Appen Vikaradgang

Appen Vikaradgang er en ny digital løsning til nem, hurtig og sikker bestilling af it-adgange til vikarer.

I Københavns Kommunes Sundheds- og Omsorgsforvaltning var man udfordret af, at det var omstændeligt at bestille it-adgang – en såkaldt vikaradgang – til vikarer, der skulle dokumentere i omsorgssystemet Cura. Vikaradgangen skulle bestilles af en leder eller administrativ medarbejder i god tid før, den skulle bruges og blev sendt til arbejdspladsen via mail. Vikaradgangen skulle aktiveres på en PC inden brug og arkiveres manuelt efter brug.

Ønsket var at vende situationen om, så det blev både lettere og hurtigere at bestille en vikaradgang. Derfor udviklede Københavns Kommunes Sundheds- og Omsorgsforvaltning, i samarbejde Koncern-IT, appen Vikaradgang.

Nemmer bestilling og højnet IT-sikkerhed

Appen har ikke alene gjort det nemmere for menige medarbejdere at bestille vikaradgang, men har samtidig givet en besparelse på cirka 6,5 millioner kr. årligt. Derudover lever appen op til gældende GDPR-forordninger og har højnet IT-sikkerheden (læs mere om løsningens tekniske set-up nederst på siden).

Appen bruges i hjemmeplejen, på plejehjem og midlertidige ophold, hvor der dokumenteres i omsorgssystemet Cura. I hjemmeplejen giver vikaradgang samtidig adgang til at bruge nøgle-appen Bekey.

Bestil og brug Vikaradgang

Vis alle

Sådan bestiller man vikaradgangen

I dag har alle medarbejdere i hjemmeplejen, på plejehjem og på midlertidige ophold i princippet mulighed for at bestille en vikaradgang med appen, der ligger på deres Cura-tablet eller -telefon. Det er også muligt at tilgå Vikaradgang fra en PC.

Det er op til hver enkelt arbejdsplads at beslutte, hvilke medarbejdere der skal have adgang til at bestille en vikaradgang.

Medarbejderen bestiller vikaradgangen sammen med vikaren, når han eller hun er mødt på arbejde, og adgangen kan bruges med det samme. Inden bestillingen skal vikaren vise ID (fx sygesikringsbevis). Medarbejderen, der bestiller vikaradgangen, guides trin for trin igennem bestillingen inde i appen.

Når vikaradgangen er bestilt, kan vikaren logge på Cura fra en tablet eller telefon, som udlånes af arbejdspladsen.

I filmene herunder kan du se, hvordan en medarbejder i Københavns Kommune, bestiller en vikaradgang.

Det tekniske setup

It-løsningen Vikaradgang integrerer med Active Directory (AD), der gør det muligt at straks-oprette en it-adgang til en vikar.

Der findes overordnet to brugerroller til løsningen: En administrator, der har flere rettigheder – bl.a. i forhold til lageradministrering. Og en almindelig bruger, der kun har adgang til at oprette vikaradgange.

Vikarens adgange til omsorgssystemet Cura og nøgleappen Bekey bestemmes af den bestillende medarbejders organisatoriske ophæng. Løsningen trækker automatisk informationer fra Københavns Kommunes organisationssystem, KKorg. Ud fra disse informationer tildeles vikaren adgang til den korrekte arbejdsplads.

Sikkerhed

Systemet sikrer, at vikarer kun kan få adgang til Sundheds- og Omsorgsforvaltningen systemer, når de har oplyst deres identitet via CPR-nr. samt underskrevet en elektronisk tavshedspligterklæring i appen. Vikarens CPR-nr. valideres automatisk gennem serviceplatformen.

Tavshedspligterklæringen gemmes i PDF-format og kan fremsøges efter behov.

Under oprettelsen af vikaradgangen kan der manuelt sættes en slutdato. Adgangen kan aldrig overstige 30 dage. Når adgangen udløber lukkes den automatisk og arkiveres elektronisk. Vælges der ikke en slutdato, udløber vikaradgangen automatisk efter 3 dage.

Når medarbejderen har oprettet vikaradgangen, sendes der en notifikation via Microsoft Exchange til medarbejderen og dennes nærmeste leder.

Video: Bestil vikaradgang med appen

Video: Reserver bruger-id og bestil vikaradgang

Vinder af Publikumsprisen 2021 og Implementeringsprisen 2021

Appen Vikaradgang vandt Publikumsprisen 2021 ved den årlige innovationsdag, som afholdes af Center for Offentlig Innovation.

Publikumsprisen er en national pris for innovation i den offentlige sektor. Københavns Kommune, Sundheds- og Omsorgsforvaltningen var med Vikaradgang nomineret i kategorien Publikumsprisen sammen med offentlige innovationer fra fire andre kommuner.

Vikaradgang vandt desuden Dansk IT’s Implementeringspris, der blev uddelt ved den årlige offentlig digitaliseringskonference ’OffDig’ den 6. september 2021.

Prisen gives til en offentlig institution eller myndighed, som har gennemført et vellykket digitaliseringsprojekt, hvor bl.a. medarbejdere er blevet hørt og inddraget, og hvor der er dokumenteret gevinst.

Vikar-app i Københavns Kommune er vinder af Publikumsprisen (coi.dk)

Vikar-app vinder Implementeringsprisen 2021 (digitaliseringsprisen.dk)

Det er meget nemmere at bestille vikaradgang med appen. Før skulle jeg give besked til den administrative medarbejder, der så bestilte vikarbrevene hos Koncern-IT. Der kunne gå et par dage, før de kom. Så skulle de printes ud. Jeg skulle sørge for, at de blev underskrevet og sendt retur. Og før vikaren kunne bruge koden, skulle den først aktiveres ved en PC.

Özlem Okutan

Planlægger, hjemmeplejen, Nørrebro