Ny strategi for udvikling af service og effektivitet ved drift af Københavns Kommunes offentlige arealer

Teknik- og Miljøudvalget

 

DAGSORDEN

for ordinært møde onsdag den 23. maj 2007

 

 

Sager til drøftelse

 

25.      Ny strategi for udvikling af service og effektivitet ved drift af Københavns Kommunes offentlige arealer

 

TMU 319/2007  J.nr. 2007-33796

 

 

 

Renholdelsen og vedligeholdelsen af byens offentlige arealer skal løbende effektiviseres med forbedret service og ydelser til følge. KTK forventes i 2007 at være tæt på det produktivitetsniveau, der er forudsat i effektiviseringsplanen. En fornyelse af den traditionelle bestiller udfører model (BUM) vil give de bedste muligheder for at fortsætte produktivitetsudviklingen - og dermed borgertilfredsheden - i det samlede driftsområde.

 

BESLUTNING

Teknik- og Miljøforvaltningen indstiller, 1. at Teknik- og Miljøudvalget drøfter nedennævnte forslag til ny strategi for udvikling af service og effektivitet ved driften af byens offentlige vej- og parkarealer

 

 

PROBLEMSTILLING

Opdelingen af driften af kommunens offentlige vej- og parkarealer i en bestillerenhed og en udførerenhed har været anvendt siden 1997. I 2006 blev den nuværende organisering analyseret af Rambøll. Analysen konkluderede, at opdelingen har ført til betydeligt øget effektivitet både hos bestilleren og udføreren, men såfremt den videre effektivisering skal sikres, er der brug for en fornyelse.

 

Rambøll peger specielt på det, der kaldes "fællesopgavens løsning". Dermed menes, at der i den nuværende BUM organisering ikke samarbejdes optimalt mellem bestilleren og udføreren om at udnytte den samlede viden i organisationen til løbende at sikre borgerne den bedst mulige service og de bedst mulige ydelser. Forskellige roller og succeskriterier og hensynet til forvaltningens samlede troværdighed overfor private entreprenører komplicerer dette.

 

Driftens opdeling i en bestillerenhed og en udførerenhed har skabt to forskellige kulturer i forvaltningen, der efter KTK´s slankning og fokusering på kerneopgaver i de seneste år grundlæggende har den samme opgave: At sikre borgerne den bedste service og de bedste ydelser for de penge, der stilles til rådighed. Udfører kulturen er - med udgangspunkt i den af Borgerrepræsentationen vedtagne effektiviseringsplan - stærkt fokuseret på bundlinien, og bestillerenheden er - med dens direkte ophæng på det politiske system - primært fokuseret på kundetilfredshed. Det er en barriere, at to organisationer, der grundlæggende skal arbejde sammen om et fælles mål i forhold til kunderne, har forskellige fokus.

 

LØSNING

Forvaltningen foreslår følgende nye strategi for udvikling af service og effektivitet af renholdelsen og vedligeholdelsen af Københavns offentlige vej- og parkarealer:

Forbedringen af servicen og ydelserne fortsætter gennem effektiviseringen af driften af kommunens offentlige arealer ved:

·         at etablere Center for Renhold, Center for Veje og Center for Park og Natur i Teknik- og Miljøforvaltningen. Centrene rummer hver især både myndighed, opgavebestilling og opgaveudførelse, og den samlede kultur bæres af fokus på kundetilfredshed, kvalitet, effektivitet og medarbejdertilfredshed

·         at renholdelse og vedligeholdelse af offentlige park- og vejarealer i fremtiden organiseres således, at der altid er opgaver - af omfang og karakter - nok på private hænder (formentlig ca. 20 % af driftsbudgettet på kerneområderne) til, at den kommunale indsats kan benchmarkes troværdigt

·         at kommunen udarbejder "bygherreoverslag" ved udbuddene, men ikke deltager i "konkurrencen" om opgaverne

 

Udviklingen i effektivitet, kvalitet, kundetilfredshed og medarbejdertilfredshed målsættes og dokumenteres ved

·         at både den kommunale og private effektivitet, kvalitet, kundetilfredshed og medarbejdertilfredshed målsættes og måles løbende for at sikre et tilfredsstillende udgangsniveau og en tilfredsstillende udvikling

·   &n bsp;     at omstillingen så vidt muligt gennemføres uden at medarbejdere fra KTK eller andre dele af forvaltningen skal virksomhedsoverdrages/afskediges. Eventuelle personalereduktioner som følge af omlægningen sker så vidt muligt ved naturlig afgang

 

Virksomhedsoverdragelse/afskedigelser så vidt muligt undgås bl.a. ved

·         at kommunens udbudspolitik justeres, således at anlægsarbejder, der matcher KTK´s ekspertise i karakter og størrelse, i fremtiden kan løses af kommunen uden udbud for at sikre både den fornødne beskæftigelse, anlægsfleksibilitet og benchmark med den private sektor

