Vikarforbrug samt strategisk rekruttering og fastholdelse

Resumé

Venstre har bedt om en drøftelsessag knyttet til vikarforbruget og en redegørelse fra forvaltningen til brug herfor. De fleste steder i forvaltningen er vikarer en integreret del af planlægningen i forhold til at sikre en stabil drift f.eks. ved sygdom, ferie og ledige stillinger. Dette gør sig særligt gældende på udførerområdet, da ydelserne skal leveres hver dag. Af hensyn til både borgerne og økonomien er forvaltningen dog optaget af at nedbringe brugen af vikarer. Visse steder, herunder hjemmeplejen, er der også særskilte udfordringer, som giver øget vikarforbrug. Der er samtidig en stigende tendens til, at vikarforbruget skyldes ubesatte stillinger. Derfor er en vigtig del af indsatsen rekruttering og fastholdelse. Dertil arbejdes med bl.a. branding, en sund arbejdspladskultur, gode arbejdsfællesskaber og en professionel onboarding af nye medarbejdere.

Indstilling

Socialforvaltningen indstiller:

1. at Socialudvalget drøfter forvaltningens forbrug af vikarer

2. at Socialudvalget drøfter, om der er ønsker til særlige initiativer ift. indsatsen med strategisk rekruttering og fastholdelse    

Problemstilling

Venstre har bedt om en drøftelsessag knyttet til vikarforbruget i Socialforvaltningen, og at forvaltningen til brug for dette udarbejder en redegørelse for forvaltningens forbrug af vikarer og årsager hertil. Herudover er der et politisk ønske om, at forvaltningen udarbejder forslag til, hvordan der kan sikres fastholdelse af medarbejdere fremadrettet i form af lavere personaleomsætning og bedre rekruttering.

Vikarforbruget er en udfordring både fagligt og økonomisk, og det er væsentligt at arbejde med at begrænse det på trods af, at timeprisen for eksterne vikarer i gennemsnit er lavere sammenlignet med en fastansat medarbejder. Det er forventningen, at udviklingen på arbejdsmarkedet betyder, at konkurrencen om medarbejderne på socialområdet bliver stadig større. Derfor bliver rekruttering og fastholdelse i endnu højere grad en vigtig, strategisk indsats.

Løsning

Årsager til vikarforbrug i Socialforvaltningen

For størstedelen af forvaltningens arbejdspladser er brugen af vikarer en integreret del af planlægningen af en stabil drift. Forbruget af de fasttilknyttede vikarer fordeler sig relativt jævnt mellem borgercentrene. Forbruget af eksterne vikarer sker særligt i tre enkelte centre på udførerområdet i hhv. Borgercenter Hjemmepleje og Borgercenter Handicap.

Udgifter til eksterne vikarer	2017 jan - sept	2018 jan - sept	2019 jan - sept
Alle centre i Socialforvaltningen	25.805.599	54.502.622	52.772.128
- heraf BCH COS	1.316.094*	3.060.213	10.854.387
- heraf BHJ NORD	7.209.447	21.908.865	20.807.936
- heraf BHJ SYD	5.878.809	13.591.779	10.560.645
Total COS, NORD og SYD	14.404.349	38.560.856	42.222.968
COS, NORD og SYD’s andel af hele Socialforvaltningen	56 %	71 %	80 %

Tabel 1 Kilde: Kvantum oktober 2019. Udgifter januar - september for 2017, 2018 og 2019.
*I 3. kvartal 2017 sker der en omkontering af vikarudgifter fra Viben til hele Borgercenter Handicap Udfører, og udgifterne for COS falder således med ca. 280.000 kr.

Som det fremgår af tabellen ovenover, står Hjemmeplejen (Nord og Syd) og Center for Omsorg og Specialpædagogik (COS) tilsammen for 81 % af udgifterne til det samlede eksterne vikarforbrug i 2019. Centrenes udgifter er steget markant siden 2017, hvilket forklarer den samlede stigning i udgifter til eksterne vikarer. Alle tre centre er aktuelt i en særlig vanskelig situation. Arbejdet med de særskilte udfordringer på de nævnte centre kører i selvstændige spor med specifikke, målrettede tiltag, jf. bilag 1.

