Mødedato: 11.11.2015, kl. 13:00
Mødested: Rådhuset, stuen, værelse 8
Orientering om arbejdet med prototyper i forhold til at nedbringe sygefraværet i Socialforvaltningen
Se alle bilag
Til top
På Socialudvalgsmødet d. 27.05.2015 blev Socialforvaltningens sygefravær og aktiviteter for at nedbringe dette drøftet. I forlængelse heraf ønskede Socialudvalget igen i efteråret en orientering om forvaltningens arbejde, med de såkaldte prototyper og bestræbelserne på at sikre den fortsatte nedbringelse af sygefraværet i forvaltningen.
Indstilling og beslutning
Socialforvaltningen indstiller,
- at Socialudvalget tager orienteringen om Socialforvaltningens arbejde med prototyper i forhold til sygefraværsnedbringelsen i forvaltningen til efterretning.
Problemstilling
For at nå sit sygefraværsmåltal har Socialforvaltningen i 2015 haft øget fokus på at udvikle nye indsatser og aktiviteter, som kan sikre den fortsatte nedbringelse af sygefraværet i forvaltningen.
Disse er igangsat som prototypeforløb i Task Force SOF.
Disse er igangsat som prototypeforløb i Task Force SOF.
Løsning
Baggrund
I 2010 igangsatte Socialforvaltningen, efter en årrække med stigende sygefravær, en omfattende række af initiativer for at nedbringe sygefraværet i forvaltningen.
Udfordringen for forvaltningen var tilbage i 2010, at over halvdelen af sygefraværet var langtidsfravær (sygefravær > 14 dage). Det fald der var i sygefraværet i perioden 2010 – 2012, kan således særligt tilskrives den nye og skærpede sygefraværspolitik, som blev vedtaget i sammen periode. Den nye sygefraværspolitik betød et paradigmeskift i forvaltningen, fra ’passiv’ sygemelding til ’aktiv’ sygemelding og satte samtidig rammerne for det forpligtende samarbejde om at nedbringe det arbejdspladsrelaterede sygefravær på den enkelte arbejdsplads, i det den opstillede klare opgaver og krav til både ledere, den sygemeldte og MED-organisationen.
At ville gøre noget mere; Task Force SOF og prototyperne.
Sygefraværet faldt markant i perioden 2010 – 2013, hvorefter der indtrådte en stagnation.
Det kunne være udtryk for, at forvaltningen har nået det ’naturlige leje’ for sygefravær, og at det dermed er tid til at satse på indsatser, som i højere grad har fokus på forebyggelse.
Derfor valgte forvaltningen i 2014 at evaluere sygefraværsindsatsen. Evaluering viste, at der ikke var behov for en ny stor kampagne omfattende alle arbejdspladser i Socialforvaltningen, men derimod en mere fokuseret og målrettet indsats til de arbejdspladser, som har brug for ekstra hjælp og støtte til at håndtere deres sygefraværsudfordring.
Arbejdspladserne efterlyste en mere forebyggende, håndholdt og understøttende indsats i forhold til at nedbringe sygefraværet – med inddragelse af MED og medarbejderne.
På baggrund af disse tilbagemeldinger, og i samarbejde med HovedMED, blev det besluttet, at forvaltningen skulle arbejde med forebyggende tiltag til at nedbringe fraværet i forvaltningen - og at disse skulle konceptualiseres som forskellige prototypeforløb i en Task Force- indsat, som en særlig fokuseret og kvalificeret indsats til udvalgte arbejdspladser i forvaltningen.
Formålet med at udvikle og afprøve forskellige prototyper i en task force er, udover at nedbringe sygefraværet, også at opnå læring i forvaltningen om, ’hvad der virker’ i forhold til at nedbringe sygefraværet. Dette gøres gennem at afprøve forskellige metoder/tilgange – de såkaldte prototyper.
De udvalgte prototyper bygger på erfaringer fra andre forvaltninger i Københavns Kommune, andre kommuner samt andre store offentlige arbejdspladser med en bruger-/borgergruppe der ligner Socialforvaltningens. Prototyperne er ikke statiske, men udvikler sig efterhånden, som erfaringer gøres.
Der er tale om prototyper, som er tværgående indsatser for faggrupper på tværs af områder/arbejdspladser, for ledere på alle niveauer - samt indsatser med fokus på afdelingsniveau – som kan tilpasses til at omfatte et helt tilbud med flere afdelinger.
I bilag 1 er der en oversigt over alle prototyperne.
