B-sag. Orientering om handleplan for nedbringelse af sygefravær

Resumé

I det følgende gives en orientering om forvaltningens sygefraværsindsats i 2018 og handleplan for 2019 samt afrapportering på de foreløbige resultater i forvaltningens sygefraværsprojekt.

Indstilling

Socialforvaltningen indstiller,

1. at Socialudvalget tager orientering om handleplan for nedbringelse af sygefraværet til efterretning.

Problemstilling

Efter et godt resultat i 2017, hvor sygefraværet faldt til 11,8 fraværsdagsværk (måltal: 11,5) i hele forvaltningen, steg sygefraværet i 2018 til 12,6 fraværsdagsværk (måltal: 11).
I indeværende år forventes sygefraværet at falde med ca. 0,5 dagsværk til 12,1 (måltal: 11).

Sygefraværet steg i 2018

Sygefraværet steg i 2018 med 0,8 sygefraværsdagsværk ift. 2017, hvilket var 1,8 over måltallet på 11,0. Dermed var Socialforvaltningen den forvaltning, som havde den største stigning i kommunen. Stigningen skyldtes, at langtidsfravær (over 14-dage) steg med 0,9 dage, mens korttidsfraværet faldt med -0,1. Der kan være flere årsager til det stigende langtidsfravær. Forvaltningen kan dog se på data, at stress og udbrændthed er den hyppigste årsag til, at medarbejdere og ledere henvender sig til Tidlig indsats og SOS.

Løsning

Sygefraværet falder, når vi gør noget ved det
Når vi lykkes med at kombinere dialogen om sygefravær, arbejdsmiljø og trivsel i ledelsesstrengen og MED med organisatorisk hjælp til leder og arbejdspladser, har det en mærkbar effekt på sygefraværet.

I 2018 fik 17 arbejdspladser en eller flere indsatser i sygefraværsprojektet, hvor de enten arbejdede med sikkerhed (fx kurser i konflikthåndtering)og tryghed (fx kurser i konflikthåndtering) eller arbejdsfællesskabet (fx ledercoaching eller temadage om fælles kerneopgave).
13 ud af de 17 arbejdspladser har pr. 31. maj 2019 et lavere sygefravær end på samme tidspunkt i 2018, og deres årsresultat forventes, for langt de fleste, at blive væsentlig lavere end sidste år (se bilag 1). 

Erfaringerne fra de seneste års sygefraværsindsats i sygefraværsprojektet og særligt dialogen i ledelsesstrengen viser, at der opnås en positiv effekt gennem en tæt kobling mellem den organisatoriske understøttelse via indsatser målrettet organisatorisk og faglig udvikling og den løbende opfølgning/dialog i ledelsesstrengen.

Derudover har forvaltningen benyttet de tilgængelige muligheder for understøttelse af ledere og arbejdspladser i kommunen, som fx:

• Tidlig Indsats – rådgivning til den enkelte medarbejder og leder

• SOS – akut krisehjælp og psykologisk bistand til medarbejdere og ledere

• Timebanken – pulje til sparring og støtte ift. konkrete arbejdsmiljøudfordringer

• Personalejura og Forhandling – rådgivning til den enkelte leder ift. personalesager.

Sygefraværet 1. halvår 2019
Sygefraværet er faldet i perioden jan-maj 2019 ift. samme periode sidste år. Det er særligt i Borgercenter Handicap og Borgercenter Børn og Unge, at sygefraværet falder. Prognosen for hele forvaltningen i 2019 ligger pr. 31. maj på 12,2, hvilket vil være et fald på -0,4 sygefraværsdagsværk i hele forvaltningen ift. 2018. Dermed ligger forvaltningen på niveau med Børne- og Ungdomsforvaltningen og lavere end Sundhed- og Omsorgsforvaltningen.

Der er i sygefraværsprojektet igangsat 15 indsatser indenfor sikkerhed og arbejdsfællesskaber .

Sygefraværsindsatsen i 2. halvår 2019
Sygefraværsprojektet afsluttes d. 30. juni, hvor sygefraværsindsatsen overgår til almindelig drift i de enkelte borgercentre.

Hvert borgercenter har udarbejdet en handleplan for sygefraværsindsatsen i 2. halvår af 2019. Borgercentrene har fokus på at forbedre ledelsesunderstøttelsen, systematikken i sygefraværsindsatsen og dialogen om sygefravær i MED og ledelsesstrengen.

Overgangen til de administrative fællesskaber
Sygefraværsindsatsen bliver en central opgave i de nye HR administrative fællesskaber i borgercentrene. Som led i etableringen af de administrative fællesskaber, udarbejder forvaltningen fælles arbejdsgange på sygefraværsområdet, således at lederne får en ensartet og kvalificeret hjælp og rådgivning.

Forvaltningens fælles målsætninger og fokus
Forvaltningen har fire målsætninger og fokusområder i sygefraværsindsatsen i 2. halvår 2019 og første halvår 2020.

• Sikre systematikken i sygefraværshåndteringen: Vi skal sikre at sygefraværssamtalerne bliver holdt, at vi får spottet mønstre hos den enkelte medarbejder eller gruppen, og at vi benytter de redskaber vi har til rådighed fx mulighedserklæringer, Tidlig indsats og andre tilbud og værktøjer. 
• Styrke den tidlige indsats: Vi skal blive bedre til langt tidligere at få identificeret fx begyndende stress hos en medarbejder, og sammen med medarbejderen få lagt en plan i form af fx nedsat tid, reduceret eller midlertidigt ændret opgaveindhold.
• Fokus på fortsat tilknytning og tilbagevenden: Vi skal fra starten af et sygefraværsforløb have fokus på, at medarbejderen fastholder en tilknytning til arbejdspladsen, og som en naturlig del af dialogen drøfte mulighederne for tilbagevenden til arbejdspladsen, fx på nedsat tid.
• Ledelse er vigtigt: Vi skal give vores ledere et godt udgangspunkt for at bedrive tilstedeværende og god ledelse samt arbejde med trivsel, arbejdsmiljø og sygefravær på deres arbejdsplads. Det handler blandt andet om at kunne give lederne den fornødne sparring og hjælp ift. konkrete udfordringer.

Sygefraværshåndtering skal ikke ses isoleret – vi skal arbejde på tværs af både det socialfaglige, arbejdsmiljøet og trivslen, når vi håndterer sygefraværet.  

Økonomi

Indstillingen har ingen økonomiske konsekvenser

Videre proces

                             Nina Eg Hansen

                                                                         / Tine Kock Nielsen

Indstillingen blev løftet som en A-sag under godkendelsen af dagsordenen.

Kontorchef Tine Kock Nielsen deltog under punktets behandling.

Indstillingen blev taget til efterretning.