Intern Revisions særlige undersøgelse af aftalecompliance gennem Kvantum Indkøb – Teknik- og Miljøforvaltningen
Indstilling
Teknik- og Miljøforvaltningen indstiller over for Teknik- og Miljøudvalget,
- at Intern Revisions særlige undersøgelse om aftalecompliance tages til efterretning.
- at Teknik- og Miljøforvaltningens initiativer i arbejdet med at forbedre aftalecompliance godkendes.
Problemstilling
Intern Revision har foretaget en særlig undersøgelse af aftalecompliance gennem Kvantum Indkøb i Teknik- og Miljøforvaltningen (jf. bilag 2). Der er foretaget lignende undersøgelser for de øvrige forvaltninger i Københavns Kommune. Den særlige undersøgelse og forvaltningens initiativer til at forbedre aftalecompliance forelægges Teknik- og Miljøudvalget, jf. processen for revisionsrapportering (ØU, 30.08.24).
Løsning
Formålet med undersøgelsen er at besvare, hvad der skal til for at øge forvaltningens compliance yderligere og konklusionen er, at Teknik- og Miljøforvaltningen har haft en markant fremgang, som dog ligger under forventningerne til 2023.
Rapporten viser, at der har været en stigning i compliance fra 12% i start 2022 til 66,4% i 2023. Fremgangen er produktet af den målrettede indsats, som forvaltningen har lavet, særligt fokuseret på de største leverandører. Teknik- og Miljøforvaltningen bemærker, at fremgangen er fortsat ind i 2024, hvor der for første kvartal 2024 således er registreret en compliance på 86,3%. Der skal dog tages højde for, at der set over kortere perioder kan være udsving i compliance, men den overordnede tendens vurderes at være stadigt opadgående.
Intern revision vurderer, at forvaltningen kan nå en samletaftale-compliance på ca. 90% i 2025, i tråd med det politiske ønske i Budget 2024 (BR 25.10.2023) (A, B, C, F, I, O, V) om 90% aftaledækning fremstillet i investeringsforslaget ”Fremtidens Indkøb”.
Teknik- og Miljøforvaltningen har stort fokus på at øge aftalecompliance, og således havde forvaltningen inden modtagelsen af undersøgelsen iværksat nye tiltag til fortsat øget aftaledækning og i den forbindelse fastsat et måltal på 90% for ultimo 2025. Det bemærkes, at måltallet adskiller sig metodisk fra Intern Revisions måltal, idet Intern Revision fastsætter måltallet som et gennemsnit for 2025. Forvaltningen arbejder på at øge aftalecompliance hurtigst muligt, men forvaltningen vurderer, at arbejdet med aftaleindgåelse og aftaleregistrering medfører en forsinkelse i måltalseffekten, som medfører, at den fulde effekt først kan ses ultimo 2025. Forvaltningen følger udviklingen tæt og vil søge at nå i mål så hurtigt som muligt. Teknik- og Miljøudvalget vil kunne følge udviklingen i de kvartalsvise opfølgninger, som tilgår udvalget.
Tiltag, der er igangsat for at understøtte udviklingen i aftalecompliance inkluderer:
- Udvikling af målsætninger, processer og kommunikationsveje.
- Dataunderstøttelse, bl.a. i form af rapporter i Power BI.
- Undervisning af hhv. chefer og specialister i regler, processer, rapporter og brug af Kvantum.
- Løbende datadreven opfølgning på person- og enhedsniveau.
Politisk handlerum
Teknik- og Miljøudvalget kan pålægge forvaltningen at iværksætte andre eller yderligere initiativer end de initiativer, der er beskrevet i løsningsafsnittet.
Økonomi
Denne indstilling har ikke i sig selv økonomiske konsekvenser for Københavns Kommune.
Videre proces
Udvalget forelægges kvartalsvist status på udviklingen i forvaltningens aftalecompliance. Næste status forelægges på møde i september.
Søren Wille
/ Marie-Louise Kudsk Hædersdal
Beslutning
Teknik- og Miljøudvalgets beslutning den 26. august 2024
Indstillingens 1. at-punkt blev taget til efterretning uden afstemning.
Indstillingens 2. at-punkt blev godkendt uden afstemning.