Status på implementering af forslag til regelforenkling samt yderligere forslag til afbureaukratisering

Resumé

Sundheds- og Omsorgsudvalget (SOU) godkendte den 14. december 2022 Sundheds- og Omsorgsforvaltningens (SUF) forslag til regelforenkling og afbureaukratisering. Det skete som led i afrapporteringen af tidligere vedtaget medlemsforslag om regelforenkling og afbureaukratisering den 7. april 2022.

Udvalget præsenteres hermed for en status for implementering af forslag til regelforenkling samt yderligere forslag til forenkling af nationale regler, bekendtgørelser, tilsyn mv.

Indstilling

Sundheds- og Omsorgsforvaltningen indstiller til Sundheds- og Omsorgsudvalget,

1. At Sundheds- og Omsorgsudvalget tager status på implementering af forslag til regelforenkling og afbureaukratisering jf. bilag 1 til efterretning
2. At Sundheds- og Omsorgsudvalget godkender, at der ikke arbejdes videre med implementeringen af enkelte forslag til forenkling inden for kategorierne interne regler, tværgående KK-regler og nationale regler, da forslagene efter nærmere gennemgang ikke vurderes realiserbare i forhold til den ønskede effekt ved implementering
3. At Sundheds- og Omsorgsudvalget drøfter og godkender yderligere forslag til forenkling af nationale tilsyn, bekendtgørelser mv. (jf. bilag 2.)

Problemstilling

SOU godkendte på udvalgsmødet den 14. december 2022 forvaltningens forslag til forenkling af i alt 57 regler, politikker mv. og afskaffelse af 23 regler. Hertil 18 forslag til forbedringer af Cura. I vedlagte bilag 1 gives en udførlig status på den igangværende implementering af de enkelte forslag til forenkling eller afskaffelse af regler, politikker mv. Status er kort opsummeret nedenfor.

Løsning

Afbureaukratiseringsarbejdet i SUF er organiseret indenfor fire overordnede spor:

1. Generelle regler, dokumentationskrav mv. på sundheds- og ældreområdet, herunder regler fra serviceloven og sundhedsloven.
2. Regler, dokumentationskrav mv. inden for HR og administrationsområdet.
3. Regler og procedurer vedr. CURA, som er forvaltningens digitale omsorgssystem.
4. Overordnede politikker, strategier, handlingsplaner mv.

Interne SUF-regler
SUF har igangsat et større arbejde med implementering af de 31 forslag til interne SUF-regler, som SOU i december 2022 besluttede skulle forenkles eller afskaffes.

Per ultimo august 2023 er i alt:

• 16 regler forenklet.
• 9 regler afskaffet.
• 4 regler er forsat i proces med at blive afskaffet eller forenklet.
• 1 regel er ikke afskaffet endnu.
• 2 regler vurderes efter en nærmere gennemgang alligevel ikke at kunne afskaffes.

De 4 regler, der fortsat er i proces med enten at blive afskaffet eller forenklet, skyldes blandt andet udfordringer med tekniske løsninger eller større udviklingsændringer i Cura. Ændringsønsker forventes at være afklaret, løsningsbeskrevet samt estimeret økonomisk og klar til prioritering ultimo 2023. Herefter afsættes tid til systemudvikling mhp. implementering.

To af de tre regler, der ikke endnu er afskaffet, vedrører SUFs interne system Cura (1.16 Ansøgning om tekniske hjælpemidler til borgere på plejehjem samt 1.23 forberedelse af indlæggelsesrapport med oplysninger om borgerne i forbindelse med en hospitalsindlæggelse). Det anbefales at implementering af begge forenklingsforslag indstilles, da effekten af begge forslag, efter nærmere undersøgelse, ikke står mål med det ressourceforbrug, som ændringen kræver.

SUF er i dialog med KS om den resterende regel (1.39 bevilling af selvudpeget hjælper), der kræver KS prioritering før SUF kan implementere forenklingen.

Der henvises til bilag 1 for en oversigt med yderligere status for implementering af de enkelte interne regler.

Tværgående KK-regler
De tværgående KK-regler har SUF i sagens natur ikke egenhændigt kunne implementere, forenkle eller afskaffe. Der er løbende drøftelser mellem direktionerne i Koncern Service og SUF vedr. forenkling af tværgående KK-regler. Ud af de i alt 18 tværgående forslag er pr. ultimo august 2023:

• 3 regler enten forenklet eller afskaffet
• 10 regler forsat i proces med at blive afskaffet eller forenklet
• 5 regler vurderes efter en nærmere gennemgang alligevel ikke at kunne afskaffes

Alle 10 regler, der fortsat er i proces med enten at blive afskaffet eller forenklet, er viderekommunikeret til ØKF på medarbejder- og direktionsniveau. Ud af de 10 regler forventes 3 af reglerne at være implementeret senest i foråret 2024. 5 af forslag er forvaltningen i dialog med ØKF om enten at forenkle eller afskaffe. De resterende 2 forslag til forenkling kræver politiske behandling i enten ØU eller BR.

