Arbejdet med at overholde sagsbehandlingsfristerne

Indstilling

Problemstilling

Socialudvalget godkendte den 22. april 2015 en række nye frister for behandling af ansøgninger i Socialforvaltningen. Det drejer sig om ansøgninger om hjælp til eksempelvis tandbehandling (aktivlovens §§ 82-82a og den tidligere pensionslovs §§ 17-18), boligindretning (servicelovens § 116 - hjemmebesøgssager) samt tilskud til borgere med handicap, der ansætter hjælpere til pleje, overvågning m.m. (servicelovens § 96 – BPA). De nye frister trådte i kraft den 1. juli 2015.

Socialudvalget godkendte samtidig etablering af yderligere en task force for at reducere sagsbehandlingstiden. Task forcen blev etableret i Borgercenter Handicap i august 2015.

Socialforvaltningen oplyste i sagen om revision af gældende sagsbehandlingsfrister, at forvaltningen ville vende tilbage til Socialudvalget med en status på arbejdet med reducering af sagsbehandlingstiden ultimo 2015 og samtidig foretage en vurdering af mulighederne for at reducere nogle af fristerne.

Socialudvalget orienteres nu om status for overholdelse af sagsbehandlingsfristerne.

Løsning

I perioden januar til november 2015 har Socialforvaltningens Borgercenter Handicap og Borgercenter Voksne afgjort i alt 32.424 ansøgninger fordelt på 23 forskellige sagstyper. Det drejer sig bl.a. om enkeltydelser, hjælpemidler, personlige tillæg, merudgifter til voksne med handicap samt merudgifter og tabt arbejdsfortjeneste til forældre til børn med handicap.

Samlet set er fristoverholdelsen steget fra 41 pct. i maj til 60 pct. i november. Den samlede overholdelsesprocent er ikke tilfredsstillende og ligger langt fra målet på 80-90 pct., som fremgår af vejledningen til retssikkerhedsloven. Til trods herfor er der i perioden januar til november 2015 afgjort 2.560 sager flere end der er kommet ind af nye sager. Det viser, at sagsbunkerne er under kraftig afvikling og at fristoverholdelse er på vej.

Det har taget længere tid end forventet at nedbringe sagsbunkerne og derfor har man endnu ikke kunnet sikre en samlet fristoverholdelse. Den nye task force i Borgercenter Handicap var først i fuld drift ultimo august 2015, fordi man skulle have afsluttet ansættelsesforløb og introduktionsforløb for de nye medarbejdere. Desuden har Borgercenter Handicap været igennem en større organisatorisk omstilling ifm. reorganiseringen af det tidligere handicapcenter, hvilket også har medført reduceret produktivitet. Endelig har en række medarbejdere valgt at fratræde deres stilling ifm. reorganiseringen, bl.a. pga. indførelsen af den koordinerende sagsbehandlerrolle. 

I det følgende gennemgås overholdelsesprocenten på de mest centrale sagsområder, der har haft udfordringer med sagsbunker. I bilag 1 kan man aflæse udviklingen på de enkelte områder.  

Særligt vedr. hjælp til tandbehandling, jf. aktivlovens §§ 82 og 82a

Tandbehandlingssagerne var det sagsområde, som havde den største sagsbunke inden task forcen i Borgercenter Voksne gik i gang.

Den gennemsnitlige overholdelsesprocent for sagsbehandlingstiden på tandbehandling og tandpleje, jf. aktivlovens §§ 82-82a er i perioden januar til november steget fra 5 pct. til henholdsvis 60 og 61 pct.. Det skal i den forbindelse bemærkes, at sagsbehandlingstiden for afgjorte sager i perioden januar til november 2015 også indeholder de ansøgninger, der behandles af den nedsatte task force. ”Task force-sagerne” har negativ betydning for den gennemsnitlige længde af sagsbehandlingstiden, indtil de gamle sager er helt afviklet ved udgangen af 2015.

I nedenstående tabel ses antal modtagne og afgjorte sager for august til november 2015 på tandbehandlingsområdet, jf. aktivlovens § 82-82a:

Som det fremgår af tabellen, har forvaltningen de seneste tre måneder afgjort 726 flere sager end der er kommet ind af nye sager. Det viser, at sagsbunkerne er under kraftig afvikling.

Borgercenter voksne forventer derfor, at sagsbehandlingsfristerne kan overholdes i mindst 80 pct. af afgørelserne fra 1. januar 2016.

Særligt vedr. merudgifter og tabt arbejdsfortjeneste til forældre til børn med handicap, jf. servicelovens §§ 41 og 42

Sagsbehandlingsfristen blev i sager om merudgifter og tabt arbejdsfortjeneste til forældre til børn med handicap, gennemsnitligt overholdt i 30 pct. af sagerne i perioden januar til november. Denne sagsbehandlingstid indeholder også de ansøgninger, der behandles af den nedsatte task force. ”Task force-sagerne” har negativ betydning for den gennemsnitlige sagsbehandlingstid, indtil sagerne er helt afviklet.

