Udbudsprocessen
Københavns Kommune udbyder som oftest EU-udbud som enten offentligt udbud eller begrænset udbud. Nedenfor er de to udbudsformer illustreret og beskrevet. Som hovedregel offentliggøres Københavns Kommune udbud gennem udbudsportalen Mercell, hvor alle interesserede tilbudsgiver gratis kan tilgå materialet.
Offentligt udbud
Ved et offentligt udbud kan alle interesserede tilbudsgivere afgive tilbud, så længe de længe de lever op til de mindstekrav, som Københavns Kommune har opstillet i udbudsmaterialet.
Et offentligt udbud består således kun af 1 fase – tilbudsfasen – hvor vurderingen af tilbudsgivers evne som virksomhed til at løfte den udbudte kontrakt, vurderes samtidigt med det fremsendte tilbud. Alle tilbudsgivere vil efter Københavns Kommunes vurdering få tilsendt meddelelse om hvem, som har vundet kontrakten med begrundelsen herfor.
Se tidslinje i PDF filen nederst på siden.
Begrænset udbud
Ved et begrænset udbud vil kun virksomheder, som bliver prækvalificeret, have muligheden for at afgive tilbud. Et begrænset udbud består således af to faser – ansøgningsfasen og tilbudsfasen.
I prækvalifikationsfasen kan alle interesserede virksomheder ansøge om at blive udvalgt til at deltage i tilbudsfasen. Udvælgelsen vil foretages på baggrund af en vurdering af hvilke af ansøgerne, der som virksomhed kan formodes at opfylde den udbudte kontrakt bedst ud fra de opstillede kriterier.
Når Københavns Kommune har udvalgt de ansøgere, som skal tilbydes adgang til tilbudsfasen, vil alle ansøgerne modtage meddelelse om hvilke ansøgere er udvalgt med begrundelse herfor.
De udvalgte vil derfra have mulighed for at afgive tilbud. Alle tilbudsgivere vil efter Københavns Kommunes vurdering få tilsendt meddelelse om hvem, som har vundet kontrakten med begrundelsen herfor.
Se tidslinje i PDF filen nederst på siden.
Andre udbudsformer
Der findes udover ovennævnte også udbudsformerne udbud med forhandling og konkurrencepræget dialog – også kaldet de fleksible udbudsformer.
Begge disse udbudsformer afholdes som begrænset udbud med en prækvalifikationsfase. Forskellen mellem de almindelig udbudsformer og de fleksible udbudsformer er dog, at de fleksible udbudsformer tillader forhandlingsrunder, hvor tilbudsgivere efterfølgende kan afgive reviderede tilbud.
Bemærk dog altid om Københavns Kommune forbeholder sig retten til at tildele på baggrund af første tilbud.
Virksomheders formåen
Københavns Kommune vil som oftest sætte krav til en tilbudsgivers egnethed i forbindelse med udbud. Kravene kan være i forhold til virksomhedens økonomiske og finansielle formåen og/eller tekniske og faglige formåen. Ved offentligt udbud vil kravene være stillet som mindstekrav, hvilket betyder, at alle tilbudsgiver, som lever op til kravene, kan fremsende tilbud der vil komme i betragtning. Ved de øvrige udbudsformer vil Københavns Kommune evaluere på tilbudsgivernes formåen og udvælge de bedste, indenfor de opstillede parametre, til at gå videre til tilbudsfasen. Det er vigtigt at potentielle tilbudsgivere sætter sig ind i kravene og om de kan opfylde disse, inden de bruger tid og penge på at udarbejde tilbud.