De 5 regler, der ikke endnu er afskaffet eller forenklet skyldes blandt andet forvaltningsretlige krav, udbudsregler eller KK som offentlig myndigheds behandling af personfølsomme oplysninger (2.1 Alle stillinger med en varighed over 9 måneder skal slås offentligt op, 2.12 elever kan ikke ansættes i en ordinær stilling uden offentlig opslag, 2.15 Udfyldning af skabelon hver gang rammeaftalen til rekrutterings­-ydelser anvendes, 2.16 krav om, at KK kun kan kommunikere med kandidater via e-Boks, 2.17 krav om, at der skal indhentes samtykkeerklæringer til brug for billeder og filmoptagelser). Forvaltningen anbefaler derfor, at forenkling eller afskaffelse af disse 4 regler fremadrettet indgår i de problemstillinger, der kan rejses på nationalt niveau.

Det bemærkes, at ØKF i foråret 2023 også har igangsat et afbureaukratiseringsprojekt mhp. at identificere forenklinger på de administrative områder på tværs i Københavns Kommune, hvor SUF løbende har bidraget ind i arbejdet. Økonomiudvalget (ØU) forelægges i efteråret 2023 for en status herpå.

Det bemærkes yderligere, at det fremgår af principaftalen om budget 2024 og 2025, at ”partierne er enige om at gennemføre en omfattende afbureaukratisering, herunder med afsæt i de forslag, der allerede er udarbejdet på bl.a. Sundheds- og Omsorgsforvaltningens område.

Samtidig er partierne enige om at igangsætte en sanering og forenkling af politikker og strategier, som unødigt belaster velfærdsområderne og den kommunale opgaveløsning”.

SUF forventer, at det fortsatte arbejde med afbureaukratisering på tværs af forvaltninger i KK, vil medføre øget fokus på at få reduceret antallet af unødige tværgående regler, politikker og strategier.     

Forenklinger af Cura
Forvaltningen arbejder fortsat med implementeringen af forbedringer af Cura. I forhold til ændringer i Cura gør særlige forhold sig gældende, da ændringer er afhængige af fx opdateringer, afklaringer med eksterne parter, udviklingsaftaler med it-leverandører mv. Desuden vil der i nogle tilfælde være behov for finansiering af ændringerne.  Flere ændringer er gennemført i Cura, andre er under udvikling/implementering, mens yderligere afventer afklaring og prioritering.

Nationale regler

I denne kategori kan regler, bekendtgørelser mv.  alene afskaffes af de nationale myndigheder.

Ud af de i alt 30 forslag til forenkling eller afskaffelse af regler mv. er pr. ultimo august 2023:

• 2 forslag til forenkling eller afskaffelse implementeret af nationale myndigheder.
• 24 forslag arbejder forvaltningen forsat på at få implementeret af nationale myndigheder.
• 3 regler vurderes efter en nærmere gennemgang alligevel ikke at skulle afskaffes.

To ud af de tre regler, der ikke vurderes at skulle afskaffes, (2.20 Regel om, at elever kun må arbejde 11 ti­mer ud over deres elevtid samt regel om, at elever kun må arbejde 6 dage i træk samt 4.42 Regeringens digitaliseringsstrategi) er begge koblet op på aftaler, der ikke vurderes realistisk at afskaffe (EU´s arbejdstidsdirektiv samt strategi på tværs af mange private og offentlige parter). Forvaltningen vurderer derfor, at det ikke er realistisk at det på nationalt plan kan afskaffes. Ved den sidste regel (1.31 Regel om afregning af social tandpleje mellem kommunerne) har KL vurderet, at effekten af afskaffelsen er meget lav, hvorfor forvaltningen foreslår at forslaget til forenkling udgår.

SUF arbejder kontinuerligt med at gøre det nationale niveau opmærksomme på uhensigtsmæssig lovgivning og regler, som er fundet under arbejdet med regelforenkling – herunder de resterende 24 forslag der endnu ikke er imødekommet på nationalt niveau.  SUF har løbende siden december 2022 været i kontakt og holdt møder om regelforenkling med relevante ministerie, hvor ønsket om mere tillid til den enkelte medarbejdere og mere tid til kerneopgaven er blevet fremlagt sammen med konkrete forslag til forenkling eller afskaffelse af regler mv.

Sundheds- og omsorgsborgmesteren har af flere omgange været i dialog med indenrigs- og sundhedsministeren samt ældreministeren om behovet for afbureaukratisering på både sundheds- og ældreområdet.

Derudover pågår der løbende dialog med Ældreministeriet vedr. en ny ældrelov samt med Indenrigs- og Sundhedsministeriet i arbejdet i Sundhedsstrukturkommissionen.

