Socialforvaltningens arbejde med digitalisering

Resumé

Det er vigtigt, at Socialudvalget har et godt indblik i de centrale kontorers arbejdsområder. Med denne sag får udvalget en introduktion til Kontoret for Digitalisering og de arbejdsopgaver, der fylder i kontoret aktuelt, herunder implementeringen af tre nye fagsystemer DUBU, CURA og Modulus Social i 2020-2021. Sagen hører sammen med sagen om påvirkning af opgavevaretagelsen ved implementering af nye fagsystemer på børn myndighed og i hjemmeplejen.

Indstilling

Socialforvaltningen indstiller,

1. at Socialudvalget tager Socialforvaltningens arbejde med digitalisering til efterretning.

Problemstilling

Socialforvaltningens arbejde med digitalisering tager udgangspunkt i forvaltningens ”Strategiske handleplan for digitalisering”, se bilag 1. Handleplanen er tæt koblet til socialstrategien med fokus på at skabe en hverdag for borgere, medarbejdere og ledere, hvor digitalisering gør en positiv forskel.

Digitaliseringstiltagene har dermed altid et klart mål. Forvaltningen er som hovedregel ikke frontløber på ny teknologi, da fokus er på sikker drift med afprøvede løsninger, samt at digitalisering sker for at understøtte kerneopgaven.

Ud over forvaltningens egne rammer er digitaliseringsarbejdet underlagt stadigt fastere rammer fra anden side: EU (GDPR), KL og staten (faglige metoder og standarder for digitalisering, IT-arkitektur, mv.) og Københavns Kommunes tværgående retningslinjer (bl.a. i forhold til anskaffelser, systemforvaltning, IT-sikkerhed og GDPR). Samlet skal dette sikre bedre it-løsninger, der taler sammen på tværs af it-landskabet og give bedre beskyttelse af borgernes data.

Løsning

Faste opgaver i Digitaliseringskontoret:

Ud over anskaffelse og implementering af nye it-løsninger (herunder også velfærdsteknologi)arbejder digitaliseringskontoret med en række driftsopgaver indenfor systemforvaltning af eksisterende løsninger inkl. support, generel it-rådgivning til borgercentrene, bestilling samt con-trolling af it-indkøb, administration af telefoni, mobiler & wifi, efterlevelse af GDPR inkl. at være DPO Business Partner for SOF, kontrakt- og leverandørstyring samt udarbejdelse af ledelsesinformation til hele forvaltningen. Over to tredjedele af kontorets fastansatte medarbejdere arbejder alene med disse driftsrelaterede opgaver.

Kontoret udarbejder derudover investeringsforslag til i de årlige budgetter, ligesom kontoret har sekretariatsbetjening i forhold til IT-kreds og andre kredse.

Kontoret arbejder systematisk med at ibrugtage ny teknologi, hvor der er et reelt potentiale for at effektivisere processer eller øge den faglige kvalitet i arbejdet. Forvaltningen har dermed opnået stor succes med robotter til automatisering af manuelle opgaver, som for eksempel aktindsigt. Kontoret arbejder pt. også med afprøvning og vurdering af machine learning til understøttelse af mere komplekse manuelle opgaver samt sagsforberedelse til medarbejderne.

Forvaltningen spiller også aktivt med i det tværgående it-samarbejde i kommunen, som bl.a. er forankret i den tværkommunale digitaliseringsredegørelse, som blev forelagt Økonomiudvalget den 11. juni 2019.

Projekter i digitaliseringskontoret

Forvaltningens digitale hovedfokus er for øjeblikket på implementering af de tre nye fagsystemer til understøttelse af kerneopgaverne i Socialforvaltningen. Dette vil give en forbedret faglig understøttelse i medarbejdernes hverdag og give borgerne en bedre service.

