Indstilling til Økonomiudvalget (ØU) om igangsættelse af Vagtplan (VP) udbud

Se alle bilag

Indstilling til Økonomiudvalget (ØU) om igangsættelse af Vagtplan (VP) udbud

Økonomiudvalget

DAGSORDEN

for ordinært møde tirsdag den 7. februar 2006

J.nr. ØU 41/2006

9. Indstilling til Økonomiudvalget (ØU) om igangsættelse af Vagtplan (VP) udbud

INDSTILLING

Økonomiforvaltningen indstiller, at Økonomiudvalget anbefaler, at Borgerrepræsentationen tiltræder:

· At projektet vedrørende udbud af Vagtplan gennemføres som anført i sagsbeskrivelsen

· At Økonomiudvalget i september forelægges en indstilling omkring valg af leverandør, når resultatet af udbuddet foreligger. Indstillingen vil indeholde en håndtering af de økonomiske konsekvenser som følge af udbuddet og den efterfølgende drift

· At udgifterne til projektet på 5,38 mill. kr. i 2006 til 2007 samt de efterfølgende driftsudgifter finansieres via betalingsmodellen for Lønsystemet, og tilbagebetales i forbindelse med opkrævningen for lønanvisningen til udvalgene for 2007 og frem.

· At der til opstart af projektet i 2006 gives en tillægsbevilling på 3,89 mill. kr. (2006 p/l) til Økonomiudvalgets bevilling. Økonomiforvaltningen drift (funktion 6.51.1) med dækning på Økonomiudvalgets bevilling, finansposter (funktion 08.05.5 - kassen). Pengene tilbageføres til kassen i perioden 2007 – 2012i forbindelse med udvalgenes betaling for forvaltningernes anvendelse af lønsystemet.

RESUME

Da Kommunens eksisterende vedligeholdelsesaftale med Accenture på Vagtplansystemet udløber d. 19. december 2006, skal der gennemføres et projekt, der sikrer indgåelse af en ny vedligeholdelsesaftale. Der etableres et projekt i Økonomiforvaltningen, der resulterer i, at Økonomiudvalget ultimo september forelægges en indstilling om indgåelse af en ny aftale.

I forlængelse af udbudsprojektet gennemføres en analyse af, hvilke gevinster der vil være ved at udskifte det eksisterende system med et mere tidssvarende vagtplanlægningssystem

SAGSBESKRIVELSE

Baggrund for projekt

Københavns Kommunes indgik i 1993 en aftale med Andersen Consulting (siden Accenture) om udvikling og implementering af et tidsregistrerings- og vagtplanlægningssystem i Kommunen. Systemet er siden 1993 blevet videreudviklet og vedligeholdt af Accenture, som også vandt vedligeholdelsesaftalen senest systemet var i EU-udbud i 2001.

Systemet indeholder to overordnede dele. Den ene del omhandler indberetning af samtlige ansattes arbejdstidsbestemte tillæg, samt alle ferie- og fraværsindberetninger. Den anden del omhandler en vagtplanlægningsdel, hvor institutionerne kan planlægge vagter for personale med skiftende arbejdstider. Dette har især været anvendt i SUF og FAF, der har en del personale i disse arbejdsgrupper ansat.

Vagtplansystemet er et meget kritisk system, da der indspilles ca. 30.000 arbejdstidsbestemte tillæg og ferie- og fraværsindberetninger pr. måned direkte ind i lønsystemet. Disse indberetninger foretages dagligt af ca. 3000 vagtplanlæggere, løn- og personalemedarbejdere, sekretærer mv. Dette gør vagtplansystemet til et af de mest anvendte systemer i Kommunen.

Som følge af ovenstående er et operationelt og vedligeholdt vagtplansystem en af forudsætningerne for korrekte lønudbetalinger i Kommunen. Derfor er det meget væsentligt, at Kommunen har en aftale med en ekstern leverandør om løbende vedligeholdelse og udvikling af systemet.

Da den eksisterende aftale med Accenture udløber d. 19. december 2006, skal det sikres, at der gennemføres et projekt som resulterer i en ny aftale.

Som følge af, at systemet er et MVS- system (mainframe) af ældre dato, og dermed dels forholdsvis dyrt i drift og ikke særligt brugervenligt, skal det også undersøges, om der vil være fordele for Kommunen i på sigt at udskifte det eksisterende system med et system af nyere dato.

