Løbende revision for 2009 - Direktionsnotat

6. Løbende revision for 2009 - Direktionsnotat (2010-103048) Sundheds- og Omsorgsudvalget skal orienteres om Revisionsfirmaet Deloittes observationer, risikovurderinger og anbefalinger som følge af den løbende revision i 2009 samt om forvaltningens kommentarer til de enkelte punkter. INDSTILLING OG Beslutning Sundheds- og Omsorgsforvaltningen indstiller, at Sundheds- og Omsorgsudvalget tager Deloittes observationer, risikovurderinger og anbefalinger til efterretning. at Sundheds- og Omsorgsudvalget tager forvaltningens kommentarer til de enkelte punkter til efterretning. Problemstilling Hvor der i foregående år har været udarbejdet en revisionsberetning for hvert af de stående udvalg udarbejdes nu en samlet beretning for Københavns Kommune som forelægges Borgerrepræsentationen. Som led i den løbende revision for 2009 har Deloitte udarbejdet et såkaldt Direktionsnotat, som sammenfatter revisionens observationer, risikovurderinger og anbefalinger i forhold til regnskabsføringen i Sundheds- og Omsorgsforvaltningen. Denne perspektivering er væsensforskellig fra den afrapportering Revisionsdirektoratet tidligere anvendte, hvorfor der ikke direkte kan sammenlignes mellem direktoratets revisionprotokollater og Deloittes direktionsnotater. Deloitte vil være repræsenteret på udvalgsmødet ved præsentationen af sagen. Løsning Det er Sundheds- og Omsorgsforvaltningens direktions opfattelse, at forvaltningens regnskabsføring og økonomistyring i 2009 har været på højde med standarden i 2008, hvilket findes tilfredsstillende. Direktionsnotatet består i realiteten af tre bilag med følgende indhold: Bilag 1 ? Forhold som Deloitte forventer at indarbejde i revisionsberetningen til Borgerrepræsentationen. Bilag 2 ? Forhold som ikke har beretningskarakter, og som derfor kan behandles administrativt. Bilag 3 ? Forhold som er tværgående for kommunen, men som er af væsentlig betydning for forvaltningen; men hvor Sundheds- og Omsorgsforvaltningens direktion ikke er ansvarlig. Disse forhold skal derfor ikke kommenteres af forvaltningen. Deloitte perspektiverer de gjorte observationer gennem anvendelse af følgende skala: Symbol Betydning 1 Der er tale om graverende forhold, for eksempel i form af en sandsynlig lovovertrædelse eller en væsentlig tabsrisiko. 2 Revisionsområdet vurderes som ikke betryggende, og der er behov for skærpet fokus fra ledelsen, da der er behov for væsentlige forbedringer. Afgørende/betydelige forhold hvor vi anbefaler hurtig handling 3 Revisionsområdet vurderes som mindre betryggende, og der er behov for opmærksomhed fra ledelsen, da der er usikkerhed eller behov/mulighed for forbedringer. 4 Revisionsområdet vurderes som relativt betryggende, og der er alene behov for forbedringer af mindre væsentlig karakter. Øvrige anbefalinger, herunder forhold der påvirker dagligdags aktiviteter. 5 Revisionsområdet har ikke givet anledning til bemærkninger. Revisionen har i 2009 for Sundheds- og Omsorgsforvaltningens vedkommende givet anledning til revisionsbemærkninger indenfor følgende fem områder: Forventede revisionsbemærkninger (bilag 1) Konklusion Afsnit Forretningsgange sociale overførsler (Pension) Revisor konstaterer mangler omkring elektroniske adviser, ledelsestilsyn og statsrefusionsberigtigelser. Forvaltningen påpeger, at der i 2009 er blevet implementeret et nyt pensionssystem, hvorfor der i konsekvens heraf er udarbejdet et nyt kontrolkoncept, der tager højde for elektroniske adviser, og som tydeligt definerer det tilhørende ledelsestilsyn. Dette kontrol-koncept er færdiggjort i sommeren 2010 og vil være fuldt implementeret i september 2010. De nuværende procedurer for stats-refusionsberigtigelser vil blive erstattet af en egentlig forretningsgangsbeskrivelse i oktober 2010. Med udgangen af 2010 vil Sundheds- og Omsorgsforvaltningen dermed overlevere Pension København til Administrativ Borgerservice med et fuldstændigt og opdateret kontrolkoncept. 