Intern Revisions særlige undersøgelse af overskuds-/underskudsmodellerne

Teknik- og Miljøudvalget skal tage Intern Revision særlige undersøgelse af Københavns Kommunes overskuds-/underskudsmodeller (OU-model) på anlægsområdet til efterretning. På baggrund af undersøgelsen vil Økonomiforvaltningen udarbejde et forslag til Økonomiudvalget om ændrede bevillingsregler for styring af OU-modellerne. Reglerne vil også danne grundlag for styring af Teknik- og Miljøforvaltningens OU-model, og udvalget vil få forelagt sag herom, når Økonomiudvalget har taget stilling til reglerne.

Indstilling

Teknik- og Miljøforvaltningen indstiller over for Teknik- og Miljøudvalget,

1. at Intern Revisions særlige undersøgelse af overskuds-/underskudsmodellerne tages til efterretning.

Problemstilling

Intern Revision har gennemført en særlig undersøgelse af OU-modellerne, som Økonomiudvalget fik forelagt den 23. april 2024. Rapporten er vedlagt i bilag 2, og hovedkonklusionerne fremgår af løsningsafsnittet.

Teknik- og Miljøudvalget behandlede den 18. december 2023 en indstilling om aflæggelse af anlægsregnskaber. Teknik- og Miljøudvalget efterspurgte i denne forbindelse en beskrivelse af rammerne for Teknik- og Miljøforvaltningens OU-model, herunder hvad der vurderes at være et fornuftigt niveau for saldoen.

Løsning

Teknik- og Miljøforvaltningens OU-model

Teknik- og Miljøudvalget besluttede den 21. november 2016 at etablere en OU-model i Teknik- og Miljøforvaltningen. Forvaltningens OU-model er efterfølgende skrevet ind i kommunens bevillingsregler og er således besluttet af Borgerrepræsentationen.

Med OU-modellen kan forvaltningen dække merforbrug på anlægsprojekter med mindreforbrug fra andre anlægsprojekter på projekter under ordinær anlæg. De tekniske omplaceringer mellem anlægsprojekter indenfor modellen skal godkendes af Borgerrepræsentationen i forbindelse med de fire årlige sager om bevillingsmæssige ændringer, i de fire årlige sager om anlægsoversigten eller i særskilt sag. Frigjorte midler i forbindelse med annullering af anlægsprojekter tilføres kommunens likvide aktiver (Kassen).

Teknik- og Miljøforvaltningens OU-model havde ved oprettelsen en budgetsaldo 14,9 mio. kr. (2024-p/l). OU-modellens saldo må jf. bevillingsreglerne ikke være negativ. Det som følge af, at der skal sikres midler i OU-modellen til at finansiere uopsættelige udgifter på igangværende projekter, der ikke kan berosættes eller udskydes. Det kan fx være tilfældet ved projekter, der omfatter kritisk infrastruktur eller andre anlæg, der er nødvendige for byens drift og politiske prioriteringer om byens udvikling. Endvidere at sikre bevillingsmæssig dækning til merforbrug på afsluttede projekter, der alene afventer regnskabsafslutning. OU-modellen sikrer således bevillingsmæssige dækning for igangværende og afsluttede projekter og sikrer, at forvaltningen kan fastholde eksekveringen i projekterne uden at afvente, at projektet modtager tillægsbevilling i de årlige budgethandlinger. Såfremt forvaltningen i stedet skal søge tillægsbevillinger i budgetforhandlingerne til at færdiggøre igangværende projekter, vil det i mange tilfælde medføre ekstraudgifter i de konkrete anlægsprojekter til byggeplads, projektledelse mv., og flere anlægsarbejder ville blive forsinkede til gene for borgere, erhvervsliv mv.

Intern Revisions konklusioner og anbefalinger

Intern Revision konkluderer, at OU-modellen i sin nuværende form ikke opfylder betingelserne for rammebevillinger. På den baggrund henstiller Intern Revision til, at OU-modellen ændres således, at reglerne for tillægsbevillinger efterleves.