I oversigten er beskrevet, hvad de forskellige prototyper handler om, hvilken sygefraværsudfordring den pågældende prototype er bedst egnet til, forventninger til effekt - samt hvordan vi effektmåler på indsatsen.
Erfaringerne på nuværende tidspunkt
Et af de vigtigste læringspunkter er, at det er altafgørende at skabe indsatser, som kobler sig til arbejdspladsens kerneopgave og der hvor arbejdspladsen står lige nu i forhold til normeringer, ubesatte stillinger, skiftende/ny ledelse, flytninger med mere, og ikke mindst hvilke andre initiativer de har gang i.
Opgaven i ’Task Force SOF’ er dermed at tilbyde kvalificeret og understøttende hjælp til de arbejdspladser, hvor sygefravær har eller på længere sigt kan have en negativ indflydelse på løsningen af kerneopgaven.
Det er vigtigt, at ledelse og medarbejdere går sammen om arbejdet med deres prototypeforløb og sygefraværsindsats, og at begge er med til at afdække arbejdspladsens behov for konkrete tiltag.
Forvaltningen har gennem arbejdet med prototyperne fået afdækket, hvad det er arbejdspladserne i forvaltningen har mest gavn af at beskæftige sig med i relation til deres specifikke sygefraværsnedbringelse og er derigennem også blevet skarpere på, hvilke type prototype der bedst matcher behovene på den enkelte arbejdsplads.
I udvælgelsesfasen af arbejdspladser til Task Force SOF, blev det hurtigt klart at overholdelse af måltal ikke var et tilstrækkeligt parameter i forhold til, hvilke arbejdspladser, der kunne have brug for en understøttende indsats.
Forvaltningen har derfor påbegyndt et dataanalyse-projekt. Prototypen om 'analytisk tilgang til data' hvor flere forskellige typer af data om arbejdspladsen indsamles, systematisere, bearbejdes og analyseres - hvilket gerne fremadrettet kan bidrage til et mere nuanceret og kvalificeret beslutningsgrundlag til sygefraværsindsatser.
I 2010 igangsatte Socialforvaltningen, efter en årrække med stigende sygefravær, en omfattende række af initiativer for at nedbringe sygefraværet i forvaltningen.
Udfordringen for forvaltningen var tilbage i 2010, at over halvdelen af sygefraværet var langtidsfravær (sygefravær > 14 dage). Det fald der var i sygefraværet i perioden 2010 – 2012, kan således særligt tilskrives den nye og skærpede sygefraværspolitik, som blev vedtaget i sammen periode. Den nye sygefraværspolitik betød et paradigmeskift i forvaltningen, fra ’passiv’ sygemelding til ’aktiv’ sygemelding og satte samtidig rammerne for det forpligtende samarbejde om at nedbringe det arbejdspladsrelaterede sygefravær på den enkelte arbejdsplads, i det den opstillede klare opgaver og krav til både ledere, den sygemeldte og MED-organisationen.
At ville gøre noget mere; Task Force SOF og prototyperne.
Sygefraværet faldt markant i perioden 2010 – 2013, hvorefter der indtrådte en stagnation.
Det kunne være udtryk for, at forvaltningen har nået det ’naturlige leje’ for sygefravær, og at det dermed er tid til at satse på indsatser, som i højere grad har fokus på forebyggelse.
Derfor valgte forvaltningen i 2014 at evaluere sygefraværsindsatsen. Evaluering viste, at der ikke var behov for en ny stor kampagne omfattende alle arbejdspladser i Socialforvaltningen, men derimod en mere fokuseret og målrettet indsats til de arbejdspladser, som har brug for ekstra hjælp og støtte til at håndtere deres sygefraværsudfordring.
Arbejdspladserne efterlyste en mere forebyggende, håndholdt og understøttende indsats i forhold til at nedbringe sygefraværet – med inddragelse af MED og medarbejderne.
På baggrund af disse tilbagemeldinger, og i samarbejde med HovedMED, blev det besluttet, at forvaltningen skulle arbejde med forebyggende tiltag til at nedbringe fraværet i forvaltningen - og at disse skulle konceptualiseres som forskellige prototypeforløb i en Task Force- indsat, som en særlig fokuseret og kvalificeret indsats til udvalgte arbejdspladser i forvaltningen.
Formålet med at udvikle og afprøve forskellige prototyper i en task force er, udover at nedbringe sygefraværet, også at opnå læring i forvaltningen om, ’hvad der virker’ i forhold til at nedbringe sygefraværet. Dette gøres gennem at afprøve forskellige metoder/tilgange – de såkaldte prototyper.