Formål med projektet

Formålet med projektet er således først og fremmest, at sikre indgåelse af en ny vedligeholdelsesaftale med en ekstern leverandør når den nuværende aftale med Accenture udløber ultimo 2006. I forlængelse heraf afdækkes mulighederne og potentialet for en udskiftning af det nuværende system til et mere tidssvarende.

Mål

a) At der indgås en aftale med en leverandør om vedligeholdelse af systemet, og at der med denne aftale opnås den størst mulige kvalitet og driftssikkerhed, med en option på effektivisering af det nuværende system, såfremt dette vil være muligt.

b) At aftalen indebærer en reduktion af Kommunens udgifter i forhold til den eksisterende aftale.

c) At der gennemføres en egentlig analyse af, hvilke gevinster der vil være ved at udskifte det eksisterende system med et mere tidssvarende vagtplanlægningssystem, samt en beskrivelse af, hvilket projekt og organisering, der skal til for at gennemføre et udbud af selve systemet. Resultatet af denne analyse skal sammenholdes med det forslag til effektivisering af det nuværende system leverandøren eventuelt vil kunne tilbyde.

Strategi

Indgåelsen af en ny aftale vedrørende vedligeholdelse af Vagtplan kan enten gennemføres ved en omlægning af den eksisterende Vagtplan kontrakt til Kommunens IT-rammeaftaler med Accenture, Cap Gemini eller CSC, eller der kan gennemføres et egentligt udbud af ydelsen.

Økonomiforvaltningen har overvejet, hvorvidt der kan indgås en aftale med Accenture under de eksisterende rammeaftaler, således at et udbud af vedligeholdelsesaftalen kunne undgås. Dette ville i givet fald betyde, at systemet vil blive vedligeholdt frem til 30. september 2008.

Imidlertid er der en række forhold, der peger på, at dette ikke vil være fordelagtigt for Kommunen. Bl.a. vil Kommunen ikke selv kunne vælge længden af en kontrakt. Endvidere er det tvivlsomt om Accenture ønsker at binde sig til en forlængelse under de vilkår, der er skitseret i rammeaftalerne. Økonomiforvaltningen har også forelagt spørgsmålet for advokatfirmaet Bender von Haller Dragsted, som vurderer, at det ikke vil være hensigtsmæssigt at benytte rammeaftalen (bilag d).

Økonomiforvaltningen vil derfor foretage et udbud af vedligeholdelsesaftalen, og igangsætte udarbejdelsen af udbudsmaterialet. Dermed følges alternativ b i tidsplanen (bilag a).

I forlængelse af udbuddet vil der blive gennemført dels en markedsanalyse af nye systemer på området, som kunne anvendes i Kommunen, samt en analyse af arbejdsgange i forvaltningerne. Analysen skal danne baggrund for en udarbejdelse af en plan for optimeringen af Vagtsystemet med hensyn til drift og vedligeholdelse samt forvaltningernes anvendelse og styringsmæssige udnyttelse af systemet.

Personaleressourcer og organisering

Lønkontraktsekretariatet i Økonomiforvaltningens 11. kontor forestår projektledelsen af udbuddet, samt den efterfølgende implementering.

Selve udbudsdelen vil blive bemandet med en ekstern konsulent som projektleder, ekstern juridisk bestand, 2 nye medarbejdere i 11. kontor, samt medarbejdere fra den faste stab. Der skal således afsættes ressourcer til indstationering af 1 ekstern projektleder i forbindelse med opgaven for forlængelse af vedligeholdelsesaftalen, ligesom der afsættes ressourcer til den nødvendige eksterne juridiske bistand og dokumentation i forbindelse med udarbejdelse af udbudsmateriale. Den efterfølgende analysefase vil blive bemandet med 2 nye medarbejdere i 11. kontor.

I forbindelse med outsourcingen af Løn- og Pensionsanvisningen (LPA) i 2003 til Accenture overgik systemansvaret for Vagtplansystemet til Økonomiforvaltningens 11. kontor. Oprindeligt blev dette varetaget af i Løn- og Pensionsanvisningen, og systemansvaret omhandlede løbende opfølgning, leverandørstyring, ændringshåndtering, kontakt til forvaltningerne, håndtering af samarbejdsorganisation mv. I forbindelse med indgåelsen af Lønanvisningsaftalen blev ressourcerne i LPA overdraget til den eksterne leverandør.