SUF’s forslag er af flere omgange blevet delt med KL, herunder KL’s Sundheds- og Ældreudvalg. KL har desuden delt forslagene med folketingsordførerne.

Hertil kommer, at SUF’s forslag er delt med og drøftet i regi af 6-bykredsen (landets 6 største kommuner), som ultimo februar/primo marts 2023 har lanceret en hjemmeside med et katalog med ønsker til frisætning fra sundhedsloven samt et samlet brev til både ældreminister og indenrigs- og sundhedsminister vedr. regelforenklingsforslag.

Forvaltningen har i den sammenhæng udarbejdet materiale med konkrete eksempler på afskaffelse eller forenkling nationale regler, tilsyn mv. på sundheds- og ældreområder, der er delt med relevante ministerier/ministre i løbet af 2023. Materialet er vedlagt til udvalgets orientering (bilag 3).

Yderligere forslag til forenkling af nationale tilsyn, bekendtgørelse mv.
SUF har siden forelæggelse for SOU ultimo december 2022 fortsat arbejdet med at identificere nye nationale regler, tilsyn mv., der ved afskaffelse eller forenkling potentielt kan skabe mere tid til borgeren, nærværende og faglig ledelse, mere enkel administration og bedre arbejdsgange for forvaltningens medarbejdere.

Af vedlagte bilag 2 fremgår en oversigt over yderligere forslag til forenkling af nationale tilsyn, bekendtgørelse mv.

Forvaltningen kan i den sammenhæng særligt fremhæve tilsynsområdet, da der på både sundheds- og ældreområdet er behov for færre og bedre koordinerede tilsyn, der afvikles på en gang.

Der gennemføres flere forskellige og overlappende tilsyn med kvaliteten i den kommunale sundheds- og omsorgssektor, hvor kommuner og Styrelsen for Patientsikkerhed (STPS) er ansvarlige for gennemførslen af tilsynene:

• Det kommunale tilsyn efter Serviceloven (SEL) § 151 ved kommunerne
• Ældretilsynet efter SEL §§ 150-150d ved STPS
• Sundhedsfaglige tilsyn efter Sundhedsloven (SUL) § 213 ved STPS: Ordinært tilsyn, tilsyn medbehandling med blodfortyndende medicin, tilsyn med behandling med insulin og tilsyn med ortopædkirurgiske patientforløb (hoftenære frakturer).

De kommunale enheder, der leverer service og ydelser efter ovennævnte lovgivning, kan inden for samme år modtage flere forskellige tilsyn, som indholdsmæssigt ligger tæt op ad hinanden, fra både kommune og STPS.  Forvaltningen lægger op til, at der skal være færre tilsyn, som koordineres i et større omfang, så de fx kommer samme dag på den enkelte enhed. Det kan f.eks. ske ved at sammenlægge og afbureaukratisere de to nationale tilsyn, Ældretilsynet og det sundhedsfaglige tilsyn, og ved at indføre mere fleksible rammer for udførelsen af det kommunale tilsyn.

I vedhæftede bilag 2 har forvaltningen oplistet konkrete eksempler på overlap mellem tilsyn samt forslag til forenkling samt yderligere forslag til forenkling af nationale regler.

Økonomi

Der er ingen økonomiske konsekvenser forbundet med denne sag.

Videre proces

Såfremt SOU godkender SUFs yderligere forslag og anbefalinger til regelforenklinger af nationale regler, tilsyn mv. vil forvaltningen fortsat og løbende opfordre relevante aktører til at implementere forslagene.

Som et næste skridt i arbejdet med forenkling og afbureaukratisering har forvaltningen igangsat en ekstern kvalitativ og kvantitativ kortlægning af uhensigtsmæssige arbejdsgange og processer, der kan frigive tid til kerneopgaven. Kortlægningen tager udgangspunkt i de enkelte medarbejderes dagligdag og faktiske opgaver, registreringer, processer mv. Ved netop at tage udgangspunkt i medarbejdernes dagligdag er det muligt at få indblik i, hvordan procedurer, arbejdsopgaver, regler og registreringer påvirker arbejdet for på den måde at kunne reducere uhensigtsmæssige processer og skabe bedre arbejdsgange, hvilket i sidste ende kan frigøre mere tid til plejeopgave

Kortlægningen finder sted i efteråret 2023 i et samarbejdet med Nordic Healthcare Group.   

SOU vil senest medio 2024 modtage en ny status på arbejdet med afbureaukratisering i SUF samt orienteres om resultaterne af den igangsatte kortlægning. 

Per Bennetsen

  /Thomas Brahm

Indstillingens 1. punkt blev taget til efterretning og punkt 2 blev godkendt, mens udvalget drøftede og godkendte indstillingens 3. punkt.