B-sag. Revisionsberetning for regnskab 2020 og Socialforvaltningens handleplaner hertil

Revisionsbemærkning vedrørende den løbende revision

Socialforvaltningens handleplan (februar 2021) og status på handleplan (august 2021)

Revisionsbemærkning nr. 1 – Regnskabsføring, forretningsgange og interne kontroller 

Revisionen henstiller, at forvaltningerne skærper tilsynet med, at der vedlægges tilstrækkelig dokumentation i økonomisystemet og at de autoriserede konteringsregler efterleves.

Handleplan (februar 2021)

Socialforvaltningen vil etablere et tilsyn med, at der vedlægges tilstrækkelig dokumentation ved registreringerne i Kvantum. Det betyder, at der vil blive fulgt op på de enheder og medarbejdere, der ikke har vedhæftet tilstrækkelig dokumentation, så det sikres, at de har kendskab til kravene om vedhæftning.

Socialforvaltningen vil i løbet af 2. kvartal informere relevante medarbejdere og ledere om de opdaterede krav til godkendelse – herunder hvilke krav der er til 1. og 2. godkender i forbindelse med godkendelse af de forskellige bilagstyper i Kvantum.

I 1. halvår 2021 vil Socialforvaltningen etablere en mere systematisk opfølgning på konkrete fejl, så en god regnskabspraksis kan etableres i forvaltningens administrative fællesskaber.

Status (august 2021)

Socialforvaltningen har udarbejdet en beskrivelse af kravene til 1. og 2. godkender. De KK-fælles forretningsgange på området er opdateret og godkendt umiddelbart før sommerferien. Socialforvaltningen tilretter egne forretningsgange og vejledninger samt sikrer information til relevante medarbejdere og ledere om kravene til 1. og 2. godkender. Tilretning af forretningsgange sker efter sommerferien og information til relevante medarbejdere vil ske før sommerferien.

Socialforvaltningen har påbegyndt arbejdet med en systematisk opfølgning på konkrete fejl og et tilsyn med, at der vedlægges tilstrækkelig dokumentation ved registreringerne i Kvantum.

Revisionsbemærkning vedrørende årsregnskabet

Socialforvaltningens handleplan (august 2021)

Revisionsbemærkning nr. 3 – Revision af balancen

Revisionens bemærkning vedrører primært kvaliteten i afstemninger – som fx klassifikationsfejl og mangler, som skal berigtiges og iagttages fremover inden regnskabet aflægges.

Økonomiforvaltningen har udarbejdet tværgående indsatser som Socialforvaltningen vil indgå i.

Socialforvaltningen vil i samarbejde med koncernservice gennemgå de forvaltningsspecifikke observationer på balancen til sikring af, at evt. fejl rettes.

Socialforvaltningen vil sikre, at relevante økonomimedarbejdere bliver tilmeldt uddannelsesforløbet om balancen, der udvikles af Økonomiforvaltningen som en del af de tværgående indsatser.

Revisionsbemærkning nr. 7. Kommunens regler for indkøb.

Revisionen henstiller at der sikres et ledelsesmæssigt fokus på, at der sker konkurrenceudsættelse af indkøb og at indkøb sker via de indgåede aftaler gennem indkøbsløsningen i kommunens økonomisystem Kvantum

Økonomiforvaltningen har udarbejdet en tværgående handleplan, som Socialforvaltningen vil indgå i vedrørende aftalecompliance (køb af rigtig vare, til rigtige pris hos rette leverandør) og procescompliance (den mest effektive indkøbsproces).

Socialforvaltningen følger kontinuerligt, via månedlig ledelsesinformation, op på om indkøb er foretaget hos aftaleleverandører og købt via indkøbssystemet. Der identificeres de mest relevante, målrettede tiltag for de forskellige organisatoriske enheder mhp. at løfte compliance.