UDSAT. Revision af gældende sagsbehandlingsfrister i Socialforvaltningen

Socialudvalget skal tage stilling til reviderede sagsbehandlingsfrister i Socialforvaltning, efter fristerne har været sendt i høring.

Tidligere beslutninger

Socialudvalget besluttede på udvalgets møde d. 25. marts 2015:

Kontorchef Gitte Bylov Larsen deltog under punktets behandling.

Indstillingen blev udsat til behandling på et af Socialudvalgets kommende møder.

Indstilling og beslutning

Socialforvaltningen indstiller overfor Socialudvalget,

1. at Socialudvalget godkender de reviderede sagsbehandlingsfrister, som fremgår af tabel 1.

2. at Socialudvalget drøfter forvaltningens forslag vedrørende tiltag til nedbringelse af sagsbehandlingstider.

Problemstilling

Socialudvalget besluttede den 17. december 2014, at Socialforvaltningen skulle sende forslag til reviderede sagsbehandlingsfrister på en række sagsområder til høring i Handicaprådet, Centerrådet (Handicapcenter København), Brugerrådet (Hjemmeplejen), Dialogforum på psykiatriområdet og Ældrerådene. Høringen er nu afsluttet og Socialudvalget skal tage stilling til de reviderede sagsbehandlingsfrister som fremgår af tabel 1.

Baggrunden er, at Socialforvaltningen vurderer, det er nødvendigt at ændre visse af de aktuelle sagsbehandlingsfrister for at kunne overholde kravet om, at behandle 80 pct. af sagerne inden for fristen.

Praksis har vist, at lovkravene til sagsbehandlingen på en række områder (herunder ny lovgivning), i dag er så omfattende, at forvaltningen ikke finder det muligt at behandle sagerne inden for den gældende sagsbehandlingsfrist. Det ses også af forvaltningens sagstidsmåling for 2014. Særligt kravene om indhentning af oplysninger fra tredjepart, som fx læge eller hospital, og om partshøring af borgerne, gør det vanskeligt at overholde fristerne.

Løsning

Socialforvaltningen har modtaget høringssvar fra Handicaprådet, Centerrådet, Forældrerådet, Brugerrådet, Danske Handicaporganisationer, Politikgruppen (Scleroseforeningen Frederiksberg og København), Udsatterådet og Ældrerådet. Høringssvarene er opsummeret i bilag 1 og vedlagt i fuld længde i bilag 2.

Høringssvar fra Handicaprådet, Centerrådet, Forældrerådet, Brugerrådet, Danske Handicaporganisationer, Politikgruppen (Scleroseforeningen Frederiksberg og København), Udsatterådet og Ældrerådet

Samlet er høringsparterne enige med Socialforvaltningen i, at der bør være overensstemmelse mellem sagsbehandlingsfristen og den reelle sagsbehandlingstid.

Samtidig mødes forslaget med en understregning af, at sagsbehandlingstiden aldrig må være længere end højst nødvendigt for at imødekomme borgerens behov for effektiv og hurtig hjælp. Det påpeges, at en hurtig sagsbehandling i sig selv kan være afgørende for borgere, der er meget afhængige af hjælp.

De fleste høringsparter understreger derfor, at de vurderer at de foreslåede frister er for lange og undrer sig over, at nogle af fristerne ikke kan forkortes yderligere, eksempelvis i genbevillingssager. Flere giver generelt udtryk for en bekymring ved forlængelsen af fristerne.

Nogle høringsparter har forståelse for de administrative udfordringer ved at indhente oplysninger fra borgeren og tredjepart, men oplever, at forvaltningen ofte kræver mere dokumentation, end der reelt er behov for.

Flere høringsparter giver udtryk for, at der ikke er afsat tilstrækkelige ressourcer af på området.

Center- og Forældrerådet oplyser, at de er parat til at indgå i et samarbejde med kommunen ligesom andre påpeger behovet for at vurdere forslaget yderligere.

Ældrerådet finder – under de givne forhold – at Socialforvaltningens forslag til revision af de gældende sagsbehandlingsfrister er hensigtsmæssig.

Socialforvaltningens bemærkninger

Socialforvaltningen har gennemgået de modtagne høringssvar med henblik på, at tage stilling til om det vurderes, der bør ændres i de fremsatte frister samt generel læring.

Socialforvaltningen har stor forståelse for høringsparternes bekymring i forhold til, at der på udvalgte områder foreslås længere sagsbehandlingsfrister.

Værdien af hurtig sagsbehandling også for den enkelte borger er et vigtigt fokusområde, og forvaltningen har som målsætning at sagerne behandles så hurtigt som muligt, også meget gerne hurtigere end den fastsatte sagsbehandlingsfrist.

