Direktionsnotater fra Deloitte vedrørende revision af regnskabet for 2011

Socialforvaltningens har hhv. d. 25. juli og d. 2. august 2012 modtaget de endelige direktionsnotater for revision af regnskabet for 2011 for Socialforvaltningens områder, af kommunens eksterne revisor Deloitte.

Socialforvaltningen indstiller,

Kommunens eksterne revision Deloitte har hhv. d. 25. juli og d. 2. august 2012 aflagt endelig rapport for deres observationer, risikovurderinger og anbefalinger for årsregnskab 2011 til Socialforvaltningen. Notaterne forelægges hermed Socialudvalget til orientering.

Socialforvaltningen har drøftet de endelige versioner af notaterne med revisor, og forvaltningen har ligeledes haft mulighed for at kommentere på de enkelte forhold, som revisor har haft bemærkninger til.

Afrapporteringen er delt op i to notater for hhv. områder omfattet af statsrefusion (se bilag 1) og områder uden statsrefusion (se bilag 2). Bilag 3 giver et grafisk overblik over revisionens observationer for 2011, sammenlignet med observationer for 2009 og 2010.

For områder med statsrefusion forventer Deloitte, at i alt 12 forhold vedrørende regnskab 2011 vil give bemærkninger i den endelige revisionsberetning. Heraf 6 områder, som vurderes til "ikke betryggende" (rødt kryds), og 6 områder, som vurderes til "mindre betryggende" (gult udråbstegn). I revisionens øvrige analyser og kommentarer til sagsbehandlingen for 2011, samt øvrige observationer for tidligere år finder de håndteringen overordnet relativt betryggende (grønt flueben med gul markering) eller uden kommentarer (grønt flueben).

For områder uden statsrefusion er der i alt bemærkninger til 6 områder, som vurderes til mindre betryggende (gult udråbstegn). Heraf forventes ét forhold at give en bemærkning i den endelige revisionsberetning for 2011.

Mange punkter fra tidligere år nu er afsluttede eller tæt på afsluttede. En mere detaljeret oversigt over Deloittes observationer og udviklingen fra 2009/2010 til 2011 kan ses i de indledende oversigtstabeller i direktionsnotaterne (jf. bilag 1 og 2).

Bemærkninger på områder omfattet af statsrefusion

Særligt på området omfattet af statsrefusion kan ses en fremgang i vurderingen af forvaltningens indsats siden 2010. I revisors beretning for 2010 fik Socialforvaltningen bemærkninger til 11 områder, hvor forholdene ikke var betryggende. Ligeledes var 10 bemærkninger fra 2009 stadig ikke afsluttede og dermed stadig ikke betryggende. Herunder var området for §§ 109 og 110 – herberg og krisecentre blevet vurderet til at indeholde ’graverende forhold’. Dette forhold har nu ingen bemærkninger.

Ikke betryggende områder

For 2011 har Socialforvaltningen fået bemærkninger på 6 områder, som revisionen ikke finder betryggende. 5 af de 6 forhold er kendte forhold for tidligere år, som Socialforvaltningen arbejder på at genoprette i forbindelse med handleplan for sikker økonomistyring og kvalitet i sagsbehandlingen. Det sjette forhold vedrører intern kontrol, som Socialforvaltningen har håndteret i forbindelse med opfølgning på ledelsestilsyn i sager efter § 42. Se også nedenfor, hvor det kort er forklaret hvad de 6 områder drejer sig om.

A. Intern kontrol - uforenelig indtægt. Punktet handler om at Socialforvaltningen ikke tidligere har kontrolleret indtægtsgrundlag ved tildeling af tabt arbejdsfortjeneste efter servicelovens § 42. Socialforvaltningen har indført en ny procedure for kontrol af indtægtsgrundlaget som anvendes i 2012.

B. Fejlstatistik løbende revision. Punktet omhandler omfanget af fejl på personsags-området for revision af 2011, som stadig ikke udviser en acceptabel fejlmargin. Det omfatter de samme områder, som er omtalt i de næste 4 punkter (C, D, E og F) Alle 4 områder er omfattet af Handleplan for sikker økonomistyring og kvalitet i sagsbehandlingen. Området for § 100 – merudgifter til voksne udviser ingen fejl i 2011.

C. Merudgiftsydelser efter servicelovens § 41. Punktet omhandler omfanget af fejl og mangler i sager efter § 41 - Merudgifter ved børn med handicap.

