Godkendelse af orientering om direktionsnotat vedrørende løbende revision af regnskabet for 2012

Teknik- og Miljøudvalget skal godkende orienteringen om den løbende revision af regnskabet for 2012, som er sendt til Teknik- og Miljøforvaltningens direktion. Orienteringen forelægges som en fast track-behandling, jf. Økonomiudvalgets beslutning af 19. januar 2010.

Teknik- og Miljøforvaltningen indstiller, at Teknik- og Miljøudvalget godkender

Direktionsnotatet indeholder en konklusion på anbefalingerne fra den løbende revision i 2012 og en status på ikke-afsluttede observationer fra 2009, 2010 og 2011.

Observationerne og anbefalingerne fra direktionsnotatet vil indgå i revisors samlede revision af årsregnskabet for 2012.

Deloitte anvender fem kategorier for at tydeliggøre deres vurdering:

• Graverende forhold, for eksempel i form af en sandsynlig lovovertrædelse eller en væsentlig tabsrisiko
• Ikke betryggende, med behov for skærpet fokus fra ledelsen med henblik på væsentlig forbedringer.
• Afgørende og betydelige forhold, hvor Deloitte anbefaler hurtig handling 
• Mindre betryggende, med behov for opmærksomhed fra ledelsen, da der er usikkerhed eller behov/mulighed for forbedringer
• Relativt betryggende. Alene behov for forbedringer af mindre væsentlig karakter. Denne vurdering kan også indeholde øvrige anbefalinger om forhold der påvirker dagligdags aktiviteter
• Ingen bemærkninger. 

Direktionsnotatet tegner et overordnet billede af, at forvaltningen har en god og robust økonomistyring, og at der er fulgt op på revisors anbefalinger fra tidligere. Teknik- og Miljøforvaltningen arbejder løbende med at få lukket de ikke-afsluttede observationer, hvor revisor tidligere har haft bemærkninger. Deloitte vil i forbindelse med revisionen af hele regnskabet for 2012 også følge op på de ikke-afsluttede observationer.

Revisors gennemgang i 2012

Revisor har i årets løb gennemgået følgende revisionsområder:

• Center for Kirkegårde – takster og opkrævning

• Center for Parkering – håndtering af likvide midler
• Center for Renhold – opkrævning af indtægter 

   

Revisor har herudover besøgt Københavns Borgerservice og Københavns Erhvervsservice, hvor de har gennemgået forretningsgange og kontroller for enkelte områder, der administreres af Teknik- og Miljøforvaltningen. Besøgene har ikke givet anledning til anbefalinger og/eller bemærkninger.

Herunder gennemgås de væsentligste punkter inden for de tre revisionsområder.

Center for Kirkegårde – takster og opkrævning

Området har fået vurderingen mindre betryggende.

Brugeradgange til BSK (Kirkegårdssystemet) er blevet revideret, og revisor har vurderet at manglende gennemgang af brugeradgange medfører risiko for såvel tilsigtede som utilsigtede fejl.

Ledelsen har meddelt revisor, at det kun er to administratorer, der opretter og ændrer brugeradgange. Det er områdechefen og en opgavekoordinator. Brugeradgange gennemgås en gang årligt. Ledelsen foreslår, at de fremover gennemgås hvert kvartal.

Ved indførelse af ovenstående er det Deloittes vurdering, at dette vil være tilstrækkeligt til at imødegå de nævnte risici.

Revisor har konstateret, at manglende gennemgang af indtastede takster medfører en risiko for tilsigtede såvel som utilsigtede fejl. Taksterne danner grundlag for de indtægter, som opkræves – og manglende kontrol med indtastede takster medfører derfor en risiko for, at der ikke opkræves korrekt i henhold til kommunens takstblad.

Ledelsen har svaret revisor, at alle ændringer bliver logget og alle takster som anvendes, dagligt bliver gennemgået af opgavekoordinator.

Ved en gennemgang af regningen vil en eventuel fejl i taksten blive opdaget.

Ledelsen foreslår, at der indføres en kontrol som sikrer, at der – når taksterne årligt ændres – vil blive udskrevet en kontrolliste, som vil blive gennemgået, underskrevet af centerchefen og efterfølgende journaliseret.

Deloitte vurderer, at en implementeringen af ovenstående – sammen med implementering af en løbende gennemgang af ændringsloggen – vil være tilstrækkeligt til at imødegå de nævnte risici.

Deloitte har under den finansielle revision foretaget en stikprøvevis gennemgang af takst-opkrævninger. Prisfastsættelsesprincippet i de takster, som ligger til grund for indtægtsopkrævningen er blevet undersøgt.  På flere områder dækker taksterne ikke kostpris og baserer sig på historiske tal.

Ledelsen oplyser, at det er korrekt, at taksterne ikke udsættes for en gennemgribende beretning hvert år. Dette skyldes flere forhold, blandt andet at Center for Kirkegårde er en organisation, hvis aktiviteter og produkter ikke ændrer sig væsentligt fra år til år. Taksterne vil blive genberegnet i forbindelse med budget 2014.

Center for Parkering – håndtering af likvide midler

Området har fået vurderingen relativt betryggende.

Deloitte har som led i revisionen af Center for Parkering deltaget i tømning af parkeringsautomaterne med henblik på at vurdere centerets håndtering af likvide midler.

Generelt blev det konstateret, at vedtagne forretningsgange overholdes, samt at forretningsgange og kontroller generelt synes at være hensigtsmæssige og tilrettelagt med fokus på at imødegå såvel misbrug af likvide midler som uretmæssige beskyldninger mod medarbejderne.

Likviderne fra p-automaterne tømmes ned i et tømmekar, som under hele turen er forsvarligt lukket og utilgængeligt for medarbejderne. Dog åbnes karet i forbindelse med omlæsningen fra tømmekar til bankboks, som sker på centerets omlæsningsplads.

Selve åbningen af karret sker med en nøgle, som er placeret i et aflåst skab på pladsen.

Revisor konstaterede, at alle medarbejdere med adgang til omlæsningspladsen har adgang til skabet – og dermed nøglen. Ledelsen har svaret revisor, at det er et begrænset antal medarbejdere, der har adgang til omlæsningspladsen. Det er således ikke korrekt, at alle medarbejdere har adgang til pladsen.

Teknik- og Miljøforvaltningen vil gerne overveje en løsning, hvor hver medarbejder har en personlig kode til porten. Dette kunne give en lidt forøget sikkerhed i det tilfælde, at koden bliver stjålet fra én enkelt medarbejder, men det vil set i sammenhæng med videoovervågningen – ikke forbedre mulighederne for at identificere, hvilke medarbejdere (eller uvedkommende), der har været i lokalet på konkrete tidspunkter. Videoudstyret er meget følsomt over for bevægelser og lys og vil derfor altid ”fange” de, der måtte opholde sig i lokalet. Alle optagelser gemmes i mindst 6 måneder.   

På området findes en centerspecifik forretningsgang vedrørende mønthåndtering, der beskriver processen.

Center for Renhold – opkrævning af indtægter

Revisor har foretaget en gennemgang af centrets indtægtsopkrævninger.

Området har ikke givet anledning til anmærkninger.

Denne indstilling har ingen selvstændige økonomiske konsekvenser.

Revisionen vil følge op på observationer og anbefalinger i forbindelse med revisionen af årsregnskabet 2012.

Jens Elmelund

                                                                  / Martin Nordrup Andersen