende analyse.
Samlet set vil 11. kontor derved ansætte 2 nye faste medarbejder til
den løbende opfølgning af Vagtplanaftalen samt 2 midlertidige medarbejderne,
som skal bistå kontoret i forbindelse med udbudsprojektet samt den
efterfølgende analyse.
Forvaltningerne
forventes i processen at stå til rådighed med viden og faglig kompetence om det
nuværende system, samt arbejdsgange. Det forventes i den sammenhæng, at
forvaltningerne udnævner en implementeringsansvarlig fra hver forvaltning, som
kan indgå i projektets forskellige faser.
Tidsplan
Udbuds- og implementeringsforløbet af en ny vedligeholdelsesaftale
strækker sig frem til 1. januar 2007, mens den efterfølgende analysefase
forløber fra 1. januar 2007 til 1. december 2007.
Økonomi
Det nuværende
Vagtsystem vedligeholdes af Accenture og driftes hos IBM. Til vedligeholdelse,
support mv. anvendes i dag ca. 13 mio. kr. årligt, herudover er der udgifter
til driften af systemet på ca. 6 mio. kr., dvs. de samlede årlige udgifter til
vagtplansystemet er ca. 19 mio. kr., tallene er behæftet med nogen usikkerhed.
Udgifterne til
projektet forventes at andrage 5,38 mio. kr. (2006 p/l) (se specifikationer i
bilag c), heraf finansieres 3,89 mio. kr. i 2006 via tillægsbevilling til
Økonomiudvalgets bevilling. Økonomiforvaltningen drift (funktion 6.51.1) med
dækning på Økonomiudvalgets bevilling, finansposter (funktion 08.05.5 - Kassen)
Ved projektets
afslutning vil der blive udarbejdet en indstilling om valg af leverandør, hvori
der vil indgå en model for tilbageføring af projektomkostningerne til kassen.
Hertil kommer håndteringen af de økonomiske konsekvenser af den efterfølgende
drift. Drifts- og vedligeholdelsesudgifterne til Vagtplansystemet vil som
hidtil indgå som en del af betalingsmodellen for lønanvisningen.
Oversigt over ressourceanvendelse (i t.kr.):
|
Ressourceanvendelse ifm. udbud |
||
|
|
2006 |
2007 |
|
Projektledelse |
1.980 |
|
|
Juridisk bistand |
680 |
|
|
Teknisk bistand |
192 |
|
|
Lønudgift (2 faste
medarb.) |
614 |
|
|
Udgift (2
midlertidige medarb.) |
423 |
|
|
I alt vedr. udbud |
3.889 |
|
|
|
|
|
|
Ressourceanvendelse ifm. analysefasen |
||
|
Lønudgift (1 fast
medarb.) |
|
458 |
|
Udgift (2
midlertidige medarb.) |
|
580 |
|
I alt vedr. analysefasen |
|
1.038 |
|
|
|
|
|
Udgifter til løbende drift, opfølgning mv. |
|
|
|
Lønudgift (1 fast
medarb.) |
|
458 |
|
|
|
|
|
I alt |
5.385 |
|
Miljøvurdering
-
Andre konsekvenser
-
Bilag
a)
Tidsplan for
udbud
b)
Organisering
c)
Ressourcehistogram
d) Notat af 24. januar 2006 om vagtplan vedligeholdelse fra advokatfirmaet Bender von Haller Dragsted