D. Tabt arbejdsfortjeneste efter servicelovens § 42. Punktet omhandler omfanget af fejl og mangler i sager efter § 42 - Tabt arbejdsfortjeneste ved børn med handicap.

For punkt C og D er plan for genopretningen af området for servicelovens §§ 41 og 42 først gennemført medio 2013. Der er indført bedre opfølgning, bedre og mere omfattende vejledning, faglig sparring for medarbejderne, fagligt forum for lederne, lederudvikling, udvikling af medarbejderressourcerne, samt tilført ressourcer til flere sagsbehandlere på området. Se også handleplan for børn med handicap på Socialudvalgets møde d. 21. marts 2012 pkt. 3.

E. Hjælp til flygtninge. Punktet omhandler opgørelse af udgifter til flygtninge med 100 % statsrefusion. Socialforvaltningen registrerer ikke særskilt borgers status som flygtning, og har derfor indtil nu ikke kunne opgøre udgifterne korrekt. Der vil blive udarbejdet nye retningslinjer for identifikation og registrering af udgifter til denne gruppe borgere, som giver 100 % statsrefusion. De foreløbige undersøgelser viser, at det dog handler om meget få sager for Københavns Kommune.

F. Hjælp i særlige tilfælde efter Aktivlovens §§ 81-85. Punktet omhandler utilstrækkelig dokumentation for tildeling af enkeltydelser til voksne, herunder boligtilskud, medicintilskud, sygebehandling og tilskud til samvær med børn. Her har Socialforvaltningen sat omfattende initiativer i værk for at få en generelt bedre kvalitet af sagsbehandlingen ved tildeling af enkeltydelser. Dette kan bl.a. ses i handleplanen for sikker økonomistyring og kvalitet i sagsbehandlingen. Se mødet i Socialudvalget d. 13. juni 2012 pkt. 8.

Mindre betryggende områder

6 forhold er i 2011 blevet vurderet til at være mindre betryggende. For tidligere år er der 4 forhold, hvor revisor stadig finder området mindre betryggende, jf. bilag 1. Socialforvaltningen følger op på alle områderne i forbindelse med handleplan for sikker økonomistyring og kvalitet i sagsbehandlingen.

Relativt betryggende og områder uden bemærkninger

I alt 6 forhold for 2011 og 30 forhold for tidligere års observationer, vurderer revisor til at være relativt betryggende eller områder uden bemærkninger. Forvaltningens initiativer er derfor implementeret og revisors bemærkninger er gennemført og er relativt eller fuldstændigt betrygget i, at Socialforvaltningen har en god administration på områderne.

Bemærkninger på områder ikke omfattet af statsrefusion

I notatet for områder, som ikke er omfattet af statsrefusion er 6 områder vurderet til mindre betryggende. Se også bilag 2. Kun et enkelt forhold vedrørende 2011 har haft karakter af en bemærkning, som forventes medtages i den endelige revisionsberetning for 2011. Dette område handler om forvaltningens samlede forretningsgange på regnskabsområdet, som blev omtalt i revisors bemærkninger for den løbende revision af regnskab 2011, forelagt Socialudvalget d. 25. januar 2012 pkt. 2. Her var forholdet "ikke betryggende", mens forholdet på nuværende tidspunkt vurderes til at være "mindre betryggende", dvs. en forbedring siden den løbende revision 2011.

Socialforvaltningen opdaterer de ca. 60 forretningsgange som forvaltningen er ansvarlige for, samt arbejder med at få dannet et overblik og en systematik i den løbende opdatering af forretningsgangene. Herudover arrangerer forvaltningen undervisning i forretningsgangene for samtlige enheder og centre i forvaltningen, som skal gennemføres i løbet af efteråret 2012, så det sikres, at alle relevante medarbejdere kender til de senest opdaterede forretningsgange og vejledninger på regnskab og økonomi området.

Øvrige bemærkninger på områder ikke omfattet af statsrefusion, bliver også fulgt op i handleplan for sikker økonomistyring og kvalitet i sagsbehandlingen.

Indstillingen har ingen økonomiske konsekvenser.

Deloitte fremlægger en samlet revisionsberetning for 2011 med de væsentligste bemærkninger, som forventes at foreligge ultimo august, og kan forelægges Socialudvalget på næstkommende møde d. 5. september 2012. 

         Anette Laigaard                              

                                                                                       /Kasper Håkansson

Indstillingen blev godkendt.