De udvalgte prototyper bygger på erfaringer fra andre forvaltninger i Københavns Kommune, andre kommuner samt andre store offentlige arbejdspladser med en bruger-/borgergruppe der ligner Socialforvaltningens. Prototyperne er ikke statiske, men udvikler sig efterhånden, som erfaringer gøres.
Der er tale om prototyper, som er tværgående indsatser for faggrupper på tværs af områder/arbejdspladser, for ledere på alle niveauer - samt indsatser med fokus på afdelingsniveau – som kan tilpasses til at omfatte et helt tilbud med flere afdelinger.
I bilag 1 er der en oversigt over alle prototyperne.
I oversigten er beskrevet, hvad de forskellige prototyper handler om, hvilken sygefraværsudfordring den pågældende prototype er bedst egnet til, forventninger til effekt - samt hvordan vi effektmåler på indsatsen.
Erfaringerne på nuværende tidspunkt
Et af de vigtigste læringspunkter er, at det er altafgørende at skabe indsatser, som kobler sig til arbejdspladsens kerneopgave og der hvor arbejdspladsen står lige nu i forhold til normeringer, ubesatte stillinger, skiftende/ny ledelse, flytninger med mere, og ikke mindst hvilke andre initiativer de har gang i.
Opgaven i ’Task Force SOF’ er dermed at tilbyde kvalificeret og understøttende hjælp til de arbejdspladser, hvor sygefravær har eller på længere sigt kan have en negativ indflydelse på løsningen af kerneopgaven.
Det er vigtigt, at ledelse og medarbejdere går sammen om arbejdet med deres prototypeforløb og sygefraværsindsats, og at begge er med til at afdække arbejdspladsens behov for konkrete tiltag.
Forvaltningen har gennem arbejdet med prototyperne fået afdækket, hvad det er arbejdspladserne i forvaltningen har mest gavn af at beskæftige sig med i relation til deres specifikke sygefraværsnedbringelse og er derigennem også blevet skarpere på, hvilke type prototype der bedst matcher behovene på den enkelte arbejdsplads.
I udvælgelsesfasen af arbejdspladser til Task Force SOF, blev det hurtigt klart at overholdelse af måltal ikke var et tilstrækkeligt parameter i forhold til, hvilke arbejdspladser, der kunne have brug for en understøttende indsats.
Forvaltningen har derfor påbegyndt et dataanalyse-projekt. Prototypen om 'analytisk tilgang til data' hvor flere forskellige typer af data om arbejdspladsen indsamles, systematisere, bearbejdes og analyseres - hvilket gerne fremadrettet kan bidrage til et mere nuanceret og kvalificeret beslutningsgrundlag til sygefraværsindsatser.
Økonomi
Indstillingen har ingen økonomiske konsekvenser.
Videre proces
Forvaltningen arbejder videre med prototyperne i 2015 og 2016. De første igangsatte prototypeforløb afsluttes i november/december 2015, hvorefter den endelige effektmåling påbegyndes og forvaltningen evaluerer og beslutter hvilke prototyper, der skal gøres til mere permanente tilbud, og om der skal udvikles nye prototyper.
Da der er tale om indsatser, som har fokus på forebyggelse af sygefravær, er der fra forvaltningens side en erkendelse af, at den fulde effekt først vil vise sig på lidt længere sigt.
I Bilag 1 er uddybet hvilken effekt forvaltningen forventer, at den enkelte prototype vil have.
Udover egne initiativer er forvaltningen aktivt med i arbejdet med den nye sygefraværspakke - og strategi i KK-regi, og de indsatser denne afleder. Se linket nedenfor side 50:
http://www.kk.dk/sites/default/files/Budget%2016%20aftaletekst.pdf
Da der er tale om indsatser, som har fokus på forebyggelse af sygefravær, er der fra forvaltningens side en erkendelse af, at den fulde effekt først vil vise sig på lidt længere sigt.
I Bilag 1 er uddybet hvilken effekt forvaltningen forventer, at den enkelte prototype vil have.
Udover egne initiativer er forvaltningen aktivt med i arbejdet med den nye sygefraværspakke - og strategi i KK-regi, og de indsatser denne afleder. Se linket nedenfor side 50:
http://www.kk.dk/sites/default/files/Budget%2016%20aftaletekst.pdf
Anette Laigaard
/ Helle Vibeke Carstensen
/ Helle Vibeke Carstensen
Beslutning
Kontorchef Helle Vibeke Carstensen, botilbudsleder Anette Jensen og tillidsrepræsentant Tine Riber deltog under punktets behandling.
Indstillingen blev taget til efterretning.
Indstillingen blev taget til efterretning.