11. kontor har efterfølgende i lyset af fejlsituationen ved Accentures lønsystem alene fokuseret på at holde den eksisterende Vagtplanaftale kørende. Det har ikke været muligt at servicere forvaltningerne, etablere en samarbejdsorganisation, håndtere større ændringsønsker mm. I forbindelse med det kommende udbud og indgåelsen af en ny Vagtplanaftale er der behov for at genoptage opfølgningsaktiviteterne i fuldt omfang. Det er derfor nødvendigt at tilføre 2 årsværk til Økonomiforvaltningens lønkontraktsekretariat for at kunne foretage den nødvendige løbende opfølgning, leverandørstyring, ændringshåndtering samt kontakt til forvaltningerne.

Økonomiforvaltningen vil i forbindelse med indstillingen til ØU og BR om valg af leverandør til den fremtidige vedligeholdelse m.v. af Vagtpla nsystemet beskrive kravene til Kommunens driftsorganisering, ressourcer mv.

Herudover tilføres Økonomiforvaltningens lønkontraktsekretariat 1 årsværk, samt en projektsekretær, begge tidsbegrænset til 1. december 2007, men med mulighed for forlængelse såfremt resultatet af analyse peger på nødvendigheden af dette. Disse årsværk skal tilføres lønkontraktsekretariatet til udarbejdelse af kravspecifikation, dokumentation mv. i forbindelse med udbuddet af vedligeholdelse af systemet samt den efterfølgende analyse.

Samlet set vil 11. kontor derved ansætte 2 nye faste medarbejder til den løbende opfølgning af Vagtplanaftalen samt 2 midlertidige medarbejderne, som skal bistå kontoret i forbindelse med udbudsprojektet samt den efterfølgende analyse.

Forvaltningerne forventes i processen at stå til rådighed med viden og faglig kompetence om det nuværende system, samt arbejdsgange. Det forventes i den sammenhæng, at forvaltningerne udnævner en implementeringsansvarlig fra hver forvaltning, som kan indgå i projektets forskellige faser.

Tidsplan

Udbuds- og implementeringsforløbet af en ny vedligeholdelsesaftale strækker sig frem til 1. januar 2007, mens den efterfølgende analysefase forløber fra 1. januar 2007 til 1. december 2007.

Økonomi

Det nuværende Vagtsystem vedligeholdes af Accenture og driftes hos IBM. Til vedligeholdelse, support mv. anvendes i dag ca. 13 mio. kr. årligt, herudover er der udgifter til driften af systemet på ca. 6 mio. kr., dvs. de samlede årlige udgifter til vagtplansystemet er ca. 19 mio. kr., tallene er behæftet med nogen usikkerhed.

Udgifterne til projektet forventes at andrage 5,38 mio. kr. (2006 p/l) (se specifikationer i bilag c), heraf finansieres 3,89 mio. kr. i 2006 via tillægsbevilling til Økonomiudvalgets bevilling. Økonomiforvaltningen drift (funktion 6.51.1) med dækning på Økonomiudvalgets bevilling, finansposter (funktion 08.05.5 - Kassen)

Ved projektets afslutning vil der blive udarbejdet en indstilling om valg af leverandør, hvori der vil indgå en model for tilbageføring af projektomkostningerne til kassen. Hertil kommer håndteringen af de økonomiske konsekvenser af den efterfølgende drift. Drifts- og vedligeholdelsesudgifterne til Vagtplansystemet vil som hidtil indgå som en del af betalingsmodellen for lønanvisningen.

Oversigt over ressourceanvendelse (i t.kr.):

Ressourceanvendelse ifm. udbud
	2006	2007
Projektledelse	1.980
Juridisk bistand	680
Teknisk bistand	192
Lønudgift (2 faste medarb.)	614
Udgift (2 midlertidige medarb.)	423
I alt vedr. udbud	3.889

Ressourceanvendelse ifm. analysefasen
Lønudgift (1 fast medarb.)		458
Udgift (2 midlertidige medarb.)		580
I alt vedr. analysefasen		1.038

Udgifter til løbende drift, opfølgning mv.
Lønudgift (1 fast medarb.)		458

I alt	5.385