Borgercenter Handicaps udviklingsplan, herunder forslag til ændring af sagstidsfrister

Socialudvalget orienteres om Udviklingsplanen for myndighedsområdet i Borgercenter Handicap, og som en del heraf fremlægger forvaltningen forslag til ændring af sagsbehandlingsfrister på udvalgte områder.   

Indstilling

Socialforvaltningen indstiller,

1. at Socialudvalget tager Borgercenter Handicaps udviklingsplan for myndighedsområdet til efterretning (jf. bilag 1).

2. at Socialudvalget godkender, at forvaltningens forslag til reviderede sagsbehandlingsfrister på udvalgte områder sendes i høring hos relevante høringsparter (jf. bilag 2). 

Problemstilling

På udvalgsmøde d. 15. marts 2017 drøftede Socialudvalget aktuelle udfordringer på myndighedsområdet i Borgercenter Handicap. Udvalget blev præsenteret for en genopretningsplan med seks spor, som siden har dannet rammen for arbejdet. Socialudvalget er blevet orienteret om status på genopretningsplanen på udvalgsmøde d. 21. juni og d. 20. september 2017. 

Som ét af de seks spor har konsulentfirmaet Implement lavet et servicetjek af omorganiseringen af Borgercenter Handicap. Implement kom med en række anbefalinger, herunder at eksisterende handleplaner samles og prioriteres i én samlet plan med få indsatsområder. Derfor forelægges Socialudvalget nu forvaltningens udviklingsplan for myndighedsarbejdet i Borgercenter Handicap.

Borgercenter Handicap har over længere tid været udfordret ift. sagsbunker og fristoverskridelser på en række paragraffer. Et andet spor i genopretningsplanen var derfor at løse aktuelle sagsbehandlingsudfordringer. Forvaltningen kan imidlertid konstatere, at Borgercenter Handicap vedvarende er udfordret ift. at overholde sagsbehandlingsfristerne på bestemte paragraffer. Derfor anbefaler forvaltningen som et led i Udviklingsplanen at ændre sagsbehandlingsfristerne på få særskilte paragraffer, hvor det er nødvendigt på grund af udefrakommende faktorer.  

Løsning

I det følgende opsummeres Udviklingsplanen for myndighedsområdet i Borgercenter Handicap og i forlængelse heraf forvaltningens anbefaling til ændring af sagstidsfrister på handicapområdet.

Udviklingsplan for myndighedsområdet i Borgercenter Handicap

Udviklingsplanen er en samlet koordinering og prioritering af den tidligere genopretningsplan og Implements anbefalinger. Udviklingsplanen har været i kort skriftlig høring i Handicaprådet, Centerrådet og Forældrerådet.

Borgercenter Handicaps kerneopgave er: ’At understøtte og skabe forudsætninger for, at københavnere med handicap kan udfolde deres potentiale for livskvalitet og mestring af eget liv’. Med det udgangspunkt har ledelsen formuleret fem temaer, som sætter en fælles retning for det videre udviklingsarbejde og den daglige praksis:

1. Professionel borgerkontakt: Borgercenter Handicap ønsker at sikre en høj grad af professionalitet i dialogen med borgerne ved at fokusere på tilgængelighed, klar kommunikation og forventningsafstemning med borgeren, der guides løbende i sagsbehandlingen.

2. Styrket faglig kvalitet og læring: Den helhedsorienterede sagsbehandling skal styrkes. Det indebærer et godt overblik over sagsforløbene, høj handicapfaglighed, høj faglig kvalitet i afgørelser, metodisk dygtighed i udredning, behandling af ansøgninger og opfølgning m.v. Det indebærer også en stærk læringskultur, etablering af gode arbejdsgange, gode introduktionsprogrammer for nyansatte samt høj datakvalitet.

3. Rettidighed: Borgercenter Handicap vil sætte fokus på realistiske sagstidsfrister. Det handler om arbejdsgange med god produktionsstyring, overblik over volumen i sagsporteføljen, at den enkelte sagsbehandler kan opnå god støtte til at strukturere og planlægge sit sagsarbejde, herunder smidige sagsgange, hvor sagsbehandlingen trækker på  data, som kommunen har adgang til.

4. Attraktiv arbejdsplads: Der har siden foråret 2017 pågået en særlig indsats med at afdække arbejdsmiljøproblematikker på myndighedsområdet. Udfordringerne har vist sig at hænge tæt sammen med arbejdsprocesser og arbejdsmetoder samt kompetencer og læring, som der nu arbejdes med.

5. Ressourcer i balance: Øget fokus på balancen mellem budget og forbrug. Det handler både om, at budgetforslag understøtter udviklingsplanen om balancen mellem medarbejderressourcer, kompetencer og kapabilitet samt samarbejdet mellem bo- og dagtilbud, med andre kommuner og med private samt snitfladerne til andre borgercentre og forvaltninger.

For hvert af de fem temaer er der udvalgt og prioriteret de første tværgående indsatser og projekter, som udgør kernen i udviklingsplanen (der henvises til bilag 1 for en detaljeret oversigt). Alle projekterne er tilrettelagt, og man er i gang med de første aktiviteter. Planen vil løbende blive videreudviklet med nye tiltag inden for de fem temaer.    