Som det fremgår ovenfor har Borgercenter Handicap været igennem en større omstilling, og den nye taskforce kom først i fuld drift ultimo august 2015.

I nedenstående tabel ses antal modtagne og afgjorte sager for august til november 2015 for merudgifter og tabt arbejdsfortjeneste til forældre til børn med handicap, jf. servicelovens §§ 41-42:

Som det fremgår af tabellen har forvaltningen afgjort flere sager end der er kommet ind af nye sager i perioden august til november 2015. Det viser, at sagsbunkerne er under afvikling og forvaltningen forventer, at sagsbehandlingsfristerne kan overholdes i mindst 80 pct. af sagerne senest fra 2. kvartal 2016.

Det bemærkes, at forvaltningen altid hastebehandler sager med kræftsyge børn eller børn med andre livstruende sygdomme efter en fast track procedure.

Særligt vedr. tekniske hjælpemidler, forbrugsgoder samt boligindretning, jf. servicelovens §§ 112, 113, 116, stk. 1

Sagsbehandlingsfristen blev i sager om tekniske hjælpemidler, forbrugsgoder samt boligindretning, gennemsnitligt overholdt i 57 pct. af sagerne i perioden januar til november. For ansøgninger om boligindretning iht. servicelovens § 116, stk. 1 (uden hjemmebesøg) er den gennemsnitlige overholdelsesprocent dog 94 pct.

Forvaltningen har i 2015 gennemført bunkeafvikling på hjælpemiddelområdet. Derfor er der afgjort en del gamle sager i perioden, hvilket har haft en negativ indvirkning på overholdelse af sagsbehandlingstiden.

I nedenstående tabel ses antal modtagne og afgjorte sager i perioden august til november 2015 på hjælpemiddelområdet, jf. servicelovens §§ 112, 113, 116, stk. 1:

Som det fremgår af tabellen har forvaltningen de seneste to måneder afgjort langt flere sager end der er kommet ind af nye sager. Det viser, at sagsbunkerne er under kraftig afvikling og forvaltningen forventer, at sagsbehandlingsfristerne kan overholdes i mindst 80 pct. af sagerne inden udgang af 1. kvartal 2016 og for kropsbårne hjælpemidler allerede fra 1. januar 2016.

Vurdering af muligheder for at reducere tidsfristerne

Forvaltningen vurderer, at der på nuværende tidspunkt ikke er grundlag for at reducere sagsbehandlingsfristerne. Men forvaltningen vil vende tilbage herom ifm. næstkommende status til udvalget.   

Øvrige tiltag på området

Med henblik på at øge åbenhed og transparens ift. sagsbehandlingstiden besluttede Socialudvalget den 4. juni 2014, at sagsbehandlingstiderne fremover skal offentliggøres på kommunens hjemmeside. Derfor har forvaltningen i samarbejde med en række brugerorganisationer undersøgt, hvordan sagsbehandlingstiderne bedst formidles på kommunens hjemmeside. Fra ultimo januar 2016 offentliggøres de gennemsnitlige sagsbehandlingstider på de enkelte ydelsessider på kommunens hjemmeside. Socialudvalget orienteres når oplysningerne formidles.

Borgercenter Handicap har i efteråret 2015 igangsat projekt ”Lettelse af sagsbehandlingen”, der har til formål at lette sagsbehandlingen på en række sagsområder. Projektet er tilrettelagt som en inddragende proces, hvor borgere, pårørende, sagsbehandlere, Intern revision samt Deloitte deltager. Formålet med projektet er at drøfte og finde tiltag der kan reducere sagsbehandlingstrin og dokumentationsbyrder for både brugere og forvaltningen. Projektet forventes afsluttet i marts 2016. Socialudvalget orienteres når arbejdet er tilendebragt.

Økonomi

Indstillingen har ingen økonomiske konsekvenser.

Videre proces

Forvaltningen arbejder fortsat målrettet på at sagsbehandlingstiderne bliver nedbragt. Forvaltningen vil bl.a. undersøge mulighederne for at optimere bunkeafviklingen særligt i Borgercenter Handicap, således at fristoverholdelse kan sikres snarest. Forvaltningen vil i 1. kvartal 2016 orientere udvalget om status for de igangsatte initiativer og give en status på samtlige bunker.

Socialudvalget vil igen blive orienteret om overholdelse af sagsbehandlingsfrister medio 2016. Her vil forvaltningen også vurdere, hvorvidt det er muligt at reducere fristerne.

Anette Laigaard

                            / Anders Kirchhoff