• ”Modulus Social” til Borgercenter Voksne og Handicap. Kontrakten er netop underskrevet, og det er forventningen, at Socialforvaltningen vil anvende systemet fuldt ud i december 2021. Løsningen er funktionelt baseret på systemet Digitalisering - Udsatte Børn og Unge og designet til at understøtte både myndighed og udfører i samme system. Dele af fagsystemet er standardkomponenter, mens andre dele endnu ikke er udviklet f.eks. Borgerens plan.
• For systemerne ”CURA” til Borgercenter Hjemmepleje og ”DUBU” (kort for Digitalisering - Udsatte Børn og Unge) i Borgercenter Børn og Unge henvises til sagen om påvirkning af opgavevaretagelsen ved implementering af nye fagsystemer og metoder på Børn myndighed og i hjemmeplejen.

Det er en stor opgave at implementere de nye fagsystemer, da der skal foretages tilpasninger i systemerne for at sikre gode arbejdsgange og for at kunne understøttelse nye lovpligtige fagmetoder. Der skal forberedes uddannelse og implementering til 5.000 medarbejdere fordelt på 100 lokationer, samt overføres data mellem de nye og de gamle systemer.

Potentialet med de nye fagsystemer

De nye systemer ventes i langt højere grad end de nuværende systemer at understøtte juridisk lovmedholdelighed, korrekt sagsbehandling, overholdelse af frister og faglige metoder. Samtidig ventes systemerne at øge muligheder for at samarbejde på tværs om borgernes sager via bl.a. bedre datakvalitet og enklere overblik over borgerens oplysninger.

Desuden er det ambitionen at kunne give borgeren mulighed for at følge behandlingen af sin egen sag via et nationalt tiltag, som de nye løsninger kan levere data til.

Praktisk sikrer systemerne en mere mobil og fleksibel understøttelse af arbejdet; det gælder i særlig høj grad i hjemmeplejen, hvor mobiliteten understøttes af blandt andet digitale kørebøger. Med de tre nye systemer får forvaltningen dermed brugervenlige, velafprøvede, fremtidssikrede og mobile standardsystemer, som vil kunne understøtte og udvikle forvaltningen digitalt.

Der er indbudgetteret effektiviseringer på i alt 20 mio. kr. fra tidligere budgetforslag, som følge af de tre kommende systemimplementeringer.

Opmærksomhedspunkter ved implementering

Selve implementeringen af fagsystemerne vil lægge et stort ressourcepres på borgercentrene i perioderne op til, under og lige efter implementering. Der kan dermed opstå flaskehalse i fx sagsbehandlingen i overgangsperioderne. Det er kritisk, at systemerne bliver godt taget imod hos brugerne – dels for at opnå gevinsterne, men også for at minimere ressourcetrækket og en nedgang i effektivitet i hverdagen.

Implementeringen af nye fagsystemer er med årene ændret fra at være en primær IT-teknisk øvelse til at være et tæt samarbejde med kernedriften i forhold til arbejdsgange, faglige metoder, ledelsesinformation samt økonomistyring. Digitalisering arbejder derfor i tæt samarbejde med fagspecialister og borgercentrene om de nye løsninger.

Forvaltningen har udarbejdet et implementeringskoncept, der har fokus på sikker drift i overgangsfaserne og på, at gevinsterne realiseres inden for de givne ressourcerammer. Konceptet arbejder på skabe de bedst mulige forhold for den organisatoriske implementering gennem at identificere og forberede de forandringer og aktiviteter, der skal gennemføres i organisationen. Aktiviteter som for eksempel god uddannelse og ekstra opmærksomhed (”hypercare”) i den kritiske tid lige op til og efter udrulning. Konceptet lægger også op til, at medarbejdere og ledere ikke unødigt belastes af andre projekter i perioden ved hjælp af en såkaldt ”frozen zone”, hvor forvaltningen forsøger at minimere øvrige forandringer og initiativer.

Økonomi

Indstillingen har ingen økonomiske konsekvenser.

Videre proces

Socialforvaltningen arbejder videre med de nævnte tiltag.

Nina Eg Hansen

                                                  / Ina Corydon

Kontorchef Ina Corydon deltog under punktets behandling.

Punktet blev behandlet sammen med punkt 8.

Indstillingen blev taget til efterretning.