Siden status til Socialudvalget d. 20. september 2017 har Borgercenter Handicap arbejdet på at udvikle en fælles forståelse og ejerskab i lederkredsen til rammen og ambitionen med Udviklingsplanen. Fokus har været på at skabe et fælles fundament for at nå i mål med omorganiseringen, at styrke ledelsesunderstøttelsen og at styrke læring, rettidighed og faglig kvalitet i sagsbehandlingen. Det skal sikre, at det videre arbejde forankres lokalt og kan realiseres i hele borgercentret. 

Handicaprådets høringssvar vedrørende Udviklingsplanen

Ifølge Handicaprådet bør Udviklingsplanen adressere det problem, at der ikke reageres tilstrækkeligt hurtigt på akut opståede problemer, fx hvis et essentielt hjælpemiddel ikke virker. Praksis i dag er, at henvendelser om reparationer af hjælpemidler straks behandles. Hvis hjælpemidler går i stykker uden for åbningstid, kan borger ringe til et akutnummer. Der udføres dog kun nødreparationer uden for åbningstid. Borgercenter Handicap vil gå i dialog med Handicaprådet om et evt. alarmberedskab. Handicaprådet mener, det bør understreges, at fast sagsbehandler er et tilbud til borgerne. For mange er det vigtigste ikke en fast sagsbehandler, men at de har kontakt til kvalificerede medarbejdere. Dette er tilføjet i Udviklingsplanen.  Handicaprådet værdsætter ikke forklaringen om, at et stigende antal borgere med handicap forårsager et udgiftspres. Afsnittet er derfor omformuleret i Udviklingsplanen. På opfordring af Handicaprådet er det sidste kendetegn udvidet til: ’Vi arbejder helhedsorienteret og gør en forskel’.

Centerrådet har ikke afgivet høringssvar, og forvaltningen afventer i skrivende stund svar fra Forældrerådet. Forvaltningen fortsætter dialogen med alle tre råd. 

Forvaltningens forslag til ændring af sagsbehandlingsfrister på udvalgte paragraffer

Udviklingsplanens aktiviteter har til formål at højne kvaliteten i sagsbehandlingen herunder at Borgercenter Handicap overholder sagstidsfristerne. Der er imidlertid områder, hvor borgercentret vedvarende har svært ved at overholde sagsbehandlingsfristerne pga. udefrakommende faktorer. Det drejer sig fx om de områder, som kræver omfattende sagsoplysning, herunder indhentning af oplysninger fra tredjepart og partshøring. 

I henhold til retssikkerhedsloven skal kommunalbestyrelsen fastsætte frister for, hvor lang tid der må gå, inden der skal være truffet en afgørelse. Vejledningen hertil uddyber, at fristerne skal være realistiske, fx at de svarer til den tid, der i praksis går med at behandle 80 til 90 pct. af den pågældende sagstype.

Forvaltningen foreslår nedenstående ændringer, som vedrører en mindre andel af Borgercenter Handicaps samlede sagsmængde og er begrundet i bilag 2. Der henvises til bilag 3 for en samlet oversigt over sagsbehandlingsfrister på alle Borgercenter Handicaps paragraffer.

Data er trukket d. 22. november 2017 og viser perioden fra 1. november 2016 til 1. november 2017. Skemaet vedrører 621 ansøgninger ud af 14.620 ansøgninger i samme periode.

Ændring af disse sagsbehandlingsfrister hjælper en lille del af den samlede udfordring i borgercentret, men der vil fortsat være behov for en massiv indsats for at komme i mål på det samlede område.  

Økonomi

Indstillingen har ingen økonomiske konsekvenser.

Videre proces

Forvaltningen arbejder videre med den samlede udviklingsplan, og Socialudvalget gives en status igen medio 2018. Såfremt Socialudvalget godkender forvaltningens forslag til ændrede sagstidsfrister, sendes de i høring i de relevante brugerråd før en endelig godkendelse i Socialudvalget.

På udvalgsmøde d. 20. september 2017 lovede forvaltningen at forelægge Forældrerådets vedtægter på dagens udvalgsmøde. Forældrerådet har imidlertid besluttet, at det nye Forældreråd godkender vedtægterne primo 2018, og de bliver derfor forelagt for Socialudvalget i foråret 2018.

 Nina Eg Hansen

                                      / Eva Stokbro Jensen

Kontorchef Eva Stokbro Jensen og borgercenterchef Mette Boskov Vedsmand deltog under mødet.

Der blev begæret afstemning om indstillingens 2. at-punkt:

For stemte: 4 (A, B)

Imod stemte: 1 (V)

Undlod: 3 (Ø, F)

2. at-punkt blev vedtaget

Indstillingens 1. at-punkt blev taget til efterretning og 2. at-punkt blev godkendt.

Der var følgende protokolbemærkning fra Ø og F:

Enhedslisten og SF mener, at det er den forkerte vej at gå at slække på fristerne, når man ikke når sine målsætninger.

Der var følgende protokolbemærkning fra V:

Venstre stemmer imod, da en forlængelse af sagsbehandlingsfristerne strider imod de intentioner, som Socialudvalget har haft med at yde ekstrabevillinger til bunkeafviklinger, taskforces og ekstra sagsbehandlere. Med disse ekstrabevillinger har det været Socialudvalgets intention, at sagsbehandlingsfristerne skulle nedsættes, ikke øges.