Det generelle billede i Socialforvaltningen er, at de primære årsager til brug af vikarer er følgende:

• Ledige stillinger og svære rekrutteringsbetingelser

  Arbejdspladserne i forvaltningen (og generelt på landsplan) oplever rekrutteringsudfordringer særligt inden for faggrupper som SOSU, sygeplejersker, socialpædagoger og socialrådgivere pga. lav ledighed samt færre optag og stigende frafald på studier.

• Høj personaleomsætning

  Landstendensen er, at personaleomsætningen på velfærdsområdet er stigende. Forvaltningen har de seneste år oplevet en mindre stigning i personaleomsætning. Socialforvaltningens samlede personaleomsætning dækker over relativt store udsving.

• Sygefravær – gælder både enkeltdags- og langtidsfravær

  Sygefravær på arbejdspladser vil altid medvirke til forbrug af vikarer, særligt på udførerområdet, hvor ydelserne til borgerne skal leveres hver eneste dag uanset sygdom.

Tværgående indsatser til nedbringelse af vikarforbrug
Timeprisen for eksterne vikarer er i gennemsnit lavere sammenlignet med en fastansat medarbejder (jf. bilag 2). Med mindre vikarer benyttes til ikke-besatte stillinger vil brug af vikarer dog altid være en merudgift for forvaltningen. Af dette hensyn og ikke mindst af hensyn til borgernes oplevelse af kontinuitet og kvalitet er forvaltningen optaget af at nedbringe brugen af vikarer.

Omvendt er brug af vikarer en nødvendig del af at sikre en stabil drift. Derfor arbejder forvaltningen ligeledes på at håndtere vikarer som et vilkår f.eks. ved at sikre bedre introduktion, så der både skabes sikkerhed for kvalitet i ydelsen og effektivitet. Hertil kan nævnes, at Arenahuset og Viben har indgået særlige aftaler med vikarbureauer, så de så vidt muligt sender de samme vikarer hver gang.

Forvaltningen arbejder ligeledes målrettet med at imødegå de primære årsager til det generelle vikarforbrug. Dette kan knyttes til indsatsen med strategisk rekruttering og fastholdelse (se bilag 1 for uddybende redegørelse for indsatser på området).

Forvaltningen arbejder strategisk med at sikre øget fastholdelse af medarbejdere. Det sker bl.a. ved at skabe stærke arbejdsfællesskaber og ved at fremme et samlet og troværdigt ”brand” – såvel internt som eksternt - som en forvaltning, der gennem sit sociale arbejde og inden for snævre økonomiske rammer gør en forskel for udsatte og sårbare borgere.

Borgercenter Handicap Myndighed har i 2019 arbejdet struktureret med fratrædelsessamtaler og har dermed fået bedre viden om, hvordan medarbejdere bedst fastholdes. Grundet høj personaleomsætning i Arenahuset og Viben er det besluttet at indføre samme koncept her.

Data fra seneste trivselsundersøgelse viser, at forvaltningen ligger med høj overordnet score på de to forhold, som har størst betydning for medarbejdernes generelle trivsel og motivation, nemlig ”indhold i arbejdet” og ”nærmeste leder”.  Desuden viser seneste prognose, at sygefraværet er faldende i forvaltningen (prognose på 12,1).

Socialforvaltningen forventer at fremlægge et investeringsforslag til budget 2021 knyttet til rekruttering og fastholdelse. Udover aktiviteter og indsatser skal dette også indeholde analyse og dataindsamling for i endnu højere grad at kunne målrette indsatser.

Økonomi

Indstillingen har ingen økonomiske konsekvenser.

Videre proces

Forvaltningen arbejder videre med de nævnte tiltag.  

 

Nina Eg Hansen

                                 / Tine Kock Nielsen

Kontorchef Tine Kock Nielsen og Borgercenterchef Lasse Falck Steenland deltog under punktets behandling.

Indstillingen blev drøftet.