Intern Revision anbefaler endvidere, at modellerne beskrives yderligere, og at der rapporteres præcist i forhold til at skabe gennemsigtighed i de væsentligste bevægelser i modellerne. Konkret anbefaler Intern Revision blandt andet, at projekter med budgetmæssige udfordringer skal håndteres så snart, problemerne er identificeret. Herudover anbefaler Intern Revision, at modellerne i de tre forvaltninger ensrettes.

Niveau for saldo i OU-modellen

Teknik- og Miljøudvalget efterspurgte den 18. december 2023 en beskrivelse af rammerne for Teknik- og Miljøforvaltningens OU-model, herunder hvad der vurderes at være et fornuftigt niveau for saldoen.

Teknik- og Miljøudvalget får med de kvartalsvise anlægsoversigter forelagt status, dvs. aktuel saldo og oversigt over bevægelser på modellen siden seneste anlægsoversigt.

Københavns Kommunes nuværende bevillingsregler indeholder ikke retningslinjer for hverken minimum- eller maksimumsaldo på OU-modellerne udover, at saldo ikke må være negativ. Når Økonomiudvalget har taget stilling til ændrede bevillingsregler vedr. OU-modellerne, vil Teknik- og Miljøudvalget få forelagt en indstilling om, hvilke ændringer det medfører vedr. styring af OU-modellen i Teknik- og Miljøforvaltningen, herunder hvorvidt der skal fastsættes et niveau for saldo, forvaltningen skal sigte efter.

OU-modeller i ØKF og BUF

Jf. bevillingsreglerne er der ligeledes OU-modeller på anlægsområdet i Børne -og Ungdomsforvaltningen og i Byggeri København (Økonomiforvaltningen).

OU-modellerne har samme formål, men rapporteres på forskellig vis til de politiske udvalg. Hvor Teknik- og Miljøforvaltningen oplyser den aktuelle saldo på OU- modellen, rapporterer Økonomiforvaltningen på den forventede saldo, dvs. en prognose for saldoen efter fremtidige træk på OU-modellen.

Teknik- og Miljøforvaltningen har været i dialog med Økonomiforvaltningen og Børne- og Ungdomsforvaltningen vedr. saldo på OU-modellerne. Den aktuelle saldo ved første kvartals anlægsoversigt 2024 i de tre forvaltningers OU-modeller fremgår af tabel 1.

Tabel 1. Saldo på OU-modeller i Teknik- og Miljøforvaltningen, Byggeri København (ØKF) og Børne- og Ungdomsforvaltningen (mio. kr.)

	Saldo på OU-model ved første anlægsoversigt 2024	Regnskab 2023, udgifter	Saldo i forhold til regnskab 2023
Teknik- og Miljøforvaltningen	28	1.144*	2,5 pct.
Byggeri København (ØKF)	189	1.962	9,6 pct.
Børne- og Ungdomsforvaltningen	18	188	9,6 pct.

* Regnskabstal er opgjort ud fra hele Teknik- og Miljøforvaltningens portefølje, men ikke alle bevillingsområder trækker på OU-modellen.

Tabellen viser den aktuelle saldo i forvaltningernes OU-modeller. Det fremgår, at Teknik- og Miljøforvaltningens saldo er mindre end de øvrige forvaltningers saldi set i forhold til forvaltningernes anlægsporteføljer (udgiftsniveau i regnskab 2023).

Økonomi

Denne indstilling har ikke i sig selv økonomiske konsekvenser for Københavns Kommune.

Videre proces

Økonomiforvaltningen vil med udgangspunkt i Intern Revisions anbefalinger tilpasse kommunens bevillingsregler. De opdaterede bevillingsregler vil blive sendt i høring i de berørte forvaltninger og Intern Revision. Herefter forelægges ændringerne for Økonomiudvalget med juniindstillingen til budget 2025. De opdaterede regler forventes endelig vedtaget af Borgerrepræsentationen med andenbehandlingen af budgetforslaget i oktober 2024. Herefter vil Teknik- og Miljøudvalget få forelagt indstilling om styring af Teknik- og Miljøforvaltningens OU-model.

 

Søren Wille

/ Marie-Louise Kudsk Hædersdal

 

 

Teknik- og Miljøudvalgets beslutning den 6. maj 2024

 

Indstillingen blev taget til efterretning uden afstemning.