Spørgsmål og svar om udbud og indkøb

Udbud gennemføres når en kontraktværdi overstiger tærskelværdien for det konkrete område. De gældende tærskelværdier findes på Konkurrence- og Forbrugerstyrelsens hjemmeside.

Københavns Kommune har organiseret indkøbsområdet i indkøbskategorier. Hver indkøbskategori er placeret i en enhed med indkøbsfaglige kompetencer. En enhed kan være ansvarlig for flere indkøbskategorier.

En indkøbskreds med repræsentanter fra kommunens 7 forvaltninger driver et fælles ansvar for den overordnede koordinering af indkøbsområdet i kommunen.

Udbud designes og gennemføres i de relevante indkøbskategorier. Et udbuds design afhænger af mange forskellige forhold, herunder kommunens behov, markedets modenhed på det pågældende område og andre brancheforhold. Derfor er der ikke et sæt retningslinjer for, hvordan en aftale udbydes. Tilbudsgivere opfordres til at gennemlæse det konkrete udbudsmateriale eller udbudsbekendtgørelse, for at danne sig et billede af, hvordan et udbud er designet.

Skulle der opstå spørgsmål til et udbud, fremgår det af udbudsmaterialet, hvor der kan stilles spørgsmål.

Virksomheder kan i fællesskab afgive tilbud som et konsortium i forbindelse med udbud, og vilkårene herfor er angivet i udbudsmaterialet.

Virksomheder kan herudover finde en generel vejledning om dannelse af et konsortium på Konkurrence- og Forbrugerstyrelsens hjemmeside. Læs mere om konsortiedannelse.

Før et udbud gennemføres, bestræber Københavns Kommune sig på at være i dialog med relevante virksomheder med henblik på at designe udbuddet således, at udbuddet er kompatibelt med kommunens behov og markedets struktur.

Det forhold, at en virksomhed har ydet en offentlig myndighed rådgivning før udbuddet, medfører ikke i sig selv, at virksomheden er udelukket fra at give tilbud på den udbudte opgave.

Virksomheder kan byde på kommunens udbud af forskellige kontrakter ved at afgive et tilbud, når en konkret kontrakt sendes i udbud.

Københavns Kommune konkurrenceudsætter hovedparten af kommunens kontrakter ved EU-udbud. En andel kommunens kontrakter konkurrenceudsættes ved tilbudsindhentninger, underhåndsbud, licitationer eller annonceringer. Konkurrenceudsættelsesprocessen for sidstnævnte er forskellig afhængig af kontraktens størrelse og type, hvorfor der ikke findes en ensartet proces for disse kontrakter.

Interesserede virksomheder opfordres til at holde øje med udbud.dk, hvor kommunens udbuds- og annonceringspligtige kontrakter vil fremgå. Derudover annoncerer kommunen sine udbud på egen hjemmeside.

Der findes forskellige hjemmesider, der tilbyder, at virksomheder, kan abonnere på ønskede CPV-koder, hvorefter virksomheden får besked fra den pågældende hjemmeside, når hjemmesiden registrerer et udbud med de påførte CPV-koder. Københavns Kommune gør dog opmærksom på, at kommunen ikke er ansvarlig for disse hjemmesider, hvorfor kommunen ikke kan stilles til ansvar, hvis et udbud ikke er blevet registreret af hjemmesiden. Den sikreste måde at holde øje med kommunens udbud er igennem udbud.dk og på kk.dk/udbud. 

Som leverandør til Københavns Kommune skal du kunne levere et udførligt katalog over dine varer eller tjenesteydelser.

I forbindelse med udbuddet eller anden form for aftaleindgåelse bliver du orienteret om hvilke krav til kataloget der skal opfyldes.

Kataloget skal indleveres i OIOUBL fil formatet eller som excel fil. Der er krav om oplysning af miljømærker, fotos af varerne, udførlig og sigende varebeskrivelse, henvisning til erstatningsvarer med mere.

En virksomhed kan byde ind på en udbudt kontrakt med underleverandører. Ved brugen af underleverandører forpligtes underleverandører til at overholde de samme forpligtelser som den bydende virksomhed. Forpligtelserne kan udover levering af ydelser eksempelvis være krav til CSR, bæredygtig, certificeringer m.fl.

I nogle af kommunens kontrakter, kan der forekomme distriktsopdeling af byen. Det afhænger af ydelsen, der udbydes, og udbuddets design, der konkret besluttes i den relevante indkøbskategori.

Distriktsopdeling har været anvendt på kommunens aftaler vedrørende håndværkerydelser, men det kan også forekomme på andre aftaler. Interesserede bydere opfordres til at læse materialet, der udsendes i forbindelse med de konkrete udbud.