Socialforvaltningens forslag til frister er udtryk for den vurdering, det på nuværende tidspunkt vil tage at behandle sagerne.

Forvaltningen er opmærksom på, den problematik der påpeges med ikke at indhente unødvendig dokumentation og det vurderes løbende, om behovet for dokumentation kan justeres inden for lovgivningens og revisionens krav.

Socialforvaltningen har fokus, på om der er de fornødne ressourcer både i forhold til medarbejdere og IT-understøttelse, hvilket indgår i forvaltningens løbende prioriteringer og forvaltningens oplæg til budget 2016.

Forvaltningen ønsker at imødekomme ønsket om hurtig behandling af de sager, der ikke kræver så megen dokumentation og det er på den baggrund, det er foreslået at sagsbehandlingsfristen deles op i to; en reduceret frist for de knap så sagsbehandlingstunge sager og en øget frist for de sagsbehandlingstunge sager. I de sagsbehandlingstunge sager afventer forvaltningen ofte særlige lægestatusattester eller andre nødvendige oplysninger fra borger eller 3. mand med deraf følgende behov for partshøring.

Socialforvaltningen bemærker, at Regeringen er undervejs med et ændringsforslag af aktivlovens bestemmelser om tilskud til tandbehandling. Høringsfasen er netop afsluttet. Udvalget vil blive holdt orienteret, herunder om lovændringen vil medføre mulighed for at reducere sagsbehandlingsfristen.

Forvaltningen anbefaler på den baggrund, at der ikke ændres i de frister, der blev sendt i høring og indstiller, at Socialudvalget godkender de forslag til reviderede sagsbehandlingsfrister, som er beskrevet i tabel 1.

Socialforvaltningens forslag omfatter tre kategorier af sager:

Differentiering af fristen i tunge og mindre tunge sager på nogle sagsområder. Det vil medføre en reduceret frist for de knap så sagsbehandlingstunge sager og en øget frist for de sagsbehandlingstunge sager (typisk sager hvor der skal indhentes oplysninger fra 3. part).
Alle tandlægesagerne får samme frist, uanset hvilken paragraf man søger under (aktivloven § 82 og § 82a eller gamle pensionslov § 17 og § 18). Den ændrede lovgivning medfører, at langt de fleste sager efter aktivlovens § 82a skal behandles efter 2 paragraffer.
På området for helbreds- og personlige tillæg sker der en harmonisering af sagsbehandlingsfrister for helbredstillæg til hhv. folkepensionister og førtidspensionister.

Tabel 1: Oversigt over forslag til nye og reviderede sagsbehandlingsfrister.

Differentierede frister indenfor den enkelte paragraf i tunge og mindre tunge sager
Område	Nuværende sagsbehandlingsfrist	Forslag til ny sagsbehandlingsfrist
Hjælp til enkeltydelser, § 81 (Lov om aktiv socialpolitik)	4 uger	4 uger 2 uger vedrørende hjælp til udsættelsestruede lejere omfattet af retssikkerhedslovens § 5a.
Merudgifter til børn, § 41 (Lov om social service)	8 uger	6 uger for ansøgninger om enkeltstående merudgifter i sager, hvor familien i forvejen har en løbende bevilling. 12 uger for de resterende ansøgninger om merudgifter. Livstruende sygdomme, herunder kræft akutbehandles.
Hjælp til dækning af tabt arbejdsfortjeneste til forældre med handicappede børn, § 42 (Lov om social service)	8 uger	6 uger for genansøgninger. 10 uger for de resterende ansøgninger. Livstruende sygdomme, herunder kræft akutbehandles.
Tilskud til handicappede, der ansætter hjælpere til pleje, overvågning m.m. (BPA), § 96 (Lov om social service)	8 uger	6 uger for genansøgninger. 10 uger for nye sager.
Personlige hjælpemidler, § 112 (Lov om social service)	4 uger	4 uger for ansøgninger om diabetes hjælpemidler, stomi- og inkontinenshjælpemidler. 6 uger for de resterende ansøgninger på personlige hjælpemidler .
Tekniske hjælpemidler, forbrugsgoder og boligindretning, §§ 112, 113, 116, stk. 1. (Lov om social service)	8 uger	8 uger for sager uden hjemmebesøg på alle 3 paragraffer. 16 uger på hjemmebesøgssager på alle 3 paragraffer. (sager med hjemmebesøg er meget komplekse sager som ex. omfatter en total ombygning af boligen)
Tandlægesager
Område	Nuværende sagsbehandlingsfrist	Forslag til ny sagsbehandlingsfrist
Tandbehandling efter § 82 og § 82a (Lov om aktiv socialpolitik), § 17 og § 18 (Lov om højeste, mellemste, forhøjet almindelig og almindelig førtidspension)	6 uger (§82 og 82a) 4 uger (§17) 2 uger (§18)	8 uger Ved behov for akut tandbehandling behandles ansøgning straks.
Personlige tillæg og helbredstillæg (ekskl. tandlægesager)
Område	Nuværende sagsbehandlingsfrist	Forslag til ny sagsbehandlingsfrist
Personlige tillæg og helbredstillæg, § 17 og § 18 (Lov om højeste, mellemste, forhøjet almindelig og almindelig førtidspension)	4 uger (§ 17) 2 uger (§ 18)	4 uger 3 uger Ved behov for akut medicinbehandling behandles ansøgning straks. (fristen er en harmonisering med folkepensionister for at sikre mod aldersdiskrimination)

