Drøftelse og beslutning om reviderede retningslinjer på baggrund af evaluering af konceptet for særpuljer

Vanløse Lokaludvalg besluttede på det ordinære møde i oktober 2016 at nedsætte en arbejdsgruppe, der skulle evaluere konceptet omkr. særpuljer.

Indstilling

Formanden indstiller,

1. at Vanløse Lokaludvalg drøfter arbejdsgruppens evaluering af særpuljen.

2. at Vanløse Lokaludvalg drøfter og beslutter sagsbehandling af juleansøgninger.

3. at Vanløse Lokaludvalg beslutter at revidere sine retningslinjer.

Problemstilling

Vanløse Lokaludvalg har i 2016 haft en særpulje til afholdelse af en bydelsfest. Lokaludvalget besluttede, at konceptet skulle evalueres, da det kan have sine fordele og udfordringer at operere med særpuljer, særfrister m.v.

Bent Christensen, Freddy Christiansen og Peter Haahr har evalueret fordele og ulemper ved en særpulje til en bydelsfest og er kommet frem til, at det mest hensigtsmæssige er at tilpasse de nuværende retningslinjer i forhold til ønsker og krav for projekter generelt og for projekter af en vis størrelse, da det er svært at lave en korrekt definition af, hvad der falder inden for og uden for en særpulje. Fx - Hvad er en byfest? Hvilket geografisk område skal dækkes, for at man kan kalde det en byfest? Hvor mange byfester kan/bør der være i en bydel? m.v.

Lokaludvalget er sat i verden for at støtte ”tværgående, bydelsrelaterede, dialogskabende og/eller netværksdannende aktiviteter for borgere og brugere i lokalområdet.” jf. lokaludvalgets regulativ.

Derfor er det vigtigt, at lokale kunstnere kommer i spil til lokale arrangementer. Arbejdsgruppen anbefaler således, at ved projekter på 100.000 kr. og derover, hvor en stor andel af budgettet går til udgifter til underholdning, at minimum 25 % af udgifterne hertil bør bruges på lokal kultur.

Ligeledes anbefaler arbejdsgruppen, at det skal være klart, hvilken fordelingsnøgle der anvendes i forbindelse med differentierede indtægter ved salg af f.eks. billetter og boder. Det betyder, at hvis man f.eks. sælger billetter til tre forskellige priser (studerende 10 kr. børn 5 kr. og alle andre 15 kr.), skal man angive de forskellige priser tydeligt i budgettet under indtægter.

Ligeledes anbefaler arbejdsgruppen, at det skal være mere synligt, at lokaludvalget støtter arrangementet. Dette skal således fremgå både inden arrangementet og til selve arrangementet.

Lokaludvalget skal ligeledes kunne deltage og synliggøre sig selv til arrangementet, uden at det koster yderligere til fx bodplads.

Lokaludvalget har desuden modtaget en henvendelse fra Grønt Erhverv Vanløse, der opfordrer til, at der ses bort fra fristen for juleansøgninger. Mailkorrespondance ligger som bilag.

I 2016 behandlede lokaludvalget juleansøgninger i oktober, fordi der ikke var en ansøgningsfrist til behandling på mødet i september. I 2017 er der behandling af juleansøgninger i september. Lokaludvalget skal drøfte, om denne frist skal ændres, så juleansøgninger bliver behandlet på lokaludvalgets møde i juni, med en ansøgningsfrist den 1. maj eller helt fjernes.

De gældende retningslinjer og udkastet til de reviderede retningslinjer ligger som bilag.

De nye retningslinjer er sendt til juristerne i Borgerrepræsentationens Sekretariat for at være sikker på, at der ikke er ændringer, der strider imod eventuelle regler eller lovgivning.

Løsning

1. Lokaludvalget drøfter evalueringen af særpuljen samt udkastet til nye retningslinjer.
2. Lokaludvalget drøfter og beslutter sagsbehandlingen af juleansøgninger. Enten at fastholde som nuværende og beskrevet i udkast til retningslinjer, at ændre fristen, så juleansøgninger behandles på det ordinære møde i juni med ansøgningsfrist 1. maj eller helt afskaffe en særfrist for juleansøgninger. 
3. Lokaludvalget vedtager vedhæftede retningslinjer med evt. ændringer fremkommet på mødet, der derefter vil være gældende, med mindre der er juridiske indsigelser imod dem. Beslutningen vedr. juleansøgninger tilpasses i retningslinjerne.

Økonomi

Drøftelserne har ingen økonomiske konsekvenser for lokaludvalget.

Videre proces

Sekretariatet slår de nye retningslinjer op på hjemmesiden, og kontakter Grønt Erhverv Vanløse om beslutningen. Såfremt der er juridiske indsigelser mod de reviderede retningslinjer, vil de nuværende retningslinjer være gældende, indtil lokaludvalget på ny har drøftet retningslinjerne.

Arbejdsgruppens overvejelser blev drøftet.

Lokaludvalget besluttede at:

1. Fristen for juleansøgninger fastholdes.
2. Linje 16 bliver specificeret til at være lokale kulturudøvere.
3. Linjerne 28-30 slettes: "Ved arrangementer, hvor det vil være naturligt at lokaludvalget er til stede med en bod, der synliggør lokaludvalgets virke, vil lokaludvalget deltage uden omkostninger til projektet i form af udgifter til bodleje o.l.", da det efter en juridisk vurdering strider imod reglerne.