Møder i Borgerrepræsentationen

Det fremgår af Borgerrepræsentationens forretningsorden, hvordan møderne i Borgerrepræsentationen afvikles, herunder taletidens længde. Alle medlemmer, bortset fra overborgmesteren, taler fra talerstolen - dog er det muligt under behandling af budgettet og forespørgsler, at medlemmerne taler direkte fra deres plads i salen.

Før i tiden fik medlemmerne tilsendt dagsordenen til Borgerrepræsentationen (og til udvalgene) på papir. I dag har medlemmer en iPad, hvorfra de kan læse dagsordenen.

Medlemmerne har krav på at få dagsordenen 4 dage før mødet, dvs. fredagen før mødet. Sædvanligvis publiceres dagsordenen på kk.dk allerede torsdagen inden mødet. Samtidig får medlemmerne på deres iPad adgang til at kunne forberede sig på alle dagsordenspunkterne til mødet i Borgerrepræsentationen, inklusiv de fortrolige punkter. Når dagsordenen er publiceret på kk.dk, kan alle med adgang til nettet læse de åbne dagsordenspunkter.

Et møde i Borgerrepræsentationen følger naturligvis den dagsorden, som der er for mødet. Dagsordenen vil som regel indeholde disse punkter:

• Godkendelse af dagsordenen, herunder indkaldelse af stedfortrædere grundet et medlems sygdom 
• Indstillinger fra fagudvalgene, herunder eventuelle standsningssager 
• Forespørgsler 
• Medlemsforslag - du kan læse mere under punktet: 'Medlemsforslag'
• Fortrolige sager

Sager udenfor dagsordenen indplaceres på dagens dagsorden, der hvor det er relevant. Eksempler på sager udenfor dagsordenen kan være medlemmers rokering i udvalg eller indkaldelse af en stedfortræder i forbindelse med et medlems orlov.

Et møde i Borgerrepræsentationen følger naturligvis den dagsorden, som der er for mødet. Et punkt på dagsordenen kunne være et eller flere medlemsforslag.

Så længe afstemningen ikke er påbegyndt, kan et medlem eller flere medlemmer i forening fremsætte et ændringsforslag til den pågældende sag (hovedforslaget).

Et ændringsforslag kendetegnes ved, at det ikke kan stå alene, men forudsætter hovedforslaget. Det betyder også at ændringsforslaget indholdsmæssigt skal ligge indenfor den samme ramme som hovedforslaget. Fremsættes der et ændringsforslag, stemmes der først om ændringsforslaget, og derefter om hovedforslaget. Blev ændringsforslaget vedtaget, betyder det, at der ved afstemningen om hovedforslaget stemmes om det nu ændrede hovedforslag.

Der træffes beslutning i hver enkelt sag på dagsordenen. Flere sager kan dog behandles under et. Når overborgmesteren har sat afstemningen i gang, stemmer medlemmerne ved at trykke på den afstemningsboks, som findes på deres pladser. Stemmeafgivning kan ske, indtil overborgmesteren tilkendegiver, at afstemningen er slut. Medlemmerne kan stemme for, imod, eller undlade at stemme. Hvert medlems stemme – også de undladte stemmer noteres, og hvert medlems stemmeafgivning kan undervejs ses på to storskærme i salen.

Borgerrepræsentanterne er ikke fritaget for ansvar - herunder erstatningsansvar, selvom de undlader at stemme i en sag. Det betyder i praksis, at stemmer man for eller undlader at stemme i en sag, hvor beslutningen udløser et tab for kommunen, kan tilsynsmyndigheden vælge at gøre medlemmet personligt erstatningsansvarlig for de økonomiske konsekvenser af beslutningen.

Et medlem og en gruppe har altid ret til kort at få anført i protokollen, hvorfor man har stemt imod et flertal eller har undladt at stemme. Det kaldes en protokolbemærkning. Protokolbemærkningen skal meddeles med det samme eller i umiddelbart i forlængelse af afstemningen.

På Borgerrepræsentationens møder føres der en protokol, hvor Borgerrepræsentationens beslutninger skrives ned. I beslutningsprotokollen står, hvilke medlemmer der har været til stede under behandlingen af en sag, og hvordan de har stemt. Afstemningerne i beslutningsprotokollen anføres med et "for", "imod" eller "undlader". Såfremt et medlem kommer efter mødets start, eller går inden mødets afslutning, bliver dette også noteret i beslutningsprotokollen.