Tiltag til nedbringelse af sagstider
Forvaltningen ser gerne, at sagsbehandlingsfristerne hurtigst muligt kan reduceres. Med henblik herpå foreslår forvaltningen, at der gennemføres en række styrkende tiltag på området.

Den 1. maj 2015 vil forvaltningen kun have to borgercentre, der i stort omfang har ansøgningssager. Dette er Borgercenter Handicap og Borgercenter Voksne. Borgercenter Børn kun i mindre omfang have ansøgningssager.

Forvaltningen foreslår, at der etableres yderligere en task force, for at reducere sagsbehandlingstiden.

Med etablering af yderligere en task force vil hvert af borgercentrene råde over en sådan task force.

De to task forces opgaver bliver:

at nedbringe alle eksisterende bunker
at søge at forkorte sagsbehandlingstiderne – så fristerne kan nedsættes
at sikre at der gribes ind med det samme ved begyndende bunker
at foretage forberedende tiltag ved ny lovgivning, der ofte medfører bunker.

De to task forces vil derved udgøre en fleksibel enhed, der kan gribe ind ved begyndende problemer og sikre at de ikke vokser sig omfattende.

Det forventes, at etableringen af yderligere en task force vil koste 5 millioner kr. årligt.

Derudover iværksættes der et arbejde med brugere og brugerorganisationer, med henblik på at inddrage dem aktivt i tiltag til nedbringelse af fristerne. Til inspiration hertil inddrages viden fra de øvrige kommuner.

Økonomi

Indstillingen har ingen økonomiske konsekvenser. Socialforvaltningen vil komme med oplæg til overførelsessagen og budgetforhandlingerne for 2016 til finansiering af de nævnte tiltag til nedbringelse af sagstiderne.

Videre proces

Hvis Socialudvalget godkender de reviderede sagsbehandlingsfrister, kan fristerne træde i kraft fra den 1. juli 2015. Derved tages højde for at tekniske løsninger til måling af de differentierede frister kan implementeres. Socialforvaltningen vil offentliggøre de godkendte frister på kommunens hjemmeside, når de træder i kraft. Derudover vil forvaltningen orientere høringsparterne om de godkendte frister.

Socialforvaltningen vil i samspil med høringsparterne, fortsætte med at finde initiativer, der kan nedbringe sagstiderne.

Socialforvaltningen forventer at fremlægge ny status på fristoverholdelse ultimo 2015 og vil i samme forbindelse vende tilbage med en vurdering af, om det er muligt at reducere fristerne på de enkelte sagsområder.

Anette Laigaard

/ Gitte Bylov Larsen

Beslutning

Kontorchef Gitte Bylov Larsen deltog under punktets behandling.

Socialborgmester Jesper Christensen (A) stillede ændringsforslag om, at indstillingens 2. at-punkt udgår, og at at-punktet erstattes af følgende:

”Socialforvaltningen indstiller endvidere overfor Socialudvalget, at Socialudvalget over for Økonomiudvalget og Borgerrepræsentationen anbefaler,

2. at der i 2015 gives driftsmidler på 5,0 mio. kr. (2015 p/l) til etablering af yderligere en task force. Driftsudgiften afholdes på Socialudvalgets bevilling Borgere med handicap, funktion 6.45.57.1

3. at der i 2015 anvises dækning på 5,0 mio. kr. på Økonomiudvalgets bevilling Finansposter funktion 8.22.05 (internt lån)

4. at Socialudvalgets bevilling til Tværgående opgaver og administration, funktion 6.45.51.1. i 2016 til 2020 reduceres med 1,1 mio. kr. (2015 p/l) (tilbagebetaling af internt lån).”

Ændringsforslaget blev vedtaget uden afstemning.

Indstillingen blev godkendt i den således ændrede form.