3 1.1 Administration af brugeradgange til it-systemer Revisor konstaterer, at der ikke periodisk foretages revurdering af brugeres rettigheder i forhold til IT-systemerne. Forvaltningen er enig med revisor i, at disse revurderinger burde være foretaget i 2009, hvor ansvaret for opgaven var forvaltningens. Med virkning fra 1. februar 2010 er opgaven overført til Koncernservice, hvorfor SUF i august 2010 vil informere Koncernservice om revisors observation. 2 1.2 Løn Revisor konstaterer manglende og/eller utilstrækkelig dokumentation for gennemførte kontroller samt problemer med at gennemføre afstemning mellem KMD-lønsystemet og KØR. Forvaltningen noterer sig, at revisor også anfører, at forvaltningen har udarbejdet en forretningsgangsbeskrivelse på området, som indeholder en udførlig beskrivelse af de foreskrevne kontroller. Forvaltningen er naturligvis enig med revisor i, at det er vigtigt, at institutionerne også udfører og dokumenterer de foreskrevne kontroller, og har indskærpet dette i august 2010. I forbindelse med indkaldelse af regnskaber fra institutionerne vil denne indskærpelse blive gentaget. Forvaltningen er enig med revisor i vigtigheden af at kunne gennemføre afstemninger mellem KMD- og KØR-systemerne. For at sikre dette fremadrettet oprettes der i august 2010 en række såkaldte særskilte registreringskonti til brug for manuelle lønposteringer i KØR, hvilket vil gøre det muligt at foretage afstemninger mellem de to systemer. I lighed med kommentaren under punkt 1.2. vil forvaltningen også informere Koncernservice herom, idet netop denne opgave mest rationelt vil kunne løses på et samlet kommuneniveau. 2 1.3 Udvalgets regnskabsforklaringer og bevillingskontrol Revisor konstaterer, at afslutningsprocessen vedrørende forvaltningens regnskab ikke er tilrettelagt, så væsentlige afvigelser identificeres og rettes i tide. Revisor konstaterer, at der ikke er indhentet tillægsbevilling hos Borgerrepræsentationen vedrørende en regnskabsteknisk korrektion på 28,3 mio. kr. Forvaltningen påpeger, at afvigelserne ved regnskabs-afslutningen i 2009, som revisor har observeret, ganske vist er resultatet af et unøjagtigt regnskab på forvaltningsniveau, men udlignes forvaltningerne imellem, så kommunens samlede regnskab ikke påvirkes heraf. Fremadrettet vil forvaltningen gøre, hvad den kan for at sikre, at sådanne afvigelser ? der er en konsekvens af varierende konterings-praksis hos Koncernservice - konstateres og rettes i tide. Som følge af de mange udposteringer, der som led i regnskabsafslutningen skal foretages på meget kort tid, er det imidlertid vanskeligt fuldstændigt at gardere sig mod afvigelser og unøjagtigheder. Forvaltningen påpeger, at den regnskabstekniske korrektion på 28,3 mio. kr. vedrørende berigtigelse af boligydelse skyldes en udpostering af udgifter fra balancen til drift uden likviditetsmæssig betydning, hvorfor forvaltningen vurderede, at der ikke var grundlag for ansøgning om tillægsbevilling. Forvaltningen har noteret sig, at revisor ikke er enig i dette synspunkt, og vil fremadrettet sikre sig bevillingsmæssig dækning i sådanne situationer. 3 1.4 Materielle anlægsaktiver Revisor konstaterer, at forvaltningens anlægskartotek er væsentligt fejlbehæftet, samt at kvalitetssikring af aktive-ringsprocedurerne ikke er fulgt. Forvaltningen har iværksat tiltag der skal sikre validiteten af det bestående anlægskartotek, samt kvaliteten af de registreringer, der fremadrettet foretages. For at sikre dette, er visse opgaver i forbindelse med kontrol af anlægsregistreringer tilbageført fra Koncernservice til forvaltningen med virkning fra regnskabsåret 2010. 2 1.5 For en nærmere redegørelse for revisionens observationer, risikovurderinger og anbefalinger samt forvaltningens kommentarer henvises til bilag 1 til denne indstilling. Økonomi Ingen. Videre proces De fem revisionsbemærkninger med forvaltningens kommentarer vil indgå i kommunens samlede revisionsberetning og blive forelagt Borgerrepræsentationen. BILAG Direktionsnotat af 12. august 2010 vedrørende revision af regnskab for 2009. Hanne Baastrup /Lars Matthiesen bilag Bilag: Direktionsnotat af 12. august 2010 - Revision af regnskabet for 2009