Status på implementering af økonomianalysen

Indstilling

1. Socialforvaltningen indstiller, at Socialudvalget tager status på implementering af økonomianalysen til efterretning.

Problemstilling

Ved Socialudvalgets godkendelse af budgetforslag for 2019 blev det besluttet, at der skulle gennemføres en økonomianalyse i Socialforvaltningen. Rapportens forslag bidrager i 2020 substantielt til at indfri effektiviseringskravene i Socialforvaltningen og til at opfylde kommunens mål om reduktion i administrative omkostninger. Socialforvaltningen arbejder videre med flere af analysens temaer i budgetprocessen for 2021. Med nærværende indstilling gøres status for fremdriften i forhold til analysens anbefalinger.

Løsning

PwC’s sammenfatning af analysens centrale anbefalinger og potentialer fremgår af bilag 1 (PwC's præsentation på Socialudvalgets møde den 12. december 2018).

Nedenfor er opridset en status på budgetforslag, der er udarbejdet med udgangspunkt i økonomianalysen og/eller bidrager til indhentning af potentialerne. Relevante initiativer besluttet med budget 2019 er også medtaget under beskrivelsen af hvert spor. Baggrunden er, at analysens potentialeberegninger tager afsæt i situationen i 2018 og dermed ikke medtager effekten af allerede igangsatte effektiviseringsinitiativer. I bilag 2 gives en samlet oversigt over relevante initiativer i både budget 2019 og 2020.

Spor 1: Administration

PwC’s vurdering af potentialet i spor 1 var 54-58 mio. kr. Med budget 2019 og 2020 er der iværksat initiativer, der fuldt indfaset har en samlet effekt på 39,6 mio. kr.

Socialforvaltningens opfølgning på økonomianalysens anbefalinger vedrørende administration indgik i budget 2020-forslaget om oprettelse af administrative fællesskaber med en budgetreduktion på 19,5 mio. kr. årligt ved fuldt gennemslag i 2022. Med budget 2019 og 2020 er der besluttet yderligere administrative besparelser på 20,1 mio. kr. årligt med fuldt gennemslag i 2022.

Fremover skal administrative økonomi- og HR-opgaver håndteres i administrative fællesskaber i hvert borgercenters stab og i de centrale enheder. Tre ud af fire borgercentre har lagt flere opgaver ind i de administrative fællesskaber end påkrævet. Der er afholdt informationsmøder for det berørte personale, og i juni er det afgjort, hvilke medarbejdere der skal have stillingerne i de nye fællesskaber. Processen er gennemført som en interessetilkendegivelsesproces, og langt størstedelen af medarbejderne har fået deres primære ønske opfyldt. Etableringen af de administrative fællesskaber, der samles fysisk successivt fra sommeren 2019 til april 2020, er en stor forandring for medarbejderne og en længerevarende proces, som skal ses i et flerårigt perspektiv.

Arbejdet med at standardisere arbejdsgangene er igangsat, og de mest forretningskritiske arbejdsgange forventes at være klar til idriftsættelse november 2019. I efteråret gennemføres kompetenceudviklingsaktiviteter for at sikre et fælles, højt kompetenceniveau i de administrative fællesskaber. Aktiviteterne involverer fagsystemer som Kvantum, KAS og lønsystem, tilhørende regler og procedurer samt et forløb for HR- og økonomipartnere.

Spor 2: Bedre styring

Styringssporet er uden et særskilt økonomisk potentiale. Analysens anbefalinger indgår i forvaltningens konkrete styringsmæssige tiltag i 2019, inkl. en ny styringsramme på økonomiområdet. Styringsrammen omhandler bl.a. klarere roller, risikostyring, aktivitetsbaseret budgettering, entydige økonomidata, bedre systembrug, løbende periodeluk, forenklet registrering samt højere compliance på indkøb. De nye økonomistyringstiltag danner grundlag for, at de administrative fællesskaber kan indfri potentialet for bedre styring som forudsat i økonomianalysen.

Spor 3: Indkøb

PwC’s vurdering af potentialet i spor 3 var 42-72 mio. kr. Med budget 2019 og 2020 samt Socialforvaltningens andel af tværgående indkøbsbesparelser er der iværksat initiativer med en samlet effekt på 49,5 mio. kr. fuldt indfaset.

Socialforvaltningens opfølgning på økonomianalysens anbefalinger vedrørende indkøb indgik i Budget 2020-forslaget ”TV02: Professionalisering af indkøb i Socialforvaltningen” med en budgetreduktion på 18,3 mio. kr. årligt ved fuldt gennemslag i 2022. Socialforvaltningens nye indkøbsorganisation er p.t under opbygning, og der forventes at være ansat en indkøbschef pr. 1. august. Med budget 2019 blev der endvidere besluttet indkøbsbesparelser svarende til en årlig budgetreduktion på 7,6 mio. kr. ved fuldt gennemslag i 2022. Forvaltningens andel af kommunens tværgående indkøbsbesparelser, der er besluttet af Økonomiudvalget den 19. marts 2019, medfører tillige nye indkøbsbesparelser for Socialforvaltningen på ca. 8,5 mio. kr. i 2022, 16,0 mio. kr. i 2023 og 23,6 mio. kr. i 2024.

Spor 4: Visitationspraksis

PwC’s vurdering af potentialet i spor 4 var 56 mio. kr. Jf. analysens forbehold baserer dette sig dog på 2016-tal, hvorfor der ikke er taget højde for opstramning i visitationspraksis siden da. Med budget 2019 og 2020 er der iværksat nye initiativer med en samlet effekt på 27,9 mio. kr. fuldt indfaset.

Med budget 2019 godkendte Socialudvalget indførelse af vejledende kvalitetsstandarder i Borgercenter Handicap, hvor serviceniveauet tilpasses svarende til en budgetreduktion på 15,6 mio. kr. ved fuldt gennemslag i 2021. P.t. er vejledende kvalitetsstandarder i Borgercenter Voksne og Borgercenter Børn og Unge under udarbejdelse. Med budget 2019 og 2020 blev der endvidere godkendt forslag, som regulerer serviceniveau og visitationspraksis svarende til en årlig budgetreduktion på 12,3 mio. kr. ved fuldt gennemslag i 2022.

Det bemærkes, at Socialforvaltningen er udfordret i forhold til at leve op til forsyningsforpligtelsen, hvorfor strammere visitation også vil skulle bidrage til at leve op til denne forpligtelse – og dermed ikke kun til besparelser.

Spor 5: Effektiv drift i sociale tilbud

PwC’s vurdering af potentialet i spor 5 var 3,8 mio. kr. i fire konkrete tilbud. Udvalget har besluttet initiativer, der fuldt indfaset har en samlet effekt på 24,5 mio. kr. Det drejer sig om det i Budget 2019 vedtagne budgetforslag ”TV01: Optimering af tidsanvendelsen på Socialforvaltningens tilbud”.

Der er tale om indsatser med organisatoriske og digitale elementer og dertil knyttede arbejdsgange. Indsatserne er eksempelvis optimering af møder, optimering af faglig dokumentationspraksis, implementering af e-tavler til brug for driftsplanlægning og omlægning af nattefunktioner. Der er stort overlap til anbefalingerne i PwCs analyse.

Økonomi

Indstillingen har ingen økonomiske konsekvenser.

Videre proces

Socialforvaltningen fremlægger opdateret status på implementering af økonomianalysen på Socialudvalgets budgetseminar i 2020. Der udarbejdes yderligere effektiviseringsforslag til budget 2021 knyttet til ovenstående spor.

Nina Eg Hansen

                                                                 / Anders Johannes Kristensen