 

Krav til den fremtidige effektivitetsudvikling fastholdes ved

·         at effektiviseringsplanen for KTK vedtaget i BR i 2004 (BR 152/04) i konsekvens af ovenstående ophæves

·         at der hvert år i perioden 2008 - 12 leveres et "resultat", der er ca. 10 mio. kr. bedre end det resultat, der på nuværende tidspunkt forventes at kunne opnås under effektiviseringsplanen -ved uændret serviceniveau. Besparelsen opnås ved effektiviseringer bl.a. ved bortfald af regningshåndtering mellem bestiller og udfører samt øvrige dobbeltfunktioner, som i dag er nødvendige for at administrere den eksisterende bestiller udfører model.

 

·         at forbedringen af det akkumulerede resultat i perioden 2008 til 2012 på ca. 98 mio. kr.  anvendes til tilbagebetaling af KTK´s gæld på ca. 50 mio. kr. pr. 1. januar 2007 - minus evt. overskud i KTK i 2007 samt evt. afdrag på gæld - bidrag til den årlige omstillingspulje og serviceforbedringer på driftsområdet.

·          

Der søges skabt ro i organisationen i omstillingsfasen ved

·         at der ikke gennemføres nye udbud i det eksisterende bestiller udfører-setup, medmindre både bestilleren og udføreren er enige om, at det er nødvendigt for at løse den pågældende opgave

·         at den nye organisering iværksættes hurtigst muligt, hvilket vurderes at være pr. den 1.1. 2008

·         at det fulde interne benchmarkniveau (overdragelse af opgaver til private) implementeres over to år, såfremt det kan ske uden virksomhedsoverdragelse. En evt. længere periode besluttes af TMU.

 

Udviklingen dokume nteres ved

·         at gennemføre en årlig evaluering af den nye organisationsform, som forelægges TMU til efterretning

·         at der i efteråret 2007 udarbejdes et evalueringskoncept for de kommende år med udgangstal for 2006/2007

 

TIDSPLAN

Drøftelse i TMU den 23. maj 2007. Evt. beslutning i TMU den 20. juni 2007.

 

Beslutning i Økonomiudvalget i august og beslutning i BR i september.

 

Ansættelse af centerchefer hurtigst muligt efter BR-beslutningen.

Den nye organisering påbegyndes den 1. januar 2008.

 

ØKONOMI

KTK`s budget og resultater siden 2003 er vist neden for sammen med vurderingen af resultaterne ved den nye strategi.

 

Til tabellen skal bemærkes, at KTK´s resultat forventes at være 0 i 2007. Det er mindre end indmeldt i kvartalskalkulen. Dette skyldes, at vurderingen af resultatusikkerheden i 2007 for KTK foretaget af Capacent først forelå umiddelbart efter indmeldingen til kvartalskalkulen. Capacents vurdering har ført til en nedjustering af det forventede resultat fra 5 mio. kr. til 0.

 

År	2003	2004	2005	2006	2007	2008	2009	2010	2011	2012	Ialt 2004 - 12
Budget, KTK´s effektivi-seringsplan	-41 Akku-mule-ret	-31   (-31)	-8      (-39)	+6   (-33)	+10   (-23)	+16   (-7)	+20   (+13)	+20   (+33)	+20   (+53)	+20   (+73)	+73
KTK´s resultater og forventede resultater	Akku-mule-ret	-19   (-19)	-12   (-31)	-13   (-44)	0   (-44)	+4   (-40)	+8   (-32)	+12   (-20)	+12   (- 8)	+12   (+ 4)	+ 4
Budget, ny strategi	Akku-mule-ret	-19   (-19)	-12   (-31)	-13   (-44)	0   (-44)	+14   (-30)	+18   (-12)	+22   (+10)	+22   (+32)	+22   (+54)	+54

Budget i mio. kr. i KTK´s effektiviseringsplan, KTK´s resultat frem til 2006 samt skønnet muligt resultat i de kommende år under eksisterende organisering samt skønnet resultat i ny organisering. I parentes er vist det akkumulerede resultat i perioden 2004 - 12. Alle beløb er i løbende priser.

 

 

Besparelserne foreslås anvendt til tilbagebetaling af KTK's gæld, serviceniveauforbedringer og forvaltningens bidrag til omstillingspuljen.

 

VIDERE PROCES

Se tidsplan.

 

BILAG

Bilag A: Ny strategi for udvikling af service og effektivitet ved drift af Københavns Kommunes offentlige vej- og parkarealer - uddybende notat.

 

 

Hjalte Aaberg